7 thủ thuật Asana jedi để trở thành một với quy trình công việc

Khi nói đến quy trình làm việc và các công cụ năng suất, Asana thổi bay các nền tảng cộng tác khác ra khỏi nước. Quy trình làm việc là những gì Asana được tạo ra và sự thành thạo của họ đã khiến cho Biên tập viên gật đầu lựa chọn cùng với việc PCMag sử dụng nội bộ làm công cụ lựa chọn công việc của chúng tôi. Mọi tính năng và yếu tố thiết kế đều đưa vào mục tiêu cuối cùng là tích hợp và tổ chức tất cả các khía cạnh của dự án hoặc mọi nhiệm vụ trên tấm của người dùng thành một trải nghiệm hoàn toàn minh bạch.

Tôi ngồi xuống với chủ Asana trong nhà của chúng tôi, người dạy kèm đã tiết lộ các thủ thuật và kỹ thuật ẩn để sử dụng công cụ quản lý quy trình làm việc với sức mạnh gần như không giới hạn. Với sự miễn cưỡng lớn, anh ta đồng ý với việc gọi ra khỏi mạng lưới các nhiệm vụ, nhiệm vụ được lập chỉ mục chéo và lịch dự án sâu rộng của mình để chia sẻ một vài cố gắng khôn ngoan trong quy trình làm việc. Bậc thầy Asana chọn cách giữ cho danh tính của mình bị che khuất trong bóng tối, hỏi về mục đích của bài viết này mà PCMag gọi anh ta đơn giản là Sheev.

1. Nắm bắt sức mạnh của việc lập chỉ mục chéo

Lập chỉ mục chéo là sự khác biệt giữa sử dụng Asana và làm chủ Asana. Sheev mô tả nó là tính năng có giá trị nhất của nền tảng: khả năng lập chỉ mục chéo các tác vụ đơn thành nhiều dự án trong khi sử dụng tác vụ đó để hiển thị thông tin khác nhau cho từng người dùng hoặc nhóm tùy thuộc vào vị trí được lập chỉ mục. Lập chỉ mục chéo cũng không lặp lại một nhiệm vụ, do đó, sử dụng nó có nghĩa là một nhiệm vụ được lập chỉ mục chéo 10 lần trong các dự án khác nhau thay vì 10 nhiệm vụ giống hệt nhau ở những nơi khác nhau. Để lập chỉ mục chéo một tác vụ, di chuột của bạn ngay phía trên tên của nhiệm vụ và một nút dấu cộng sẽ xuất hiện. Nhấn vào đó và gõ tên của dự án.

Ở cấp độ người quản lý, người quản trị có thể xem một dự án cấp cao có chứa danh sách các nhiệm vụ và nhiệm vụ đan xen theo thiết kế quy trình công việc của họ. Khi một nhiệm vụ đã được tiến hành khi họ dự kiến ​​trong một dự án đã hoàn thành, họ có thể xem cùng một nhiệm vụ đó có thể được thực hiện như thế nào giữa các nhóm khác nhau để có ý thức về năng suất (và quyết định liệu nhiệm vụ đó có thể được hoàn thành nhanh hơn hay không nếu được chỉ định lại một thành viên nhóm khác hoặc dự án chia sẻ).

Bạn cũng có thể thực hiện các nhiệm vụ chỉ mục chéo: mở bảng con, nhấp vào nút tràn ở phía trên bên trái và chọn Thêm vào Dự án. Các nhiệm vụ con sẽ xuất hiện trong dự án hoặc dự án được chỉ định nhưng vẫn giữ vị trí của nó bên trong nhiệm vụ chính của nó. Asana cho phép bạn tạo số lượng và mức độ vô hạn của các nhiệm vụ và nhiệm vụ trong khi vẫn kết nối với thiết kế quy trình công việc tổng thể. Như Sheev đã giải thích, suy nghĩ về việc lập chỉ mục chéo theo các nhiệm vụ cha mẹ phân nhánh ra bên ngoài tạo ra một thiết kế trong đó lập chỉ mục chéo cho một dự án và các nhóm khác nhau mang lại cho công việc đó một công việc riêng trong doanh nghiệp của bạn.

2. Đội và thông báo

Câu chuyện tiếp theo của Sheev về sự khôn ngoan của Asana liên quan đến tổ chức đội. Ông giải thích cách người dùng có thể tận dụng các cuộc hội thoại nhóm và định cấu hình thông báo để tạo văn hóa tổ chức xung quanh quy trình công việc. Trong tab Trò chuyện nhóm trên bảng điều khiển Asana, Sheev nói rằng, trong khi trò chuyện cơ bản dựa trên đề cập @ hoạt động tương tự như Slack (cũng là Sự lựa chọn của ban biên tập), Asana cho phép bạn gửi các thông báo toàn nhóm hoạt động như một chủ đề- thông báo dựa trên. Các cuộc hội thoại không được đính kèm với các tác vụ nhưng bạn có thể @mention người dùng hoặc các tác vụ tham chiếu trong đó, sau đó hiển thị dưới dạng siêu liên kết. Các thông điệp Asana bị giới hạn bởi nhóm và do đó không phù hợp cho việc động não theo dự án cụ thể như chức năng của nhóm bạn sẽ tìm thấy trong một nền tảng như Basecamp. Nhưng các quyền dựa trên nhóm đảm bảo thông báo với thông tin về các tác vụ cụ thể chỉ dành cho người dùng có liên quan.

