Sắp xếp: 5 ứng dụng bạn cần để không cần giấy tờ

Không cần giấy tờ không phải là khó, đặc biệt là nếu bạn biết công cụ nào có thể giúp bạn làm điều đó. Nếu bạn đang cố gắng từ bỏ hoàn toàn giấy, có ít nhất năm công cụ bạn cần để làm cho nó hoạt động.

Nơi nào trong cuộc sống bạn vẫn sử dụng giấy? Có thể bạn giữ danh sách việc cần làm của bạn trong một cuốn sổ tay hoặc có lẽ bạn có một chồng tài liệu mà bạn cần đăng nhập bằng mực. Bạn có thể loại bỏ gần như tất cả các bài báo trong cuộc sống của bạn khi bạn có năm công cụ này:

1. một ứng dụng danh sách việc cần làm,
2. một ứng dụng quét,
3. một dịch vụ đồng bộ hóa tập tin,
4. công cụ chữ ký điện tử, và
5. một dịch vụ giao tài liệu.

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn từng công cụ này và những gì chúng làm. Tôi cũng đưa ra khuyến nghị cho các ứng dụng cụ thể mà bạn có thể sử dụng để giúp bạn bắt đầu.

1. Ứng dụng danh sách việc cần làm

Tôi sẽ không bao giờ vẫy tay với ai đó sử dụng danh sách việc cần làm bằng giấy nếu họ thấy nó hiệu quả với họ. Tuy nhiên, nếu bạn đang cố gắng không giấy tờ, một trong những nơi tốt nhất để bắt đầu là bằng cách di chuyển tất cả các nhiệm vụ và danh sách của bạn sang một ứng dụng.

Các ứng dụng danh sách việc cần làm tốt nhất hiệu quả hơn nhiều so với danh sách giấy. Với giấy, bạn bị mắc kẹt với giao dịch chéo và bạn không thể dễ dàng sắp xếp lại các nhiệm vụ khi mức độ ưu tiên của bạn thay đổi. Bạn cũng không thể giao nhiệm vụ cho người khác và nhận thông báo ngay khi họ hoàn thành chúng.

Với ứng dụng danh sách việc cần làm, bạn sẽ nhận được lời nhắc về ngày đáo hạn sắp tới, thông báo khi người khác hoàn thành nhiệm vụ, khả năng sắp xếp lại danh sách của bạn bất cứ lúc nào và nhiều lợi ích khác. Ba lựa chọn hàng đầu của tôi trong số các ứng dụng danh sách việc cần làm là:

• Cao cấp Todoist
• Asana (hiển thị ở trên)
• Bat ki lam

Nếu bạn đang cố gắng không giấy tờ, bạn phải tìm một ứng dụng danh sách việc cần làm cho bạn và gắn bó với nó trong vài tuần.

Bắt đầu bằng cách tạo ba loại danh sách: công việc, cá nhân và hộ gia đình. Bạn luôn có thể thay đổi chúng sau này nếu chúng không phù hợp với nhu cầu của bạn. Trong phần công việc của bạn, viết ra các nhiệm vụ trong công việc bạn phải hoàn thành trong tuần này. Trong danh sách cá nhân của bạn, hãy viết ra bất cứ điều gì cá nhân mà bạn cần hoàn thành, chẳng hạn như gửi một tấm thiệp cảm ơn hoặc lên lịch một cuộc hẹn cắt tóc. Sử dụng phần hộ gia đình của bạn để bắt đầu một danh sách mua sắm thực phẩm.

Đó là rất nhiều để giúp bạn bắt đầu. Khi bạn sử dụng ứng dụng việc cần làm của mình, bạn sẽ tìm ra chiến lược nào phù hợp nhất với mình khi sắp xếp danh sách, thiết lập lời nhắc và giao nhiệm vụ cho người khác. Tuy nhiên, trong vài tuần đầu tiên, tốt nhất bạn nên giữ danh sách của mình ngắn gọn và đơn giản. Sử dụng ứng dụng danh sách việc cần làm lần đầu tiên cũng giống như áp dụng một thói quen mới; nếu nó quá phức tạp, bạn có thể không gắn bó với nó. Khi bạn đã thực sự có thói quen, bạn có thể bắt đầu tinh chỉnh các chiến lược danh sách việc cần làm của mình.

