10 mẹo chuyên nghiệp của Wrike dành cho trình đa nhiệm chính

Wrike là một trong những lựa chọn tốt nhất cho một doanh nghiệp cần nhanh chóng tạo ra một nền tảng quản lý dự án. Các quản trị viên và trưởng nhóm, những người đang quản lý các nhóm, nhiệm vụ và dự án là những người đa nhiệm, và Wrike nổi trội trong việc giúp họ xử lý tất cả thông tin đó trong khi giữ cho các nhiệm vụ được tổ chức và tiến trình công việc của dự án. Sau đây là 10 tính năng, công cụ và thủ thuật Wrike ẩn để giúp quản lý nhiều dự án minh bạch và không căng thẳng nhất có thể.

1. Quy trình công việc tùy chỉnh

Một trong những bổ sung tính năng lớn nhất của Wrike trong năm 2015 là quy trình công việc tùy chỉnh, cho phép quản trị viên tài khoản sửa đổi quy trình công việc mặc định để đổi tên hoặc đăng ký lại trạng thái và tạo quy trình công việc bổ sung cho các nhóm cụ thể. Các quy trình công việc tùy chỉnh này có ý nghĩa theo ngữ cảnh hơn cho các thư mục, dự án và nhóm cụ thể, đặc biệt khi được thả vào bảng điều khiển được chia thành các giai đoạn khác nhau. Đối với người quản trị dự án hoặc trưởng nhóm đặc biệt, việc thấy các luồng công việc được chia thành các cột như Được phê duyệt, Đang tiến hành, Đang xem xét, v.v., giúp tổng quan và quy trình quản lý dễ dàng hơn khi lập bảng giữa nhiều thư mục và tác vụ.

Bản thân các quy trình công việc tùy chỉnh được phối hợp màu theo các giai đoạn như với các quy trình công việc thông thường, phá vỡ các tác vụ đang hoạt động, bị hủy, đã hoàn thành hoặc đang chờ trong quy trình làm việc. Đồng thời, bạn có thể thêm các quy trình công việc tùy chỉnh ngồi song song trong bảng điều khiển hiển thị các giai đoạn liên quan cụ thể trong nhóm thiết kế, phát triển hoặc tiếp thị, ví dụ, với tỷ lệ hoàn thành trong một quy trình công việc khác bên cạnh đó. Nếu doanh nghiệp của bạn xuất hiện cho tài khoản Wrike Enterprise, hãy tận dụng quy trình công việc tùy chỉnh được quản lý từ bảng điều khiển trung tâm của bạn.

2. Thư mục, thư mục và nhiều thư mục khác

Các thư mục được cho là công cụ tổ chức phổ biến nhất của Wrike. Nền tảng này có các loại thư mục khác nhau cho mọi thứ, mỗi loại có một bộ quyền và thiết kế tùy chỉnh khác nhau để tạo ra một tủ tệp quản lý dự án trực quan. Đầu tiên, điều quan trọng là phải đóng gói phần Thông tin trong mỗi thư mục với càng nhiều chi tiết càng tốt về mục tiêu dự án, thành viên nhóm, thông tin liên hệ của nhóm và tiến trình thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Wrike thiết kế các thư mục để có thể dễ dàng chuyển từ nhóm này sang nhóm khác và bạn càng đặt nhiều thông tin trên trang bìa, người dùng tiếp theo sẽ càng ít phải đào.

Khi nói đến các thư mục, bạn có thể chia chúng thành các loại khác nhau cho các trường hợp sử dụng cụ thể. Để tiết kiệm thời gian quản lý tác vụ, một tổ chức có thể tạo một thư mục chạy nước rút trong đó các nhóm bỏ các nhiệm vụ khác nhau để giữ cho mọi người được cập nhật về tiến độ dự án. Đối với email mẫu, nhóm hỗ trợ có thể tạo thư mục Mẫu để lấy phản hồi nhất quán trong quá trình tương tác của khách hàng. Ngoài ra còn có các thư mục riêng cho các vấn đề nhân sự nhạy cảm (HR) hoặc đơn giản là một thư mục được đặt thành quyền "Chỉ dành cho bạn" để sử dụng như một công cụ tổ chức chi tiết. Cuối cùng, các nhóm có thể sử dụng Thư mục con để chia sẻ thông tin dự án bên ngoài Wrike qua các phạm vi ngày cụ thể, được xuất dưới dạng biểu đồ Gantt hoặc tệp Microsoft Excel.

