7 lời khuyên khi chọn dịch vụ voip kinh doanh cho smb của bạn

Chắc chắn, các nhà cung cấp dịch vụ thoại qua IP (VoIP) cấp doanh nghiệp là lựa chọn phổ biến nhất trong số các doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp mới thành lập hiện nay. Rốt cuộc, bạn có được tất cả các chức năng của một tổng đài doanh nghiệp lớn với một phần tiền và hóa đơn hàng tháng và mỗi người dùng trong hầu hết các trường hợp. Trên hết, bạn có được một cảnh quan hoàn toàn mới vì các cuộc gọi điện thoại của bạn hiện là dữ liệu.

Điều đó có nghĩa là chúng có thể được tích hợp với các hệ thống khác, như quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hoặc hệ thống bàn trợ giúp của bạn và họ cũng có thể được khai thác để có những hiểu biết mới về cách khách hàng cảm nhận về doanh nghiệp của bạn và nhân khẩu học tạo nên đối tượng cốt lõi của bạn.

Nếu bạn đã quyết định nâng cấp lên dịch vụ VoIP nhưng bạn đang tự hỏi nên bắt đầu từ đâu, câu trả lời ngắn gọn là: Di chuyển chậm, làm bài tập về nhà và không xem xét chi phí chính. Có một loạt các hệ thống VoIP kinh doanh tuyệt vời ngoài kia, nhưng mỗi hệ thống có một bộ tính năng khác nhau và cấu trúc giá khác nhau, vì vậy việc lựa chọn có thể khó khăn. Văn phòng RingCentral là một trong những lựa chọn của ban biên tập, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn nên tự động chạy đến trang web của họ để mua nó. Trên thực tế, các hệ thống khác có thể tập trung vào các khả năng khác nhau, như Freshcaller với sự chuyên môn hóa trong các tính năng của trung tâm cuộc gọi.

Vì vậy, bạn phải làm bài tập về nhà để đảm bảo dịch vụ VoIP bạn chọn là dịch vụ phù hợp với doanh nghiệp cụ thể của bạn. Với ý nghĩ đó, chúng tôi đã biên soạn danh sách các tiêu chí quan trọng mà bạn cần xem xét trước khi chọn một hệ thống VoIP kinh doanh.

1. Kế hoạch và giá cả

Chúng tôi cũng có thể bắt đầu với đặc tính quan trọng nhất: chi phí. Điều gì là tốt khi chọn một dịch vụ VoIP kinh doanh với tất cả các chuông và còi nếu bạn không đủ khả năng? AT & T CollabISE, người chiến thắng Sự lựa chọn của các biên tập viên khác của chúng tôi, có nhiều lựa chọn tính năng tuyệt vời, nhưng nó bắt đầu ở mức 34, 95 đô la mỗi người dùng mỗi tháng cho gói Giải pháp thoại cơ bản, mặc dù điều này giảm xuống còn 17, 48 đô la mỗi người dùng mỗi tháng nếu mua trực tuyến. RingCentral cung cấp giá cơ bản và trung gian tương tự bắt đầu từ $ 19, 99. Nếu bạn chuyển sang tầng cao cấp, bạn sẽ bắt đầu ở mức 44, 99 đô la mỗi người dùng mỗi tháng, nhưng cấp độ này mang đến các capabilties mới, bao gồm tự động đa cấp, tên ID người gọi trong nước, ghi âm cuộc gọi và một số khả năng quản lý nhận dạng .

Tuy nhiên, có những giải pháp rẻ hơn so với Lựa chọn của ban biên tập của chúng tôi, chẳng hạn như Grasshopper, bắt đầu ở mức 26 đô la mỗi tháng (không có khía cạnh người dùng), nhưng bạn sẽ giao dịch các tính năng ở đây. Ví dụ: với Grasshopper, bạn sẽ không thể sao chép tin nhắn thư thoại và hệ thống của bạn sẽ không tự động ghi lại mọi cuộc gọi cho hậu thế. Đây là những dịch vụ tuyệt vời cho các công ty làm mọi thứ từ máy tính xách tay hoặc máy tính bảng của họ, nhưng chúng không tốt bằng RingCentral hoặc AT & T Cộng tác cho các công ty xử lý số lượng lớn các cuộc gọi đến và đi.