2. Ứng dụng quét

Một ứng dụng quét là vô giá để biến các tài liệu giấy quan trọng thành các tệp kỹ thuật số. Khi bạn số hóa tài liệu, bạn tạo một bản sao lưu của chúng, điều đó có nghĩa là bạn có thể cắt nhỏ hoặc tái chế bản gốc hoặc gửi chúng đi một cách an toàn. Một số mục bạn có thể muốn số hóa là hồ sơ thuế giấy, giấy tờ tùy thân, giấy chứng nhận chính thức (như sinh, chết, kết hôn hoặc bằng tốt nghiệp), bảo hành và biên lai, công thức nấu ăn, và thậm chí các tài liệu không phải là giấy tờ, như các chi tiết và hướng dẫn in ở mặt dưới của bộ định tuyến wifi nhà bạn.

Các ứng dụng quét biến máy ảnh điện thoại của bạn thành máy quét. Mặc dù bạn có thể sử dụng bất kỳ máy in nào có máy quét để số hóa tài liệu, các ứng dụng quét trên thiết bị di động sẽ tiện lợi hơn rất nhiều, chưa kể đến, di động. Bạn có thể chụp một bức ảnh của bất cứ nơi nào.

Các ứng dụng quét tốt nhất phát hiện không chỉ các cạnh của mặt hàng bạn đang quét mà còn là loại mặt hàng đó, cho dù là một trang từ một cuốn sách hoặc danh thiếp. Những thứ tốt nhất cũng bao gồm công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) để trong vòng một phút hoặc lâu hơn khi quét tài liệu, bạn có thể sao chép và dán văn bản từ đó. Một ứng dụng quét tốt cũng có thể biên dịch nhiều trang thành một tệp.

Hai ứng dụng quét đáp ứng tất cả các yêu cầu đó và có sẵn cho cả Android và iOS là:

• FineScanner Pro FineScanner Pro (đăng ký từ 9, 99 đô la mỗi năm; hoặc 59, 99 đô la để sở hữu hoàn toàn) và
• Scanbot Pro (6, 99 đô la).

3. Công cụ chữ ký điện tử

Nếu bạn không có giấy tờ, bạn cần có thể ký các tài liệu mà không cần in chúng. Hầu như không có lý do gì để in và ký một mảnh giấy mà ai đó gửi cho bạn bằng điện tử. Bạn sẽ có thể ký hầu hết các tài liệu kỹ thuật số, với rất ít ngoại lệ. Để làm điều đó, bạn cần một ứng dụng cho phép bạn tạo chữ ký số và áp dụng nó cho các tệp.

Một vài ví dụ về phần mềm bao gồm các công cụ chữ ký điện tử là:

• Chương trình đọc file PDF trên máy tính,
• Adobe Acrobat,
• D Focusign, và
• Xem trước cho macOS (hiển thị ở trên).

Để bắt đầu, trước tiên bạn phải tạo chữ ký, đây thường là phần khó nhất vì chữ ký có xu hướng trông luộm thuộm khi được làm bằng chuột, ngón tay và màn hình cảm ứng hoặc bút stylus. Tin tốt là bạn chỉ phải thực hiện bước này một lần. Sau khi bạn tạo và lưu chữ ký, bạn có thể sử dụng nó nhiều lần. Để biết thêm chi tiết về hai trong số các phương pháp phổ biến nhất, bạn có thể biết thêm chi tiết về các câu chuyện của PCMag về cách ký PDF bằng Acrobat Reader và cách Đăng ký PDF trong bản xem trước macOS.

Nếu bạn thấy mình đang vật lộn để ký tên bằng chuột, ngón tay hoặc bút stylus, hãy kiểm tra xem có tùy chọn nào để chụp ảnh chữ ký bằng giấy mà bạn có thể tải lên không.

