7 cách để nâng cấp viễn thông của bạn không bị gián đoạn

Cho dù bạn đang chuyển từ một hệ thống điện thoại cũ, đơn giản (POTS) hoặc đơn giản là di chuyển dịch vụ Thoại qua IP (VoIP) hiện tại của bạn sang nhà cung cấp khác, việc chuyển đổi dịch vụ thoại đều khó khăn và có khả năng gây nguy hiểm cho năng suất của nhân viên. Điều quan trọng là bạn chuẩn bị. Có một số bước quan trọng bạn cần thực hiện trước khi dịch vụ của bạn được kích hoạt để đảm bảo hoạt động trơn tru. Băng thông, tải cuộc gọi và dự phòng khẩn cấp là một trong những yếu tố quan trọng cần xem xét trong quá trình chuẩn bị.

Chúng tôi đã nói chuyện với Jeff Valentine, Giám đốc Tiếp thị của NetFortris Fonality, một trong những dịch vụ Lựa chọn của Biên tập viên cho VoIP kinh doanh, để thảo luận về các bước mà doanh nghiệp của bạn nên thực hiện trước khi nâng cấp VoIP để đảm bảo không bị gián đoạn. Đối với hầu hết các phần, quá trình thiết lập VoIP là khoa học hơn nghệ thuật. Đây là tin tốt cho bạn vì điều đó có nghĩa là, nếu bạn làm theo lời khuyên của Valentine và của nhà cung cấp dịch vụ VoIP và nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) đã chọn, thì bạn nên thực hiện dễ dàng.

1. Đảm bảo kết nối Internet của bạn đã sẵn sàng cho VoIP

Nếu bạn đã có tốc độ internet tốt cho một văn phòng mà không cần cài đặt VoIP, thì bạn nên liên hệ với ISP và nhà cung cấp VoIP của bạn để xác định xem liệu nó có thể xử lý các cuộc gọi VoIP được tải thêm hay không.

"Nguyên nhân số một của các vấn đề là kết nối internet xấu, " Valentine nói. Ông khuyên bạn nên kiểm tra kết nối của mình về tốc độ và chất lượng và, nếu bạn xác định rằng nó sẽ không thể xử lý sự căng thẳng của dữ liệu VoIP, có hai điều bạn có thể làm để cải thiện chất lượng cuộc gọi mà không cần thay đổi dịch vụ. Đầu tiên, để tìm hiểu xem kết nối của bạn có thể xử lý VoIP hay không, ông khuyên bạn nên chạy thử với nhà cung cấp lựa chọn của mình.

"Nếu nó có vẻ tốt, bạn có nhiều khả năng có một kết nối tốt, " ông nói. Nếu bạn thấy rằng kết nối của bạn gây ra sự gián đoạn, anh ấy đề xuất một đường dây riêng giữa doanh nghiệp của bạn và nhà cung cấp VoIP của bạn để tạo kết nối băng thông riêng không bị làm phiền bởi các quy trình văn phòng khác.

Thứ hai, Valentine khuyên khách hàng của mình có kết nối kém để cài đặt hệ thống VoIP / analog lai để giữ khối lượng công việc ở mức tối thiểu. Nguyên tắc chung để cài đặt hệ thống VoIP là bạn nên tăng băng thông thêm 100 Kb / giây. Vì vậy, cứ 10 người dùng, bạn nên có sẵn 1 Mbps truyền băng thông trên mạng của mình.

2. Mua bộ định tuyến với chất lượng dịch vụ

Một số bộ định tuyến có khả năng phân tán lưu lượng Chất lượng dịch vụ (QoS). Tính năng này được thiết kế để phân chia băng thông VoIP từ tất cả các băng thông mạng khác của bạn. Về cơ bản, nó sẽ cho phép bạn chọn các ứng dụng cụ thể chạy trên mạng của mình dựa trên chữ ký lưu lượng truy cập của họ và sau đó cho phép quản trị viên CNTT chỉ định mức độ ưu tiên hoặc tỷ lệ phần trăm đảm bảo cho tổng dung lượng của bạn cho các ứng dụng đó dựa trên mức độ quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp của bạn. Điều này có nghĩa là lưu lượng VoIP của bạn luôn được thông qua để bạn không bị gián đoạn cuộc gọi nếu ai đó quyết định truyền phát Netflix trong bữa trưa. Ngày nay, có rất ít bộ định tuyến không có khả năng QoS ở một số dạng, nhưng bạn nên nói chuyện với nhà cung cấp của mình để xem họ có đối tác ưa thích hay không.

