6 bí quyết sách mới cho smbs

Trước đây, các doanh nghiệp nhỏ và hoạt động mới có thể gặp rắc rối khi tìm kiếm một nền tảng phần mềm doanh nghiệp nhỏ phù hợp không phá vỡ ngân hàng. Không còn nữa. Bối cảnh phần mềm ngày nay cung cấp một loạt các giải pháp tuyệt vời được phân phối qua đám mây và nhắm vào tất cả mọi người từ các công ty nhỏ hơn cho đến các nền tảng kế toán doanh nghiệp. Tuy nhiên, ngay cả trong bối cảnh nhà cung cấp lớn này, một vài nền tảng nổi bật và đối với doanh nghiệp nhỏ, một trong số đó là Freshbooks.

Có rất nhiều điều thích về FreshBooks, từ các tính năng theo dõi thời gian và chi phí hàng đầu cho đến báo cáo tài chính sâu sắc và danh sách dài các tiện ích và tích hợp. Nhưng nền tảng này cũng chứa nhiều tính năng và tùy chọn ẩn để cải thiện cả trải nghiệm của khách hàng và doanh nghiệp. Sau đây là sáu trong số các mẹo và thủ thuật hữu ích nhất để đơn giản hóa hóa đơn, cải thiện chăm sóc khách hàng, xử lý thanh toán và theo dõi chi phí để bạn có thể tận dụng tối đa khoản đầu tư FreshBooks của doanh nghiệp.

1. Thanh toán không đau

Đối với các chủ sở hữu duy nhất và chủ sở hữu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB), đặc biệt là trong ngành dịch vụ, thiết lập thanh toán trực tuyến và tích hợp nó với phần mềm thanh toán có thể là một nỗ lực kéo tóc. Một điều mà nhiều SMB không biết là FreshBooks cung cấp trải nghiệm thanh toán được thiết kế lại dành riêng cho SMB.

FreshBooks chấp nhận thanh toán qua thẻ tín dụng cũng như các cổng thanh toán trực tuyến như PayPal và phần mềm điểm bán hàng (POS), bao gồm Stripe. Trải nghiệm thanh toán FreshBooks cho phép doanh nghiệp chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng và khách hàng thanh toán hóa đơn ngay lập tức, tự động nhập phí giao dịch thanh toán dưới dạng chi phí để tiết kiệm thời gian và bao gồm chức năng thanh toán tự động miễn phí. Trên trang Hóa đơn mới, hãy chọn hộp FreshBooks trong phần Thanh toán trực tuyến, khi được chọn, cho phép người dùng doanh nghiệp xem trạng thái thanh toán trực tiếp trong bảng điều khiển tài khoản; nó cũng cung cấp cho khách hàng tùy chọn Thanh toán ngay trong email hóa đơn dẫn đến trang Thanh toán an toàn. Nếu doanh nghiệp của bạn được xây dựng trên các giao dịch đơn giản không có cấu trúc thanh toán phức tạp, hãy chọn hộp thanh toán FreshBooks và bỏ qua tất cả các biểu mẫu thiết lập.

2. Mỡ nhờn

Đối với các doanh nghiệp dựa trên dịch vụ và các nhà bán lẻ trực tuyến hoặc các trang web thương mại điện tử ghi nhận nhiều doanh số bán sản phẩm, có thể cho rằng không có chi phí kế toán quan trọng nào để theo dõi so với Giá vốn hàng bán (COGS) hoặc giá trị hàng hóa được bán trong một giai đoạn tài chính cụ thể. Nếu bạn cần đánh dấu một khoản chi phí hoặc danh mục lãi và lỗ trong FreshBooks dưới dạng giá vốn hàng bán, điều đó có thể có nghĩa là từ phí tài khoản thương mại và nhãn hiệu tùy chỉnh đã mua cho khách hàng, đến nguồn cung cấp hoặc dịch vụ cho sản phẩm vật lý và chi phí vận chuyển đơn đặt hàng.

Để sắp xếp và ghi nhật ký tất cả các giá vốn chuyển động này trong FreshBooks, hãy đi tới phần Lợi nhuận và tổn thất của chi phí của bạn và chỉnh sửa các loại chi phí để chọn loại chi phí COGS cho một khoản phí nhất định. Các lựa chọn bao gồm quảng cáo, nhà thầu, lợi ích nhân viên, chi phí văn phòng và bưu chính, dịch vụ chuyên nghiệp, du lịch và nhiều danh mục khác. Bên dưới các danh mục chính đó, bạn cũng có thể tạo và kiểm tra các danh mục phụ của chi phí giá vốn hàng bán. Thêm một loại chi phí là đơn giản là tốt; chỉ cần nhấp vào Chỉnh sửa trong danh sách chi phí, mở menu thả xuống Danh mục và đặt tên cho danh mục mới hoặc danh mục con bằng ngôn ngữ thân thiện với thuế.

3. Mở khóa bộ phận trợ giúp và quản lý dự án

Một nền tảng kế toán đám mây không bao giờ chỉ là một nền tảng kế toán đám mây nữa. Đối với tất cả FreshBooks có thể làm với hóa đơn, theo dõi chi phí, báo cáo tài chính, thuế và hơn thế nữa, nó cũng bao gồm chức năng tinh tế để tạo và thực hiện các mục, dự án và nhiệm vụ cũng như hệ thống hỗ trợ khách hàng tích hợp. Một mẹo hữu ích để giữ mọi thứ ngăn nắp và ước tính và lập hóa đơn dễ dàng hơn là chỉ định các mục giá trong FreshBooks. Loại chức năng quản lý dự án này đơn giản hóa quy trình công việc thanh toán bằng cách tạo các mục và tác vụ để chèn trực tiếp vào hóa đơn hoặc báo cáo theo giá trị cố định.

