21 công cụ miễn phí mà doanh nghiệp nhỏ của bạn nên sử dụng ngay hôm nay

Điều hành một doanh nghiệp nhỏ có thể là một nỗ lực đắt tiền. Bạn có thể là một trong những doanh nhân may mắn có thể chấp nhận rủi ro, nhưng thực tế hơn khi nghĩ rằng bạn giống như hầu hết các chủ doanh nghiệp nhỏ, có nghĩa là bạn xem xét cẩn thận tất cả các quyết định quan trọng mà nhóm của bạn muốn đưa ra. Lựa chọn và sử dụng phần mềm tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn không khác. Để giúp bạn, chúng tôi đã tập hợp một danh sách 21 công cụ miễn phí mà doanh nghiệp nhỏ của bạn nên sử dụng. May mắn thay, tất cả các phần mềm được đề cập đều cung cấp các gói cao cấp (đọc: trả phí) mà bạn có thể nâng cấp khi doanh nghiệp nhỏ của bạn vượt xa các gói miễn phí. Vì vậy, đừng ngại: Hãy chắc chắn kiểm tra các sản phẩm trong danh sách này, ngay cả khi bạn dự định cuối cùng sẽ mở rộng ra khỏi danh mục doanh nghiệp nhỏ.

1. Trình tạo trang web từ Wix

Nếu doanh nghiệp nhỏ của bạn cần một trang web (và câu trả lời cho hầu hết các doanh nghiệp là "có, có") và nhu cầu xây dựng trang web của bạn là cơ bản, thì hãy thử sử dụng trình tạo trang web miễn phí như Wix, cung cấp tài khoản miễn phí . Wix có thể giúp bạn tạo một trang web thân thiện với thiết bị di động, đầy đủ tính năng, không phá vỡ ngân sách của bạn. Sau khi sử dụng gói miễn phí trong một thời gian, nếu bạn nhận ra rằng doanh nghiệp của mình sẽ thực sự được hưởng lợi từ tất cả các tính năng mà nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ web có thể cung cấp cho bạn, thì bạn có thể chọn dịch vụ lưu trữ web trả phí như HostGator Web Hosting.

2. Mạng riêng ảo từ CyberGhost

Các doanh nghiệp nhỏ quan tâm đến bảo mật (và bạn nên có) cần triển khai các dịch vụ mạng riêng ảo (VPN) cá nhân. Các dịch vụ này ẩn hoạt động trực tuyến khỏi snoops và giới hạn những người có thể và không thể truy cập nội dung mạng. Hầu hết các VPN đều trả tiền để chơi nhưng có một vài dịch vụ, chẳng hạn như CyberGhost, cung cấp cho bạn một chút bảo vệ miễn phí.

CyberGhost là dịch vụ VPN miễn phí tốt nhất trên thị trường. Nó cung cấp tốc độ kết nối đáng tin cậy và bảo mật mạng tuyệt vời, cộng với nó hoạt động trên hầu hết các hệ điều hành hiện đại (HĐH). Thật khó để cấu hình, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp thực sự nhỏ; và nếu bạn cần hỗ trợ Mac hoặc Linux, bạn sẽ cần nâng cấp lên phiên bản trả phí. Nhưng nếu bạn chỉ cần một cái gì đó đơn giản, dễ dàng và miễn phí, thì CyberGhost là một công cụ tuyệt vời.

3. Bảo vệ điểm cuối khỏi Avast

Điểm phát triển của một doanh nghiệp là gì nếu nó có thể bị chặn bởi virus hoặc tin tặc? Bảo vệ điểm cuối của Avast có phiên bản miễn phí và cao cấp, cả hai đều bảo vệ mạng của bạn tốt.

Nếu bạn chọn phiên bản miễn phí, hãy nhớ rằng bạn sẽ không có quyền truy cập vào các điều khiển chủ động, tường lửa hoặc chia nhỏ dữ liệu. Tuy nhiên, đôi khi bạn vẫn sẽ có quyền truy cập vào chặn phần mềm độc hại, quét bảo mật và chức năng giải cứu đĩa, tất cả đều sẽ có ích vào một lúc nào đó.

