8 lời khuyên cuối năm dành cho người quản lý thiết bị di động

Bên cạnh các dịch vụ đám mây, nhân viên di động và cơ sở hạ tầng hỗ trợ có thể là mối quan tâm cấp bách nhất đối với các nhà quản lý CNTT hiện nay. Các dự án mang theo thiết bị của riêng bạn (BYOD) đang phát triển nhanh chóng và hầu hết không chỉ bao gồm điện thoại mà còn cả máy tính bảng, phablet và thậm chí cả thiết bị đeo. Điều mà trước đây chính sách quản lý một điện thoại thường được mở rộng để bao gồm nhiều kiểu máy được phê duyệt cho mỗi tổ chức và một số quản trị viên thực sự thích phiêu lưu đang tìm cách quản lý bất kỳ điện thoại nào mà người dùng quan tâm để mua.

Và đó chỉ là quản lý phần cứng. Chọn, triển khai và sau đó kiểm soát các ứng dụng mà người dùng cài đặt trên thiết bị di động là những khía cạnh bị bỏ qua trong quản lý thiết bị di động (MDM) nhưng những vấn đề có thể gây ra sự cố nghiêm trọng cho người quản lý CNTT nếu bị bỏ qua, ngay cả trong các tổ chức nhỏ hơn. Giải pháp điển hình là quản lý danh mục ứng dụng di động nhưng điều đó dễ thảo luận hơn nhiều so với thực hiện.

Khi các tổ chức CNTT bước vào quý IV năm 2015, việc đánh giá và tối ưu hóa cơ sở hạ tầng thiết bị di động hiện tại của bạn là rất quan trọng để đảm bảo suôn sẻ 2016. Sau đây là tám mẹo giúp bạn giải quyết.

1. Quay lại Quảng trường Một

Trước khi thêm hoặc sửa đổi cảnh quan di động hiện tại của công ty bạn, hãy quay lại từ đầu và đánh giá lại lý do tại sao bạn triển khai thiết bị di động ở nơi đầu tiên. Điều đó không chỉ bởi vì quy trình kinh doanh có thể đã thay đổi mà còn bởi vì các thiết bị di động và khả năng của chúng đang thay đổi rất nhanh. Lý do nhân viên bán hàng của bạn chấp nhận một điện thoại di động cho ngày hôm qua có thể được phục vụ tốt hơn bằng cách sử dụng một chiếc phablet hoặc thậm chí có thể đeo được ngày hôm nay. Hãy tận dụng cơ hội cuối năm để xem xét lại các bên liên quan về tính di động của công ty bạn hoặc tìm một số nếu ban đầu bạn không có họ và thực hiện một số cuộc phỏng vấn không chính thức để xác định thiết bị nào phổ biến nhất và sử dụng cho các quy trình nào. Phù hợp với những gì bạn biết về khả năng của thiết bị di động hiện tại, không chỉ tập trung vào các yếu tố hình thức phần cứng mà còn cả các nền tảng và ứng dụng hệ điều hành (HĐH). Bây giờ bạn đã có một ý tưởng khá hay về việc doanh nghiệp của bạn có nên duy trì, ký hợp đồng hay mở rộng triển khai di động hay không mà cả những thiết bị và phần mềm nào bạn cần.

2. Loại bỏ các tệp nhật ký

Cách duy nhất để biết cách di chuyển vào ngày mai là nắm vững những gì đã xảy ra ngày hôm qua. Để hiểu điều đó, bạn cần nhìn vào lịch sử của bạn. Sử dụng nhật ký sự kiện từ quản lý di động, bàn trợ giúp và đặc biệt là bảng điều khiển quản trị bảo vệ điểm cuối của bạn để biên dịch dữ liệu về chiến lược di động của bạn đã thực hiện tốt như thế nào trong năm qua. Những điểm chính cần bao gồm:

• Các thiết bị bị mất và cụ thể là dữ liệu nào, nếu có, bị mất cùng với chúng,
• Bảo mật, xác thực và các sự cố liên quan, và
• Lỗi phần mềm: Sự cố trong đó các ứng dụng hoặc dịch vụ đám mây truy cập qua thiết bị di động không hoạt động, không thể triển khai hoặc bất kỳ trường hợp nào khác khi triển khai di động của bạn bị hỏng ở lớp phần mềm.

Khi bạn đã biên soạn dữ liệu này, hãy chia nhỏ theo chủ đề vì bạn sẽ cần thêm nó vào danh sách.

