Hãy tổ chức: 11 mẹo để quản lý email hiệu quả hơn

Email có thể khiến chúng ta cảm thấy như chúng ta đang vật lộn để giữ đầu mình trên mặt nước. Các trang hộp thư đến của bạn có dài không? Bạn có bắt đầu mỗi ngày đọc email, nghĩ rằng bạn sẽ trả lời những tin nhắn quan trọng nhất, chỉ để tra cứu và nhận ra một giờ đã trôi qua và bạn chưa làm gì cho đến nay? Bạn có hết dung lượng cho email của bạn vài ngày một lần không? Liệu email có cảm giác như một hệ số nhân năng suất, hay một kẻ giết người năng suất?

Chỉ cần một vài thủ thuật đơn giản để có hiệu quả hơn trong việc xử lý email để bạn không cảm thấy bị đè nặng bởi nó. Một số mẹo này dựa trên các chức năng được tìm thấy trong hầu hết các chương trình email, nhưng một số mẹo khác là cách thay đổi thói quen của bạn để những tương tác nhỏ hàng ngày bạn có với email giúp bạn tiếp tục quản lý.

Hãy suy nghĩ về nó như làm sạch răng của bạn. Có một sự khác biệt giữa vệ sinh răng miệng hàng ngày và đi đến nha sĩ, nhưng bạn phải làm cả hai. Bạn nên chải hai lần một ngày và dùng chỉ nha khoa mỗi ngày một lần, và những thói quen đó cực kỳ quan trọng để có hàm răng khỏe mạnh. Sáu tháng một lần, bạn cũng nên đến nha sĩ để làm sạch kỹ lưỡng hơn, chụp x-quang và chăm sóc phòng ngừa khác. Vệ sinh hàng ngày ngăn ngừa các vấn đề lớn hơn xây dựng. Đến thăm nha sĩ giúp bạn nắm bắt và khắc phục các vấn đề đang phát triển trước khi chúng vượt khỏi tầm kiểm soát.

Tất nhiên, ngay cả với răng, mọi thứ có thể đi sai. Một tai nạn có thể đánh bật chúng hoặc gen của bạn có thể sẽ tác động đến chúng, giống như một dự án mới hoặc thay đổi vị trí công việc có thể đột nhiên gây ra một vụ nổ email. Dù thế nào đi nữa, điều đó không có nghĩa là bạn nên ngừng dùng chỉ nha khoa hoặc gặp nha sĩ thường xuyên hoặc dọn dẹp email của bạn mỗi ngày. Nếu bạn gặp một vấn đề bất ngờ, bạn vẫn cần tuân theo những thói quen tốt để giữ mọi thứ trong tầm kiểm soát.

Khi bạn thay đổi cách bạn tương tác với email trong thời gian ngắn, khi nào và cách bạn kiểm tra nó, tần suất bạn xóa tin nhắn, và cứ thế, nó sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn trong thời gian dài.

Dưới đây là một vài lời khuyên hàng đầu để làm cho email bớt gánh nặng. Hãy để tôi cảnh báo bạn rằng những lời khuyên này bắt nguồn từ lẽ thường và không cung cấp một viên đạn ma thuật, điều đó có nghĩa là chúng sẽ không thổi vào tâm trí bạn hoặc trở thành cảm giác qua đêm. Nhưng cũng sẽ không xỉa răng.

1. Xóa đầu tiên

Điều đầu tiên cần làm khi bạn mở hộp thư đến là quét để xem những gì bạn có thể xóa. Nhìn vào dòng chủ đề và người gửi. Có phải là rác không? Đây có phải là một email quảng cáo mà bạn sẽ không bao giờ đọc? Có phải là một thông báo từ đồng nghiệp của bạn nói trong dòng chủ đề rằng họ sẽ ra ngoài hôm nay và không có cơ hội nào có bất kỳ thông tin bổ sung nào trong nội dung email có liên quan đến bạn không? Nếu vậy, hãy ném nó ra.

Tất cả các tin nhắn bạn xác định là không quan trọng nên được chọn và chuyển vào thùng rác hàng loạt. Nếu bạn không vội vàng vào một buổi sáng cụ thể, bạn thậm chí có thể cố gắng xác định một hoặc hai người gửi email thông thường để hủy đăng ký.

