Sắp xếp: 7 mẹo đơn giản để cuối cùng không cần giấy tờ

Có bao nhiêu mẩu giấy trên kệ bếp, bàn ăn hoặc một nơi khác mà chúng không thuộc về? Bạn có treo lên biên lai trong trường hợp bạn cần lại không? Có một chồng giấy từ bác sĩ thú y mà bạn giữ trong trường hợp bạn cần nhớ chính xác những gì thú cưng của bạn đã lấy ba năm trước? Tất cả những tờ giấy đó nằm đó chờ đợi một thời gian bạn sẽ có thể đối phó với nó, bất kể điều đó có nghĩa là gì. (Nó có nghĩa là liếc vào từng trang và sau đó đẩy tất cả chúng vào thùng tái chế.) Đã đến lúc loại bỏ giấy và tất cả cảm giác tội lỗi chồng chất cùng với nó. Đã đến lúc không cần giấy tờ.

Tôi đã không có giấy trong gần một thập kỷ. Bởi không có giấy, tôi không có nghĩa là không có mảnh giấy nào trong cuộc đời tôi. Tôi vẫn cần giấy khai sinh của tôi, tất nhiên, và tôi sử dụng một cuốn sổ tay nhỏ cho một lớp ngôn ngữ mà tôi học. Đối với hầu hết các phần, tuy nhiên, tôi không treo trên giấy. Thay vào đó, tôi quét các tài liệu quan trọng đến một dịch vụ lưu trữ và giữ các ghi chú kỹ thuật số trong một ứng dụng ghi chú. Tôi cũng viết danh sách việc cần làm và danh sách mua sắm trong điện thoại của mình và tôi ghim các đề xuất của nhà hàng vào bản đồ trực tuyến. Có rất nhiều cách đơn giản để loại bỏ giấy khỏi cuộc sống của bạn.

Đi kỹ thuật số là dễ dàng. Phần khó là không để giấy bắt đầu chui vào. Nếu bạn sẵn sàng loại bỏ hầu hết giấy trong cuộc sống của mình, đây là những gì bạn cần biết để bắt đầu và tiếp tục phát triển.

1) Quên Backlog

Nghe có vẻ trái ngược, nhưng bước đầu tiên trong việc không cần giấy tờ là quên đi mọi thứ tồn đọng trên giấy mà bạn đã tích lũy và thay vào đó tập trung vào những thói quen mới mà bạn cần áp dụng để không cần giấy tờ bắt đầu từ bây giờ. Đừng nhìn về phía sau: Áp dụng cách tiếp cận đi tiếp.

Bạn có nhận được đống giấy hiện tại của mình một ngày nào đó hay không. Bây giờ, đừng để những giấy tờ đó giữ bạn lại. Phải đối phó với một tồn đọng có thể cảm thấy quá sức, và khi mọi người cảm thấy quá tải, họ chần chừ. Vì vậy, hãy quên nó đi ngay bây giờ. Thay vào đó, hãy nỗ lực để đảm bảo rằng hàng tồn đọng sẽ không lớn hơn nữa.

2) Nhận năm ứng dụng này

Có năm ứng dụng hoặc dịch vụ bạn cần để không cần giấy tờ. Họ đang:

• một ứng dụng danh sách việc cần làm,
• một ứng dụng quét,
• một dịch vụ lưu trữ trực tuyến, là nơi bạn sẽ đặt các tệp kỹ thuật số của mình (nhiều hơn về điều này trong giây lát),
• công cụ chữ ký điện tử (Adobe Acrobat là một ví dụ điển hình) để ký các tài liệu kỹ thuật số mà không in chúng và
• một dịch vụ chuyển phát tài liệu để gửi tài liệu chính thức mà không cần in chúng.

Xem các đề xuất của tôi cho từng loại ứng dụng ở đây.

3) Chọn một dịch vụ lưu trữ

Hãy tìm hiểu thêm một chút về ứng dụng thứ ba, một dịch vụ lưu trữ, vì nó phức tạp hơn các ứng dụng khác. Dịch vụ lưu trữ là nơi bạn sẽ giữ các phiên bản kỹ thuật số của tài liệu giấy của mình.

Lý tưởng nhất, bạn muốn có một dịch vụ lưu trữ làm cho các tệp của bạn có thể truy cập được bất kể bạn đang ở đâu và sao lưu chúng. Một tùy chọn là sử dụng dịch vụ lưu trữ và chia sẻ tệp trực tuyến, chẳng hạn như Dropbox hoặc Microsoft OneDrive.

Một lựa chọn khác là sử dụng một dịch vụ được thiết kế đặc biệt cho những người muốn không cần giấy tờ. Neat và File Đây là hai ví dụ. Họ có các công cụ đặc biệt cho những người không cần giấy tờ, chẳng hạn như khả năng tự động gắn nhãn và gắn thẻ các loại tài liệu mà nó nhận ra, chẳng hạn như thuế. File This cũng có dịch vụ "tìm nạp" tự động sao chép các tài liệu quan trọng mà nó tìm thấy trong tài khoản email của bạn.

Cho dù bạn chọn dịch vụ nào, hãy chọn một dịch vụ và gắn bó với nó để bạn có thể đặt tất cả các tài liệu kỹ thuật số của mình vào một nơi.

4) Đăng ký Báo cáo Email và Thanh toán kỹ thuật số

Nếu bạn vẫn nhận được hóa đơn giấy và sao kê, hãy đăng ký để nhận chúng qua email thay vì bất cứ nơi nào bạn có thể. Nếu bạn vẫn gửi séc thường xuyên, hãy xem liệu bạn có thể chuyển sang thanh toán trực tuyến hay không.

