Đánh giá và xếp hạng doanh nghiệp Dropbox

Chia sẻ và hợp tác tài liệu

Người dùng có thể chia sẻ tài liệu theo một vài cách khác nhau. Đầu tiên, mọi tệp bạn đặt trong thư mục nhóm sẽ tự động có sẵn cho mọi người trên cùng một tài khoản Tiêu chuẩn. Thứ hai, bạn có thể chia sẻ liên kết thư mục hoặc tài liệu, như bạn có thể với Google Drive, nơi bạn có thể đặt thành công khai (bất kỳ ai có liên kết đều có thể truy cập) hoặc bạn có thể hạn chế theo nhiều cách. Nếu bạn không muốn một tệp hoặc thư mục được công khai, thì bạn có thể bảo vệ bằng mật khẩu, giới hạn nó chỉ cho các thành viên trong nhóm và / hoặc đặt ngày hết hạn. Bạn cũng có thể đặt quyền chỉnh sửa cho cả thư mục và tệp.

Bạn không thể chỉnh sửa tài liệu trong Dropbox; khi bạn bấm vào nút Mở trên một tệp, bạn được chuyển hướng đến Microsoft Office 365 trực tuyến nơi bạn phải thiết lập tài khoản Doanh nghiệp hoặc đăng nhập vào tài khoản hiện có. Điều này không lý tưởng đặc biệt vì Box (dành cho doanh nghiệp) bao gồm quyền truy cập miễn phí vào các ứng dụng Office trực tuyến của Microsoft. (Tài khoản Dropbox Basic và Pro cũng bao gồm quyền truy cập miễn phí.)

Ngoài ra, bạn có thể đăng ký Dropbox Paper, bản beta nhưng mở cho tất cả người dùng Dropbox. Với Dropbox Paper, bạn có thể tạo và chỉnh sửa tài liệu, nhận xét và phân công các tác vụ liên quan. Khi bạn liên kết tài khoản Tiêu chuẩn của mình với Dropbox Paper, bạn có thể truy cập các tài liệu Dropbox Paper từ bảng điều khiển Dropbox của mình. Bạn có thể chèn tài liệu Dropbox vào tài liệu Dropbox Paper nhưng chúng không thể chỉnh sửa được. Nếu bạn muốn cộng tác trên các tài liệu, thì tốt nhất bạn nên tạo chúng trong Dropbox Paper ngay từ đầu.

Việc thiếu khả năng chỉnh sửa tài liệu thực sự không so sánh thuận lợi với Google Drive for Work, nơi có chỉnh sửa trực tuyến và theo dõi các thay đổi. Các hệ thống DM khác như Ascensio System OnlyScript, Microsoft SharePoint Online và Zoho Docs Standard cũng cung cấp chức năng như vậy.

Nếu bạn tải xuống ứng dụng Dropbox trên máy tính để bàn, thì bạn có thể sử dụng một tính năng có tên Dropbox Badge, mở rộng một số tính năng Dropbox cho các tệp Microsoft Excel, PowerPoint và Word. Một huy hiệu xuất hiện trên bất kỳ tài liệu nào được lưu trong Dropbox của bạn, để bạn có thể xem ai đang xem hoặc chỉnh sửa tệp, thêm nhận xét, chia sẻ tệp và xem lịch sử tệp. Dropbox cũng khuyên bạn nên sử dụng ứng dụng máy tính để bàn để tải lên toàn bộ thư mục và các tệp lớn vì trình tải lên trang web có giới hạn 10 GB.

Bất kỳ tệp nào bạn đánh dấu là mục ưa thích cũng sẽ có sẵn ngoại tuyến, mặc dù bạn phải làm từng cái một, giống như bạn làm trong Citrix ShareFile. Đây là một tính năng hay, mặc dù Evernote for Business và Google Drive for Work cho phép bạn truy cập tất cả các tệp của mình ngoại tuyến.