Thông báo của nhóm dựa trên những người đang theo dõi một chuỗi nhất định, điều chỉnh lượng thông tin đến. Đối với quản trị viên, họ cũng kiểm soát mức độ hiển thị của bạn cho các thành viên khác trong các nhiệm vụ khác nhau. Tin nhắn Asana chỉ liên quan đến các cuộc hội thoại trong khi thông báo liên quan đến các nhiệm vụ và dự án, nhưng cả hai đều xuất hiện trong Hộp thư đến Asana mới. Quyền tác vụ và dự án có thể được đặt thành riêng tư đối với bạn, riêng tư đối với một nhóm hoặc nhóm người dùng cụ thể trong một nhóm hoặc công khai cho một nhóm hoặc không gian làm việc của tổ chức lớn hơn.

3. Đối xử với tìm kiếm nâng cao như đánh dấu trang

Như với Slack, tất cả dữ liệu Asana được lưu trữ đều có thể tìm kiếm được. Thanh tìm kiếm của Asana đưa ra các đề xuất mặc định hữu ích bao gồm các tìm kiếm cho các nhiệm vụ bạn đã giao và các tác vụ hoặc cuộc hội thoại bạn đã tạo hoặc đang theo dõi. Nhưng sức mạnh thực sự có thể được tìm thấy trong các lĩnh vực tìm kiếm nâng cao của nó. Người dùng Asana có thể thu hẹp tìm kiếm theo các từ khóa cụ thể, thành viên nhóm được phân công nhiệm vụ hoặc hội thoại, dự án hoặc các phần của tổ chức mà nhiệm vụ thuộc về hoặc thậm chí ai có thể theo dõi nó. Bạn cũng có thể tìm kiếm theo ngày đáo hạn hoặc liệu tác vụ đã hoàn thành hay chưa hoàn thành hoặc thu hẹp tìm kiếm vào tệp đính kèm nếu bạn đang tìm kiếm một tệp cụ thể. Có một danh sách thả xuống các tham số tìm kiếm dài hơn bao gồm cả nhiệm vụ, thẻ cụ thể hoặc tìm kiếm trên nhiều dự án.

Sheev giải thích khả năng tìm kiếm của Asana như một loại tìm kiếm đóng hộp cho các nhà quản lý. Bất kỳ tìm kiếm nào cũng có thể được lưu nhanh chóng và sau đó sẽ xuất hiện trong điều hướng bên trái của người quản lý trong các tìm kiếm (dưới dạng dấu trang có thể truy cập dễ dàng để truy cập thông tin về nhiệm vụ, nhóm, dự án hoặc tệp mà họ biết họ sẽ cần lặp đi lặp lại). Kết quả tìm kiếm của bạn sẽ xuất hiện trong cửa sổ trung tâm. Nhấp vào ngôi sao ngay bên trái tiêu đề của trang và nó sẽ được lưu vào thanh tìm kiếm bên trái của bạn. Thay vì tìm kiếm cảm xúc của họ để ghi nhớ những thông số chính xác đó vào lần tới khi họ cần dữ liệu dự án chính xác đó, thông tin sẽ có ngay trong bảng điều khiển của họ.

4. Dự án chưa được giao = Công cụ tổ chức tinh thần

Nhiệm vụ có thể được chỉ định trong Asana nhưng các dự án thì không thể, mặc dù bạn có thể giới hạn người xem dự án. Trước khi bạn chia sẻ nó, không ai có thể thấy dự án đó ngoài bạn. Cùng với việc sử dụng chế độ xem lịch của Asana để bao gồm ngày hoàn thành nhiệm vụ và dự án, Sheev đề nghị để các nhiệm vụ không được giao trong một dự án riêng như một công cụ tổ chức tinh thần. Ví dụ, bạn có thể viết ra danh sách mong muốn của mình về mọi nhiệm vụ sắp tới mà bạn muốn thực hiện trong năm tới và lập chỉ mục chéo các nhiệm vụ đó cho các dự án công cộng khi chúng xuất hiện trong thời gian thực. Đó là một cách để giữ cho tất cả các nhiệm vụ của bạn được tổ chức và chia sẻ với các nhóm và phòng ban khác như bạn muốn, trong khi theo dõi mọi thứ bạn đang làm. Bằng cách này, bạn có thể kiểm soát khi một người dùng, người quản lý của bạn, ví dụ, người phát hiện ra một nhiệm vụ cụ thể mà bạn đang thực hiện thay vì làm quá tải người đó với một hoạt động sắp tới của bạn.