Tại sao nó quan trọng để làm bước này đầu tiên? Khi bạn xóa các tin nhắn không liên quan ngay lập tức, bạn sẽ dễ dàng nhìn thấy các tin nhắn còn lại hơn. Khi bạn có thể thấy các tin nhắn còn lại, bạn có thể xử lý các tin nhắn quan trọng nhanh hơn. Nếu bạn có thể xác định thậm chí năm hoặc mười phần trăm thư đến hàng ngày của mình là "rất có thể không yêu cầu hành động" để bạn có thể xóa nó kịp thời, bạn sẽ ở trạng thái tốt hơn để bắt đầu một ngày hiệu quả.

2. Sử dụng nhiều hơn một địa chỉ email

Tôi không thể đứng email tiếp thị hoặc xác nhận giao hàng, ít nhắc nhở hơn từ ngân hàng của tôi để thanh toán hóa đơn thẻ tín dụng của mình khi nó đã được thiết lập để tự động thanh toán. (Grr.) Tất cả những tin nhắn này sẽ làm lộn xộn hộp thư đến của tôi và khiến việc phát hiện các email quan trọng trở nên khó khăn hơn, ngoại trừ việc tôi có chiến lược xử lý chúng.

Tôi sử dụng một địa chỉ email riêng cho tất cả các thư có tầm quan trọng thấp.

Có một vài cách để làm điều đó. Bạn có thể thiết lập một tài khoản email hoàn toàn mới cho mục đích này, đó là cách tôi thực hiện hoặc bạn có thể tạo một địa chỉ bí danh bằng tài khoản hiện tại của mình. Hầu hết các nhà cung cấp email cho phép bạn làm điều đó. Sau đó, bạn tạo quy tắc hoặc bộ lọc trong tài khoản email của mình để tất cả các thư được gửi đến bí danh bỏ qua hộp thư đến và đi vào một thư mục khác. Gọi nó là Hộp thư đến 2 hoặc Tầm quan trọng thấp hoặc bất cứ điều gì bạn muốn.

Một lợi ích của việc sử dụng một địa chỉ email riêng cho mục đích này là bạn giữ thư không quá rác này, đôi khi được gọi là thư xám, tách biệt với thư quan trọng của bạn. Ngoài ra, nếu một công ty bán địa chỉ email của bạn cho một danh sách phân phối khác, bất kỳ thư tiếp thị mới và không mong muốn nào cũng sẽ không nằm trong hộp thư đến chính của bạn. Lợi ích thứ ba là bạn không bị phân tâm bởi những tin nhắn này, vì bạn phải đăng nhập vào một chương trình email khác hoặc điều hướng đến một hộp thư đến khác để truy cập chúng.

3. Viết ngắn

Khi viết email, hãy nói những gì bạn muốn nói, rõ ràng và súc tích. Tại sao? Viết ngắn giúp những người đọc tin nhắn của bạn đi đến điểm và xử lý email của họ hiệu quả hơn. Họ có thể chọn giọng điệu của bạn và trả lời bằng hiện vật, điều này sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn.

Một số tình huống yêu cầu các câu hoàn chỉnh và ngôn ngữ chính thức, nhưng các đoạn có thể cực kỳ hiệu quả trong email. Sử dụng chúng khi nó có ý nghĩa. Cảnh sát ngữ pháp sẽ không đến sau bạn. Chắc chắn, đôi khi bạn cần phải rất chi tiết và tận dụng khía cạnh dấu vết giấy của email có một bản ghi tất cả mọi thứ. Nói chung, tuy nhiên, mặc định là ngôn ngữ ngắn gọn, rõ ràng và đơn giản.

Không phải tất cả mọi người đều lão luyện ở mức độ ngắn gọn và nó có thể trở nên cộc lốc. Để tránh nghe không thân thiện, bạn có thể thêm biểu tượng cảm xúc hoặc dấu chấm than. Hoặc đơn giản là cho mọi người biết rằng bạn cố gắng súc tích trong email và họ không nên nhận nó một cách cá nhân.

4. Sử dụng Nhóm hoặc Danh sách phân phối

Nếu bạn liên tục gửi tin nhắn cho cùng một nhóm người, hãy thiết lập bí danh nhóm hoặc email. Trong Outlook, nó được gọi là Danh sách phân phối. Trong Gmail, truy cập Danh bạ (contact.google.com), chọn những người bạn muốn thêm vào một nhóm và nhấp vào biểu tượng nhãn. Đặt tên cho nhóm của bạn. Sau khi lưu, bạn có thể nhập tên đó để tự động soạn tin nhắn cho mọi người trong nhóm.

Sử dụng các nhóm không chỉ tiết kiệm thời gian bằng cách loại bỏ nhu cầu nhập tên của mỗi người khi bạn gửi thư cho nhóm mà còn giúp bạn dễ dàng xóa các chiến thuật, như tôi sẽ giải thích một chút sau.

