7 cách đơn giản hóa quản lý dự án trong các dự án làm việc nhóm

Để quản lý một đống dự án thừa với ít rắc rối nhất, bạn không thể làm tốt hơn nhiều so với Dự án làm việc nhóm, một trong những lựa chọn của ban biên tập cho các giải pháp phần mềm quản lý dự án. Sở hữu giao diện người dùng (UI) hiện đại, trực quan và bộ tính năng nổi bật với chức năng đơn giản nhất, thân thiện với người dùng nhất, Teamwork Project là một lựa chọn dễ dàng để giữ cho các dự án được tổ chức và các nhóm làm việc.

Bởi vì Teamwork Project có chức năng tuyệt vời như vậy, các doanh nghiệp có thể không nhận ra có một loạt các tính năng và tích hợp hữu ích dưới bề mặt để tiếp tục tùy chỉnh và đơn giản hóa trải nghiệm quản lý dự án. Bảy mẹo sau đây có thể giúp nhóm của bạn tập trung vào việc hoàn thành các dự án và tối đa hóa năng suất trên cả máy tính để bàn và thiết bị di động.

1. Ôm mẫu

Để giúp bạn tiết kiệm thời gian cho các nhiệm vụ lặp lại và các dự án tương tự, Dự án làm việc nhóm cho phép bạn lưu bất kỳ dự án nào dưới dạng mẫu. Để sao chép dự án và chỉ định dự án dưới dạng mẫu, nhấp vào nút Tùy chọn trên trang tổng quan của bất kỳ dự án nào và chọn "sao chép / di chuyển dự án này". Từ đó, bạn có thể đổi tên dự án thành một loại mẫu cụ thể hoặc thay đổi ngày bắt đầu và cập nhật các mục riêng lẻ để biến khung dự án đó trực tiếp thành dự án tiếp theo của bạn.

Bạn cũng có thể lưu danh sách tác vụ dưới dạng mẫu. Trong bất kỳ danh sách nhiệm vụ nào trong Dự án làm việc nhóm, bạn có thể nhấp vào các tùy chọn và chọn Mẫu để lưu danh sách nhiệm vụ đó dưới dạng mẫu (cùng với bất kỳ ghi chú nào về trường hợp sử dụng của danh sách). Khi tạo mẫu danh sách nhiệm vụ, bạn cũng có thể chỉ định xem bạn muốn bao gồm các nhiệm vụ đã hoàn thành hay không và quyết định xem đó có phải là mẫu công khai hay mẫu riêng chỉ dành cho công ty của bạn. Để thêm danh sách nhiệm vụ đó vào một dự án mới hoặc hiện có, chọn Danh sách nhiệm vụ mới và nhấp vào tab Nâng cao để xem các mẫu có sẵn.

2. Gắn thẻ mọi thứ

Một cách khác Dự án làm việc nhóm giữ cho mọi thứ được tổ chức là bằng cách cung cấp cho bạn tùy chọn để gắn nhãn mọi khía cạnh của dự án. Teamwork gần đây đã giới thiệu một tính năng mới gọi là Thẻ nhiệm vụ, được truy cập thông qua biểu tượng thẻ ở phía bên phải của bất kỳ dự án nào trong danh sách. Thao tác này sẽ hiển thị danh sách mã màu gồm các thẻ có sẵn bao gồm Được phê duyệt, Từ chối, Lập hóa đơn, Để xem xét hoặc Đang chờ xử lý. Bạn cũng có thể thêm các thẻ Nhiệm vụ tùy chỉnh, gắn nhãn dự án với nhiều thẻ hoặc hợp nhất các thẻ. Tính năng này cũng bao gồm cài đặt quản trị để chỉ định liệu chỉ quản trị viên hoặc tất cả thành viên trong nhóm có thể tạo thẻ.

Nhiệm vụ không phải là yếu tố dự án duy nhất Teamwork Project cho phép bạn gắn thẻ. Nền tảng này cũng bao gồm các tùy chọn để gắn thẻ các tệp, liên kết, tin nhắn, cột mốc, sổ ghi chép hoặc dự án. Gắn thẻ hoạt động theo cùng một cách: chỉ cần di chuột qua bất kỳ tệp, cột mốc hoặc dự án cụ thể nào, chọn biểu tượng thẻ và chọn một thẻ hiện có hoặc tạo một thẻ mới.

3. Im lặng tiếng ồn

Đối với một dự án đặc biệt bận rộn, có thể một nhóm trong đó nhiều nhóm đang can thiệp và luôn có một loạt các tin nhắn và cập nhật mới, người dùng có thể muốn tắt thông báo để giải mã hộp thư đến của họ. Để tắt các loại thông báo dự án cụ thể, chọn Chỉnh sửa chi tiết của tôi trong hồ sơ của bạn và bên dưới Tùy chọn, tắt cài đặt để nhận email hoàn thành nhiệm vụ, email cập nhật trạng thái, email "được thêm dưới dạng người theo dõi", v.v. Bạn cũng có thể tắt thông báo chỉ dành cho chính bạn trên một dự án cụ thể bằng cách đi vào tab Mọi người trong dự án và chọn biểu tượng thư bên cạnh tên của bạn. Khi nó chuyển sang màu đỏ, bạn sẽ không còn nhận được thông báo cho dự án đó nữa.