Ngoài một ứng dụng dành cho máy tính để bàn, Dropbox còn có các ứng dụng di động cho Android và iOS. Dropbox Business gần đây đã thêm một số tính năng di động mới trên iOS cho phép người dùng xem hoạt động của tệp và phản hồi của nhóm trong bản xem trước tệp. Công ty có kế hoạch sớm thêm các tính năng này trên Android. Tất cả các ứng dụng di động này đồng bộ hóa với tài khoản trực tuyến của bạn. Các ứng dụng di động cho phép bạn tạo tập tin và thư mục và chia sẻ chúng. Nó cũng bao gồm một khả năng di động quan trọng khác, đó là quét tài liệu bằng điện thoại của bạn, từ cuộn camera hiện tại của bạn hoặc bằng cách chụp ảnh và chuyển đổi nó thành tài liệu. Dropbox thực hiện tốt việc phác thảo bất kỳ tài liệu nào bạn đang cố gắng quét, có thể nhỏ như một danh thiếp hoặc một trang có kích thước đầy đủ. Nó làm thẳng hình ảnh lên (ngay cả trong trường hợp hóa đơn bị vò nát nhẹ mà chúng tôi đã ném vào nó trong quá trình thử nghiệm) và cho phép bạn chụp tối đa 10 trang cùng một lúc, bạn có thể lưu vào bất kỳ thư mục Dropbox nào dưới dạng PDF hoặc một tệp PNG. Cũng như các tài liệu khác trong hệ thống Dropbox, bạn có thể thêm nhận xét vào đó hoặc @mention ai đó để thông báo cho cô ấy rằng cô ấy nên xem qua.

Dropbox Business rất tuyệt vời trong việc chia sẻ hoặc chú thích các tài liệu theo cách này miễn là bạn vẫn làm việc với ứng dụng di động. Bạn có thể thêm chữ ký vào tài liệu nếu bạn đã cài đặt Adobe Acrobat hoặc bạn có thể làm như vậy trực tiếp từ ứng dụng. Bạn cũng có thể chú thích hình ảnh với một ngày hoặc văn bản tùy chỉnh.

Việc bỏ lỡ duy nhất là với văn bản trợ giúp, trong đó chỉ có một đề cập ngắn gọn về cách thực hiện nhận dạng văn bản và mục đó chủ yếu là thông tin vô dụng. Chúng tôi thậm chí đã liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật để biết thêm thông tin (mà không thông báo cho họ rằng chúng tôi đã báo chí) và họ chỉ đơn giản yêu cầu thêm thông tin và sau đó không bao giờ trả lời sau khi chúng tôi cung cấp cho họ. Lý do cho truy vấn là ứng dụng di động có trường tìm kiếm ngụ ý rằng bạn có thể thực hiện tìm kiếm văn bản trên tài liệu được quét mà bạn đã lưu trong PDF. Tuy nhiên, tìm kiếm từ "sô cô la" trên một tài liệu hai trang có liên quan đặc biệt đến sô cô la cho kết quả bằng không. Theo như chúng tôi có thể nói sau đó, người dùng nên xem xét tính năng quét di động nhiều hơn như một cơ chế chụp ảnh chứ không phải là một công cụ để nhận dạng ký tự quang học (OCR). Nếu một đống tài liệu lớn cần OCR trong tương lai của bạn, thì bạn sẽ tốt hơn với một trong những người chiến thắng Sự lựa chọn của Biên tập viên trong ứng dụng quét ứng dụng di động của chúng tôi, Abbyy FineScanner hoặc Evernote Scannable.

Các khả năng khác cũng tương tự như vậy, chẳng hạn như chia sẻ. Bạn có thể gửi email một tài liệu được quét cho ai đó hoặc tạo một liên kết mà bạn có thể chia sẻ trên hầu hết mọi thứ, nhưng bạn sẽ mất vài phút bực bội khi tìm thấy các tính năng này trong giao diện. Mặc dù vậy, khi bạn đã tìm thấy chúng, quét di động của Dropbox là một công cụ đủ tốt, mặc dù OCR đầy đủ sẽ là một bổ sung được tìm kiếm nhiều trong các phiên bản trong tương lai.

Tích hợp và bảo mật

Dropbox đã có mặt trong trò chơi lưu trữ đám mây từ lâu và có sự hiện diện API đáng kể để tích hợp tùy chỉnh. Trên thực tế, hỗ trợ Dropbox đã có mặt khắp nơi trong số một số ứng dụng phổ biến nhất từ ​​các công ty như Adobe, Microsoft, Salesforce và Slack. Nó cũng là một trong những API dễ tiếp cận nhất, hỗ trợ nhiều ngôn ngữ lập trình dễ tiếp cận. Điều này dịch trực tiếp để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh trong tương lai bên cạnh các nhu cầu hợp tác và quy trình ngày nay. Ngoài ra, Nền tảng DBX Dropbox cung cấp tích hợp với nhiều công cụ và cung cấp một vị trí trung tâm để kết nối nội dung, thiết bị và ứng dụng.