Một lưu ý là các bộ định tuyến sẽ không thể giúp bạn nếu mạng của nhà cung cấp dịch vụ VoIP của bạn bị nghẽn. Họ sẽ chỉ giúp đỡ nếu mạng nội bộ của bạn là vấn đề, dẫn chúng tôi đến điểm quan trọng tiếp theo của chúng tôi.

3. Kiểm tra độ tin cậy của nhà cung cấp của bạn

Điều này là không có trí tuệ bởi vì, nếu dịch vụ VoIP của bạn bị vô hiệu hóa, không quan trọng là nó rẻ như thế nào hoặc cuộc gọi của bạn rõ ràng như thế nào. Hầu hết các dịch vụ VoIP dựa trên đám mây cho phép bạn xem thời gian hoạt động trung bình của chúng là bao nhiêu để xác định tần suất toàn bộ hệ thống của chúng bị lỗi. Nếu họ không công khai thông tin này trên trang web của họ, bạn nên hỏi họ trực tiếp.

Nếu nhà cung cấp ưa thích của bạn có một hồ sơ đáng chú ý để quản lý thời gian hoạt động, bạn có thể mất dịch vụ điện thoại vào thời điểm quan trọng nhất trong ngày hoặc năm. Một sự gián đoạn dịch vụ như thế này có thể làm tê liệt các doanh nghiệp dựa trên điện thoại.

4. Lưu lượng VoIP riêng thông qua Vlan

Ngoài các bộ định tuyến QoS, bạn có thể sử dụng Mạng cục bộ ảo (Vlan) để phân đoạn lưu lượng thoại. Bạn có thể nghĩ về Vlan như một mạng trong mạng. Vlan có thể dựa trên một số đặc điểm, bao gồm vị trí, thiết bị, nhóm người dùng và, vâng, loại lưu lượng. Trong trường hợp VoIP, Vlan sẽ chỉ phân đoạn lưu lượng trong dung lượng mạng tổng thể của bạn để cung cấp khả năng phản hồi nhanh hơn. Điều này đặc biệt hữu ích cho các công ty có hơn 50 nhân viên sử dụng dịch vụ VoIP.

Bạn cũng có thể muốn dùng thử Mạng diện rộng được xác định bằng phần mềm (SD-WAN), cung cấp kết nối internet nằm trên đầu kết nối internet hiện tại của bạn. Ví dụ: nếu bạn đã có Internet Time Warner, bộ định tuyến SD-WAN sẽ chuyển lưu lượng truy cập qua Mạng riêng ảo (VPN) qua lưu lượng Time Warner của bạn để đảm bảo lưu lượng truy cập đến nơi cần thiết nhất. Hoặc nó sẽ cho phép bạn cắm dịch vụ của ISP thứ hai vào VPN của bạn để xác định dịch vụ nào đang hoạt động tốt nhất vào lúc này để hướng lưu lượng truy cập đến mạng đó.

5. Xác định tải cuộc gọi đúng

Valentine khuyến nghị tỷ lệ 1 trên 1 giữa số lượng nhân viên sử dụng VoIP và tổng tải cuộc gọi có sẵn trên hệ thống của bạn. Điều này có nghĩa là dịch vụ VoIP của bạn sẽ có thể xử lý mọi nhân viên thực hiện cuộc gọi VoIP cùng một lúc.

Điều này sẽ đòi hỏi một chút tầm nhìn xa về phía bạn vì bạn có thể cần phải mở rộng hoặc trừ đi số lượng nhân viên tại công ty của bạn. Vì vậy, nếu bạn có kế hoạch cho một cuộc tuyển dụng lớn hoặc nếu bạn đang lên kế hoạch sa thải, hãy xác định xem mức tải cuộc gọi tối đa của bạn là bao nhiêu.

