5 mẹo để quản lý tài sản hiệu quả

Bây giờ bạn đã mua một hệ thống quản lý tài sản CNTT, đã đến lúc bắt đầu nâng hạng nặng. Theo dõi các thiết bị, giấy phép, cơ sở hạ tầng và vé bàn trợ giúp của bạn không chỉ là quá trình cắm và chạy. Bạn sẽ cần thiết lập một hệ thống ghi lại và tự động hóa chỉ các mục quan trọng nhất cho doanh nghiệp của bạn. Chắc chắn, bạn có thể đi đến các băng nhóm và để nhà cung cấp của bạn xác định những gì bạn cần hoặc bạn chỉ có thể tập trung vào những tài sản thiết yếu nhất của mình.

, Tôi sẽ kiểm tra một số tính năng quản lý tài sản quan trọng mà bạn muốn chú ý. Mỗi công ty là duy nhất, vì vậy nếu điều gì đó không áp dụng với bạn, hãy chuyển sang mục tiếp theo. Chỉ cần nhớ, bạn sẽ muốn được quan tâm thêm khi bạn bắt đầu quá trình thiết lập, bởi vì việc đi vào và thực hiện các thay đổi đối với phần mềm của bạn có thể khó khăn khi bạn sử dụng nó lâu hơn.

1. Tính khấu hao tài sản

Các nhà cung cấp như ManageEngine cho phép bạn theo dõi thời gian một thiết bị hoặc thành phần sẽ có giá trị sử dụng hoặc để bán lại. Khi bạn giao càng nhiều thiết bị cho nhân viên của mình, việc hiểu điện thoại, máy tính bảng và máy tính xách tay sẽ hoạt động trong bao lâu là rất quan trọng để đảm bảo bạn không mua thiết bị mới quá sớm hoặc giữ thiết bị lâu sau khi chúng bị vón cục.

Không phải mọi nhà cung cấp đều cung cấp một máy tính khấu hao tài sản, vì vậy hãy chắc chắn là nhà cung cấp của bạn lựa chọn của bạn là gì. Có sẵn các giải pháp khấu hao độc lập mà bạn có thể tích hợp với công cụ quản lý tài sản của mình, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn xem xét tính năng này ngay khi bạn có thể.

2. Định vị địa lý là phải

Điều này có vẻ như không có trí tuệ với sự phổ biến của tùy chọn "Tìm của tôi" trên các thiết bị cá nhân. Tuy nhiên, bảy trong số 10 giải pháp quản lý tài sản tốt nhất trong cuộc họp của chúng tôi không cung cấp dịch vụ định vị địa lý. Vì vậy, về cơ bản, nếu bạn triển khai các giải pháp của họ, bạn sẽ phải theo dõi các thiết bị bị mất bằng cách sử dụng quảng cáo được phân loại và điện thoại quay.

Ngay cả các công cụ Lựa chọn của Biên tập viên của chúng tôi như ManageEngine và MMSoft Pulseway cũng không cung cấp tính năng này, vì vậy, đó không chỉ đơn giản là vấn đề tìm giải pháp "tốt nhất" và mua hàng. Nếu bạn đủ may mắn để có một công cụ quản lý tài sản có các dịch vụ định vị địa lý, hãy sử dụng nó càng nhiều càng tốt. Các công cụ này cho bạn biết thiết bị đang ở đâu, chúng được chỉ định cho ai, cách chúng được định cấu hình và phần mềm nào có sẵn trên thiết bị. Bạn cũng có thể sử dụng định vị địa lý để hướng nhân viên di động tới văn phòng gần nhất, tìm thiết bị chạy chương trình cụ thể hoặc nâng cấp thiết bị chạy phần mềm hoặc linh kiện cũ.

3. Kích hoạt điều khiển từ xa

Đây là một tính năng khác nên được tích hợp vào tất cả các phần mềm tốt nhất. Thật không may, ba trong số các công cụ tốt nhất trên thị trường không cung cấp khả năng này dưới dạng một bộ tính năng tích hợp. Điều gây nản lòng là điều khiển từ xa là điều bắt buộc đối với bất kỳ bộ phận CNTT nào, cho dù bạn có sử dụng phần mềm quản lý tài sản hay không. Thật là tội lỗi khi các công cụ quản lý tài sản không cung cấp dịch vụ này.

