6 yếu tố cần xem xét khi nâng cấp công nghệ hr của bạn

George Weiner mong muốn ông biết một năm trước những gì ông làm hôm nay về việc lựa chọn công nghệ nhân sự (HR). Thay vào đó, người sáng lập và CEO của Whole Whale, một cơ quan tiếp thị kỹ thuật số cho các tổ chức phi lợi nhuận, đã học được một cách khó khăn rằng lựa chọn rẻ nhất để quản lý dữ liệu nhân viên không phải lúc nào cũng tốt nhất, ngay cả khi đó là một thương hiệu tên tuổi.

Các vấn đề của Weiner bắt đầu khi anh đăng ký với một nhà cung cấp bảng lương quốc gia nổi tiếng, dựa trên đám mây (mà anh từ chối nêu tên trong hồ sơ). Giao diện người dùng (UI) đã được xác định niên đại, hệ thống cảm thấy được ghép lại với nhau và trong vòng chín tháng, anh ta có ba người quản lý tài khoản khác nhau. Weiner tuyên bố những sai lầm của nhà cung cấp đã khiến anh ta bỏ lỡ việc thanh toán bồi thường hợp pháp cho công nhân trong vài tháng, dẫn đến khoản tiền phạt 500 đô la. Thông tin sai lệch giữa nhà cung cấp và đối tác bên thứ ba được sử dụng để xử lý khoản đóng góp tài khoản tiết kiệm hưu trí 401 (k) dẫn đến nhiều lỗi hơn.

Sau chưa đầy một năm, Weiner đã bảo lãnh và chuyển công ty của mình sang một công ty trả lương khởi nghiệp nhỏ hơn mà ông nói có giao diện người dùng tốt hơn, khả năng sử dụng và dịch vụ khách hàng tốt hơn. Lời khuyên của ông cho các doanh nghiệp nhỏ khác mua công nghệ nhân sự: "Đừng mua sắm về giá vì bạn nhận được những gì bạn phải trả cho."

Giá chỉ là một trong nhiều yếu tố cần xem xét nếu bạn nâng cấp từ công nghệ nhân sự cũ hơn hoặc lần đầu tiên muốn chuyển từ bảng tính sang dịch vụ dựa trên đám mây. Nếu tôi đã học được bất cứ điều gì từ thời gian xem xét công nghệ nhân sự cho PCMag.com và phỏng vấn các nhà cung cấp và chủ doanh nghiệp như Weiner cho cột này, thì đó là một người mua hàng thông minh là một người mua hàng có hiểu biết. Nếu bạn đang xem các hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) hoặc quản lý hiệu suất (PM) hoặc phần mềm quản lý nhân sự, hãy hỏi sáu yếu tố quan trọng sau đây khi xem xét các đối tác công nghệ tiềm năng:

1. Giá

Giá có thể không phải là tất cả nhưng nó rất quan trọng và các nhà cung cấp thực hiện các cách tiếp cận khác nhau để định giá những gì họ cung cấp. Nhiều người tính phí cho mỗi người dùng, phí mỗi tháng nhưng các nhà cung cấp không luôn phân loại người dùng theo cùng một cách; một số nhà cung cấp tính phí dựa trên tổng số nhân viên của một công ty trong khi những nhà cung cấp khác chỉ tính phí cho những nhân viên sẽ được hệ thống chi trả. Tuy nhiên, các nhà cung cấp khác chỉ tính phí cho nhân viên nhân sự sẽ sử dụng hệ thống (điều này phổ biến nhất trong ATS hoặc phần mềm tuyển dụng).

Khi bạn mua sắm, hãy hỏi về giảm giá khối lượng; một số nhà cung cấp cung cấp một tỷ lệ doanh nghiệp cho khách hàng với nhiều hơn một số lượng nhân viên hoặc người dùng cụ thể. Nhiều người cung cấp các tính năng và giá cả, vì vậy bạn có thể bắt đầu nhỏ và thêm các chức năng khi bạn cần hoặc khi bạn cảm thấy thoải mái với nền tảng này.

2. Bản trình diễn và tài khoản dùng thử

Bạn sẽ không mua giày mà không thử chúng, và một nền tảng quản lý nhân sự hoặc ATS có thể có giá cao hơn nhiều so với một đôi Nikes mới. Các bản trình diễn rất tốt để có được hương vị của những gì chương trình có thể cung cấp (nhưng cả tôi và bạn đều biết về cơ bản chúng là các quảng cáo bán hàng và không phải lúc nào cũng phản ánh thực tế của việc sử dụng phần mềm.)

Một phần lành mạnh của công nghệ nhân sự dựa trên đám mây cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) cung cấp một số loại dùng thử miễn phí trong thời gian giới hạn. Nhiều người cho phép bạn chuyển đổi tài khoản dùng thử sang tài khoản trả phí để bạn có thể lưu bất kỳ dữ liệu nào bạn đã nhập trong thời gian dùng thử. Các nhà cung cấp như Vice và Humanity có tài khoản hộp cát được thiết kế cho các loại doanh nghiệp hoặc ngành cụ thể, vì vậy bạn có thể thấy các công ty như của bạn có thể sử dụng nền tảng của họ như thế nào.

3. Cập nhật

Bạn có thể không mua một chiếc xe mới nếu bạn biết nhà sản xuất đang lên kế hoạch thiết kế lại từ đầu đến chân của mẫu xe đó vào năm sau. Tương tự như vậy, bạn có thể không đăng ký nền tảng phần mềm nếu bạn biết nhà phát triển sắp thực hiện một cuộc đại tu lớn. Thật khó để có được một đội ngũ nhân sự và nhân viên tăng tốc trên một nền tảng mới, chứ đừng nói đến việc phải làm lại từ đầu cho một UI mới một thời gian ngắn sau đó.

