16 mẹo giúp bạn thành thạo microsoft onedrive

Microsoft có một vấn đề khi gắn bó với tên sản phẩm. Ngoại trừ Windows và Office, có vẻ như thương hiệu lại các dịch vụ của nó cứ sau vài năm. Đôi khi nó tùy tiện (ít nhất là với khách hàng). Đôi khi vì tính hợp pháp.

Ví dụ, lấy thư mụcShareShare, được Microsoft mua lại vào năm 2005 và nhanh chóng đổi tên thành Windows Live FolderShare, vì mọi thứ được gọi là "Live" trước đó. Trong những năm kể từ đó, nó đã là Windows Live Mesh, Essentials, Live Folders và SkyDrive.

SkyDrive là một cái tên tuyệt vời, nhưng nó đã được sử dụng. Sắp xếp Microsoft đã bị kiện ở Anh bởi đài truyền hình BSkyB vì đã sử dụng từ "Sky". Một tòa án đã đồng ý rằng nó đã vi phạm nhãn hiệu và Microsoft phải đổi thương hiệu một lần nữa. Để phù hợp với các sản phẩm khác như OneNote và Xbox One, nó đã đi với OneDrive.

OneDrive thực sự nên là một cái tên lớn hơn nó. Nhưng Microsoft không đồng nghĩa với đám mây / đồng bộ hóa như Dropbox hoặc Google Drive. Cái sau có sự tích hợp tuyệt vời của Docs và Sheets để chỉnh sửa trực tuyến, nhưng OneDrive có một thứ tốt hơn có thể tranh cãi: tích hợp đầy đủ với Office Online (trước đây là Office Web Apps; xem tôi muốn nói gì về đổi tên?). Office Online chứa các phiên bản trực tuyến của Microsoft Word, Excel, PowerPoint và OneNote. Thêm vào đó, OneDrive được tích hợp trực tiếp với Windows, không cần tiện ích. Tất cả những gì bạn cần để truy cập OneDrive là tài khoản Microsoft. Dịch vụ sẽ đồng bộ hóa các tệp giữa tất cả các máy tính Windows và Mac mà bạn có thể truy cập trực tuyến thông qua các ứng dụng di động và Web.

OneDrive là một yêu thích của các nhà phân tích PCMag. Microsoft cũng đã gây được tiếng vang lớn khi công bố dung lượng lưu trữ trực tuyến không giới hạn trong năm 2014, nhưng gần đây đã loại bỏ tùy chọn đó nhờ một số ít người dùng lạm dụng đặc quyền này, Microsoft tuyên bố. Redmond cũng đang giết chết bộ nhớ miễn phí trên cuộn camera của điện thoại thông minh của bạn.

Dung lượng lưu trữ OneDrive miễn phí hiện chỉ còn 5GB, giảm từ 15, cho người dùng hiện tại. Người đăng ký Office 365, người đã sử dụng để nhận không giới hạn, sẽ chỉ nhận được 1TB mà không mất phí. Những người không đăng ký Office phải trả 1, 99 đô la một tháng cho 50 GB (giảm từ 100 GB), tất cả sẽ có hiệu lực vào năm 2016. Các tệp được lưu trữ với OneDrive hiện có thể lớn tới 10 GB, tăng từ 2 GB. (Kích thước tệp Dropbox là không giới hạn.)

Sau khi bạn đặt bộ nhớ của mình, bạn đặt nó và quên nó, phải không? Bạn không nên. OneDrive còn nhiều hơn thế. Kiểm tra danh sách các mẹo của chúng tôi trong slideshow. Bạn sẽ nhận được thông tin chính xác về những gì bạn cần để tận dụng tối đa dịch vụ có thể được đặt tên là Windows Live SkyFolderShareMeshDrive … nhưng rất may, không phải vậy.

Câu chuyện này được xuất bản lần đầu vào ngày 4 tháng 11 năm 2014.

