Video: Sai Lầm Của Anh - Đình Dũng [Lyrics Mv] (Tháng Chín 2024)
Nếu bạn được giao nhiệm vụ tìm phần mềm tốt nhất để quản lý sách của công ty, có nhiều yếu tố quan trọng bạn phải xem xét. Trước hết, điều quan trọng là bạn xác định xem công ty của bạn có cần dịch vụ kế toán trực tuyến cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc phần mềm cấp doanh nghiệp có thể mở rộng khi hoạt động của bạn phát triển hay không. Khi bạn đã đưa ra quyết định đó, có một loạt các giải pháp tuyệt vời có sẵn để cung cấp cho bạn chính xác những gì bạn cần để giữ cho tài khoản của bạn ở trạng thái tốt nhất.
Đối với những người bạn chỉ cần một cái gì đó nhỏ và nhanh nhẹn, bạn không thể sai với Intuit QuickBooks và Freshbooks. Cả hai hệ thống đều lý tưởng cho các cửa hàng nhỏ và nhỏ mà không đòi hỏi nhiều sự tinh tế. Tuy nhiên, nếu bạn đã quyết định rằng tổ chức lớn của bạn cần một số mã lực kế toán, bạn nên kiểm tra Intacct.
Bất kể lựa chọn của bạn là gì, có năm sai lầm quan trọng bạn nên tránh khi thực hiện phần mềm kế toán. Bạn cần biết chúng là gì, tại sao phải tránh chúng và làm thế nào để tận dụng tối đa hệ thống mới của bạn.
1. Đừng rẻ
Như tôi đã đề cập ở trên, các doanh nghiệp lớn cần các hệ thống lớn. Chắc chắn, Intuit và Freshbooks cung cấp các giải pháp giá cả phải chăng và có khả năng dễ thực hiện. Nhưng các công ty có đội ngũ nhân viên lớn và hoạt động đa quốc gia sẽ muốn chi thêm một chút tiền cho một hệ thống có thể mở rộng và tích hợp với các công cụ từ các ngành kinh doanh khác. Ví dụ: Các hệ thống cấp doanh nghiệp có thể xử lý các truy vấn từ bên trong các hệ thống thông minh kinh doanh (BI), quản lý dự án và quản lý quan hệ khách hàng (CRM) mở rộng nhất.
Ngoài ra, phần mềm kế toán cấp doanh nghiệp cho phép bạn xây dựng một hệ thống duy nhất dựa trên nhu cầu cụ thể của công ty bạn. Họ cung cấp các tùy chọn khác nhau cho các ngành dọc khác nhau và có thể được điều chỉnh để phù hợp với các khu vực địa lý và tiền tệ khác nhau. Nhưng nếu bạn chọn phần mềm rẻ hơn, bạn sẽ bị mắc kẹt khi sử dụng hệ thống plug-and-play, một kích cỡ phù hợp với tất cả.
2. (Có lẽ) Không mua tại chỗ
Nếu bạn đang mong đợi doanh nghiệp của mình phát triển, bạn không muốn mua một hệ thống phụ thuộc vào cơ sở hạ tầng trung tâm dữ liệu của bạn. Với các hệ thống dựa trên đám mây, bạn sẽ phải trả một khoản phí nhỏ để tăng nhu cầu cơ sở hạ tầng của nhà cung cấp, nhưng điều đó không là gì so với những gì bạn sẽ trả nếu bạn phải nâng cấp hệ sinh thái trong nhà của mình.
Việc tăng quy mô của phần mềm kế toán tại chỗ sẽ đòi hỏi bạn phải trả nhiều hơn trong phí cấp phép và bảo trì. Bạn cũng sẽ phải liên tục nâng cấp phần cứng của mình lên các máy chủ có khả năng và mở rộng hơn để xử lý các yêu cầu dữ liệu bổ sung và điều này có nghĩa là chi phí năng lượng nhiều hơn và nhiều phần mềm hơn để theo dõi hiệu suất mạng của bạn. Như tôi đã đề cập trước đây, các giải pháp dựa trên đám mây sẽ vẫn yêu cầu bạn trả nhiều hơn một chút khi nhu cầu của bạn tăng lên, nhưng chi phí sẽ không đáng kể như với một hệ thống tại chỗ. Bây giờ nếu bạn có thể đủ khả năng nâng cấp trên bảng, hoặc cảm thấy thoải mái hơn khi lưu trữ dữ liệu của bạn trong trung tâm dữ liệu của riêng bạn, hãy bỏ qua mọi thứ trong phần phụ này.
