Quay lại kinh doanh: một danh sách kiểm tra đầu năm cho smbs

Nếu bạn đang quản lý một văn phòng doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) điển hình, điều quan trọng là bắt đầu một năm bằng chân phải. SMB cần phải nhanh chóng phản ứng với các cơ hội mới khi chúng phát sinh và có một nền tảng văn phòng vững chắc để thực hiện công việc đó là rất quan trọng để thành công. May mắn thay, đảm bảo doanh nghiệp của bạn ở trạng thái tốt nhất có thể được hoàn thành khá nhanh chóng. Đúng, đó là một giác quan của kiểm toán; chỉ cần biết ơn rằng không ai trong số họ đến từ IRS. Thực hiện theo danh sách kiểm tra sáu điểm dưới đây và văn phòng của bạn sẽ sẵn sàng đón nhận mọi thử thách 2016 có thể mang lại.

1. Hãy sẵn sàng cho mùa thuế

Trong thế giới kinh doanh, thực tế bạn luôn chuẩn bị nộp thuế bằng cách này hay cách khác. Nhưng đầu năm (nếu trùng với năm tài chính của công ty bạn) thì đặc biệt quan trọng. Bắt đầu bằng cách ngồi xuống với người đứng đầu tài chính của bạn để thực hiện một cuộc kiểm toán lớn về những cuốn sách của năm ngoái.

Chắc chắn, bạn có thể đổ mồ hôi lạnh khi từ "kiểm toán" và "tài chính" được sử dụng trong cùng một câu nhưng vượt qua nó: chúng ta không nói về việc xoa dịu các đại lý IRS. Đây là một cuộc kiểm toán được thiết kế để cung cấp cho bạn, lãnh đạo của bạn và bất kỳ nhà đầu tư hiện tại hoặc tiềm năng nào về tài chính của bạn và bằng cách mở rộng tổ chức của bạn, họ đang vận hành theo cách họ nên làm. Bạn đang xác minh các số của năm trước, đánh giá các thủ tục kinh doanh và tài chính và đối chiếu những gì thực sự xảy ra với cả những gì bạn dự kiến ​​sẽ xảy ra cũng như những gì bạn đã báo cáo đã xảy ra. Bạn có thể thực hiện kiểm toán bởi khách hàng tiềm năng kế toán nội bộ của bạn hoặc bởi một công ty bên ngoài hoặc CPA. Bạn thậm chí có thể tạo một lực lượng đặc nhiệm nhỏ để thực hiện công việc như một nhóm. Những gì bạn đang tìm kiếm bao gồm:

Tất cả thu nhập có được trong năm trước và từ nguồn nào,

Tất cả các chi phí được thực hiện trong năm trước, sử dụng phương thức thanh toán nào, người được trả tiền nào và được chỉ định cho ngân sách nào; đặc biệt chú ý đến văn phòng, công nghệ, dịch vụ của bên thứ ba và chi tiêu cơ sở hạ tầng kinh doanh,

Đánh giá sao kê ngân hàng,

IRS và thuế tiểu bang / thành phố (nếu có) nộp đánh giá,

Xác minh rằng các thủ tục kế toán thích hợp đang được tuân theo; nếu không, hãy hiểu lý do tại sao có thể là do một quy trình kinh doanh cụ thể có thể cần sửa đổi và

Đặt kết quả kiểm toán vào một báo cáo chặt chẽ (đây là một công cụ bạn thực sự muốn sử dụng trong năm, vì vậy hãy làm cho nó ngắn gọn, có tổ chức và có giá trị không quá lớn đến nỗi bạn không thể tìm thấy bất cứ điều gì).

Hoàn thành đúng cách, việc kiểm toán này không mất hơn một tuần và báo cáo của nó cung cấp một công cụ nền tảng để sử dụng mọi thứ từ kế hoạch mua hàng đến mục tiêu bán hàng.