4. Quản lý dự án từ Wrike

Giải pháp quản lý dự án của Wrike là một trong những giải pháp tốt nhất trên thị trường bất kể bạn chọn tầng nào. Phiên bản miễn phí hỗ trợ tối đa năm người dùng, số lượng cộng tác viên không giới hạn và 2 GB dung lượng miễn phí. Với gói này, bạn có thể quản lý các tác vụ, chia sẻ tệp và theo dõi các hoạt động của nhóm trong nguồn cấp dữ liệu thời gian thực.

Nếu bạn cần tùy chỉnh và báo cáo, bạn sẽ phải nâng cấp lên tầng cao hơn. Nhưng nếu bạn chỉ mới bắt đầu và nhóm của bạn nhỏ, công cụ quản lý dự án miễn phí sẽ hoàn hảo cho bạn.

5. Hội nghị truyền hình từ jo.me

Nếu bạn đang tìm cách kết nối với khách hàng, khách hàng tiềm năng và nhân viên từ xa, bạn sẽ cần một giải pháp hội nghị video đáng tin cậy để giúp bạn hoàn thành công việc. Join.me cung cấp gói miễn phí cho phép bạn mời tối đa 10 người tham gia video, chia sẻ màn hình và hỗ trợ tối đa năm nguồn cấp dữ liệu video.

Join.me không phải là sản phẩm mạnh nhất trên thị trường, nhưng đây chắc chắn là đối thủ cạnh tranh mạnh mẽ trong số các giải pháp miễn phí. Nếu bạn không có tiền để chi tiêu và bạn cần kem của vụ mùa miễn phí, hãy thử tham gia.me.

6. Theo dõi người nộp đơn từ Zoho Recruit

Các doanh nghiệp nhỏ không có cơ hội việc làm thường sẽ yêu thích Zoho Recruit. Công cụ theo dõi ứng viên này cho phép bạn truy cập vào một nhà tuyển dụng và tối đa năm vị trí mở cùng một lúc. Bạn sẽ có thể nhập, xuất bản và theo dõi công việc cho đến khi bạn tìm được ứng viên phù hợp với nhu cầu cụ thể của công ty bạn.

Bạn cũng có thể gửi email cho người nộp đơn thông qua năm mẫu email miễn phí, điều này sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn nếu bạn phải gửi cùng một tin nhắn (hoặc tương tự) nhiều lần.

7. Quản lý nhân sự từ Phó

Khi bạn đã tìm thấy ứng viên phù hợp, bạn sẽ cần theo dõi tiến trình của anh ấy hoặc cô ấy thông qua công cụ quản lý nhân sự (HR). Vice cung cấp một kế hoạch bắt đầu với chi phí chỉ $ 1 mỗi nhân viên mỗi tháng. Vâng, tôi biết, điều này không miễn phí. Nhưng chỉ với 1 đô la mỗi tháng, đó là một khoản đầu tư vô cùng vững chắc.

Vice sẽ cho phép bạn lên lịch thay đổi nhân viên, thông báo cho công ty và quản lý các nhiệm vụ, tất cả trong một công cụ dễ sử dụng. Thật không may, ở mức giá này, bạn sẽ không thể thêm bảng chấm công hoặc tích hợp bảng lương. Vì thế, bạn sẽ phải chi thêm $ 2 mỗi nhân viên mỗi tháng.

8. Kế toán từ Wave

Nhân viên của bạn chắc chắn muốn được trả tiền. Chủ nhà và nhà cung cấp tiện ích của bạn cũng vậy. Để giữ cho sách của bạn cân bằng, bạn có thể sử dụng Wave. Với phiên bản Wave miễn phí, bạn sẽ nhận được chức năng báo cáo và kế toán, bạn sẽ có thể tạo và quét hóa đơn và bạn sẽ có thể quét biên lai trực tiếp vào hệ thống.

Không, đây không phải là một cửa cho tất cả các nhu cầu kế toán của bạn. Nhưng nếu bạn giữ mọi thứ đơn giản, bạn sẽ có thể sử dụng dịch vụ cơ bản này khá xa. Đối với những thứ như thanh toán và tích hợp tự động với bảng lương tiền gửi trực tiếp, bạn sẽ phải trả $ 19 tháng.