Làm thế nào để bạn biết những gì phù hợp với bạn? Ngừng tập trung vào giá cả và chỉ nghĩ về các tính năng bạn cần. Khi bạn ánh xạ các tính năng tới các quy trình kinh doanh cần giọng nói, bạn sẽ biết nền tảng giọng nói tối thiểu của bạn sẽ cần hỗ trợ gì. Từ đó, chỉ là so sánh mua sắm.

2. Ứng dụng di động tùy chỉnh

Nhân viên của bạn có thể đang di chuyển ít nhất một thời gian, vì vậy bạn sẽ muốn có một dịch vụ VoIP có thể đi cùng họ. Thật không may, không phải tất cả các nhà cung cấp VoIP đều cung cấp các ứng dụng di động cung cấp cùng giá trị và dịch vụ như các ứng dụng trên máy tính để bàn. Hầu hết các hệ thống chúng tôi đã đánh giá đều cung cấp cả ứng dụng di động Apple iOS và Google Android, nhưng chất lượng khác nhau và tính năng được đặt giữa những gì được cung cấp trên điện thoại di động chính thức và những gì bạn sẽ tìm thấy trong ứng dụng khách di động. Đôi khi, ví dụ, ứng dụng dành cho thiết bị di động sẽ không thể tạo nhật ký cho các cuộc gọi này cũng như không tạo bản ghi thư thoại nếu cuộc gọi không được trả lời.

3. Quản lý cuộc gọi

Khi các nền tảng VoIP trưởng thành, các bộ tính năng trở nên phù hợp với các đối tượng cụ thể. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ không nhất thiết phải tìm thấy các khả năng tương tự ngay cả trong các sản phẩm cạnh tranh trực tiếp với nhau. Đối với các tổ chức đang đầu tư vào VoIP vì "bộ não" phần mềm của nó, điều đó có nghĩa là bạn sẽ cần phải rất cẩn thận để đảm bảo các nhu cầu kinh doanh của bạn thực sự có trong sản phẩm. Quản lý cuộc gọi là một ví dụ điển hình vì đây là một thuật ngữ ô cho hầu hết mọi thứ mà hệ thống có thể làm với một cuộc gọi điện thoại thông thường.

Ví dụ: nếu bạn có một khối lượng lớn các cuộc gọi đến một bộ số điện thoại nhất định (như bàn dịch vụ) hoặc nhấn hệ thống vào một thời điểm nhất định trong năm (gọi trong kỳ nghỉ), bạn có thể cần xếp hàng cuộc gọi trong đó VoIP hệ thống có thể phân phối các cuộc gọi một cách thông minh giữa các phần mở rộng khác nhau dựa trên tính khả dụng, địa lý hoặc các tiêu chí khác. Một ví dụ khác có thể là quản lý tiện ích mở rộng, trong đó hệ thống không chỉ gán tiện ích mở rộng cho từng người dùng, mà còn có thể quản lý thư mục tên tích hợp với thư mục mạng của bộ phận CNTT của bạn.

4. Tích hợp bên thứ ba

Đây là một ưu điểm chính của VoIP. Vì là phần mềm, các hệ thống này thường có một danh sách tích hợp được xây dựng trước với bất kỳ ứng dụng nào mà nhà cung cấp tin rằng khách hàng của họ thích. RingCentral, ví dụ, cung cấp một lượng tiện ích mở rộng lành mạnh, bao gồm Desk.com, Dropbox và Google Drive.