3. Báo cáo thời gian thực

Một tính năng mới hơn là Báo cáo Wrike, tự động tạo báo cáo khả năng hiển thị thời gian thực về trạng thái và tiến độ dự án, với chức năng một cú nhấp chuột từ bảng điều khiển Wrike. Trong tab Báo cáo, quản trị viên dự án hoặc trưởng nhóm có thể chọn các dự án hoặc nhiệm vụ cụ thể, quyết định nhóm nào sẽ lấy dữ liệu, thêm bộ lọc (như chủ dự án, trạng thái hoặc ngày bắt đầu / kết thúc / tạo) và tạo một thanh hoặc biểu đồ bảng. Các loại báo cáo này hữu ích cho cập nhật tiến độ hàng ngày hoặc hàng tuần nhưng cũng có thể được tùy chỉnh để hiển thị các số liệu như hoạt động và hiệu suất của nhóm. Các trực quan hóa dữ liệu không ưa thích nhưng chúng có thể được tạo ra nhanh chóng bằng cách sử dụng dữ liệu phù hợp nhất.

4. Gắn thẻ mọi thứ

Người dùng Wrike có thể tạo các thẻ không giới hạn cho các thư mục và tác vụ; chúng hoạt động tương tự như gắn thẻ nhanh được tìm thấy trong các công cụ cộng tác như Evernote Business ở chỗ các thẻ không chỉ hoạt động như các công cụ tổ chức mà còn liên kết các yếu tố và tài liệu dự án khác nhau với nhau. Bạn có thể gắn thẻ một tác vụ với nhiều thư mục có liên quan chỉ bằng cách kéo và thả nó vào các thư mục, gắn thẻ tác vụ như được liên kết với mỗi thư mục mà không cần sao chép nó. Wrike theo dõi tất cả các thẻ thay đổi được liên kết với một nhiệm vụ, do đó, điều này cũng giúp ánh xạ trạng thái của nhiệm vụ theo thời gian, qua các dự án và nhóm khác nhau có liên quan.

5. Sắp xếp thông qua các nhiệm vụ tồn đọng

Sắp xếp nhiệm vụ là một phần tự nhiên của việc quản lý quy trình công việc của dự án, nhưng khi ưu tiên, thật dễ dàng để quá nhiều nhiệm vụ trượt vào phần Backlog, chiếm ngày càng nhiều dòng thời gian Wrike của bạn. Vì vậy, trong một thư mục, các tác vụ được liệt kê theo thứ tự thời gian hoặc theo bất kỳ thứ tự tùy chỉnh nào bạn đã sắp xếp chúng. Wrike cho phép bạn sắp xếp các nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên, ngày, trạng thái và tiêu đề. Để buộc nhóm của bạn xử lý một tác vụ bị tồn đọng, hãy đặt thư mục thành mức độ ưu tiên, sau đó kéo và thả các tác vụ bị tồn đọng vào thứ tự bạn muốn kiểm tra chúng. Sắp xếp theo mức độ ưu tiên sẽ ghi đè ngày, trạng thái hoặc tiêu đề, giữ cho các nhiệm vụ bị tồn đọng ở phía trước và trung tâm cho đến khi bạn kiểm tra chúng khỏi đống.

6. Tích hợp và tự động hóa

Wrike liên tục bổ sung các tích hợp mới trên các ứng dụng Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) khác nhau bao gồm các bộ văn phòng của Google và Microsoft, các dịch vụ lưu trữ đám mây khác nhau, nền tảng tiếp thị và trợ giúp, các công cụ khảo sát trực tuyến (như SurveyMonkey) và các ứng dụng cộng tác ( chẳng hạn như Slack và Atlassian HipChat).

Đây là tất cả các cách hữu ích để hợp nhất nhiều quy trình kinh doanh chồng chéo của bạn vào một nơi, nhưng những tích hợp này có thể đặc biệt hữu ích để tự động hóa một số khía cạnh thủ công của việc quản lý dự án và nhiệm vụ. Wrike tích hợp với cả dịch vụ tự động hóa biểu mẫu Wufoo và công cụ hành động tự động Zapier, cho phép người dùng tự động hóa các mục dự án định kỳ với các yêu cầu dự án chuyển vào các biểu mẫu tự động điền của Wufoo (được thực hiện bởi các dự án mới mà không cần chuyển tiếp các yêu cầu dự án và thực hiện dự án mới ).