Làm việc theo nhóm cũng đã giới thiệu một tính năng mới vào năm ngoái có tên là Bộ lọc, có thể giúp giải mã một bảng điều khiển dự án, nhiệm vụ hoặc cột mốc bên cạnh các thông báo. Bằng cách nhập từ khóa vào thanh Lọc ở phía trên bên phải của bảng điều khiển, bố cục sau đó sẽ được điền với chỉ các kết quả có chứa từ khóa đó. Các bộ lọc cũng có thể tìm kiếm theo các thẻ cụ thể, để xem các dự án ở giai đoạn quy trình công việc cụ thể hoặc theo người dùng cụ thể để theo dõi tiến độ và tiến độ công việc hiện tại của một thành viên trong nhóm. Thanh Lọc cũng hoạt động cho các tệp, tin nhắn và sổ ghi chép.

4. Thực hiện các phím tắt

Dự án làm việc nhóm bao gồm một số phím tắt tích hợp để tiết kiệm thời gian cho các hành động phổ biến. Một số trong những người hữu ích nhất là:

• Chỉnh sửa tác vụ hiện tại con chuột đang di chuột qua.
• Ghi lại dấu thời gian trên tác vụ hiện tại của chuột.
• Bắt đầu một bộ đếm thời gian trên nhiệm vụ hiện tại.
• Nhanh chóng đính kèm các tập tin vào nhiệm vụ chuột đã kết thúc.
• Nhanh chóng tạo ra một lời nhắc nhở cho nhiệm vụ.
• Đóng / hủy bất kỳ hộp thoại mở.
• Mở biểu đồ Gantt trong tab nhiệm vụ của dự án.
• Tập trung vào hộp tìm kiếm cho đầu vào tìm kiếm ngay lập tức.
• Mở menu "Thêm nhanh" ở phía trên bên trái.
• Mở menu "Chuyển đổi dự án".
• Có rất nhiều phím tắt khác trong cơ sở kiến ​​thức Dự án làm việc nhóm.

5. Nhận bàn trợ giúp liên quan

Dự án làm việc nhóm tích hợp với giải pháp bàn trợ giúp Teamwork Desk của công ty, cho phép bạn thêm các tác vụ Bàn vào Dự án. Để kích hoạt tích hợp từ Bàn làm việc nhóm, hãy đi vào Cài đặt từ bảng điều khiển chính. Chọn Thêm nhiệm vụ để chọn một dự án và danh sách nhiệm vụ trực tiếp từ Dự án làm việc nhóm; sau đó nó sẽ xuất hiện được đánh dấu bằng biểu tượng Bàn làm việc nhóm. Sau khi được bật, người dùng Teamwork có thể tận dụng các tính năng của Bàn như Hộp thư đến thông minh để biến các vấn đề của khách hàng thành vé, sau đó có thể được chuyển đổi thành các dự án và hoàn thành trong Dự án làm việc nhóm.

6. Tận dụng các ứng dụng di động

Một trong những phát triển chính của Teamwork Project trong hai năm qua là các ứng dụng Android và iOS. Kết quả là trải nghiệm ứng dụng khá tốt trải dài các Dự án làm việc nhóm và một số tính năng của Bàn làm việc nhóm và Trò chuyện nhóm. Ứng dụng Android và iOS hữu ích để bắt đầu hoặc ghi nhật ký tiến trình trên các thành phần chính của Dự án làm việc nhóm và công ty gần đây đã triển khai nút Thêm nhanh cho ứng dụng iOS để thêm tác vụ, sự kiện, cột mốc, viết tin nhắn, thời gian đăng nhập hoặc tải lên một tập tin. Bạn cũng có thể quản lý các thành viên nhóm và trạng thái trong một dự án và bắt đầu trò chuyện trực tiếp trong ứng dụng với một người dùng khác. Khi tạo một tác vụ, bạn luôn có thể nhanh chóng gán nó cho chính mình bằng cách vuốt sang phải. Tuy nhiên, hãy đảm bảo định cấu hình thông báo, cả trong ứng dụng cho các dự án cụ thể và trong cài đặt của điện thoại thông minh của bạn (để đảm bảo bạn chỉ nhận được thông báo đẩy bạn muốn).

7. Mở rộng và tích hợp

Làm việc theo nhóm đã thêm một loạt các tích hợp và tiện ích mở rộng hữu ích để cải thiện khả năng quản lý dự án trên thiết bị di động và làm cho mọi thứ đơn giản hơn trên máy tính để bàn. Tiện ích mở rộng chia sẻ di động cho các ứng dụng Android và iOS của Dự án làm việc nhóm cho phép người dùng chia sẻ hình ảnh, tệp PDF hoặc bất kỳ loại tệp nào khác vào tài khoản Dự án làm việc nhóm chỉ bằng một thao tác vuốt và tải lên nhanh chóng. Ngoài ra còn có tích hợp iPhone có tên Today, cung cấp cho người dùng khả năng quản lý các tác vụ hoặc thời gian từ tab Today trên màn hình khóa iPhone.

Sử dụng tiện ích mở rộng trình duyệt Google Chrome để thêm tác vụ, tạo dự án, thời gian đăng nhập và một số tùy chọn khác trực tiếp từ trình duyệt mà không yêu cầu người dùng mở Dự án làm việc nhóm. Thêm dự án làm việc nhóm cho Chrome từ Cửa hàng Chrome trực tuyến để cài đặt tiện ích mở rộng và sau khi đăng nhập, tiện ích mở rộng sẽ mở hộp bật lên để thêm dự án mới, tác vụ, v.v. Khi tạo một mục mới, trình duyệt cho phép bạn đặt người dùng, loại thông báo và mức độ ưu tiên cao để đặt một tác vụ nhất định. Làm việc theo nhóm cũng cung cấp một danh sách dài các tích hợp của bên thứ ba khác, bao gồm Xero và Zendesk.