17 thủ thuật để làm chủ powerpoint microsoft

Có một khoảng thời gian trong hầu hết mọi cuộc sống của nhân viên văn phòng trẻ (hoặc già), nơi tủ phải nhường chỗ cho phòng họp, hoặc tệ hơn là cho hoa cúc. Điều đó có nghĩa là nói trước công chúng, và thường xuyên hơn không, nói thường đi kèm với các slide. Những bài thuyết trình như vậy đã ăn sâu vào ý thức cộng đồng, từ việc xem các CEO tên tuổi phun ra tốc độ và nguồn cấp dữ liệu về các tiện ích mới, đến các cuộc nói chuyện TED hấp dẫn về mọi chủ đề dưới ánh mặt trời. Ngay cả giáo viên trong lớp cũng đưa ra bài học theo cách mà bảng đen cũ không bao giờ có thể truyền đạt.

Thật công bằng khi nói rằng phần lớn các bài thuyết trình đó được tạo bằng PowerPoint, công cụ trình bày là một phần chính của bộ Microsoft Office. Trang web SlideNirvana.com ước tính rằng PowerPoint có trên ít nhất 1 tỷ (với B!) Trên toàn thế giới. Nếu thậm chí một phần ba trong số họ sử dụng phần mềm, thì điều đó vẫn tương đương với toàn bộ dân số Hoa Kỳ thực hiện các triển lãm dựa trên slide.

Và hầu hết trong số họ hút. Có lẽ điều đó không thể định lượng được, nhưng rất nhiều bài báo được viết trên thực tế đó và rất nhiều người trong chúng ta sống qua chúng, thật khó để tranh luận về điểm (sức mạnh). Tương tự như vậy, nhiều, rất nhiều bài báo và toàn bộ cuốn sách được viết về cách thực hiện các bài thuyết trình hiệu quả. Đây không phải là một trong những câu chuyện.

Bộ sưu tập các mẹo này là tất cả về những điều mơ hồ của chính phần mềm PowerPoint mạnh mẽ. Nó có nghĩa là cho những người nắm bắt được những điều cơ bản và hơn cả những người đang tìm kiếm con ngỗng nhỏ đó để tận dụng tối đa chương trình. Chúng tôi hy vọng với những mánh khóe này, một số trong đó chắc chắn sẽ có một số lời khuyên cho các bài thuyết trình và trình chiếu tốt hơn giúp cho sự tham gia nói tiếp theo của bạn trở nên thuyết phục hơn. Lưu ý, những mẹo này dành riêng cho PowerPoint 2013, phiên bản mới nhất.

( Hình ảnh trong các trang chiếu thường được thực hiện với trình chiếu từ SlideShare .)

1 Bắt đầu chương trình ngay lập tức

Tất cả chúng ta đều đã thấy quá nhiều màn hình máy tính xách tay của người thuyết trình, đầy những máy tính để bàn có biểu tượng lộn xộn hoặc email chưa đọc, khi họ cố gắng bắt đầu một bản trình bày PowerPoint. Nhận quyền với nó bằng cách đặt tên tệp với phần mở rộng tệp .PPS (hoặc .PPSX). Đó là Trình chiếu PowerPoint và nhấp đúp nhanh vào nó sẽ đi thẳng vào trình chiếu, không phải chế độ chỉnh sửa PowerPoint. Nhấp vào Esc để thoát khỏi trình chiếu.



2 Đi B hoặc W để tập trung vào bạn

Khi bạn trình bày, các slide có ý nghĩa giúp bạn, loa Loa không trở thành vật bất ly thân. Khi đến lúc để đảm bảo khán giả chú ý đến bạn một mình, hãy nhấn phím B để gửi màn hình sang màu đen hoàn toàn hoặc phím W để chuyển sang màu trắng. Sau đó nhấn bất kỳ phím nào hoặc nhấp chuột để quay lại các trang chiếu. Đây là một kỹ thuật tốt để thu hút mọi ánh nhìn vào bạn, ngay cả khi slide chứa đầy các ghi chú, hoạt hình hoặc video.



3 Bỏ qua đạn

Lấy một gợi ý từ Steve Jobs và Tim Cook. Danh sách gạch đầu dòng không nhìn đúng. Cách thông minh để thực hiện một danh sách là bỏ từng mục danh sách vào từng mục một, tốt nhất là bên cạnh một số hình ảnh lớn là trọng tâm thực sự. Cung cấp cho mỗi mục danh sách riêng của bạn khi bạn nói … nhưng không bao giờ với đạn.



