Mục lục:
- 1. Hãy chắc chắn rằng bạn có một dự án
- 2. Có một thời gian khám phá
- 3. Xác định phạm vi
- 4. Tổ chức một cuộc họp Kickoff
- 5. Vạch ra thời hạn dự án của bạn
- 6. Đặt kỳ vọng cho truyền thông
- Tiến về phía trước
Video: Chiến dá»ch thất bại của quân Äá»i Australia trÆ°á»c Äà n Äà Äiá»u nÄm 1932 (Tháng Chín 2024)
Quản lý dự án là một công việc khó khăn. Các nhóm và tổ chức đang cố gắng làm việc gọn gàng hơn và thường có nghĩa là loại bỏ vai trò của người quản lý dự án chuyên dụng. Mặc dù vẫn có thể kiếm được một bằng cấp cao trong môn học, nhưng không có gì lạ khi những người có ít hoặc không có kinh nghiệm thấy mình bị đẩy vào vai trò của người quản lý dự án, thường là trên công việc chính thức của họ. Mặc dù đây có thể là một trải nghiệm tuyệt vời, nhưng có rất nhiều phần mềm mạnh mẽ để quản lý dự án trên thị trường mà một hoặc hai dự án nhỏ có thể không yêu cầu người quản lý dự án.
1. Hãy chắc chắn rằng bạn có một dự án
Trước khi bạn bắt đầu cố gắng quản lý một dự án, hãy chắc chắn rằng bạn có một dự án! Lời khuyên đó nghe có vẻ quá đơn giản, nhưng tôi đã nghe nó nhiều lần từ các nhà quản lý dự án chuyên gia.
Dự án là một tập hợp các nhiệm vụ có ngày bắt đầu, ngày kết thúc và có thể giao được. Một sản phẩm có thể giao được là bất cứ thứ gì được giao vào cuối tác phẩm, chẳng hạn như một sản phẩm vật lý hoặc một trang web hoạt động. Xây nhà là một dự án. Thiết kế lại một trang web (như được phác thảo trong màn hình từ ProofHub, bên dưới) là một dự án. Về lý thuyết, nếu bạn có thể giao tất cả các nhiệm vụ của dự án cho người khác và nhận lại một cái gì đó từ người đó, thì đó là một dự án.
Đôi khi mọi người nhầm lẫn công việc đang diễn ra với các dự án, vì vậy hãy để tôi đưa ra một vài ví dụ về công việc đang diễn ra để làm cho nó rõ ràng. Viết nội dung mới cho một trang web mỗi tuần là công việc đang diễn ra, mặc dù bạn có thể xem việc sản xuất một tác phẩm duy nhất như một dự án nhỏ của riêng mình. Cung cấp hỗ trợ bảo trì cho mã bằng cách liên tục sửa nó là công việc đang diễn ra. Trả lời email của khách hàng hoặc các cuộc gọi điện thoại là công việc đang diễn ra.
2. Có một thời gian khám phá
Trước khi khởi động một dự án, một số người đề xuất những gì được gọi là khám phá. Phát hiện quản lý dự án khác với khám phá theo nghĩa pháp lý. Đối với mục đích của chúng tôi, đó là khoảng thời gian những người yêu cầu dự án khám phá những gì họ muốn làm hoặc thực hiện và tại sao. Đó có thể là một cuộc họp, một loạt các cuộc họp hoặc một khoảng thời gian mở để suy nghĩ và khám phá tự do.
Dưới đây là một số câu hỏi để khám phá trong khi bạn đang khám phá.
- Dự án sẽ là gì? Làm thế nào cụ thể bạn có thể nhận được trong việc xác định nó?
- Mục đích của nó là gì?
- Kết quả nào bạn muốn?
- Những nguồn lực nào bạn có để thực hiện dự án này?
- Khi nào bạn cần sản phẩm cuối cùng, và thời hạn của bạn có hợp lý với nguồn lực của bạn không?
