5 thủ thuật Broadvoice để gỡ rối thiết lập voip kinh doanh

Thiết lập dịch vụ thoại qua IP (VoIP) kinh doanh với các đơn vị phần cứng truyền thống có thể là một mớ hỗn độn của thiết bị cầm tay, bộ định tuyến và dây nối bị hỏng, dẫn đến việc bị giật tóc. Công nghệ VoIP trao đổi chi nhánh riêng được lưu trữ trên nền tảng đám mây đang thay đổi tất cả.

Có rất nhiều giải pháp VoIP tuyệt vời, nhưng trên mặt trận tổng đài được lưu trữ trên đám mây, một trong những dịch vụ toàn diện nhất là Broadvoice Cloud PBX. Broadvoice bao gồm nắm tay nhiều hơn trong quá trình thiết lập so với các dịch vụ tổng đài tương tự như Văn phòng RingCentral (dành cho doanh nghiệp), vốn phụ thuộc rất nhiều vào trình hướng dẫn thủ tục, do đó Broadvoice Cloud PBX là một giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) cài đặt VoIP lưu trữ đám mây cho lần đầu tiên. Dưới đây là năm tính năng hữu ích và mẹo hỗ trợ cần ghi nhớ khi thiết lập Broadvoice Cloud PBX.

1. Tận dụng hỗ trợ khách hàng

Đối với dịch vụ dựa trên web phần lớn được tự động hóa (một khi bạn khởi động và chạy), Broadvoice Cloud PBX vẫn coi việc cài đặt là một quy trình thực hành. Đối với các dịch vụ dành cho người tiêu dùng, bạn vẫn thực hiện cài đặt cơ bản bằng cách đặt mua bộ điều hợp Broadvoice, cắm nó vào bộ định tuyến và kết nối nó với nhiều điện thoại văn phòng hoặc thiết bị di động của nhân viên thông qua các ứng dụng Android và iOS của Broadvoice. Mặc dù bạn có thể thiết lập Broadvoice theo cách đó mà không cần bất kỳ sự trợ giúp nào, các doanh nghiệp sẽ để lại vô số trợ giúp thiết lập sâu hơn trên bàn có thể tăng tốc cài đặt của bạn với kết quả tốt hơn.

Chúng tôi khuyên bạn nên thiết lập một cuộc gọi giới thiệu với Broadvoice để gặp đại diện tài khoản chuyên dụng của bạn và nói chuyện qua các gói dịch vụ khác nhau (tiêu chuẩn hoặc toàn cầu, cộng với các tính năng la carte như tự động viên, ghi âm cuộc gọi và truy cập vào bộ liên lạc hợp nhất Broadvoice Communicator ). Bạn cũng có thể yêu cầu bản demo của quản trị viên và giao diện người dùng (UI) dựa trên web của Broadvoice trước khi bạn điền vào biểu mẫu DocuSign, nơi bạn nhập chi tiết doanh nghiệp của mình khi bạn muốn chúng xuất hiện trên ID người gọi đi. Broadvoice gửi xác nhận khi nhận, hoàn thành và thanh toán của biểu mẫu DocuSign.

2. Đừng đổ mồ hôi khi cài đặt Softphone

Dịch vụ tổng đài đám mây Broadvoice loại bỏ nhu cầu về đường dây điện thoại cứng, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không phải cài đặt bất cứ thứ gì. Softphone dựa trên đám mây được tải xuống từ pbx.broadvoice.com cần được tải xuống và định cấu hình, nhưng quá trình này khá đơn giản nếu bạn sử dụng hướng dẫn thiết lập chi tiết của Broadvoice cho OS X hoặc Windows, với đại diện tài khoản của bạn trong cuộc gọi làm bản sao lưu.

Bạn sẽ cần các đặc quyền quản trị trên thiết bị công ty để cài đặt gói và sau khi tải xuống và làm theo trình hướng dẫn cài đặt cho softphoneinstaller.exe (Windows) hoặc softphoneinstaller.dmg (Mac), tải và đăng nhập vào Softphone và bạn sẽ thấy trình giả lập giống như trình quay số đã được liên kết với tiện ích mở rộng của bạn.

Sau đó, bạn có thể thay đổi một số cài đặt Softphone khác, bao gồm cổng giao thức khởi tạo phiên (SIP) bằng cách nhấp chuột phải vào bất cứ đâu hoặc nhập Ctrl + P để hiển thị Tùy chọn. Nhấp vào Tùy chọn nâng cao để mở menu điều hướng bao trùm các tùy chọn Giao thức (nơi bạn sẽ tìm thấy SIP), tùy chọn fax, tùy chọn trò chuyện, tùy chọn "Máy chủ liên hệ", chẩn đoán, v.v. Đây cũng là nơi bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn âm thanh để thay đổi đầu vào và đầu ra âm thanh thành các thiết bị khác nhau mà tài khoản Broadvoice của bạn được kết nối.

