4 cách phần mềm quản lý tài liệu kinh doanh có thể giúp bạn tiết kiệm tiền

Nếu công ty của bạn đang xem xét phần mềm quản lý tài liệu kinh doanh, hãy để các con số hướng dẫn bạn. Chắc chắn, bạn có thể lo ngại về một khoản phí cấp phép phần mềm vĩnh viễn khác, sẽ tăng thêm từng tháng và từng năm, nhưng hãy yên tâm, những công cụ này cuối cùng sẽ tiết kiệm được nhiều tiền hơn so với chi phí. Công cụ Lựa chọn của Biên tập viên như Zoho Docs cung cấp cho bạn tính linh hoạt, tính năng cộng tác và dung lượng lưu trữ cao hơn mà bạn từng có với giấy, thư mục tệp và tủ lưu trữ.

Tôi đã nói chuyện với Lisa Croft, Giám đốc tiếp thị sản phẩm nhóm tại Adobe Document Cloud, một công cụ quản lý tài liệu kinh doanh có khả năng và hiệu quả về chi phí, về nhiều cách quản lý tài liệu kinh doanh có thể tiết kiệm thời gian, không gian của công ty và quan trọng hơn là rất nhiều tiền. Dưới đây là bốn cách rõ ràng nhất mà các công cụ này cung cấp lợi tức đầu tư tuyệt vời.

1. Chi phí in ấn

Nếu bạn có thể tự loại bỏ hoàn toàn tài liệu giấy bằng cách biến toàn bộ hoạt động của mình thành kỹ thuật số, bạn sẽ nhanh chóng mua được ít giấy hơn so với đối thủ cạnh tranh. Ngoài ra, bạn sẽ chi tiêu ít tiền hơn cho việc in ấn, bao gồm chi phí năng lượng, mực in và bưu chính liên quan đến việc gửi tài liệu đến các địa điểm từ xa.

Các doanh nghiệp in 10.000 tài liệu sẽ tiết kiệm khoảng 2.740 đô la bằng cách chuyển sang tài liệu kỹ thuật số (10.000 tài liệu là khoảng 1/6 GB; nhiều hơn về điều này sau), theo tính toán của Adobe. Nếu chi phí giấy không ảnh hưởng đến bạn, hãy nghĩ xem bạn sẽ giúp được bao nhiêu cho môi trường. Mười nghìn tài liệu cần 11.427 gallon nước, 961 pound chất thải và 3.725 pound gỗ để sản xuất. Đó là rất nhiều thiệt hại cho hệ sinh thái của chúng tôi.

"Cố gắng không bao giờ in tất cả, " Croft nói. "Một khi bạn in một tài liệu bạn đang giới thiệu một chi phí để quản lý tài liệu đó. Nếu bạn giữ nó ở dạng kỹ thuật số từ đầu đến cuối, bạn sẽ tiết kiệm tiền ngay từ đầu."

2. Chi phí lưu trữ

Chi phí bất động sản thương mại ở Midtown Manhattan, nơi đặt văn phòng của PCMag, khoảng 73 USD mỗi foot vuông. Nếu bạn chỉ dành 100 feet vuông cho việc lưu trữ tài liệu, bạn sẽ chi khoảng 7.300 đô la mỗi tháng, hoặc 87.600 đô la mỗi năm, chỉ để lưu trữ giấy.

Tuy nhiên, nếu bạn đã số hóa hoàn toàn hoạt động trên giấy của mình, bạn có thể lưu trữ 64.800 trang tài liệu Microsoft Word trong chưa đầy 1 GB dung lượng lưu trữ đám mây kỹ thuật số. Ví dụ, với Zoho Docs, bạn chỉ có thể trả 96 đô la cho 100 GB dung lượng lưu trữ mỗi năm. Một trăm gigabyte tương đương với 64.800.000 trang Word. Với Zoho Docs, bạn cũng sẽ có quyền truy cập vào các tính năng như chia sẻ tệp nhóm, chỉnh sửa nhóm trực tuyến và đồng thời và thậm chí cả nhật ký kiểm toán cho bạn biết chính xác ai đã truy cập và thực hiện các thay đổi đối với tài liệu của bạn (sẽ nói thêm về điều này sau).

3. Làm nhiều hơn cho ít hơn và làm nhanh hơn

Trước đây tôi đã đề cập đến một vài tính năng kỹ thuật số làm cho hệ thống quản lý tài liệu kinh doanh có giá trị hơn đối với doanh nghiệp của bạn so với tài liệu giấy tiêu chuẩn. Trong phần này, tôi sẽ đi sâu hơn một chút. Ví dụ, với Adobe Document Cloud, bạn có thể gửi một tệp cho nhiều người dùng và yêu cầu chữ ký từ mỗi người nhận. Hãy suy nghĩ về quá trình đó sẽ phức tạp và tốn kém hơn bao nhiêu với giấy và Dịch vụ Bưu chính Hoa Kỳ. Bây giờ, nhân chi phí đó lên gấp nhiều lần bạn có thể lặp lại quy trình trong suốt cả năm.