3. Tìm hiểu những gì nó chi phí

Đây là nơi bạn nhờ người khác biên dịch các tệp nhật ký của họ (trong trường hợp này là bộ phận kế toán của bạn hoặc người đứng đầu doanh nghiệp của tổ chức CNTT). Bạn đang tìm kiếm một sự cố chi phí hàng năm bao gồm các thiết bị mới, thiết bị thay thế, phí dữ liệu, phí thoại, phí văn bản (nếu khác) và chi phí ứng dụng. Và cái cuối cùng cần bao gồm không chỉ chi phí ứng dụng cơ bản mà còn cả chi phí triển khai và hỗ trợ. Bạn sẽ muốn có chế độ xem chu kỳ thanh toán cơ bản cho tất cả các số này, nhưng bạn cũng sẽ muốn chúng được chia nhỏ trên người dùng, thiết bị, gói gọi điện và bất kỳ ứng dụng nào có tính phí ngoài việc mua và cài đặt cơ bản.

4. Ấm cúng với dịch vụ khách hàng

Khi bạn đã biên soạn tất cả các thông tin được đề cập ở trên, hãy ngồi xuống với các bên liên quan chính và dành thời gian để phân tích. Tôi thích đầu vào từ ông Johnnie Walker trong các phiên này nhưng số dặm của bạn có thể thay đổi. Khi bạn cảm thấy thoải mái với nơi bạn đã đến và nơi bạn đang ở, đây là lúc để bắt đầu tìm hiểu nơi bạn có thể. Bước đầu tiên là nói chuyện với nhà cung cấp gói di động của công ty bạn. Chắc chắn bao gồm các tùy chọn gói gọi và dữ liệu mới, nhưng cũng bao gồm các thiết bị mới và khả năng của chúng (phù hợp với cách thức và lý do tại sao mọi người của bạn đang sử dụng thiết bị di động). Hình thành mối quan hệ chặt chẽ hơn với dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp dịch vụ di động của bạn, đại diện cho và bao gồm cả mối quan hệ cá nhân với một cá nhân hoặc nhóm đơn lẻ có thể trả cổ tức lớn. Các mối quan hệ như thế này có thể giúp bạn:

• Các tùy chọn gọi tốt nhất có sẵn trong khung thời gian hiện tại,
• Truy cập vào các thiết bị di động mới có thể hoạt động tốt cho doanh nghiệp của bạn khi chúng đến,
• Truy cập vào các hiệp lực mới khi các nhà cung cấp thiết bị di động tiếp tục mở rộng sang các dịch vụ đám mây định hướng kinh doanh khác như sao lưu và bảo mật, ứng dụng mới và các khu vực phủ sóng tốc độ cao ở các khu vực địa lý khác nhau và
• Truy cập vào các kế hoạch hỗ trợ và dịch vụ nâng cao.

5. Nghiên cứu rủi ro

Việc triển khai trên thiết bị di động nhất thiết phải mang đến một số rủi ro và không chỉ cho các thiết bị và dữ liệu mà còn cho các mạng công ty tại chỗ (và thậm chí mất doanh thu nếu sự cố dịch vụ di động ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng). Bước đầu tiên tốt là thu hút một nhà tư vấn CNTT có uy tín với kinh nghiệm quản lý và đánh giá rủi ro nếu bạn không có điều đó. Chỉ các tổ chức nhỏ nhất mới nên thử thực hiện điều này một mình, vì đánh giá rủi ro không chỉ phức tạp mà các xu hướng thường tiếp cận sâu hơn vào tổ chức của bạn hơn bạn mong đợi. Khi bạn đã có một số trợ giúp, đây là một vài điểm quan trọng để phân tích rủi ro di động của bạn:

• Cơ sở hạ tầng phía sau: Điều gì xảy ra với các quy trình kinh doanh sử dụng thiết bị di động nếu máy chủ chính hoặc dịch vụ dữ liệu đột nhiên gặp sự cố? Có cách giải quyết không?
• Mất thiết bị: Có một số thiết bị di động nhất định trở thành điểm thất bại duy nhất cho một số quy trình? Đó không bao giờ là một ý tưởng tốt. Chống lại những khả năng này không chỉ bằng chính sách thay thế thiết bị hiệu quả mà cả nhân viên của quy trình thứ cấp có thể sử dụng để thực hiện điều tương tự mà không cần thiết bị di động.
• Sự cố ứng dụng: Bạn đã bao gồm việc mất máy chủ và phần cứng di động, giờ đây cũng làm như vậy đối với các ứng dụng di động. Nếu một bản cập nhật mạnh mẽ đã làm sập các ứng dụng di động quan trọng, điều gì sẽ xảy ra với doanh nghiệp của bạn?
• Trộm dữ liệu: Điều này cần bao gồm vị trí của dữ liệu của bạn, cách bảo vệ dữ liệu và những gì bạn cần làm nếu bạn gặp phải sự mất mát hoặc vi phạm. Cách cụ thể nhất để chi trả cho doanh nghiệp của bạn cho kịch bản này là tạo tài liệu từng bước, được đại diện pháp lý của bạn phê duyệt và được xác minh để tuân thủ mọi nhu cầu pháp lý mà tổ chức của bạn có thể có. Vâng, đó là rất nhiều công việc tẻ nhạt, nhưng, nếu và khi nó xảy ra, bạn sẽ có một ngày đủ tồi tệ mà không bỏ lỡ tài liệu này là tốt.