Để bắt đầu tận dụng bàn trợ giúp tích hợp FreshBooks, chỉ cần truy cập Cài đặt và Quyền và bật cài đặt Quản lý khách hàng và Quản lý vé. Điều này cho phép người dùng doanh nghiệp quản lý vé trực tiếp trong FreshBooks và xử lý các yêu cầu và vấn đề của khách hàng khi họ đến từ ứng dụng mà không cần phải giao tiếp với nền tảng bàn trợ giúp riêng biệt.

4. Cách giữ cho tất cả được đồng bộ hóa

Lỗi đồng bộ hóa là nguyên nhân tồn tại của nhiều người dùng FreshBooks. Đặc biệt nếu bạn kết nối FreshBooks vào các ứng dụng khác, các sự cố đồng bộ hóa thường có thể dẫn đến trùng lặp dữ liệu hoặc mất tập tin và danh bạ, đặc biệt là khi bạn liên quan đến sổ sách kế toán. FreshBooks có khả năng theo dõi thời gian và lập hóa đơn hàng đầu, nhưng, nếu bạn nhận được một ứng dụng khác liên quan đến sổ sách kế toán hoặc giao tiếp trực tiếp với các trang web thương mại điện tử như Amazon hoặc eBay, các thay đổi trong một ứng dụng sẽ không biến nó thành ứng dụng khác.

Mặc dù bạn không thể làm gì trong FreshBooks để ngăn chặn sự cố đồng bộ hóa trong một ứng dụng khác, cách dễ nhất và toàn diện nhất để giải quyết các cơ sở của bạn là tạo báo cáo doanh thu và khoản phải thu trong mỗi ứng dụng. Tham chiếu chéo các tổng số đó, cùng với việc tạo danh sách kiểm tra hàng tháng về các khu vực cho chính bạn và khách hàng của bạn để xem xét, sẽ cho bạn một cách dễ dàng để đảm bảo rằng tổng số khớp và xây dựng trong một số dự phòng trong trường hợp có lỗi đồng bộ hóa, có thể là thiếu hoặc hóa đơn không điều chỉnh hoặc một mục thanh toán không cộng dồn.

5. Tùy chỉnh, tùy chỉnh, tùy chỉnh

FreshBooks bao gồm rất nhiều tùy chọn tùy chỉnh, định dạng và tạo khuôn mẫu tích hợp mà nhiều doanh nghiệp không tận dụng hết. Dành thời gian để cải thiện và điều chỉnh trải nghiệm khách hàng của bạn. Trong Tùy chọn thiết lập, nhấp vào trang Màu sắc & Biểu trưng để thay đổi màu menu thành bảng màu của công ty bạn và tải lên logo công ty của bạn. Khách hàng sẽ cảm thấy như thể họ đang đăng nhập vào trang web kế toán trực tuyến của công ty bạn chứ không phải FreshBooks '.

Trong Mẫu, bạn có thể chọn cách hóa đơn của mình trông và tùy chỉnh tiêu đề của hóa đơn, ước tính và tiêu đề tín dụng với tùy chọn hiển thị cuống thanh toán cho những khách hàng in hóa đơn của họ. Bạn cũng có thể tùy chỉnh các email mà khách hàng nhận được khi gửi hóa đơn, vì vậy hãy dành thời gian để tạo một chủ đề tùy chỉnh và nội dung email cho khách hàng.

Cuối cùng, trên trang Cài đặt Khác, bạn có thể bật liên kết hóa đơn email trực tiếp, quyết định số lượng dòng bạn muốn xuất hiện trên hóa đơn, bỏ chọn tùy chọn Nhãn hiệu FreshBooks để loại bỏ logo và bảng màu của chúng theo ý của bạn, và thêm các chuông và còi khác như văn bản bên dưới logo và thông báo chào mừng bật lên khi khách hàng xem trang của họ. FreshBooks cung cấp trải nghiệm khách hàng trực quan hấp dẫn hơn hầu hết các nền tảng kế toán trực tuyến khác, vì vậy đừng lãng phí phí ​​đăng ký hàng tháng của bạn bằng cách chỉ vạch ra bề mặt của những gì nó có thể làm.

6. Có FreshBooks tiếp cận với Deadbeats

Mỗi doanh nghiệp đều có phần của khách hàng không bao giờ thanh toán hóa đơn đúng hạn - hoặc thậm chí có thể. Đây là một vấn đề đối với bất kỳ tổ chức nào, nhưng đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ và các công ty mới thành lập không chỉ cần tiền đúng hạn, họ còn có thể thiếu thêm tiền để thuê văn phòng tín dụng để xua đuổi những bế tắc này. May mắn thay, nếu bạn ở trong tình huống này, FreshBook đã bảo vệ bạn. Chỉ cần nhấp vào phần mẫu email và bạn sẽ tìm thấy một số mẫu tiện dụng mà bạn có thể tùy chỉnh, bao gồm email thanh toán trễ có thể tự động khởi động nếu khách hàng trễ hoặc trong một số lịch trình khác mà bạn có thể tự thiết lập.