9. Lập kế hoạch kinh doanh từ EquityNet

Nếu công ty của bạn vẫn đang tìm cách thu hút các nhà đầu tư, EquityNet cung cấp một nền tảng gây quỹ cộng đồng miễn phí sẽ giúp bạn lập kế hoạch, phân tích và chia sẻ kế hoạch kinh doanh của bạn với các nhà đầu tư. Bạn sẽ tạo kế hoạch của mình bằng phần mềm phân tích và kế hoạch của EquityNet và bạn sẽ xuất bản nó lên trang web và chia sẻ nó với bất kỳ ai sẵn sàng đọc bài của bạn.

Mặc dù đây là một công cụ tài trợ hơn là một công cụ lập kế hoạch, nhưng phần mềm này đủ tốt để giúp bạn vượt qua các giai đoạn ý tưởng ban đầu (và, ai biết được, bạn thậm chí có thể gặp may mắn và tìm được một nhà đầu tư bỏ túi sâu).

10. Nghe phương tiện truyền thông xã hội từ HootSuite

Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ không cần một nền tảng lắng nghe xã hội lớn. Bảng điều khiển miễn phí, dễ sử dụng cho phép bạn cập nhật những gì khách hàng đang nói là đủ. May mắn thay, Hootsuite cung cấp một phiên bản phần mềm miễn phí đủ tốt để thực hiện thủ thuật.

Với HootSuite Free, bạn sẽ có thể quản lý nhiều mạng xã hội, lên lịch đăng bài và tương tác với những người theo dõi mình. Bạn cũng có thể theo dõi số lượng người theo dõi của bạn trên mỗi mạng xã hội của bạn và theo dõi những bài đăng nào đang tạo ra nhiều nhấp chuột nhất. Nếu doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn có thể chuyển lên một trong ba gói cao cấp, cho phép bạn truy cập vào hồ sơ, phân tích bổ sung và nhiều người dùng.

11. Email Marketing từ MailChimp

MailChimp là một trong những nền tảng tiếp thị email tốt nhất và phổ biến nhất trên thị trường. Các tầng dịch vụ được định giá tùy thuộc vào số lượng email bạn gửi mỗi tháng. Nếu công ty của bạn gửi ít hơn 12.000 email mỗi tháng cho ít hơn 2.000 người đăng ký, bạn sẽ hoàn toàn thích gói miễn phí Mãi mãi của MailChimp.

Việc đánh cắp thỏa thuận này cho phép bạn sử dụng các hình thức đăng ký tích hợp để thu thập người đăng ký từ khắp nơi trên web. Bạn có thể sử dụng các mẫu thiết kế email và kéo và thả của MailChimp để tạo ra thông điệp hoàn hảo. Bạn sẽ không nhận được báo cáo mạnh mẽ về gói miễn phí Mãi mãi, nhưng bạn sẽ có thể kiểm tra tỷ lệ mở và so sánh chúng với công ty trung bình trong ngành của bạn. Không tệ với đô la bằng không.

12. Trực quan hóa dữ liệu từ Tableau Public

Nếu bạn cần một công cụ trực quan hóa dữ liệu nhưng bạn không có tiền để chi tiêu cho Tableau Desktop, thì bạn nên dùng thử Tableau Public. Công khai về cơ bản giống như sản phẩm Tableau Desktop đầy đủ, ngoại trừ bạn sẽ không thể lấy thông tin từ nhiều nguồn dữ liệu như phiên bản trả phí và mọi thứ bạn tạo sẽ được lưu vào phiên bản công khai của đám mây của Tableau.

Sản phẩm này cung cấp cho bạn quyền truy cập vào bảng điều khiển trực tiếp, hình ảnh phản hồi có thể được tạo và nhìn thấy trên thiết bị di động và truy cập vào trình quản lý tài liệu của Google và Microsoft. Bạn thậm chí có thể chia sẻ hình ảnh của mình trên Facebook, LinkedIn và Twitter.

13. Kinh doanh thông minh từ Microsoft Power BI

Microsoft Power BI có sẵn ở phiên bản trả phí và miễn phí cho trí tuệ kinh doanh tự phục vụ (BI). Phiên bản miễn phí giới hạn bạn 1 GB cho mỗi người dùng, bạn có thể trả tiền để tăng lên 10 GB. Với gói này, dữ liệu của bạn sẽ được làm mới hàng ngày, bạn sẽ có thể quét 10.000 hàng dữ liệu mỗi giờ và bạn sẽ có thể xuất bản lên web.