4 Dễ dàng chụp ảnh màn hình

Nếu bản trình bày của bạn là về việc giới thiệu một cái gì đó thường có trên màn hình máy tính của bạn, PowerPoint sẽ giúp bạn dễ dàng chụp ảnh màn hình. Trên tab Chèn, nhấp vào biểu tượng Ảnh chụp màn hình và bạn sẽ thấy hình thu nhỏ của mỗi cửa sổ hiện đang mở. Thay đổi kích thước cửa sổ để hiển thị chính xác những gì bạn muốn trước tiên, sau đó quay lại và chọn nó, nó sẽ được thả vào slide bạn đang chỉnh sửa.



5 Bắt đầu với Canvas trống

Rất nhiều người đổ lỗi cho các bản trình bày slide xấu trên một thủ phạm: các mẫu slide được tạo sẵn. Có rất nhiều trong số chúng được bao gồm trong PowerPoint và hàng ngàn trong số chúng trực tuyến, miễn phí và để bán. Điều tốt nhất bạn có thể làm để làm cho một bài thuyết trình của riêng bạn là bắt đầu từ không có gì. Đưa ra khoảng trống, cá nhân hóa nó bằng nghệ thuật của riêng bạn và sử dụng một số phông chữ độc đáo. Nó đi một chặng đường dài hướng tới việc làm cho một cái gì đó độc đáo và đáng nhớ với khán giả.



6 Giữ lựa chọn ngăn tiện dụng

Trên tab Trang chủ, hãy chuyển đến phần Chỉnh sửa và chọn Chọn> Ngăn chọn. Nó sẽ xuất hiện ở phía bên phải (bạn có thể kéo nó sang bên trái). Giữ cho nó mở trong khi bạn đang làm việc với điều này, bảng điều khiển cho phép bạn không chỉ đặt tên cho mọi thành phần trên màn hình mà còn sắp xếp lại thứ tự các lớp của vật phẩm (ví dụ: nếu hình ảnh nằm phía sau văn bản, hãy di chuyển nó lên). Nhấp vào biểu tượng con mắt nhỏ bên cạnh mỗi yếu tố để ẩn nó để bạn có thể tập trung vào các khu vực khác.



7 Chèn ảnh từ Flickr, OneNote

Chuyển đến tab Chèn và chọn Ảnh trực tuyến. Trong số các tùy chọn bạn sẽ thấy để chèn ảnh là những thứ tiêu chuẩn như Office.com Clip Art và Bing Image Search (đảm bảo chúng là hình ảnh Creative Commons!), Ngoài ra còn có Flickr, OneNote và Facebook. Nhấp chuột nhanh vào từng tài khoản sẽ liên kết tài khoản Microsoft của bạn với các tài khoản được đề cập (trong trường hợp của Flickr, đó là Yahoo ID của bạn), do đó bạn có thể chụp ảnh từ tài khoản của mình để chèn. Nhấp vào tùy chọn Xem thêm và có hộp tìm kiếm. Bạn không thể tìm kiếm tài khoản của người khác, chỉ của riêng bạn. Vì vậy, người dùng Flickr, bạn vẫn phải truy cập trang web để tải xuống những hình ảnh miễn phí, độ phân giải cao Creative Commons trong bản trình bày của bạn.



8 Thêm lưới và thước kẻ

Sắp xếp mọi thứ trong PowerPoint dễ dàng hơn nhiều so với trước đây, nhưng nếu bạn muốn thực hiện nó một cách trực quan, hãy sử dụng các đường lưới và thước kẻ. Theo mặc định, chúng không được bật, nhưng chúng đủ dễ để bật phải, nhấp chuột phải vào một vị trí bên ngoài slide, nhưng không phải trong thanh bên. Bạn sẽ có một thả xuống để bật lưới và thước kẻ, cũng như các đường khác biệt hơn cho sự phân chia ngang và dọc của mỗi slide; đặt một con trỏ trên các dòng đó và bạn có thể kéo chúng xung quanh. Nhấp chuột phải vào chúng và thay đổi màu sắc để chúng nổi bật.


Bây giờ, khi bạn nhấp chuột phải vào các đường lưới (thực ra là các chấm gần nhau), bạn có thể thả xuống và có thể chọn Lưới và Hướng dẫn. Điều đó dẫn đến một hộp thoại trong đó bạn có thể yêu cầu PowerPoint "búng" các mục vào các dòng để chúng tự động căn chỉnh. Bạn có thể thay đổi khoảng cách giữa các dòng, vì vậy lưới không quá nhiều.