Về mặt bảo mật dữ liệu, Dropbox duy trì các chứng chỉ ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 và ISO 22301. Nó cũng duy trì các đảm bảo SOC1, SOC2 và SOC3. Tuân thủ Đạo luật về trách nhiệm giải trình và trách nhiệm bảo hiểm y tế (HIPAA) không hoạt động theo mặc định và yêu cầu Thỏa thuận liên kết kinh doanh (BAA) với tổ chức của bạn trước khi tuân thủ. Nhật ký kiểm toán hoạt động cũng có sẵn cho các quản trị viên, có thể hữu ích cho việc duy trì tuân thủ Đạo luật Sarbanes-Oxley (SOX). Dropbox chào mời những thành công theo quy định này và phần lớn thuộc về khoản đầu tư vào các trung tâm dữ liệu độc quyền. Ví dụ, không giống như Jungle Disk, đơn giản chỉ cung cấp giải pháp phần mềm trên cơ sở hạ tầng lưu trữ Amazon Web Services (AWS) hoặc Rackspace Managed Cloud, Dropbox đã đầu tư vào các trung tâm dữ liệu của riêng mình. Điều đó cho phép nó kiểm soát trực tiếp hơn về an toàn dữ liệu và các vấn đề tuân thủ quy định tiềm năng so với các đối thủ cạnh tranh để lại cho bên thứ ba.

Dropbox chưa sản xuất tính năng quản lý khóa mã hóa người dùng nên mọi khóa đều nằm dưới sự kiểm soát của Dropbox. Tuy nhiên, họ đã kiểm soát rất chặt chẽ dữ liệu nào có sẵn cho các kỹ thuật viên cho mục đích khắc phục sự cố và chỉ khi nào nó thực sự cần thiết. Nó không hoàn toàn riêng tư nhưng họ đã làm việc chăm chỉ để đảm bảo rằng niềm tin của họ đã kiếm được. Mặc dù điều này có thể không đủ để đủ điều kiện tham gia FedRAMP, nhưng rất có thể nó đủ tốt cho nhiều trường hợp.

Dropbox cũng hỗ trợ một số chiến lược xác thực hai yếu tố và đa yếu tố (MFA) bao gồm việc sử dụng tin nhắn văn bản SMS cung cấp mã riêng cho thiết bị di động của người dùng, Google Authenticator, Duo Mobile, Amazon AWS MFA hoặc Windows Authenticator. Dropbox khuyến nghị người dùng nên tận dụng các tính năng này vì chúng thêm một lớp an toàn đẹp mắt xung quanh dữ liệu nhạy cảm.

Gần như một cửa hàng

Dropbox cung cấp rất nhiều trợ giúp nếu bạn gặp phải các vấn đề, bao gồm hướng dẫn PDF, hỗ trợ tự hướng dẫn, trung tâm trợ giúp có thể tìm kiếm và hỗ trợ qua trò chuyện trực tiếp, email và điện thoại (các ngày trong tuần, 8 giờ sáng đến 8 giờ tối ET). Để được hỗ trợ qua điện thoại, bạn phải tạo mã pin, bạn có thể thực hiện trực tiếp từ trang trợ giúp chính.

Với giao diện người dùng (UI) đơn giản, lưu trữ và truy xuất tệp không giới hạn và quyền người dùng rộng lớn, Dropbox Business giúp nhóm của bạn cộng tác hiệu quả hơn. Trên thực tế, Dropbox tự hào rằng 300.000 đội sử dụng Dropbox Business. Để chỉnh sửa tệp trực tuyến, bạn phải có một tài khoản Microsoft 365 riêng biệt, có thể tăng chi phí hoặc sử dụng Dropbox Paper, không được tích hợp đầy đủ. Để có phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất, hãy xem Tiêu chuẩn Tài liệu Zoho của Biên tập viên. Nhưng đối với một giải pháp chia sẻ tệp và lưu trữ đám mây đa năng, dành cho doanh nghiệp, Dropbox Business là một giải pháp tuyệt vời và hoàn toàn xứng đáng với danh hiệu Lựa chọn của Biên tập viên PCMag.