1 Tăng 5 GB dung lượng lưu trữ của bạn với Sao lưu máy ảnh

Không hài lòng với việc phân bổ 5GB mới mà bạn nhận được miễn phí? Bạn có thể giới thiệu người dùng mới vào OneDrive, họ sẽ kiếm được 0, 5 GB (500 MB) dung lượng mới cho mỗi người đưa bạn vào giới thiệu, tối đa 5 GB. Microsoft giúp dễ dàng mời mọi người, thậm chí thông qua các mạng xã hội. Điều đó sẽ mất mãi mãi và không mất nhiều tiền, nhưng đó là lựa chọn duy nhất Microsoft sẽ cho phép tiếp tục, vì nó cũng sẽ ngừng thêm 15 GB mà nó đã từng cung cấp cho người dùng bật sao lưu ảnh tự động trong ứng dụng di động OneDrive.



2 Sử dụng IFTTT để tạo OneDrive Magic

Với điều này, sau đó (IFTTT), bạn có thể tự động hóa tất cả các dịch vụ dựa trên Web của mình và làm cho chúng hoạt động cùng nhau theo cách mà bạn có thể không tưởng tượng ra. OneDrive chỉ là một trong những kênh của IFTTT. Bản thân nó không có bất kỳ trình kích hoạt nào, nhưng có rất nhiều điều bạn có thể làm với các kênh khác sẽ đưa các tệp vào OneDrive của bạn. Dưới đây là một mẫu nhanh các công thức nấu ăn:


Lưu ảnh bạn được gắn thẻ trên Facebook vào OneDrive

Tải lên tất cả Ảnh iOS mới lên One Drive

Tải xuống các bản nhạc yêu thích trên SoundCloud về OneDrive

Lưu trữ tất cả các tệp đính kèm Gmail vào OneDrive

Tải lên tất cả Ảnh Flickr mới lên OneDrive

Lưu trữ hình ảnh Android trên OneDrive

Sao lưu ảnh Instagram lên OneDrive



3 Chia sẻ hoặc Nhúng Thư mục / Tệp

Chia sẻ tệp từ OneDrive dễ dàng như bạn mong đợi. Từ Web, nhấp chuột phải vào tệp để nhận liên kết có thể chia sẻ (liên kết có thể cho phép mọi người chỉ xem một mục hoặc bạn có thể cho phép chỉnh sửa đặc quyền), gửi liên kết qua email hoặc chia sẻ trực tiếp trên Facebook (nếu mạng xã hội đó là được kết nối với tài khoản OneDrive của bạn).


Nhúng nhiều hơn để hiển thị một cái gì đó giống như khi bạn nhúng video YouTube trên trang Web. Lệnh Nhúng sẽ tạo mã HTML mà bạn có thể sử dụng trên blog hoặc trang web. (Các mạng xã hội, như Twitter hoặc Facebook, thường ổn với liên kết bạn nhận được từ tùy chọn Chia sẻ.)


Bạn không bị giới hạn trong việc chia sẻ hoặc nhúng các tệp riêng lẻ. Bạn có thể thực hiện với toàn bộ thư mục chứa đầy các tệp. Đáng buồn thay, OneDrive không cho phép người khác đặt nội dung vào thư mục được nhúng, vì vậy bạn không thể sử dụng nó để thu thập các mục từ khán giả của mình. Sau đó, một lần nữa, có lẽ đó là một điều tốt.



4 Thay đổi cài đặt Windows Sync

OneDrive là một phần của cài đặt đồng bộ giữa tất cả các PC Windows của bạn. Bạn có thể thay đổi cài đặt để không phải lúc nào cũng có cùng các ứng dụng (loại Windows 8 Metro), hình nền, màn hình bắt đầu, v.v. Chỉ cần truy cập OneDrive bằng cách nhấp chuột phải vào biểu tượng trong khay hệ thống Windows, chọn OneDrive Storage và bấm vào Cài đặt đồng bộ. Hoặc chỉ cần tắt hoàn toàn các chức năng đồng bộ hóa PC.