3. Chuyển tiếp cuộc gọi plug-and-Play

Bạn có thể đọc về một số tính năng hữu ích của Broadvoice trên mặt trận này trong bài đánh giá của chúng tôi, bao gồm quay số Mã ngắn và Nhấp để gọi, nhưng dịch vụ cũng cho phép bạn thực hiện nhiều thao tác chuyển tiếp cuộc gọi tự động. Từ tab Chuyển tiếp cuộc gọi chính trong ứng dụng Broadvoice, đi vào "Quy tắc chuyển tiếp" để chọn đích chuyển tiếp (thư thoại, số nhà, số di động, v.v.) và bao nhiêu lần hoặc bao nhiêu giây cuộc gọi đổ chuông trước khi chuyển tiếp. Bạn cũng có thể thiết lập các quy tắc chuyển tiếp khác nhau tùy thuộc vào việc không ai chọn hay nếu dòng đơn giản là bận. Để thiết lập tính năng này, nhấp vào nút "Thêm quy tắc chuyển tiếp cuộc gọi mới".

Ngoài ra còn có một tùy chọn gọi là Chuyển tiếp chọn lọc, bạn có thể truy cập thông qua tab Chuyển tiếp chọn lọc trong phần Chuyển tiếp cuộc gọi. Đây là một tính năng bạn phải bật trước tiên, vì vậy, trong danh sách Chuyển tiếp chọn lọc, nhấp vào "Bật" và đặt số điện thoại đích, sau đó nhấp vào Lưu. Tính năng này cho phép bạn chọn các số điện thoại cụ thể để chuyển tiếp sang một số khác, do đó bạn có thể chỉ định một đồng nghiệp, khách hàng hoặc số quan trọng đặc biệt của cấp trên để chuyển trực tiếp tới, giả sử, điện thoại di động của bạn nếu đó là cuộc gọi bạn muốn để nhận ngay (hoặc chuyển thẳng vào hộp thư thoại nếu bạn không).

4. Tùy chỉnh thư thoại trực quan của bạn

Tính năng thư thoại trực quan của Broadvoice bao gồm một số tính năng tiện lợi cho người dùng doanh nghiệp, bao gồm cả phiên âm thư thoại thành văn bản được gửi trực tiếp đến địa chỉ email của bạn dưới dạng tệp đính kèm. Khi định cấu hình hộp thư thoại, cũng có một số cài đặt khác đáng để khám phá để đạt được giá trị tốt nhất.

Khi bạn đã đăng nhập vào tài khoản Broadvoice của mình từ ứng dụng web hoặc một trong các ứng dụng di động, bạn sẽ thấy danh sách thư thoại của mình ở phía bên trái trang chủ Tài khoản của bạn. Trên danh sách thư thoại, sau đó bạn sẽ thấy một nút có nhãn "Cập nhật cài đặt thư thoại" nơi bạn có thể chỉ định một loạt các tùy chọn thư thoại khác. Trước tiên, hãy quyết định xem bạn có muốn chuyển tiếp email thư thoại dựa trên HTML hay bạn muốn thông báo email mà không có tệp thoại hoặc thư thoại đến văn bản được đính kèm, sau đó nhập địa chỉ email mà bạn muốn gửi.

Sau đó, bạn sẽ muốn thiết lập cài đặt Thanh lọc Thư thoại của mình. Thư thoại Purger cho phép bạn đặt giới hạn thời gian hộp của bạn sẽ giữ thư thoại cũ trước khi tự động xóa chúng. Trong phần Ngày thanh lọc thư thoại, hãy nhập số ngày bạn muốn giữ thư thoại. Sau đó, trong phần Cài đặt thanh lọc thư thoại bên dưới, bạn có thể thêm các tính năng thanh lọc nâng cao hơn như thanh lọc hộp thư thoại khi nó đạt đến một tỷ lệ phần trăm nhất định, với các tùy chọn trong đó sẽ tự động xóa thư thoại khi hộp đầy hoặc tự gửi một email cảnh báo khi hộp của bạn đạt tỷ lệ phần trăm đó.

5. Thiết lập số an toàn

Các dịch vụ VoIP dựa trên đám mây không phải không có trục trặc thường xuyên về dịch vụ hoặc kết nối, do đó, thiết lập một số không an toàn để chuyển tiếp tất cả các cuộc gọi của bạn trong trường hợp mất điện thoại PBX là điều bắt buộc. Trên trang Chuyển tiếp cuộc gọi, nhấp vào tab cuối cùng bên phải có tên "Failsafe" và nhập số điện thoại mà tất cả các cuộc gọi của bạn sẽ được chuyển đến (trong trường hợp xảy ra sự cố với dịch vụ đám mây hoặc Internet hoặc mất điện). Nhiều như VoIP được lưu trữ trên nền tảng đám mây đang loại bỏ nhu cầu về phần cứng và các phần cứng, bạn có thể muốn giữ một số điện thoại cố định tốt trong dịp này.