2. Kiểm toán phần cứng

Từ quan điểm của người quản lý văn phòng, biết tiền ở đâu trở thành bước đầu tiên. Bây giờ bạn cần phải biết mọi thứ khác ở đâu, quá. Bắt đầu với phần cứng công nghệ. Điều này nghe có vẻ rõ ràng nhưng nó nhanh chóng trở thành một khu vực nguy hiểm đối với nhiều SMB, đặc biệt là những người nghiêng về phía trung bình hơn là nhỏ. Đó là vì cụm từ Mang thiết bị của riêng bạn (BYOD). Vì vậy, nhiều chuyên gia CNTT ghét và rất nhiều người dùng sử dụng bất kỳ phần cứng nào họ có thể có trong tay từ bất kỳ nguồn nào và thường trả tiền theo những cách kỳ lạ hoặc sai lệch. Ít nhất, hãy đưa thông tin này vào một bảng tính có tổ chức mà bạn có thể tham khảo trong suốt năm nay và năm tới. Thậm chí tốt hơn, đưa thông tin vào một ứng dụng quản lý máy tính để bàn chuyên dụng như Trình quản lý cấu hình hệ thống Microsoft hoặc MMSoft Pulseway.

Bắt đầu với báo cáo kiểm toán từ Bước 1 vì sẽ cung cấp danh sách chính thức về giao dịch mua phần cứng của bạn. Sau đó, theo dõi những thiết bị nào đang thực sự được sử dụng (đảm bảo bạn sẽ tìm thấy một số điều ngạc nhiên). Một số nhân viên sẽ sử dụng các thiết bị cá nhân mà họ đã trả tiền để thực hiện công việc trong khi những người khác sẽ sử dụng các thiết bị tiêu dùng cho cả công việc và các nhiệm vụ cá nhân được công ty trả tiền. Tìm hiểu xem ai có cái gì, liệu nó có được sử dụng một cách thích hợp không, và điều đó sẽ giúp bạn quyết định liệu có cách nào tốt hơn để trả tiền cho nó hay không.

Và, một khi bạn đã vượt qua hàng loạt công nghệ mới này, đừng quên thực hiện kiểm toán phần cứng truyền thống để tìm kiếm PC, máy chủ, máy in và phần cứng văn phòng khác sắp hết hạn sử dụng hoặc cuối đời. cho thuê để bạn biết những gì sẽ cần phải được làm mới trong năm nay và khi nào. Làm việc với đại diện bán hàng phần cứng và bộ phận kế toán của bạn để phát triển kế hoạch cho nghỉ hưu phần cứng cũ này và thay thế nó bằng các đơn vị mới.

3. Kiểm toán phần mềm

Kiểm toán phần mềm có cùng mục tiêu cơ bản như kiểm toán phần cứng: Tìm hiểu những gì bạn đã cài đặt, cài đặt ở đâu, được trả tiền như thế nào (có nghĩa là ngân sách được chỉ định) và giấy phép hoặc đăng ký nào sẽ được gia hạn. Hãy chắc chắn để đánh dấu những người trên lịch của bạn.

Giống như kiểm toán phần cứng, tuy nhiên, thời hiện đại đã khiến việc kiểm toán phần mềm trở nên phức tạp hơn một chút. Tương tự như nhân viên sử dụng thiết bị cá nhân cho công việc, nhiều người cũng đang sử dụng các dịch vụ dựa trên đám mây của riêng họ. Điều này có thể xảy ra vì một người dùng quyết định đăng ký một dịch vụ cụ thể hoặc thậm chí cả nhóm triển khai một dịch vụ đám mây chỉ giữa họ.