6. Đánh giá nhiều hơn một điện thoại SIP

Giao thức chính liên kết các cuộc gọi VoIP và các thiết bị ngoại vi với nhau là Giao thức khởi tạo phiên (SIP). Hầu hết mọi thiết bị VoIP, bao gồm cả bộ định tuyến, bộ chuyển mạch và thiết bị cầm tay, sẽ hỗ trợ SIP trừ khi chúng là một phần của giải pháp độc quyền sử dụng giao thức riêng. Khi bạn đang tìm kiếm các thiết bị cầm tay có khả năng VoIP, SIP sẽ là một giao thức mà bạn hầu như sẽ luôn được liệt kê là "được hỗ trợ". Nhưng đó không phải là tất cả với một chiếc điện thoại VoIP.

Bạn chắc chắn nên thử nghiệm nhiều loại điện thoại SIP khác nhau để xem cách chúng hoạt động với nhà cung cấp VoIP đã chọn của bạn. Nhà cung cấp của bạn thường sẽ có các đối tác phần cứng ưa thích và thậm chí có thể có một dịch vụ sẽ định cấu hình các điện thoại đó cho bạn trước khi giao hàng để bạn có thể chỉ cần cắm và chơi khi chúng đến. Tuy nhiên, đừng để sự thuận tiện đó làm ảnh hưởng đến bạn một cách không cần thiết vì có những cân nhắc khác.

Đối với một người, bạn nên kiểm tra thiết bị cầm tay của mình để xem cách chúng hoạt động với nền tảng định tuyến đã chọn cũng như mọi ứng dụng bạn sẽ chạy trên mạng VoIP hoặc kết nối với nó những thứ như nền tảng trợ giúp, khách hàng của bạn ứng dụng quản lý mối quan hệ (CRM) và chắc chắn là các công cụ quản lý CNTT của bạn. Cuối cùng, nếu bạn đang cung cấp cuộc gọi VoIP không dây cho các thiết bị di động và bất kỳ cuộc gọi nào trong số này đến từ nhà cung cấp điện thoại của bạn, thì bạn cũng nên kiểm tra chúng kỹ lưỡng. Giọng nói là một nền tảng truyền thông quan trọng và chắc chắn là một công nghệ trưởng thành, nhưng VoIP vẫn còn nhiều cạm bẫy cho những người chưa được kiểm chứng hoặc không thận trọng; đảm bảo bạn không nằm trong số đó.

7. Thiết lập một kế hoạch điện thoại khẩn cấp

Nếu bạn làm theo các bước được trình bày ở trên, thì có lẽ bạn sẽ có một quá trình chuyển đổi dễ dàng. Tuy nhiên, bạn nên chuẩn bị cho các kịch bản thảm họa. Một cách để đảm bảo bạn sẽ luôn có thời gian hoạt động là xây dựng một hệ thống VoIP dựa trên nền tảng / đám mây lai. Theo cách đó, nếu đám mây của nhà cung cấp của bạn ngừng hoạt động, thì bạn có thể sử dụng tài nguyên nội bộ của mình để chuyển các cuộc gọi. Hoặc nếu có lũ lụt trong khu phố của bạn, thì bạn có thể chuyển toàn bộ khối lượng công việc của mình sang đám mây của nhà cung cấp.

"Điều này xảy ra với tần suất ngày càng tăng", Valentine nói. "Nếu một tòa nhà bị mất điện, một doanh nghiệp dựa vào điện thoại sẽ ngừng hoạt động. Nếu bạn chuyển sang đám mây, bạn có thể tránh được sự cố mất điện cục bộ. Nhưng, nếu đám mây bị cúp, nhà cung cấp của bạn có thể gửi gọi qua đường dây điện thoại thay vì kết nối internet. "

Nếu hệ thống điện thoại ngừng hoạt động ở cả cấp độ đám mây và cục bộ, thì điều quan trọng là bạn phải hướng lưu lượng điện thoại đến các phương thức liên lạc khác như trò chuyện và email. Khách hàng của bạn sẽ vẫn tức giận nhưng có lẽ họ sẽ chọn cách nói lên sự không hài lòng của họ với các đại lý trò chuyện của bạn thay vì mạo hiểm trên phương tiện truyền thông xã hội.