Sử dụng quy trình kiểm tra của bạn để tìm hiểu xem nhà cung cấp có UI hoặc các thay đổi khác trong công việc hay không, vì vậy bạn có thể sử dụng thông tin đó trong quá trình ra quyết định của mình. Ngay cả khi nhà phát triển không có kế hoạch thay đổi lớn, hãy tìm hiểu tần suất họ thực hiện cập nhật nền tảng (mỗi ngày, hai tuần một lần, nhiều hơn?) Để bạn có thể sử dụng thông tin để quyết định xem điều đó có thường xuyên hay không thường xuyên, cho Kinh doanh của bạn.

4. Hồ sơ nhân viên

Trừ khi bạn là người khởi nghiệp, có lẽ bạn đã có dữ liệu nhân sự được lưu trữ ở đâu đó, ngay cả khi đó chỉ là trong Microsoft Excel hoặc Google Drive. Trong hầu hết các trường hợp, việc tải dữ liệu lên nền tảng của nhà cung cấp mới sẽ dễ dàng và nhanh hơn so với việc nhập lại dữ liệu nhân viên hoặc yêu cầu nhân viên đăng nhập và tự điền vào hồ sơ (trừ khi dữ liệu hiện tại của bạn khá bẩn).

Rất nhiều nền tảng nhân sự cho các doanh nghiệp nhỏ mà tôi đã xem xét có các chức năng tích hợp để nhập dữ liệu từ Microsoft Excel và các định dạng khác mà không mất thêm chi phí nào để sử dụng. Nó phức tạp hơn một chút đối với các công ty cỡ vừa và lớn hơn; nếu bạn có hàng trăm hoặc hàng nghìn nhân viên, cuối cùng bạn có thể trả phí cho nhà cung cấp để tải lên dữ liệu nhân viên hiện có cho bạn. Đôi khi thông tin đó xuất hiện trên trang giá của trang web của nhà cung cấp và đôi khi không có, vì vậy hãy chắc chắn hỏi.

5. Ứng dụng di động

Phần mềm lập kế hoạch thay đổi và lập kế hoạch nhân viên mà tôi đã xem xét gần đây đã cho thấy các ứng dụng di động quan trọng đã trở thành như thế nào đối với các công ty và nhân viên của họ, bao gồm cả những người làm việc theo giờ. Tuy nhiên, khi nói đến các ứng dụng di động, các nhà cung cấp công nghệ nhân sự ở khắp mọi nơi. Nhiều ứng dụng cung cấp ứng dụng cho thiết bị Android và iOS, nhưng không phải tất cả các ứng dụng đều bao gồm tất cả các chức năng của nền tảng dựa trên web của nhà cung cấp. Một số nhà cung cấp lựa chọn làm cho trang web của họ phản ứng nhanh trên thiết bị di động thay vì tạo các ứng dụng riêng biệt. Việc một người giỏi hơn người kia hay không phụ thuộc vào công ty của bạn, loại nhân viên bạn có và cách những người đó làm việc.

Phần lớn các ứng dụng công nghệ nhân sự là các tiện ích bổ sung miễn phí mà khách hàng nhận được khi họ đăng ký với nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Ít nhất một nhà cung cấp công nghệ nhân sự mà tôi đã xem xét trong kế hoạch lập kế hoạch và thay đổi kế hoạch của mình sẽ tính thêm phí cho các ứng dụng, giả sử hầu hết nhân viên của khách hàng muốn đăng nhập thông qua một trang web thân thiện với thiết bị di động.

6. Hỗ trợ

Các nhà cung cấp công nghệ nhân sự dựa trên đám mây cho các doanh nghiệp nhỏ luôn cố gắng hỗ trợ miễn phí thông qua các video hướng dẫn, hội thảo trên web, Câu hỏi thường gặp, diễn đàn người dùng, bài đăng trên blog và các tài liệu trực tuyến khác. Vì lợi ích tốt nhất của họ là cung cấp hỗ trợ tự phục vụ vì chi phí thấp hơn so với nhân viên trò chuyện trực tiếp và hỗ trợ qua điện thoại hoặc phân công người quản lý tài khoản cho các khách hàng cụ thể.

Biết đi theo loại hỗ trợ nào bạn muốn và liệu bạn có cảm thấy thoải mái khi tự mình tìm ra mọi thứ không. Nếu bạn muốn nói chuyện với ai đó khi bạn cần, đó có thể là yếu tố quyết định giữa việc đi với một nhà cung cấp cung cấp những gì bạn cần và một người không. Ngoài ra, hãy tìm hiểu những hỗ trợ, nội trú và đào tạo nào được chi trả trong phí đăng ký của nền tảng và những gì bạn phải trả thêm tiền.

Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, bạn có thể có các yếu tố khác để xem xét. Nền tảng có bao gồm các loại tiền và ngày lễ không thuộc Hoa Kỳ không? Nó có sẵn trong các ngôn ngữ khác ngoài tiếng Anh không? Nó có giao diện lập trình ứng dụng mở (API) giúp tích hợp dễ dàng hơn với công nghệ nhân sự khác mà bạn đang sử dụng không? Nhà cung cấp dành bao nhiêu thời gian và tiền bạc để thêm các tính năng mới và bao nhiêu thời gian và tiền bạc để sửa lỗi khi chúng xuất hiện?

"Tổng hợp các tiêu chí của những gì bạn đang tìm kiếm, " Weiner nói. "Đá lốp xe trên UX. Đặt câu hỏi cơ bản. Nói chuyện với người quản lý tài khoản."