5. Tạo mẫu hoặc phản hồi đóng hộp

Nếu có một tin nhắn mà bạn gửi đi gửi lại, đừng viết nó từ đầu mỗi lần. Sử dụng lại những gì bạn đã viết bằng cách tạo mẫu hoặc phản hồi đóng hộp, như Gmail gọi nó.

Một vài ví dụ về tin nhắn mọi người gửi thường xuyên nằm dọc theo dòng:

• Cảm ơn bạn đã tiếp cận, nhưng tôi không quan tâm,
• Xác nhận đã nhận. Cảm ơn bạn và xin vui lòng cho tôi biết nếu bạn cần bất cứ điều gì khác từ cuối của tôi, và
• Nghe có vẻ như một công việc cho bộ phận pháp lý của chúng tôi. Điểm liên lạc tốt nhất là Lọ

Khi bạn đã thiết lập một vài mẫu, bạn có thể trả lời các tin nhắn thường sẽ chiếm thời gian không cần thiết mà không cần suy nghĩ nhiều về nó, cho phép bạn tiếp tục với công việc quan trọng hơn.

6. Tái sử dụng dòng chủ đề

Sử dụng lại tin nhắn đã gửi qua các mẫu và phản hồi đóng hộp làm tăng hiệu quả của bạn bằng cách giảm thiểu việc viết. Sử dụng lại các dòng chủ đề cho phép bạn dễ dàng hơn và nhanh chóng xóa hoặc lưu trữ các tin nhắn cũ. Tôi sẽ giải thích làm thế nào tiếp theo.

7. Sắp xếp để xóa

Giới hạn dữ liệu có thể lẻn vào bất cứ ai, ngay cả những người có tổ chức cao. Cách để giải phóng dung lượng là xóa hàng loạt thư bạn không cần. Đây là loại việc vặt bạn có thể nghĩ là tương tự như đi đến nha sĩ. Bạn không phải làm điều đó mỗi ngày, nhưng thực hiện định kỳ và thường xuyên sẽ giúp ngăn ngừa các vấn đề lớn hơn. Tôi tìm thấy ba phương pháp xóa là đặc biệt hữu ích.

Đầu tiên, sắp xếp thư đã gửi của bạn theo kích thước tệp hoặc tệp đính kèm và loại bỏ những thư lớn nhất mà bạn không cần. Lý do tôi tập trung vào tin nhắn đã gửi là vì nếu tôi gửi tệp đính kèm, rất có thể tôi sở hữu tệp và do đó tôi có một bản sao khác được lưu ở một nơi khác.

Phương pháp thứ hai là sắp xếp thư được gửi theo dòng chủ đề và tìm kiếm thư bạn gửi thường xuyên. Nếu bạn gửi tin nhắn hàng tuần với dòng tiêu đề "Vệ sinh tủ lạnh lúc 4 giờ chiều hôm nay", bạn có thể nhanh chóng xem, chọn và xóa tất cả chúng cùng một lúc.

Thứ ba, sắp xếp tin nhắn của bạn theo người nhận. Bạn có thể có một vài đồng nghiệp, bạn bè hoặc nhóm người mà bạn thường gửi email. Có thể nhiều tin nhắn được gửi giữa bạn và chúng không quan trọng lắm. Nếu bạn sẽ không bao giờ cần chúng nữa, hãy chọn nhiều tin nhắn cùng một lúc và xóa chúng đi.

8. Tắt thông báo, đóng email để tập trung

Nhận được một cảnh báo trên màn hình về mọi tin nhắn đến là vô cùng gián đoạn và mất tập trung. Tôi đoán rằng phần lớn công nhân áp đảo sẽ tốt hơn khi thông báo qua email bị vô hiệu hóa hoàn toàn. Nó chỉ hữu ích trong trường hợp hiếm nhất. Vì vậy, hãy tắt thông báo của bạn.

Tương tự, đóng ứng dụng email của bạn hoặc tab trình duyệt của nó khi bạn cần thực hiện công việc tập trung cao độ trong ít nhất 30 phút. Tôi đau đớn viết ra lời khuyên đó, vì biết rằng hầu như không ai sẽ theo nó. Rất ít người thực sự làm điều đó, nhưng tôi ước tôi có thể thuyết phục được nhiều người thử hơn. Hãy tưởng tượng việc tìm dòng chảy của bạn sẽ dễ dàng hơn như thế nào khi bạn không bị phân tâm bởi email.