5 Đọc tệp OneDrive ngoại tuyến

Trong Windows, bấm chuột phải vào biểu tượng OneDrive đó trong khay hệ thống. Chọn cài đặt. Tab đầu tiên chỉ có một vài tùy chọn, nhưng có lẽ bạn nên thử nếu bạn có một ổ cứng lớn trên PC cụ thể đó: "Cung cấp tất cả các tệp ngay cả khi PC này không được kết nối với Internet." Điều đó có nghĩa là ngay cả khi bạn ngoại tuyến, đặc biệt là với máy tính xách tay ngoài phạm vi Wi-Fi, bạn vẫn có thể làm việc trên các tệp. Họ sẽ đồng bộ hóa lại với bộ lưu trữ trực tuyến khi PC đó được gắn vào Internet.



6 phiên bản tệp truy cập

Khi bạn ghi đè lên một tệp trên PC, phiên bản cũ thường là bánh mì nướng. May mắn thay, các dịch vụ đồng bộ / sao lưu như OneNote tồn tại. Điều đó có vẻ không giúp được gì nhiều, vì nếu bạn ghi đè lên một tệp trên PC, chức năng đồng bộ hóa sẽ lấy tệp bị ghi đè. Nhưng, OneDrive lưu mọi thay đổi phiên bản mới vào tài liệu của bạn, đặc biệt là đối với các tệp Office từ Word, Excel và PowerPoint. Do đó, nếu bạn ghi đè lên một tệp, hãy truy cập vào giao diện Web, nhấp chuột phải vào tệp để truy cập Lịch sử Phiên bản và bạn sẽ thấy toàn bộ các tùy chọn có thể nhấp ở bên trái, bao gồm khôi phục phiên bản cũ hơn để biến nó thành phiên bản hiện tại. Hoặc chỉ cần tải về nó như một bản sao lưu. Bạn cũng có tùy chọn để bắt đầu chỉnh sửa phiên bản đó trong ứng dụng trực tuyến hoặc chương trình đầy đủ.



7 Lưu tất cả các tệp Office vào OneDrive

Nếu chưa rõ, các chương trình OneDrive và Microsoft Office như Word và Excel được đan xen rất nhiều, đến mức thư mục OneDrive của bạn là nơi mặc định để lưu tệp của bạn khỏi chính các chương trình. Ví dụ, bạn có thể cho biết bạn đã đăng nhập vào tài khoản Microsoft của mình trong Word hoặc OneNote, nếu tên và ảnh hồ sơ của bạn hiển thị ở góc trên bên phải của cửa sổ tài liệu. Nếu không, hãy đăng nhập bằng cách vào Tệp> Tài khoản. Bạn có thể bấm vào Thêm dịch vụ để thêm OneDrive nếu nó chưa có sau khi bạn đăng nhập vào tài khoản Microsoft của mình, nhưng nó sẽ như vậy.


Sau đó, bất cứ khi nào bạn lưu tài liệu mới, nếu bạn trực tuyến, tùy chọn đầu tiên xuất hiện sẽ là OneDrive - Personal (trái ngược với OneDrive - Tài khoản doanh nghiệp mà một số văn phòng và trường học sử dụng.) Bấm Duyệt và bạn sẽ nhận được một danh sách trong Windows Explorer của các thư mục OneDrive cục bộ trên ổ cứng của bạn, các thư mục được tự động đồng bộ hóa với dịch vụ trực tuyến, sau đó đến các máy tính khác. Nhấp vào biểu tượng Ghim bên cạnh bất kỳ thư mục nào bạn sẽ sử dụng nhiều (như OneDrive> Documents) và nó sẽ luôn là một tùy chọn.


Đương nhiên, bạn có thể lưu dữ liệu từ bất kỳ chương trình Windows nào vào các thư mục OneDrive đó và chúng sẽ được đồng bộ hóa (giống như bạn làm với các thư mục cục bộ cho Dropbox hoặc Google Drive). Nếu bạn đã có tài khoản OneDrive thứ cấp, hãy bấm vào "Thêm địa điểm" và bạn sẽ có tùy chọn truy cập vào tài khoản phụ đó (hoặc khối lượng Office 365 SharePoint nếu văn phòng của bạn có).