3. Xác định phạm vi
Bạn có thể nghe một người quản lý dự án có kinh nghiệm nói điều này: "Nếu nó không nằm trong phạm vi, thì nó không nằm trong dự án."
Mỗi dự án cần một phạm vi rõ ràng. Phạm vi dự án xác định chính xác những gì dự án sẽ đòi hỏi. Nó là một danh sách bị khóa của tất cả các khía cạnh, tài sản, tính năng, khả năng cung cấp và các chi tiết khác liên quan đến dự án. Khi nó bị khóa, bạn không thể thêm vào nó. Ví dụ: nếu bạn đang xây dựng một ngôi nhà, phạm vi sẽ xác định ngôi nhà sẽ chứa bao nhiêu tầng, cảnh quay vuông của nó, sẽ có bao nhiêu cửa sổ, bao nhiêu cầu thang, công tắc đèn, v.v.
Lý do các dự án cần một phạm vi rõ ràng trước khi bạn bắt đầu chúng là để không ai cố gắng thêm bất cứ điều gì ngoài phạm vi một khi dự án đã bắt đầu. Thêm vào phạm vi của một dự án sau khi nó đã bắt đầu loại bỏ dòng thời gian, ngân sách và các tài nguyên có sẵn của nó. Nếu bạn tiếp tục thêm các nhiệm vụ vào một dự án, nó thậm chí có thể ngừng trở thành một dự án mà nó có thể trở thành công việc đang diễn ra.
Xác định phạm vi có thể xảy ra trong một cuộc họp khám phá, hoặc nó có thể đơn giản đến từ các cuộc trò chuyện giữa khách hàng hoặc người yêu cầu dự án và người lãnh đạo hoặc người quản lý tiềm năng của dự án.
4. Tổ chức một cuộc họp Kickoff
Một cuộc họp khởi động là nơi tất cả những người sẽ làm việc trong dự án được giới thiệu về nó. Cuộc họp này đặt ra âm thanh cho công việc phía trước và đảm bảo mọi người trong nhóm dự án có thông tin rõ ràng về những gì họ sẽ làm và tại sao.
Lưu ý cách tổ chức một cuộc họp khởi động thậm chí không gần với điều đầu tiên bạn làm khi quản lý một dự án! Bởi vì việc khởi động giúp thu hút tất cả mọi người trên cùng một trang, bạn muốn chắc chắn rằng bạn nắm rõ dự án và phạm vi để bạn tự tin giao nó cho mọi người khác.
Trong một cuộc họp khởi động, trưởng dự án nên xác định ít nhất bốn điều sau:
- Phạm vi dự án,
- Người chơi và vai trò của họ,
- Sản phẩm bàn giao, và
- Các cột mốc.
Chúng ta đã nói về phạm vi dự án. Đối với người chơi và vai trò của họ, trưởng dự án sẽ giới thiệu các đội và người đóng góp khác nhau cho nhau. Ngoài ra, cuộc họp khởi động là thời điểm lý tưởng để thảo luận về thứ bậc, nghĩa là ai báo cáo cho ai và ai ký tắt trong công việc.
Một cuộc thảo luận về các sản phẩm giao sẽ trùng lặp với thảo luận về phân cấp vì bạn phải trả lời câu hỏi, "Ai sẽ nhận từng giao hàng?"
Các cột mốc (như được hiển thị trong phần mềm quản lý dự án Lựa chọn của Biên tập viên, ở trên) là những điểm trong một dự án cho thấy tiến trình rõ ràng hướng tới mục tiêu cuối cùng. Khi xây dựng một ngôi nhà, điểm khi bạn có một nền móng đổ và thiết lập có thể là một cột mốc quan trọng. Khi bạn có khung đúng vị trí, đó là một cột mốc khác. Vào thời điểm diễn ra cuộc họp khởi động, bạn nên biết các cột mốc dự án sẽ là gì ngay cả khi bạn chưa có ngày khóa cho họ. Đôi khi, bạn cần các chuyên gia nhóm khác, chẳng hạn như trưởng nhóm lập trình hoặc trưởng nhóm thiết kế, để giúp tìm ra chính xác khi nào các mốc đó sẽ giảm. Thật tốt khi tham gia một cuộc họp khởi động với một ý tưởng sơ bộ về thời hạn cuối cùng của bạn, nhưng hãy cho mỗi đội dẫn đầu một cơ hội để cân nhắc và điều chỉnh chúng.