Sử dụng các tiện ích mở rộng này, khách hàng có thể xây dựng quy trình công việc tùy chỉnh để giúp họ làm việc hiệu quả hơn. Ví dụ: một cuộc gọi điện thoại của khách hàng đến qua RingCentral có thể khởi động điện thoại mềm RingCentral bên trong ứng dụng bàn trợ giúp Desk.com. Đại diện dịch vụ có thể thực hiện cuộc gọi và, theo quy trình chuẩn, điền vào một vé rắc rối được lưu trữ trên Dropbox dưới dạng tệp tài liệu cũng được liên kết với số vé trong cơ sở dữ liệu Desk.com. Nhưng là một phần của tích hợp, bạn cũng có thể lưu bản ghi cuộc gọi tự động dưới dạng tệp .wav được liên kết với cả tệp văn bản vé và số vé Desk.com, vì vậy, bất cứ khi nào có ai gọi bản ghi vé này, cả hai tệp đó xuất hiện dưới dạng tài liệu hỗ trợ.

Nếu bạn muốn phát triển tích hợp tùy chỉnh của riêng mình, hãy tìm nhà cung cấp hỗ trợ API tích hợp, dưới dạng tùy chọn chi phí bổ sung hoặc có sẵn miễn phí để tải xuống cho khách hàng. Thông thường, những thứ đó sẽ tuân theo tiêu chuẩn REST, đã trở thành một cách rất phổ biến để tích hợp các dịch vụ đám mây khác nhau.

5. Hỗ trợ

Như với bất kỳ sản phẩm nào, mức độ dịch vụ bạn sẽ nhận được rất quan trọng đối với chức năng dịch vụ của bạn. RingCentral cung cấp hỗ trợ qua điện thoại 24/7 cho khách hàng với các gói cho hai hoặc nhiều người dùng. Nếu bạn là một người dùng duy nhất, bạn sẽ chỉ có thể khiến ai đó bấm còi trong suốt 13 giờ từ thứ Hai đến thứ Sáu. RingCentral cũng cung cấp hỗ trợ trò chuyện trực tiếp 24/7. Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp toàn cầu với nhu cầu suốt ngày, bạn sẽ muốn tìm một nhà cung cấp dịch vụ có thể đảm bảo các truy vấn của bạn sẽ được trả lời ngay lập tức (hoặc ít nhất là một cách kịp thời). Nếu họ không thể cung cấp điều đó, bạn có thể muốn tìm ở nơi khác, đặc biệt nếu hệ thống điện thoại của bạn là phương thức giao tiếp chính với khách hàng.

Tuy nhiên, hãy cẩn thận khi bạn thêm các khả năng cho hệ thống điện thoại của mình, đặc biệt là trong trường hợp tích hợp tùy chỉnh được đề cập ở trên. Chỉ vì RingCentral cung cấp chính sách hỗ trợ khách hàng tốt không có nghĩa là nhà cung cấp bất cứ điều gì bạn đã tích hợp với RingCentral. Và ngay cả khi họ làm như vậy, không chắc họ sẽ hỗ trợ một cơ chế tích hợp được phát triển nội bộ. Nhìn vào từng thành phần của hệ thống liên lạc bằng giọng nói tổng thể của bạn và đảm bảo bạn biết ai sẽ gọi, khi nào nên gọi và tại sao. Ngoài ra, nếu bạn định phát triển tích hợp tùy chỉnh, bạn nên tìm hiểu các tùy chọn hỗ trợ cao cấp. Vâng, đó là thêm tiền, nhưng có sẵn các chuyên gia trong cả quá trình phát triển và hoạt động hàng ngày có thể trả cổ tức lớn trong tương lai.

6. Bảo mật

Bảo mật là điều bắt buộc đối với mọi dịch vụ dựa trên đám mây được cắm vào doanh nghiệp của bạn và các vectơ tấn công phát triển mỗi ngày. Đối với một ứng dụng kết nối internet như VoIP, một ứng dụng đóng vai trò là trung tâm trong giao tiếp kinh doanh của bạn, các biện pháp bảo mật từ trong ra ngoài thậm chí còn cấp thiết hơn. Do sự chuyên cần của bạn đối với các nhà cung cấp để biết trách nhiệm đối với dữ liệu được lưu trữ trong dịch vụ dựa trên đám mây và nếu có thể hãy thương lượng các điều khoản bảo mật trong hợp đồng của bạn. Tìm kiếm các dịch vụ cung cấp mã hóa đầu cuối, mã hóa cho dữ liệu ở trạng thái nghỉ (nếu có) và không chỉ xác thực cơ bản, mà cả các tùy chọn nâng cao, đặc biệt là xác thực đa yếu tố và sinh trắc học.