8 Sử dụng ứng dụng di động để tải lên

Ngay cả thông qua OneDrive cũng trở thành một trung tâm PC đẹp mắt do mối quan hệ với các sản phẩm Microsoft Office, tất nhiên có các ứng dụng di động cho điện thoại thông minh và máy tính bảng của bạn. Sử dụng các ứng dụng để tải lên các tập tin rất dễ dàng, vượt ra ngoài bản sao lưu máy ảnh được đề cập trước đó. Ví dụ, trên Android, chỉ cần đi vào một thư mục, nhấp vào biểu tượng Tải lên (một mũi tên hướng lên) và tìm tệp bạn muốn được lưu trữ và đồng bộ hóa. Trên iOS, vào thư mục, nhấp vào biểu tượng 3 chấm ở trên cùng, sau đó nhấp vào Thêm mục, bạn sẽ có tùy chọn tải lên từ các tệp được lưu trữ trong bất kỳ ứng dụng nào mà iOS có thể truy cập, chẳng hạn như ảnh, nhưng cũng có các ứng dụng như Instagram .



9 OneDrive trên Xbox

Có một ứng dụng cho OneDrive có sẵn trên Xbox 360 và Xbox One (về sau, hãy tìm ứng dụng này qua tìm kiếm Bing). Đó là một cách hoàn hảo để xem hình ảnh hoặc video cá nhân trên màn hình lớn. Bất kỳ video nào được lưu trữ ở định dạng MP4, MOV và M4V đều có thể phát lại mà không gặp sự cố với các video và thậm chí video được tải lên tự động từ iPhone (ngay cả khi ban đầu được quay bằng ứng dụng như Vine, Instagram hoặc Hyperlapse) sẽ phát. Trên thực tế, khi chia sẻ, OneDrive sẽ thực sự mã hóa lại video khi đang di chuyển để phù hợp với trình phát. Điều đó có nghĩa là một tệp lớn được giảm kích thước để truyền phát tốt hơn đến điện thoại thông minh. Hình ảnh tĩnh chơi như một slideshow. Đáng buồn thay, thật kỳ lạ, bạn không thể phát các tệp âm thanh MP3 được lưu trữ trên OneDrive (trên Xbox hoặc bất kỳ nơi nào khác).



10 Xem mật khẩu ứng dụng với 2FA

Nếu bạn thông minh, bạn đã đăng ký tài khoản Microsoft của mình để sử dụng xác thực hai yếu tố (2FA) để bảo mật tối đa. (Đây là một trang mô tả cách thiết lập nó.) Nó đòi hỏi bạn phải có nhiều hơn một mật khẩu để đăng nhập, điều này rất quan trọng trong thời đại kỹ thuật số. Một trong những tùy chọn với 2FA từ Microsoft là sử dụng "mật khẩu ứng dụng", mật khẩu sử dụng một lần được sử dụng để đăng nhập vào các dịch vụ của Microsoft. Bạn cần mật khẩu ứng dụng khi dịch vụ bạn muốn truy cập nằm trên một nền tảng không có tùy chọn để nhập mã thứ cấp mà bạn thường nhận được trên điện thoại thông minh của mình. Tôi đã gặp phải nó khi đăng nhập vào OneDrive trên Xbox 360, mật khẩu tài khoản Microsoft bình thường của tôi không hoạt động, vì không có cách nào để nhập mã bổ sung mà Microsoft gửi để xác thực thứ cấp. Để có quyền truy cập, tôi đã truy cập phần Bảo mật & Quyền riêng tư trong cài đặt tài khoản Live của Microsoft, nhấp vào "Tạo mật khẩu ứng dụng mới" và nhận được một mẩu gobbledygook 16 ký tự (xem hình trên) mà Xbox sẵn sàng chấp nhận làm mật khẩu cho OneDrive .



11 Thiết lập mã PIN trên thiết bị di động

Cần một smidgen thêm của bảo mật? Trên ứng dụng OneDrive trên thiết bị di động, trong cài đặt, kích hoạt Mã yêu cầu và bạn sẽ được yêu cầu số nhận dạng cá nhân gồm 4 chữ số (PIN). Sau đó, bạn sẽ cần nhập số đó để truy cập các tệp OneDrive trực tuyến thông qua ứng dụng. Người dùng iOS có iPhone 5 trở lên với máy quét vân tay Touch ID hiện có tùy chọn sử dụng dấu vân tay của họ làm quyền truy cập (mã PIN 4 chữ số vẫn được yêu cầu làm bản sao lưu).