4. Dịch vụ đồng bộ hóa tệp

Dịch vụ đồng bộ hóa tệp giúp tất cả các tài liệu của bạn có sẵn cho bạn bất kể bạn có thiết bị nào trong tay. Dưới đây là một ví dụ về cách dịch vụ đồng bộ hóa tệp là không thể thiếu: Tôi đã ở sân bay vài năm trước khi đăng ký Global Entry. Người phỏng vấn của tôi yêu cầu tôi bằng chứng về địa chỉ gửi thư. Đó không phải là bằng lái xe của tôi và tôi đã không mang theo bất kỳ thư nào để đưa cho anh ấy xem. Sau đó, tôi nhớ rằng tôi đã quét và lưu một tài liệu bất động sản đã được gửi đến cho tôi theo địa chỉ tôi cần. Tôi mở ứng dụng di động của dịch vụ đồng bộ hóa tệp của mình và kéo tài liệu lên để hiển thị người phỏng vấn. Anh ấy hài lòng, và tôi đã nhận được mục nhập toàn cầu của tôi.

Ba trong số các dịch vụ đồng bộ hóa tập tin nổi tiếng nhất và tôi không ngần ngại giới thiệu bất kỳ dịch vụ nào trong số đó là:

• Cái hộp,
• Dropbox, và
• Google Drive.

Nhiều chương trình đồng bộ hóa tệp cũng cho phép bạn lưu các bản sao tài liệu ngoại tuyến vào thiết bị của mình, điều này rất tiện dụng cho mọi thứ bạn có thể cần trong trường hợp bán khẩn cấp, chẳng hạn như chứng chỉ bảo hiểm, ID hoặc tên và số điện thoại trong cây điện thoại .

Một số dịch vụ đồng bộ hóa tệp tốt nhất cũng có các công cụ chia sẻ tài liệu mà chúng ta có thể sử dụng tiếp theo.

5. Công cụ chia sẻ tài liệu

Một cách phổ biến để gửi tài liệu kỹ thuật số là đính kèm chúng vào email. Tuy nhiên, tùy chọn đó không phải lúc nào cũng lý tưởng, bởi vì bạn không thể luôn biết khi nào hoặc nếu người nhận có chúng. (Bạn có thể sử dụng biên lai đã đọc, nhưng chúng chỉ hoạt động nếu người nhận không chặn hoặc từ chối chúng.) Một vấn đề khác với email là một số tệp quá lớn hoặc chương trình email của bạn tự động hạ thấp chất lượng của bản gốc.

Một cách khác để gửi tài liệu kỹ thuật số là chia sẻ chúng thông qua một số dịch vụ dựa trên đám mây khác. Các dịch vụ đồng bộ hóa tệp, chẳng hạn như các dịch vụ được đề cập trong phần trước, thường cho phép bạn chia sẻ tệp bằng cách tạo liên kết đến tệp mà sau đó bạn có thể gửi theo cách bạn muốn. Các dịch vụ lưu trữ đám mây (nhiều dịch vụ hiện không thể phân biệt được với các dịch vụ đồng bộ hóa tệp) cũng thường có chúng.

Thông thường, bạn đặt các tệp bạn muốn chia sẻ vào một thư mục trong ứng dụng đồng bộ hóa hoặc lưu trữ đám mây và nhấp chuột phải để nhận liên kết mà bạn có thể chia sẻ. Từ liên kết đó, người nhận có thể tải xuống các tập tin. Tùy thuộc vào dịch vụ nào bạn có, bạn có thể có tùy chọn để xem khi nào hoặc tần suất người tải tệp. Một số dịch vụ, bao gồm Dropbox, thậm chí cho phép bạn tạo ngày hết hạn để truy cập.

Nhìn về phía trước, bắt đầu ngay hôm nay

Một lời khuyên cuối cùng về việc không cần giấy tờ là bắt đầu ngay hôm nay và nhìn về phía trước hơn là lùi lại. Ý tôi là điều đó không được treo lên khi số hóa bất cứ thứ gì tồn đọng của giấy bạn có. Thay vào đó, hãy áp dụng một vài ứng dụng sẽ giúp bạn không cần giấy tờ bắt đầu ngay bây giờ và bạn có thể tiến lên phía trước với những thói quen mới của mình.