Để sử dụng các nguồn dữ liệu trực tiếp, quét hàng triệu hàng dữ liệu hoặc truy cập dữ liệu trên máy chủ vật lý, bạn sẽ cần nâng cấp lên Power BI Pro, mức giá vẫn hợp lý ở mức 10 đô la mỗi người dùng mỗi tháng. Phiên bản Pro của phần mềm này cũng cung cấp cho bạn các cách cộng tác với đồng nghiệp về trực quan hóa trên các môi trường như Microsoft Office 365.

14. Quản lý tài liệu từ Zoho Docs

Zoho Docs là một giải pháp quản lý tài liệu lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ với khối lượng công việc tài liệu nhẹ. Ngoài các plugin cho phần còn lại của hệ sinh thái phần mềm của Zoho, gói miễn phí Zoho Docs có sẵn cho tối đa 25 người dùng và bao gồm 5 GB dung lượng cho mỗi người dùng.

Gói miễn phí cũng bao gồm chia sẻ tệp và thư mục không giới hạn, đồng bộ hóa máy tính để bàn, công cụ chỉnh sửa, quản lý người dùng và lịch sử phiên bản. Bạn cũng có thể tích hợp với Dropbox và bật xác thực hai yếu tố (2FA) để tăng cường bảo mật. Thêm vào đó, mỗi tài liệu cung cấp cho bạn trò chuyện trong ứng dụng để bạn có thể cộng tác trong thời gian thực.

15. Phần mềm trợ giúp từ bàn Zoho

Zoho cũng lọt vào danh sách với phần mềm trợ giúp giàu tính năng Zoho Desk. Phiên bản miễn phí cung cấp cho nhóm dịch vụ của bạn các chế độ làm việc khác nhau, trung tâm trợ giúp có thể tùy chỉnh, cơ sở kiến ​​thức, diễn đàn cộng đồng và khả năng đổi thương hiệu hình ảnh phù hợp với nhu cầu của công ty bạn.

Nếu nhu cầu trợ giúp của bạn phức tạp hơn một chút, thì bạn sẽ muốn nâng cấp lên phiên bản Pro $ 12 mỗi người dùng mỗi tháng hoặc phiên bản Enterprise $ 25 mỗi người dùng mỗi tháng, bổ sung các tính năng dành cho lớn hơn tổ chức.

16. Phần mềm thương mại điện tử từ X-Cart

Đối với các công ty có sản phẩm để bán nhưng không có nhiều tiền để thiết kế giỏ hàng trực tuyến phức tạp, X-Cart là một giải pháp mạnh mẽ. X-Cart 5, tên của phiên bản miễn phí, cung cấp các tính năng nâng cao như bản tin, chia sẻ thương mại xã hội và trình điều khiển trang web để điều chỉnh các chủ đề. X-Cart cung cấp các nâng cấp lõi miễn phí và các tiện ích mở rộng miễn phí như ShipStation để tạo nhãn vận chuyển, Trình chiếu ma thuật để tạo trình chiếu trên trang web và Diib Analytics.

Hãy ghi nhớ: Bạn sẽ cần một chút năng lực kỹ thuật để bắt đầu với X-Cart 5. Đây không phải là một công cụ thương mại điện tử plug-and-play, vì vậy hãy chắc chắn có một nhân viên IT tiện dụng để giúp bạn vượt qua thiết lập.

17. Tác giả bài giảng điện tử từ H5P

Mặc dù H5P không phải là công cụ soạn thảo eLearning mạnh nhất trên thị trường, phần mềm nguồn mở này là một lựa chọn khởi đầu tuyệt vời nếu bạn chỉ nhúng ngón chân vào lĩnh vực tác giả nội dung hoặc nếu bạn không có ngân sách dành cho một công cụ mạnh mẽ hơn.