3. Đừng bỏ qua cơ sở dữ liệu
Bất kể bạn chọn phần mềm tại chỗ hay ngoài cơ sở, bạn sẽ muốn chú ý đến cơ sở dữ liệu bạn đang sử dụng để lưu trữ tất cả thông tin của bạn. Nếu bạn chọn một người dùng hoặc một hệ thống sẵn có, bạn có thể sẽ dựa vào cơ sở dữ liệu của nhà cung cấp để lưu trữ tất cả dữ liệu của bạn. Một số nhà cung cấp giới hạn số lượng dữ liệu bạn có thể lưu trữ trên hệ thống của họ, vì vậy bạn sẽ phải chuyển đổi phần mềm nếu công ty của bạn mở rộng đáng kể.
May mắn thay, hầu hết các giải pháp cấp doanh nghiệp có thể xử lý nhiều loại cơ sở dữ liệu, do đó, điều quan trọng là phải xác định liệu cơ sở dữ liệu và hệ thống có thể hoạt động tốt với nhau để tối đa hóa hiệu suất phụ trợ của bạn hay không. Máy chủ SQL của Microsoft là một lựa chọn có khả năng và tiêu chuẩn mà nhiều bạn có thể đã sử dụng. MYSQL là một lựa chọn phổ biến khác. Hầu hết các hệ thống kế toán đi đôi với cả cơ sở dữ liệu khá tốt. Làm việc với bộ phận CNTT và nhóm kế toán của bạn để xác định hệ thống nào là lựa chọn tốt nhất để đồng bộ hóa với dữ liệu của bạn, đặc biệt nếu công ty của bạn sử dụng ngôn ngữ lập trình cơ sở dữ liệu thích hợp hoặc duy nhất.
4. Đừng quên bao gồm nhân sự
Phần mềm quản lý nhân sự (HR) của bạn, chẳng hạn như Lựa chọn của ban biên tập của chúng tôi sẽ tương tác với phần mềm kế toán của bạn nhiều hơn hầu hết các hệ thống khác mà bạn áp dụng. Không đảm bảo tích hợp trơn tru giữa cả hai công cụ sẽ gần như đảm bảo bạn sẽ cần chuyển đổi cái này hoặc cái kia theo thứ tự ngắn.
Kết hợp hai hệ thống này mang đến cho bạn cái nhìn toàn cảnh về cách nhân viên của bạn tác động đến điểm mấu chốt. Bạn sẽ có thể hiểu rõ hơn về tác động chéo của mọi thứ từ quản lý chi phí, chi phí tuyển dụng và chi phí sa thải. Bạn sẽ có thể tồn tại mà không cần tích hợp các hệ thống, nhưng hoạt động của bạn sẽ chậm hơn, kém thông minh hơn và ít tự động hơn so với các đối thủ thực hiện lời khuyên này.
5. Không bỏ qua Điểm bán hàng (POS)
Bạn sẽ ngạc nhiên khi có bao nhiêu giải pháp kế toán không cung cấp tích hợp POS. Đây là một vấn đề lớn, đặc biệt đối với các doanh nghiệp và nhà hàng truyền thống thực hiện một loạt các giao dịch nhỏ trên nhiều địa điểm.
Giải pháp phù hợp sẽ có thể tự động thu thập, sắp xếp và đồng bộ hóa các giao dịch trong giải pháp kế toán của bạn. Việc tích hợp này làm giảm đáng kể lượng đầu vào dữ liệu thủ công được yêu cầu từ nhóm kế toán của bạn và nó giúp các nhóm tài chính của bạn giám sát được nơi và khi doanh thu được tạo. Chưa kể làm thế nào số vốn này có thể được áp dụng ngay lập tức vào số dư chưa thanh toán của công ty.