Trong khi các công ty tiện ích và ngân hàng đã vinh danh thanh toán kỹ thuật số trong nhiều năm, những người nắm giữ cuối cùng không luôn chấp nhận chúng là chủ nhà và công ty quản lý. Nếu bạn bị mắc kẹt trong tình trạng khó khăn này, hãy thử giải thích rằng họ sẽ nhận được tiền nhanh hơn và đáng tin cậy hơn khi họ chấp nhận thanh toán kỹ thuật số. Ngay cả các doanh nghiệp nhỏ nhất cũng có thể chấp nhận chuyển khoản ngân hàng trực tiếp với ít hoặc không có phí kèm theo. Khi bạn có thể thanh toán tất cả các hóa đơn của mình bằng kỹ thuật số thay vì bằng séc và phong bì, bạn sẽ tiến gần hơn đến việc không cần giấy tờ.

5) Quét và cắt nhỏ

Bây giờ là lúc để bắt đầu phát triển những thói quen mới. Quét và băm hoặc tái chế là thứ bạn có thể làm nhiều nhất. Tôi rất thích quét bằng ứng dụng di động, nhưng bạn cũng có thể sử dụng máy quét để bàn hoặc chức năng quét trên máy in đa chức năng.

Đặt ra một quy tắc cho chính mình như thế này: Khi tôi nhận được một mảnh giấy mới mà tôi cần số hóa, tôi sẽ sử dụng điện thoại của mình để quét nó ngay lập tức và sau đó đặt tờ giấy vào đống tái chế hoặc xé nhỏ. Tốt hơn nữa, vứt nó trực tiếp vào máy hủy tài liệu. Tại sao chờ đợi?

Buộc bản thân phải theo thói quen đó có thể khó khăn. "Tôi không có thời gian để quét cái này ngay bây giờ, " bạn có thể nói. Thực hành thói quen mới của bạn bằng cách quét một hoặc hai tài liệu từ hồ sơ tồn đọng của bạn, chỉ để thử. Mât bao lâu? Bạn đã sử dụng ứng dụng nào? Bạn cũng có thể thấy rằng việc quét tài liệu dưới ánh sáng tự nhiên diễn ra suôn sẻ hơn so với thực hiện với ánh sáng trong nhà. Một khi bạn cảm thấy làm thế nào để làm điều đó và mất bao nhiêu thời gian, bạn có thể có một thời gian dễ dàng hơn để làm theo.

6) Phát triển các quy trình công việc khác

Quét và băm là một quy trình công việc. Khi bạn cảm thấy thoải mái với lối sống không giấy tờ của mình, bạn sẽ thấy rằng bạn cần nhiều quy trình làm việc hơn cho các tình huống khác.

Dưới đây là một ví dụ: Khi bạn mua một sản phẩm mới, bạn có thể chụp ảnh hướng dẫn sử dụng, biên nhận, bảo hành và số sê-ri hoặc bất kỳ thông tin liên quan nào khác. Tải những hình ảnh đó lên dịch vụ lưu trữ của bạn và sau đó loại bỏ các giấy tờ không liên quan.

Một quy trình công việc khác mà bạn có thể tạo ra là lưu một đống giấy tờ mà bạn nghĩ rằng bạn nên xé nhỏ nhưng không chắc chắn ngay bây giờ, và sau đó đi qua chúng vào một ngày dành riêng. Chọn một thời gian và ngày, cho dù thứ bảy hoặc chủ nhật đầu tiên của tháng, và sử dụng thời gian đó để xóa ngăn xếp của bạn.

Đôi khi bạn có thể muốn quét giấy tờ trong khi vẫn giữ bản gốc, trong trường hợp giấy chứng nhận bảo hiểm, tài liệu của chủ nhà, v.v. Bằng cách số hóa chúng, bạn tạo một bản sao lưu và đảm bảo bạn có quyền truy cập vào thông tin mà chúng chứa, ngay cả khi bạn không thể có được bản gốc.

7) Đừng lật đổ nó

Có một số tài liệu mà bạn sẽ đặt câu hỏi nên giữ bản gốc hoặc số hóa và cắt nhỏ chúng. Khi bạn phải đối mặt với một cuộc gọi khó khăn, đừng lật đổ nó. Không có giấy tờ sẽ giúp cuộc sống của bạn đơn giản và dễ dàng hơn, không căng thẳng hơn. Bỏ bản gốc vào một thư mục, chất kết dính accordion hoặc tủ hồ sơ. Không ai sẽ đến và lấy thẻ Paperless Club của bạn đi nếu bạn treo lên một vài tờ giấy.

Hồ sơ y tế rất khó, vì bạn chỉ cần số hóa và lưu trữ chúng dưới dạng điện tử nếu bạn có hệ thống tuân thủ HIPAA. Bạn có thể quyết định chỉ cần đưa chúng vào một thư mục hoặc chất kết dính accordion và sàng lọc nó mỗi năm một lần cho bất cứ thứ gì đã sẵn sàng để ném.

Điều đó nói rằng, đừng bám vào hoặc bận tâm số hóa các giấy tờ không có mục đích. Nếu bạn là kiểu người siêng năng treo trên giấy tin rằng bạn đang làm việc có trách nhiệm, thì có thể cảm thấy đáng sợ khi cắt nhỏ và tái chế bất cứ thứ gì . Nhưng bạn có bao giờ cần biên lai đó cho một chiếc bánh sandwich hoặc một lời giải thích về tuyên bố lợi ích từ hai năm trước không? Cắt nhỏ chúng và để nó đi.