"Điện tử ký một tài liệu giúp bạn tiết kiệm tiền, " Croft nói. "Bạn không cần phải gửi nó. Bạn không cần phải đợi nó được gửi lại. Điều này giúp giảm thời gian và các bản sao bổ sung của tài liệu. Bạn cũng loại bỏ các vấn đề với những người thay đổi tài liệu, vì vậy bạn biết tài liệu đó đã đi ra ngoài và đã ký là tài liệu bạn thực sự gửi đi. " Tôi sẽ nhận được bảo mật trong phần tiếp theo.

Còn chỉnh sửa nhóm thì sao? Với các công cụ như Zoho Docs, bạn có thể tập hợp một nhóm và thay đổi đồng thời các tài liệu mà không phải gửi chúng qua lại từ thành viên này sang thành viên khác. Ngay cả khi bạn đã sử dụng Microsoft Word và email, quá trình này sẽ chậm hơn rất nhiều và ít hợp tác. Bạn có thể tạo một tài liệu và gửi nó lên chuỗi lệnh cho nhiều đánh giá, tại thời điểm đó, tài liệu sẽ được gửi lại cho bạn để sửa đổi. Với phần mềm quản lý tài liệu kinh doanh, tất cả các bên được đầu tư có thể chỉnh sửa tài liệu cùng một lúc, tất cả trong cùng một trình xem tài liệu.

"Có thể cộng tác trên một tài liệu là một lợi ích, chắc chắn, " Croft nói. "Giá trị của nó là tiết kiệm tiền cho việc đi lại và nó cũng làm giảm chu kỳ xem xét. Bạn đang lấy một tài liệu từ đầu đến cuối qua một chu kỳ khá phức tạp. Bất cứ khi nào bạn có thể giảm thời gian đó, bạn sẽ tiết kiệm tiền. Những điều ngoại vi mà mọi người không nghĩ tới nhưng giúp bạn tiết kiệm tiền trong thời gian dài. "

4. Nhiều khía cạnh của bảo mật tài liệu

Không thể định lượng được bao nhiêu bảo mật tài liệu có thể cứu công ty của bạn cho đến khi quá muộn. Ví dụ: Điều gì sẽ xảy ra nếu ai đó lấy một hợp đồng mà bạn đã gửi cho họ trên một tờ giấy vật lý và thực hiện các thay đổi chưa được xác nhận đối với các điều khoản của thỏa thuận? Có thể bạn sẽ không thấy những thay đổi được phản ánh trong tài liệu gian lận trước khi bạn ký tên. Bây giờ bạn chịu trách nhiệm về mặt pháp lý đối với các điều khoản của thỏa thuận mới và giả mạo.

Ngoài ra, nếu ai đó làm mất một mảnh giấy có chứa thông tin quan trọng của công ty và thông tin đó sẽ rơi vào tay kẻ xấu thì sao? Bạn có thể mất lợi thế cạnh tranh hoặc bạn có thể bị kiện. Mặc dù không có cách nào để đưa ra con số về thiệt hại này có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp của bạn, nhưng nó gần như chắc chắn thấp hơn giá thuê bao quản lý tài liệu kinh doanh hàng năm.

"Các công cụ quản lý tài liệu cho doanh nghiệp cho bạn biết ai có quyền truy cập và họ có thể làm gì với một tài liệu", Croft nói. "Tôi có thể gửi cho bạn một tập tin và cho biết khi bạn mở nó, nếu bạn xem nó, bạn đã in nó chưa. Tôi biết tài liệu đó ở đâu., Tài liệu đó có rơi vào tay kẻ xấu không? Những công cụ này loại bỏ hoàn toàn rủi ro đó Đó là điều bạn không nghĩ về việc tiết kiệm tiền nhưng về lâu dài thì có thể. "

Tìm công cụ phù hợp với bạn

Mặc dù Zoho Docs và Adobe là một trong những công cụ tốt nhất trên thị trường, các sản phẩm khác như Google Drive, Microsoft SharePoint và Dropbox Business cung cấp các bộ tính năng độc đáo có thể phù hợp hơn với nhu cầu của bạn.

Ví dụ: Google Drive cung cấp quyền truy cập trực tuyến đầy đủ vào tài liệu, có thể đọc tệp Microsoft Office và cung cấp dung lượng lưu trữ không giới hạn cho hơn năm người dùng. SharePoint là công cụ lý tưởng cho các công ty chủ yếu dựa vào các công cụ Microsoft Office 365 như Word, PowerPoint và Excel. Dropbox là tốt nhất trong việc lưu trữ, quản lý và chuyển tập tin. Công ty thậm chí gần đây đã thêm các công cụ quản trị viên CNTT để giúp bạn linh hoạt hơn đối với những người xem tài liệu nào.