5 lời khuyên? Cho các cuộc họp hiệu quả hơn

Hết lần này đến lần khác, các nghiên cứu về năng suất tại nơi làm việc cho thấy các cuộc họp và email là những kẻ lãng phí thời gian lớn nhất. Nhưng các cuộc họp đôi khi không thể tránh khỏi (email cũng vậy).

Tuy nhiên, bạn có thể thực hiện các cuộc họp nhanh hơn và hiệu quả hơn, đặc biệt nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ hoặc người đứng đầu bộ phận và có ảnh hưởng. Đặt một vài thực hành tốt nhất vào vị trí có thể đi một chặng đường dài. Có được các công cụ phù hợp để giữ mọi người làm việc và tiến về phía trước một cách hiệu quả cũng giúp ích trong cả dài hạn và ngắn hạn.

Dưới đây là một vài khuyến nghị:

Doodle

Lên lịch cho một cuộc họp thường là điểm đau đầu tiên, nhưng với Doodle.com, nó không phải như vậy. Doodle là một trang web freemium và ứng dụng di động cho phép bạn thiết lập một cuộc thăm dò với thời gian và ngày có thể cho các cuộc họp. Bạn mời những người tham gia cuộc họp ghé thăm một URL và chỉ cần chọn thời gian và ngày phù hợp nhất với họ. Doodle tự động cô lập tùy chọn tốt nhất, dựa trên đầu vào của mọi người. Thật đơn giản, nhanh chóng và không tạo ra các chuỗi email vô tận để tìm ra ngày và giờ để gặp gỡ.

Ứng dụng ghi chú

Khi nói đến việc ghi chú trong một cuộc họp, bạn thực sự cần một ứng dụng ghi chú chuyên dụng. Các ứng dụng ghi chú tốt nhất, như Evernote và Microsoft OneNote, đồng bộ hóa ghi chú trên tất cả các thiết bị của bạn, vì vậy, nếu bạn ghi chú trên iPad trong cuộc họp, chẳng hạn, chúng sẽ tự động xuất hiện trên máy tính xách tay văn phòng của bạn trước khi bạn quay lại bàn làm việc .

Cả Evernote và Microsoft OneNote đều hỗ trợ ghi chú văn bản, bản ghi âm và ghi nhớ và hình ảnh, do đó bạn có thể chụp ảnh bảng trắng hoặc trượt từ bản trình bày và tự động thêm nó vào ghi chú của mình.

Google Docs và Google Sheets

Trong các cuộc họp hợp tác, tôi thích sử dụng Google Docs và Sheets, bởi vì mọi người trong cuộc họp, cho dù họ có mặt thực tế hoặc quay số bằng điện thoại hoặc cuộc gọi hội nghị trên web, đều có thể đăng nhập vào cùng một tài liệu và đồng thời chỉnh sửa nó. Google Docs để xử lý văn bản và Sheets cho bảng tính cũng hỗ trợ nhận xét, trong trường hợp bạn không muốn nhiều người thực hiện chỉnh sửa nội tuyến. Đây là một trong những dịch vụ tốt nhất để cộng tác trên các tệp trong thời gian thực và chắc chắn tốt hơn nhiều so với việc gửi một người trở lại bàn của họ sau đó để chỉnh sửa tài liệu dựa trên đầu vào bằng miệng của mọi người. Phương pháp đó dễ bị lỗi!

Bảng điều khiển (dành cho iPad)

Tương tự như Google Docs, nhưng trực quan hơn, là Talkboard của Citrix. Hãy nghĩ về Talkboard như một bảng trắng ảo, nơi nhiều người có thể vẽ trên cùng một bề mặt cùng một lúc. Talkboard đặc biệt hữu ích khi xem xét các khái niệm nghệ thuật, như thiết kế trang web hoặc logo mới, bởi vì mọi người trong cuộc họp có thể tham gia cùng một không gian bảng trắng và vẽ hoặc chú thích hình ảnh được thảo luận trong thời gian thực.

Vấn đề về chiều dài

Một chiến lược cuối cùng để làm cho các cuộc họp của bạn hiệu quả hơn là giữ cho chúng ngắn gọn. Lịch mời theo mặc định thường đề xuất các cuộc họp trong các khối 30 hoặc 60 phút, nhưng không có gì ngăn bạn lên lịch cho chúng chỉ dài 8 phút. Hãy suy nghĩ về việc lên lịch một cuộc họp rất ngắn có thể thay đổi sự mong đợi của mọi người và có thể thắp lửa cho họ để giữ cho bài thuyết trình và bình luận của họ ngắn gọn.