5. Giữ một dự án "Trạm chuyển mạch" tiện dụng

Chia sẻ giữa các nhóm trong Asana có thể là một thách thức, vì vậy Sheev khuyên bạn nên sử dụng một dự án hiển thị công khai như một danh sách nhiệm vụ giữa các bộ phận để giữ cho toàn bộ không gian làm việc được cập nhật về những gì các nhóm khác nhau đang làm việc. Vì các chỉ định của Asana có thể có một chút khó khăn, điều này có nghĩa là một dự án công cộng trong một nhóm mà mọi người đều là thành viên. Khi dự án tiến triển, quản trị viên có thể phân công các nhiệm vụ khác nhau trong danh sách cho các bộ phận hoặc người dùng khác nhau. Bằng cách này, mọi người đều biết họ chịu trách nhiệm về điều gì và nhóm nào đang chia sẻ khối lượng công việc cho bất kỳ nhiệm vụ nào.

6. Mẫu, Sao lưu và Lên máy bay

Một trong những tính năng mới nhất của Asana là khả năng sao chép các nhiệm vụ giữa các đội bằng cách gán các bản sao. Chỉ cần nhấp vào bên phải của một tác vụ và chọn Assign Copy, người dùng Asana về cơ bản có thể tạo một mẫu từ nhiệm vụ đó mà không cần sử dụng lệnh trùng lặp. Sau khi chỉ định một bản sao cho các thành viên khác trong nhóm, bạn cũng tự động được thêm vào như một người theo dõi nhiệm vụ đó, đó là một cách tự nhiên để giữ các nhà quản lý trong vòng lặp. Bấm vào trường Assign và sau đó bấm vào biểu tượng người trong hộp ở bên phải. Tiếp theo, nhập nhiều tên và tác vụ sẽ được sao chép và gán cho nhiều người.

Tuy nhiên, sử dụng lệnh trùng lặp là một cách tốt để sao lưu dữ liệu dự án của bạn. Asana bao gồm nhật ký thay đổi cơ bản ở cuối nhiệm vụ hoặc dự án, nhưng đối với quy trình làm việc mà nhiều thành viên hoặc nhóm đang sửa đổi, bạn nên sử dụng tính năng nhân bản để tạo mẫu trong dự án ẩn trong trường hợp có lỗi nghiêm trọng bị xóa hoặc ghi đè. Mỗi trang trong Asana cũng có một URL tùy chỉnh, vì vậy thật dễ dàng để lấy mẫu bị khóa đó và chia sẻ nó nếu bạn cần. Để sao chép thủ công một tác vụ, bấm vào nút Tràn ở góc xa bên trái của tác vụ, rồi bấm trùng lặp. Bạn có thể chọn bất kỳ trường nào bạn muốn được sao chép trong quy trình.

Mẫu cũng là một công cụ tốt để đưa lên máy bay. Tạo một loạt các mẫu được đặt hàng có thể giúp nhân viên mới nắm bắt được cách sử dụng nền tảng và tải dự án của họ đòi hỏi gì bằng cách điều hướng chính xác quy trình xử lý công việc của nhóm của họ. Kết hợp với chuyến tham quan tương tác Asana được thêm vào trong phiên bản chính mới nhất của nó, một nhiệm vụ nhân bản hoặc danh sách dự án hoạt động như một loạt các gạch đầu dòng để giúp người mới tăng tốc.

7. Nhiều bài tập

Bí quyết tốt nhất của Sheev để giữ cho các dự án di chuyển nếu các nhiệm vụ hoặc nhóm bị đình trệ là, một lần nữa, sử dụng lập chỉ mục chéo. Điều này cho phép các nhà quản lý chia một dự án thành nhiều phần, bao gồm cả nhiệm vụ và di chuyển mọi thứ xung quanh để giữ cho dự án hoạt động tốt, cho phép nhiều nhóm làm việc song song mà không bị ràng buộc với tiến trình tuyến tính.

Asana không vui lòng giao cho ai đó cố gắng giao nhiệm vụ cho nhiều người dùng, dựa trên suy nghĩ rằng việc này sẽ giảm trách nhiệm bằng cách phân tán trách nhiệm. Tuy nhiên, Sheev có một mẹo để giải quyết vấn đề này. Khi xem xét một dự án bạn muốn chỉ định cho nhiều người dùng, bạn có thể tự gán các nhiệm vụ và sau đó sao chép chúng với các tác vụ hoặc nhiệm vụ bổ sung được gán cho các thành viên khác trong nhóm. Đó là một kỹ thuật Asana có thể coi là không tự nhiên, nhưng nó có thể giúp một dự án bị đình trệ di chuyển trở lại bằng cách phân bổ nhân lực hiệu quả hơn.