9 Animate Biểu đồ của bạn

Dán biểu đồ Excel-esque đơn giản như trong PowerPoint: Chuyển đến Tab Chèn, nhấp vào Biểu đồ và nó sẽ gắn một biểu đồ với thông tin mẫu mà bạn có thể dễ dàng thay thế. Điều tuyệt vời: hoạt hình biểu đồ một yếu tố tại một thời điểm. Khi bạn đã chèn biểu đồ, bấm vào tab Ảnh động, sau đó bật Ngăn Hoạt hình, rồi bấm Thêm Hoạt hình. Chọn một hiệu ứng hoạt hình. Sau đó, trong Ngăn Hoạt hình nơi bạn thấy mục nhập cho hoạt hình của biểu đồ, nhấp chuột phải và chọn Tùy chọn Hiệu ứng. Điều này cho phép bạn thêm âm thanh và thay đổi thời gian hoạt hình, nhưng trên tab cuối cùng Biểu đồ Hoạt hình thay đổi Biểu đồ nhóm từ "Là một đối tượng" thành "Theo danh mục". Sau đó, khi biểu đồ được hiển thị trên màn hình, nó sẽ xuất hiện một yếu tố tại một thời điểm khi bạn nhấp vào, với các thanh hoặc miếng bánh tiếp nối nhau, như thể mỗi phần là một slide riêng.



10 Sử dụng Chế độ đọc để xem trước

Bạn không cần phải chuyển sang chế độ trình chiếu để xem bản trình bày sẽ như thế nào khi bạn làm việc. Chuyển sang Chế độ xem Đọc, một trong những lựa chọn trên tab Chế độ xem và bạn sẽ nhận được ngay lập tức, mà không cần PowerPoint chiếm toàn bộ màn hình (bao gồm cả thanh công cụ Windows). Cách thậm chí nhanh hơn: nhấp vào biểu tượng "sách mở" trong thanh trạng thái ở cuối PowerPoint để nhanh chóng bỏ qua qua lại.



11 Thiết lập bản trình bày kiosk

Chế độ kiosk là khi bản trình bày của bạn được đặt thành chỉ phát, lặp đi lặp lại, cho dù có sự can thiệp của con người hay không. Dù bằng cách nào, nó chỉ phát và không bỏ qua để cung cấp cho người xem quyền truy cập vào máy tính để bàn. Nó hoàn hảo cho các triển lãm thương mại và, một cách tự nhiên, các ki-ốt như bạn tìm thấy trong một trung tâm mua sắm.


Để thực hiện, hãy nhấp vào tab Trình chiếu, chọn Thiết lập Trình chiếu và trong hộp thoại bấm bên cạnh Duyệt tại kiosk (toàn màn hình). Bạn cũng có thể đặt vòng lặp liên tục hoặc thậm chí bỏ qua phần tường thuật âm thanh bạn đã tích hợp hoặc bất kỳ hình động nào. Sau đó, chuyển đến tab Chuyển tiếp sang hộp Thời lượng, do đó bạn có thể đặt thời gian cho một trang chiếu sẽ hiển thị trong bao lâu thời gian tính bằng giây. Tất nhiên, nếu bạn bấm Áp dụng cho Tất cả, nó sẽ gán thời gian đó cho mỗi trang chiếu.


Bí quyết để thoát khỏi các bài thuyết trình chế độ kiosk? Nhấn phím Esc.



12 Xuất ra video

Tùy chọn khác cho bản trình bày giống như kiosk chỉ phát và phát, là xuất toàn bộ bản trình chiếu sang định dạng video. Nó sẽ sử dụng thời gian chuyển tiếp bạn đã đặt trước, âm thanh bạn đã ghi để phát với mỗi bản chiếu, thậm chí cả hình động bạn đã đặt trong mỗi bản chiếu. (Video cũng vậy, nếu chúng từ ổ cứng của bạn, thì nó không xuất video được nhúng từ YouTube hoặc tương tự.) Tệp WMA hoặc MP4 kết quả hoạt động giống như một bùa mê trong trình phát như VLC Player, có thể là chính nó thiết lập toàn màn hình với một vòng lặp không đổi.



13 Tạo nhạc mở rộng qua nhiều slide

Chèn âm thanh vào slide dễ dàng, bạn bấm vào tab Chèn, chọn Âm thanh và bạn có thể chọn từ Âm thanh trực tuyến (mặc dù nó không bao giờ hoạt động đối với tôi. Tôi chỉ lấy Microsoft Clip Art làm tùy chọn không có gì để chọn; MS cần một đối phó với SoundCloud), âm thanh trên ổ cứng của bạn như tệp MP3 hoặc tùy chọn ghi lại lời kể của chính bạn. Theo mặc định, bất kỳ âm thanh nào được chèn trên một slide chỉ phát cho slide đó. Bạn có thể thay đổi điều đó.