Hãy nghĩ lại lần cuối cùng bạn làm việc ngoại tuyến, cho dù đó là trên máy bay không có Wi-Fi hoặc khi internet của bạn bị hỏng. Hoặc có thể bạn đã làm việc từ múi giờ nơi bạn không có nhiều đồng nghiệp khác và do đó không bị gián đoạn email trong một thời gian dài trong ngày của bạn. Bằng cách đóng email, bạn có thể sao chép trải nghiệm không bị gián đoạn trong khi vẫn có thể truy cập thông tin trực tuyến khác khi cần.

9. Trả lời tự động Co-opt

Liên quan đến mẹo trước, giả sử bạn sẽ không đóng cửa sổ email của mình vì bạn lo lắng ai đó sẽ cố gắng liên hệ với bạn với một vấn đề khẩn cấp và bạn sẽ bỏ lỡ nó. Cách giải quyết? Thiết lập một tin nhắn ngoài văn phòng hoặc tự động trả lời: "Nếu đây là vấn đề rất khẩn cấp, vui lòng nhắn tin / gọi / nhắn tin cho tôi trên …" và cho số điện thoại của bạn, tay cầm Slack hoặc dòng ưa thích của giao tiếp.

10. Xóa! Hoặc gửi thư vào thư mục

Một email không bị xóa thường là một ý định tốt đã không được thực hiện. Biết khi nào nên buông tay. Đừng treo tin nhắn nếu bạn có thể sẽ không bao giờ làm gì với chúng. Để lại những tin nhắn không quan trọng trong hộp thư đến của bạn rất không hiệu quả, gây mất tập trung và chỉ nhắc nhở bạn về những gì bạn muốn làm trong một thế giới hoàn hảo, nhưng không thể.

Họ không ủng hộ bạn bằng cách vào hộp thư đến của bạn.

Nếu việc xóa tin nhắn có vẻ nghiêm trọng, thay vào đó hãy chuyển chúng sang một thư mục mới. Gọi thư mục đó Đang chờ xử lý hoặc Ý định tốt. Điều quan trọng là lấy chúng ra khỏi Hộp thư đến của bạn. Đợi vài tháng. Xem có bao nhiêu bạn đã từng đào lên hoặc trả lời. Nếu câu trả lời là 0, có lẽ nên xem xét lại việc xóa chúng ở vị trí đầu tiên.

11. Dọn rác theo định kỳ

Làm sạch thùng rác định kỳ. Xóa thùng rác sẽ dọn sạch không gian. Hầu hết các chương trình email, bao gồm Outlook, có cài đặt tự động đổ rác khi bạn thoát khỏi ứng dụng. Nếu bạn không bao giờ nhớ đổ rác, tôi khuyên bạn nên bật tính năng đó.

Hầu hết mọi người có thể không cần đổ rác nhiều hơn một lần một tháng hoặc một lần một quý. Có một mối nguy hiểm trong việc xóa rác của bạn quá thường xuyên, vì thùng rác là nơi bạn đến để giải cứu các email mà bạn nghĩ rằng bạn không cần, nhưng hóa ra là bạn làm. Tôi đã giải cứu nhiều tin nhắn từ thùng rác, thường là vào cùng ngày tôi đặt nó ở đó.

Cách kéo dây khẩn cấp

Bây giờ, nếu bạn đang mong muốn có một bảng xếp hạng sạch sẽ với hộp thư đến của mình, đây là một mẹo cuối cùng bạn có thể thử:

1. Tạo một thư mục mới. Đặt tên là Hộp thư đến cũ hoặc Thư trước tháng 7 năm 2019 (hoặc tháng và năm hiện tại).

2. Chọn mọi thứ trong hộp thư đến của bạn. Di chuyển tất cả vào thư mục mới.

• 38 Mẹo Gmail sẽ giúp bạn chinh phục email 38 Mẹo Gmail sẽ giúp bạn chinh phục email
• Đẩy cho không email Email Đẩy cho không email
• 4 cách để chống quá tải email trong văn phòng 4 cách để chống quá tải email trong văn phòng

Võngà. Bạn đang ở trong hộp thư đến số 0 và thậm chí bạn không phải gửi một tin nhắn nào.

Không ai mong đợi bạn đại tu một hộp thư đến hỗn loạn qua đêm. Thích nghi một vài thói quen tích cực từng chút một. Thực hiện một vài hành động định kỳ, chẳng hạn như đổ rác hoặc xóa hàng loạt thư đã gửi, để giúp bạn cảm thấy như mình đang tiến bộ.