5. Vạch ra thời hạn dự án của bạn
Trước đó, chúng tôi đã nói về cách mọi dự án có ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Sự khởi đầu có thể là ngày bắt đầu chính thức của bạn. Ngày kết thúc sẽ đánh dấu đóng cuối cùng tuyệt đối của tất cả các công việc. Không có công việc trên dự án xảy ra sau ngày đó. Đó là một khoảnh khắc thực tế, bút chì xuống.
Bây giờ bạn đã có một cuộc họp khởi động, tất cả những người chơi chính (như người quản lý dự án và trưởng nhóm) có thể tìm ra các mốc chính xác và ngày giao hàng và vẽ chúng lên lịch giữa ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
Nếu bạn đang sử dụng phần mềm quản lý dự án, đây là khi bạn bắt đầu sử dụng nó. Đặt tất cả các ngày quan trọng của bạn vào ứng dụng. Bạn cũng có thể tải lên các tài liệu khác mà bạn đã tạo cho đến nay, chẳng hạn như phạm vi dự án. Bây giờ cũng là thời điểm thích hợp để bắt đầu mời tất cả người chơi tham gia phần mềm. Khi mọi người tham gia ứng dụng quản lý dự án, họ có thể nhận bài tập, cập nhật tiến độ và cộng tác theo những cách khác. Một ví dụ về tất cả các thông tin này, được vạch ra trong biểu đồ gantt trong TeamGantt, có thể được nhìn thấy bên dưới. Để biết thêm về biểu đồ Gantt, bạn có thể đọc bài viết của tôi về 5 bước đơn giản để bắt đầu với biểu đồ Gantt.
6. Đặt kỳ vọng cho truyền thông
Cả sau cuộc họp khởi động và trong suốt quá trình của dự án, điều quan trọng là giữ cho các tuyến giao tiếp mở. Cho dù nhóm của bạn có người quản lý dự án toàn thời gian hay không, bất kỳ ai là điểm liên lạc chính của dự án cần phải là người khuyến khích và tạo điều kiện giao tiếp. Không phải là một ý tưởng tồi để tổ chức một cuộc họp tất cả các mặt khác trước khi dự án đầy căng thẳng để mọi người có thể hỏi bất kỳ câu hỏi nào họ có.
Đặt kỳ vọng cho giao tiếp sớm. Đội trưởng sẽ gửi bản cập nhật hàng tuần về tiến trình của đội của họ? Đôi khi bạn sẽ có bao nhiêu cuộc gặp mặt trong suốt quá trình thực hiện dự án, đôi khi chúng không cần thiết; dự án của bạn cần gì? Thông thường, các nhóm nhỏ hơn trong một dự án, chẳng hạn như nhóm thiết kế hoặc nhóm lập trình, có các cuộc họp kiểm tra định kỳ trong đó mọi người nhắc lại những gì họ đã làm gần đây và đặt ra bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào. Càng nhiều người lên tiếng cho các vấn đề tiềm ẩn sớm, cơ hội của mọi người càng tốt hơn để ngăn chặn chúng hoặc đối phó với chúng.
Tiến về phía trước
Được trang bị những lời khuyên này để bắt đầu, bây giờ bạn có thể đào sâu vào thịt của dự án. Phần mềm quản lý dự án đi một chặng đường dài để giúp mọi người tham gia vào dự án luôn cập nhật về tiến độ của nó. Tuy nhiên, nó cũng cần một lượng tương tác tốt của con người, và càng rõ ràng về dự án và các chi tiết của nó càng tốt.