Tạo khóa học có thể được thực hiện thông qua 20 kiến ​​trúc tạo khóa học khác nhau. Tuy nhiên, kiến ​​trúc khóa học dạng tự do duy nhất là tùy chọn Trình bày khóa học. Điều này tương tự với kiến ​​trúc Microsoft PowerPoint, mặc dù, không giống như các công cụ khác, nó không sử dụng định dạng Microsoft PowerPoint chính xác. Bạn sẽ có thể chèn văn bản, hình ảnh, video và câu hỏi. Các nút được đánh dấu rõ ràng và các bước tiếp theo được khớp nối rõ ràng. Đây là một trong những công cụ dễ dàng hơn để tạo khóa học (thậm chí sử dụng định dạng phức tạp nhất, cụ thể là kiến ​​trúc Trình bày khóa học). Các loại nội dung khác bao gồm Điểm nóng hình ảnh, Video tương tác, Tóm tắt, Dòng thời gian và một số định dạng bài kiểm tra, bao gồm Số học, Thẻ nhớ, Nhiều lựa chọn và Câu đố trả lời ngắn.

18. Quét tài liệu từ Evernote Scannable

Scannable, một ứng dụng mới của Evernote, nhanh chóng quét ngăn xếp danh thiếp, ghi chú từ cuộc họp và tài liệu bằng cách không sử dụng gì nhiều hơn điện thoại thông minh và máy ảnh của bạn. Khi bạn quét nhiều tài liệu trong một phiên, mỗi tài liệu được coi là một ghi chú riêng trong Evernote thay vì một ghi chú với một số hình ảnh được nhúng. Đây là một ý tưởng tuyệt vời cho biên lai và tổ chức danh thiếp.

Ứng dụng này cũng kết nối với LinkedIn để thêm ngữ cảnh mạng vì nó phân tích văn bản cực kỳ tốt. Vì công cụ kết nối với đám mây, việc chia sẻ tài liệu dễ dàng như chia sẻ ảnh trên ổ cứng điện thoại của bạn.

19. Phần mềm khảo sát trực tuyến từ SurveyGizmo

Không có cách nào tốt hơn để lấy nhiệt độ tục ngữ của cơ sở khách hàng của bạn hơn là với một công cụ khảo sát trực tuyến. Gói miễn phí của SurveyGizmo không đặt ra giới hạn về số lượng khảo sát, câu hỏi hoặc câu trả lời mà bạn quản lý, đây là một giá trị to lớn.

Bạn sẽ có quyền truy cập vào 25 loại câu hỏi khác nhau, các công cụ trực quan hóa dữ liệu và bạn sẽ không bao giờ phải cung cấp bất kỳ thông tin nào (trừ khi bạn có kế hoạch nâng cấp lên gói trả phí).

20. Quản lý quan hệ khách hàng từ Apptivo CRM

Các công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM) thường phức tạp, đắt tiền và tràn ngập các tính năng bạn sẽ không bao giờ cần. Apptivo CRM cung cấp gói Starter miễn phí cho tối đa ba người dùng được thiết kế để giúp bạn dễ dàng tham gia vào thế giới phức tạp của dữ liệu khách hàng.

Với gói Starter, bạn sẽ có quyền truy cập vào báo cáo chi tiết, 500 MB dữ liệu và các tính năng quản lý dự án như theo dõi cột mốc và các mẫu dự án. Bạn cũng có thể kết nối CRM miễn phí của mình với bộ phận trợ giúp miễn phí, quản lý tài chính và công cụ mua sắm, điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn là một công ty khởi nghiệp chỉ bước chân vào thế giới dịch vụ đám mây.

21. Quản lý hợp đồng từ Agiloft

Nếu nhu cầu quản lý hợp đồng của bạn là cơ bản, thì hãy thử Agiloft. Gói miễn phí hỗ trợ 10 người dùng đã đăng ký và bạn sẽ có quyền truy cập 30 ngày dịch vụ khách hàng.

Mặc dù phiên bản miễn phí của công cụ này chủ yếu được sử dụng làm nguồn đánh giá cho các tổ chức lớn hơn, nhưng nó cũng có thể được sử dụng bởi các doanh nghiệp nhỏ có khả năng xử lý một vài hạn chế. Ví dụ: quy tắc dựa trên bộ đếm thời gian chỉ hoạt động trong khoảng thời gian 48 giờ. Bạn sẽ không nhận được sao lưu dữ liệu tự động, truy cập vào API nghỉ ngơi hoặc cổng thông tin nhân viên của riêng bạn. Nếu bạn có thể xử lý những vấn đề đó, thì gói miễn phí là tất cả những gì bạn thực sự cần.