Nhấp vào biểu tượng loa cho thấy bạn đã nhúng âm thanh. Bạn sẽ thấy Công cụ âm thanh phía trên các tab ở trên cùng. Chọn tab Phát lại mới. Trong phần Bắt đầu, hãy chọn hộp "Chơi trên các trang chiếu". Đó là bây giờ âm thanh sẽ phát qua một vài slide tiếp theo, cho đến khi hết nhạc. Tốt hơn nữa, nhấp vào Trim Audio để có được đoạn bạn cần. Bạn cũng có thể làm cho biểu tượng âm nhạc trở nên vô hình bằng cách chọn "Ẩn trong khi hiển thị", nhưng điều đó khiến bạn không thể nhấp vào nó và bắt đầu âm thanh. (Tuy nhiên, nên sử dụng nó khi xuất các slide thành video.)


Điều này không thực sự hoạt động tốt với giọng nói quá khổ, nhưng bạn có thể thử nó. Mỗi âm thanh nhúng có thanh trượt âm lượng riêng, vì vậy hãy giảm âm lượng tổng thể trên bản nhạc nền nếu bạn định chèn âm thanh khác.



14 Không Sao chép & Dán; Bản sao.

Bạn có thể nhấn Ctlr-C để sao chép và Ctrl-V để dán liên tục nếu bạn phải sử dụng lại một yếu tố trên một slide nhiều lần. Sao chép dễ dàng hơn: giữ Ctrl trong khi bạn nhấp và kéo vào đối tượng được đề cập. Nó sẽ tạo ra một bản dupe chính xác. Tiếp tục chọn và tạo bản sao và tất cả chúng cũng sẽ tự tạo khoảng trống.


Điều quan trọng để lừa đảo là toàn bộ slide hoặc bộ slide. Chỉ cần chọn một hoặc nhiều trang chiếu trong ngăn điều hướng bên trái, đi tới Chèn, nhấp vào menu Bản chiếu mới và chọn Bản sao được chọn Bản chiếu.



15 Animate Bất cứ điều gì

Bạn có thể lấy bất kỳ phần tử nào của slide PPT và làm cho nó di chuyển. Chọn thành phần, chuyển đến tab Ảnh động và ở cuối bên phải của Thư viện ảnh động, nhấp vào mũi tên xuống để nhận "Khác". Sẽ có nhiều, nhiều tùy chọn chuyển động để chọn cách thức một yếu tố xuất hiện, được nhấn mạnh hoặc biến mất, nhưng đối với chuyển động hoạt hình, hãy chuyển đến phần thứ tư. Nếu bạn chọn Đường dẫn tùy chỉnh, bạn có thể khiến đối tượng thực hiện bất kỳ chuyển động hoang dã nào bạn muốn trên màn hình trước khi nó lắng xuống.


Tất nhiên, một trong những quy tắc của các bài thuyết trình tốt có xu hướng không làm động bất cứ điều gì nếu bạn có thể giúp đỡ. Vì vậy, hãy ghi nhớ điều đó. Không ai muốn một khán giả bị say tàu xe.



16 Kết hợp hình dạng

Bạn có thể chèn nhiều hình dạng được tạo trước từ tab Chèn. Nhưng bạn có biết bạn có thể trộn và kết hợp chúng để tạo ra những hình dạng mới độc đáo không? Chỉ cần đặt chúng ở nơi bạn muốn, chọn tất cả các đối tượng, nhấp vào tab Công cụ vẽ> Định dạng và sử dụng menu Hình dạng hợp nhất để tạo một số thứ mới kết hợp chúng, trừ đi một đối tượng khác nơi chúng giao nhau và các tùy chọn thú vị khác. Đó là một cách hay để tạo Sơ đồ Venn. Công cụ đó thậm chí hoạt động với văn bản và hình ảnh, vì vậy bạn có thể chèn hình ảnh vào hình dạng, hình ảnh vào một từ hoặc chèn văn bản vào hình dạng.



17 Xóa hình nền

Bạn có thể làm sạch một hình ảnh bằng cách lấy nền. Chọn nó, bấm vào tab Công cụ hình ảnh> Định dạng, sau đó bấm Xóa nền. Điều đó gần như đơn giản, nhưng những gì bạn sẽ thấy là một hình ảnh được phủ màu tím, mọi thứ trong màu đó là những gì PowerPoint muốn xóa. Bạn cần điều chỉnh nó với các Vùng đánh dấu để Giữ và Đánh dấu các vùng để loại bỏ các công cụ. Trước tiên hãy điều chỉnh khu vực để bạn có được tất cả hình ảnh bạn muốn, nó sẽ cố gắng cắt thật chặt. Khi bạn sử dụng một trong các công cụ, nhấp và kéo các dòng để hiển thị những gì nên ở lại hoặc đi (dấu trừ có nghĩa là nó sẽ bị xóa) hoặc chỉ cần nhấp vào các điểm khác nhau. Nhấp vào Keep Change để giết chết nền đó.