Điều khiển từ xa thực hiện chính xác những gì bạn nghĩ nó làm. Nó cung cấp cho các bộ phận CNTT khả năng vá vào các thiết bị từ các địa điểm xa. Nếu giám đốc tiếp thị (CMO) của bạn đang đi nghỉ ở Hawaii và anh ta không thể truy cập VPN của công ty bạn, CNTT có thể tiếp quản máy tính để bàn của anh ta để điều tra vấn đề. Nhà cung cấp của bạn có thể cung cấp dịch vụ cụ thể này hoặc có thể chỉ cho bạn hướng tích hợp hoạt động tốt với công cụ quản lý tài sản của bạn. Gọi cho họ và thiết lập điều này càng sớm càng tốt.

4. Tích hợp thư mục hoạt động

Hầu hết, nhưng không phải tất cả, các công cụ chúng tôi đã đánh giá đều hỗ trợ Active Directory của Microsoft. Có các thư mục mạng khác có sẵn từ các công ty như IBM và Novell, nhưng Active Directory được sử dụng phổ biến nhất cho đến nay. Nếu công ty của bạn không sử dụng Active Directory, hãy đảm bảo phần mềm bạn chọn hỗ trợ Giao thức truy cập thư mục nhẹ (LDAP), đây là tiêu chuẩn phổ biến nhất được sử dụng để liên kết các phần mềm và thư mục khác nhau.

Đảm bảo phần mềm quản lý tài sản của bạn hỗ trợ thư mục nghĩa là bạn sẽ có thể lưu trữ thông tin trên thiết bị, người dùng, mật khẩu, quyền truy cập và hơn thế nữa trong thư mục, sau đó buộc tất cả dữ liệu đó trở lại công cụ quản lý tài sản của bạn mà không cần phải nhảy. qua lại mỗi khi dữ liệu cần được thay đổi. Ví dụ: Nếu không có sự tích hợp này, nếu bạn bắn một quả táo thối, bạn sẽ phải hạn chế quyền truy cập của họ trong cả hai công cụ để có sự thay đổi đó được phản ánh trong cả hai phần mềm. Bây giờ, hãy tưởng tượng những gì xảy ra khi công ty của bạn sa thải toàn bộ bộ phận hoặc đóng cửa toàn bộ chi nhánh.

Active Directory cũng có thể giúp bạn liên kết dữ liệu giấy phép phần mềm với các bộ phận và người dùng cụ thể để đảm bảo công ty của bạn vẫn tuân thủ. Cần hạn chế giấy phép vì bạn sắp vượt quá trợ cấp của mình? Thực hiện thay đổi trong Active Directory và nó sẽ được phản ánh trong công cụ quản lý tài sản của bạn.

5. Hãy an toàn

Chỉ một trong những hệ thống quản lý tài sản tốt nhất của chúng tôi, MMSoft, cho phép xác thực đa yếu tố (MFA). Sử dụng MFA có nghĩa là bạn đang bảo vệ hệ thống của mình bằng cách sử dụng nhiều hơn một cơ chế duy nhất, thường là mật khẩu. MFA hoạt động bằng cách yêu cầu hai quy trình xác thực trước khi cấp quyền truy cập, thường là mật khẩu kết hợp với mã thông báo vật lý như thẻ nhớ USB hoặc thẻ bảo mật đặc biệt. Lớp bảo mật được thêm này có nghĩa là cải thiện đáng kể sự bảo vệ mà bạn đang cung cấp cho các thiết bị, ứng dụng và hệ sinh thái cấp phép của mình.

Theo như các nền tảng quản lý tài sản, nếu bảo mật là mối quan tâm chính của bạn, chúng tôi chỉ xem xét một lựa chọn độc lập cho bạn. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng thêm MFA vào hệ thống của mình bằng cách triển khai nhà cung cấp dịch vụ xác thực đa yếu tố để tích hợp bảo mật được thêm vào hệ thống tổng thể của bạn. Nếu bạn sử dụng hệ thống quản lý nhận dạng mạng như Microsoft Active Directory (đã đề cập ở trên), bạn có thể sẽ sử dụng nó để cung cấp quyền truy cập vào phần mềm quản lý tài sản của bạn cùng với mọi tài nguyên được nối mạng khác. Bằng cách thêm MFA ở lớp thư mục, bạn sẽ không chỉ cung cấp lợi ích của nó cho bộ quản lý tài sản mà còn cho mọi thứ khác được kiểm soát bởi thư mục. Điều này sẽ có thêm chi phí, nhưng về cơ bản nó đảm bảo rằng chỉ nhân viên của bạn mới có quyền truy cập vào giải pháp quản lý tài sản của bạn.