Đằng sau tường lửa của bạn, hãy nói chuyện với nhân viên CNTT của bạn và đảm bảo an ninh cũng là ưu tiên hàng đầu. Đảm bảo phần cứng mạng tại chỗ của bạn nhận biết VoIP và có sẵn các tính năng bảo mật cấp doanh nghiệp … sau đó đảm bảo rằng chúng được bật ở nơi chúng cần. Ví dụ: mạng LAN ảo (Vlan) thường được sử dụng để phân tách lưu lượng thoại vì lý do chất lượng cuộc gọi vì có một mạng chuyên dụng cho lưu lượng đó có nghĩa là dữ liệu của các ứng dụng mạng khác không thể can thiệp và gây ra âm thanh giả tạo trong khi gọi hoặc thậm chí bỏ cuộc gọi. Nhưng Vlan cũng tuyệt vời để đảm bảo các cuộc hội thoại VoIP miễn là CNTT thiết lập chúng với ý nghĩ đó. Để biết thêm, hãy xem danh sách những điều nên làm và không làm khi nói đến việc bảo mật các liên lạc VoIP của bạn.

7. Truyền thông hợp nhất

Nhà cung cấp dịch vụ VoIP của bạn cũng có thể là một cửa cho tất cả các nhu cầu liên lạc của bạn và hầu hết đã thực hiện khả năng này dưới tên truyền thông hợp nhất dưới dạng dịch vụ (UCaaS). Điều này có nghĩa là tích hợp chức năng trò chuyện, cuộc gọi hội nghị, email, cuộc gọi điện thoại, cuộc gọi video và thư thoại trong một ứng dụng. Tất cả các dịch vụ chúng tôi đã đánh giá đều cung cấp một số hình thức của loại dịch vụ này, nhưng không phải nhà cung cấp VoIP nào cũng xử lý theo cùng một cách.

Ví dụ: các nền tảng như người chiến thắng Sự lựa chọn của ban biên tập, AT & T và RingCentral, có khả năng liên lạc thống nhất rất phong phú bao gồm tất cả các kênh được đề cập ở trên cũng như không gian họp thông minh và các tính năng cộng tác tương tự. Nhiều nhà cung cấp định hướng phần mềm hơn, như Dialpad, sẽ cung cấp các điện thoại mềm rất tiên tiến và thống nhất cao, nhưng sẽ không thể kết hợp điện thoại phần cứng một cách dễ dàng. Cuối cùng, các nhà cung cấp chi phí rất thấp, như Grasshopper có thể không cung cấp bất kỳ điều khoản liên lạc thống nhất nào hoặc chỉ một hoặc hai kênh bổ sung, chẳng hạn như fax và văn bản.

Chỉ ra các kênh mà doanh nghiệp của bạn đang sử dụng hàng ngày để hoàn thành công việc là chìa khóa để thực hiện truyền thông hợp nhất hiệu quả. Nếu tất cả những gì bạn sử dụng là giọng nói, thì bạn không cần phải lo lắng về điều đó, nhưng trong thời đại ngày nay, đó thực tế là một con kỳ lân. Mỗi doanh nghiệp giao tiếp bằng cách sử dụng nhiều kênh hơn chỉ bằng giọng nói và có một hệ thống thống nhất có nghĩa là có thể sử dụng các kênh đó hiệu quả hơn. Nếu không có ứng dụng UCaaS, bạn sẽ chạy các hệ thống khác nhau trên SMB của mình, không có cách nào để theo dõi ai đã nhận được tin nhắn nào, trên thiết bị nào và qua phương tiện nào.