6. Giảm thiểu rủi ro

Sử dụng thông tin từ dự án phân tích rủi ro của bạn để đánh giá lại cách bạn bảo vệ các tình huống di động của mình. Chắc chắn, điều đó bao gồm bảo vệ điểm cuối SaaS cho các thiết bị thực tế nhưng nó cũng có thể bao gồm nhiều hơn nữa. Ví dụ, bạn không chỉ mã hóa dữ liệu ở cấp thiết bị mà còn ở cấp máy chủ nếu điều đó có ý nghĩa trong quá trình bảo vệ quy trình hoặc thậm chí là quản lý quyền kỹ thuật số (DRM) đối với các tệp và tài liệu chính như một biện pháp bổ sung.

Mặc dù bạn cần bảo mật bảo mật dựa trên thiết bị (bao gồm không chỉ mã hóa đã nói ở trên mà còn xác thực thông qua các dịch vụ quản lý nhận dạng cập nhật), bạn nên tìm cách tiếp cận bảo mật di động chủ yếu từ góc độ bảo vệ dữ liệu trước và thiết bị thứ hai . Các thiết bị có thể được xóa và thay thế từ xa nếu bạn sử dụng đúng nền tảng MDM (và nếu nền tảng của bạn không thể làm điều đó, bạn cần phải chuyển đổi), nhưng mất dữ liệu có thể không chỉ gây ra hậu quả tức thời mà còn bị mất kinh doanh, khách hàng giận dữ, giảm doanh thu, và một hoặc hai luật sư làm cho sự khốn khổ của bạn trở thành ưu tiên số một của họ.

7. Quản lý điện thoại di động như mọi thứ khác

Nhìn qua cách bạn đang quản lý thiết bị di động của mình và so sánh với cách bạn đang quản lý máy tính để bàn và máy chủ của mình. Mục tiêu của bạn là quản lý càng nhiều cơ sở hạ tầng tổng thể này với cùng một bộ công cụ và chính sách càng tốt. Ví dụ, quy tắc quản lý danh tính không nên có hồ sơ riêng cho máy tính để bàn và điện thoại và bạn nên tìm cách sử dụng các biện pháp đó theo cách theo dõi người dùng cho dù họ đang sử dụng thiết bị nào.

8. Cập nhật chính sách của bạn

Chắc chắn, việc viết bất kỳ loại chính sách CNTT nào đều có ngay trên kênh với các kênh gốc là nhiệm vụ yêu thích của quản trị viên CNTT trong ngày nhưng điều đó hoặc là nóng lên khi mọi thứ trở nên tồi tệ và cuối cùng họ luôn gặp khó khăn. Công ty của bạn nên có chính sách bảo mật và sử dụng hợp lý bao gồm tất cả các tình huống di động của bạn. Tương tự như các công cụ quản lý của bạn, bạn không cần phải viết ra các chính sách di động riêng biệt mà thay vào đó, hãy sửa đổi các chính sách hiện tại của mình để bao quát rõ ràng các thiết bị di động và các tình huống làm việc.

Cập nhật chính sách mật khẩu của bạn để kết hợp các khả năng của danh mục thiết bị di động của bạn. Trong các chính sách cấu hình được sử dụng bởi nhân viên CNTT của bạn, bao gồm các mô tả về cấu hình thiết bị di động tối ưu bao gồm những thứ như ứng dụng được phê duyệt, mã hóa dữ liệu và thiết bị và các tính năng như Bluetooth (điểm truy cập chính cho tin tặc thiết bị di động) hoặc USB ( người dùng của bạn có thể sẽ nổi loạn) nên bị vô hiệu hóa.

Cuối cùng, đừng quên điện thoại di động trong các chính sách cuối đời của bạn. Quá nhiều công ty thực hiện các bước đúng khi tái chế máy tính để bàn đã hết thời hạn sử dụng nhưng cho phép người dùng loại bỏ các thiết bị di động của riêng họ. Các thiết bị như vậy có thể, đặc biệt là ngày nay, mang nhiều dữ liệu độc quyền như máy tính để bàn. Tin tưởng vệ sinh phần cứng như vậy cho người dùng trước khi xử lý là yêu cầu sự cố bạn không cần.