7. Cọc trên các mẫu và Widgets

Tích hợp Wufoo / Zapier là tuyệt vời để tự động hóa các quy trình công việc định kỳ, nhưng các mẫu tùy chỉnh của Wrike cũng vậy. Để tạo một mẫu tùy chỉnh từ một dự án hoặc tác vụ hiện có, nhấp chuột phải vào tác vụ đó trong một thư mục và sao chép nó với một tiêu đề mới. Nó cũng cho phép bạn sao chép các mô tả và ghi chú bạn đã đưa vào cùng với tác vụ hoặc dự án và thậm chí cho phép bạn sao chép trên cùng một người dùng nếu đó là một nhóm cụ thể sẽ sử dụng lại mẫu. Bạn không bao giờ phải tự tạo lại một dự án hoặc tác vụ. Bạn cũng có thể tạo mẫu dựa trên nhiều tác vụ bằng cách đặt các tác vụ cụ thể đó thành trạng thái "hoãn lại" và lặp lại quy trình sao chép. Mẫu là một trong những lĩnh vực mà Wrike thực sự tỏa sáng, mang lại cho nó một lợi thế và năng suất vượt trội so với các giải pháp quản lý dự án tương tự như Basecamp.

Widgets là một cách khác mà Wrike giúp bạn tiết kiệm thời gian. Có các widget được xây dựng sẵn như Assign To Me và Because Today / This Week, nhưng tính năng này có giá trị hơn khi tạo các widget tùy chỉnh để giám sát các dự án, nhiệm vụ hoặc thành viên nhóm cụ thể. Trong thư mục dự án hoặc tác vụ, nhấp chuột phải vào mục và chọn Thêm vào Bảng điều khiển để tạo một tiện ích đơn giản để kéo và thả vào bảng điều khiển theo ý muốn.

8. Vượt xa hơn Tìm kiếm đơn giản

Tìm kiếm từ khóa cơ bản của Wrike rất nhanh chóng và hữu ích để tìm một nhiệm vụ hoặc dự án có chứa một số từ nhất định, nhưng tính năng tìm kiếm nâng cao của nền tảng cung cấp cho bạn công cụ mạnh mẽ hơn nhiều để tìm kiếm trong các trường cụ thể để tìm từ khóa trong nhận xét, mô tả hoặc tiêu đề. Tìm kiếm nâng cao cũng có thể giúp bạn tìm tệp đính kèm bằng cách cho phép bạn tìm kiếm tên tệp. Không có nút hoặc tùy chọn đặc biệt cho tìm kiếm nâng cao; bạn chỉ cần bắt đầu nhập vào thanh tìm kiếm chính (hoặc thanh tìm kiếm trong một thư mục cụ thể) và sử dụng dấu ngoặc kép để chỉ định một trường, từ hoặc dự án để bỏ qua. Bạn cũng có thể chỉ định các tham số bổ sung như thêm thẻ "@me" để tìm kết quả tìm kiếm mà bạn đã được đề cập theo tên.

9. Làm cho email trở nên hữu ích một lần nữa

Tích hợp email của Wrike giúp dễ dàng tạo và chỉnh sửa các tác vụ từ Gmail hoặc Microsoft Outlook trên cả máy tính để bàn và thiết bị di động, cho phép bạn biến email thành các mục hành động và gán chúng trực tiếp cho các thành viên trong nhóm. Thông qua những tích hợp này, bạn cũng có thể thấy các thông báo của Wrike @mention trong hộp thư đến của mình, thêm email trực tiếp vào các thư mục Wrike và trả lời nhận xét trực tiếp từ email.

Trên thiết bị di động, ứng dụng Wrike Android và iOS cũng cung cấp tính năng hộp thư đến thông minh mới để quét, sắp xếp và lưu trữ tin nhắn bằng thao tác vuốt nhanh, cùng với khả năng ẩn tạm thời các tin nhắn cá nhân hoặc nhóm thành các gói khác nhau, hợp nhất những gì từng là Hoạt động của Wrike Trung tâm Truyền thông & Thông báo. Như với ứng dụng Hộp thư đến mới của Google, đó là cách để giảm sự lộn xộn và biến email thành một nền tảng mà người dùng thực sự có thể hoàn thành công việc (thay vì liên tục sàng lọc và dọn dẹp).

10. Biến điện thoại thông minh của bạn thành một trung tâm chỉ huy dự án

Cùng với hộp thư đến thông minh mới, các ứng dụng di động dành cho Android và iOS của Wrike có thể làm mọi thứ mà ứng dụng web có thể làm. Các ứng dụng Wrike bao gồm một chế độ xem tác vụ duy nhất với chức năng ngày và gán, tạo tác vụ nhanh và thao tác vuốt và (trên ứng dụng Android) chế độ xem kép cho máy tính bảng. Các nhà quản lý dự án và các nhóm không nên cảm thấy bị hạn chế bởi một suy nghĩ chỉ có trên web vào năm 2016. Phần lớn, việc mở ứng dụng di động một cách dễ dàng, kiểm tra một nhiệm vụ và tiếp tục với ngày của bạn.