12 chỉ số kiểm tra ảnh

Giống như Flickr, khi bạn xem ảnh được tải lên OneDrive, bạn cũng có thể thấy tất cả dữ liệu EXIF ​​của ảnh, siêu dữ liệu ẩn cho bạn biết rất nhiều về ảnh. OneDrive thậm chí sẽ hiển thị bản đồ Bing hiển thị nơi hình ảnh được chụp, dựa trên dữ liệu địa lý trong tệp và máy ảnh được chụp bằng cái gì. Dành thêm thời gian để gắn thẻ ảnh và sẽ dễ dàng tìm thấy hơn trong các tìm kiếm trong tương lai.



13 Truy cập các PC khác qua OneDrive

Một điều tuyệt vời OneDrive làm cho người dùng Windows là cho phép truy cập vào các tệp trên tất cả PC PC của bạn ngay cả khi các tệp không có trong các thư mục OneDrive của bạn. Trong giao diện Web, bạn sẽ thấy phần PC và tên của từng PC trên tài khoản được liệt kê. Nếu PC khác được bật, bạn có thể nhấp vào tên và truy cập tất cả các thư mục trên đó, giả sử bạn đã cho phép các quyền trên PC đó. Nó chủ yếu để truy cập vào các tệp và hình ảnh / video của Office. Nó không giúp tôi tìm thấy bất kỳ âm thanh MP3 nào vì một số lý do, nhưng đây là một tính năng mạnh mẽ ngay cả khi cẩn thận và có lẽ sẽ chỉ mạnh hơn trong các phiên bản OneDrive trong tương lai và Các cửa sổ. Nó không tồn tại từ các ứng dụng di động.



14 Tổ chức hình ảnh tốt hơn

OneDrive hỗ trợ các thư mục, tất nhiên, nhưng giờ cũng có album . Sự khác biệt là, thư mục nhiều hơn để lưu trữ, Album nhiều hơn để hiển thị. Bạn có được hình ảnh thu nhỏ lớn hơn để tìm kiếm và khi bạn xem ảnh trong album, nó sẽ ở chế độ toàn màn hình (bạn có thể truy cập tất cả thông tin ảnh trên menu bật lên). Bạn không cần phải chuyển ảnh vào album. Nếu bạn có một số thư mục chứa đầy hình ảnh kỳ nghỉ hoặc một số bị kẹt trong tệp đính kèm email của bạn, v.v., chỉ cần tạo một album và lấy từ tất cả các thư mục. Sau đó, bạn có thể chia sẻ album đó với những người khác và tiếp tục thay đổi album ngay cả sau đó. Album được ra mắt đầu tiên trên ứng dụng Web và iOS và sẽ sớm có trên Android và Windows Phone.



15 Tìm kiếm với Bing

Sử dụng tìm kiếm Bing tích hợp để tìm các tệp OneDrive cụ thể. Nó sẽ xem xét văn bản bên trong các tài liệu Office, tệp PDF và tại các thẻ bạn gán cho hình ảnh (hoặc các thẻ OneDrive tự động gán). Về lý thuyết, bạn không phải thực hiện nhiều tổ chức về bất cứ thứ gì bạn đặt trên OneDrive, vì bạn có thể tìm thấy tất cả với một tìm kiếm rõ ràng.



16 tệp đính kèm Outlook.com đã lưu

Tính năng Save to OneDrive giúp sao lưu ngay lập tức một tệp được đính kèm với thông báo email trong Outlook.com vào thư mục "Tệp đính kèm email" trên OneDrive. Hình ảnh, video, tài liệu, âm thanh, bất kể đó là gì, hãy gửi nó đến OneDrive và truy cập nó ở bất cứ đâu, và bây giờ bạn không phải gửi email cho chính mình để truy cập trực tuyến sau này.