Thông thường, các dịch vụ này được thanh toán thông qua các khoản phí định kỳ được gán cho thẻ tín dụng cá nhân hoặc doanh nghiệp và kế toán có thể gặp khó khăn khi tìm hiểu những gì được mua. Điều này có thể mang lại lỗi kế toán nhưng đó là những lỗi nhỏ so với các sự cố CNTT tiềm ẩn khi các dịch vụ đám mây này yêu cầu người dùng tải xuống phần mềm (điều này không chỉ không được CNTT kiểm tra mà còn bỏ qua chúng hoàn toàn). Root phần mềm như vậy, đảm bảo rằng nó được trả tiền đúng cách, và sau đó quyết định giữ nó hay thay thế bằng một giải pháp hiệu quả hơn.

Về mặt truyền thống hơn, sử dụng kiểm toán phần mềm của bạn để đặc biệt chú ý đến phần mềm bảo mật Chống vi-rút, mạng riêng ảo (VPN) và mã hóa là ba ví dụ. Đây là các khối xây dựng giải pháp có thể ngăn chặn một quá trình trong các rãnh của nó nếu giấy phép của chúng bị trượt, vì vậy hãy đảm bảo bạn biết khi nào giấy phép và đăng ký cần được gia hạn và người dùng nào sẽ cần chúng.

Khoảng thời gian kiểm toán phần mềm, bạn cũng nên kiểm tra các quy trình sao lưu dữ liệu và an toàn dữ liệu của mình. Điều này thường liên quan đến cả phần cứng và phần mềm, nhưng đó là một yêu cầu đối với hầu hết các quy trình phần mềm, vì vậy đừng cho nó rút ngắn. Thực hiện kiểm tra các kế hoạch sao lưu và khắc phục thảm họa (DR) để đảm bảo chúng vẫn hoạt động, kiểm tra dữ liệu được sao lưu cả cục bộ và trên đám mây để đảm bảo rằng nó không bị hỏng và xem xét những gì bạn đã trả cho các giải pháp này trong năm trước để xem nếu bạn có thể làm tốt hơn.

4. Kiểm toán mạng

Bạn sẽ cần người dẫn CNTT của bạn để giúp với cái này. Kiểm toán mạng cho phép bạn:

Biết cơ sở hạ tầng mạng nào bạn hiện đang sử dụng (cả vật lý và trên đám mây),

Kết hợp cơ sở hạ tầng đó với các quy trình kinh doanh chạy trên nó để xác minh năng lực và

Đánh giá không chỉ những gì bạn đang trả mà còn cho dù bạn nhận được những gì bạn đã trả tiền; điều này đặc biệt quan trọng đối với tất cả các nhà cung cấp Internet và mạng di động.

Phân tích kết nối Internet của bạn, không chỉ với văn phòng mà còn với bất kỳ máy chủ Web bên ngoài, dịch vụ đám mây hoặc máy chủ viễn thông và các trang web từ xa. Bạn đã nhận được hiệu suất mà bạn đã trả tiền? Nếu bộ phận CNTT nội bộ của bạn không chắc chắn cách kiểm tra thông tin này, hãy nói chuyện với chuyên gia tư vấn mạng của bên thứ ba. Cuối cùng, hãy đảm bảo CNTT cập nhật bộ định tuyến văn phòng, bộ chuyển mạch và phần cứng mạng khác để họ chạy chương trình cơ sở mới nhất và đảm bảo tất cả đều được thử nghiệm với bộ ứng dụng quan trọng trong kinh doanh hiện tại của bạn trước khi tung ra tất cả. Nếu bạn có các trang web từ xa hoặc máy chủ viễn thông kết nối từ nhà, hãy đảm bảo phần cứng mạng của họ cũng được flash và bảo mật.

5. Đi dạo quanh văn phòng

Điều này nghe có vẻ lật nhưng đó là một bước nghiêm trọng. Bạn không thể tìm hiểu mọi thứ bạn cần biết về doanh nghiệp của mình thông qua bảng tính hoặc bảng điều khiển quản lý. Hãy đứng dậy và đi tham quan. Nói chuyện với nhân viên về cách họ làm công việc của họ, đặc biệt là nhóm và quy trình dẫn. Hiểu làm thế nào công việc được thực hiện là chìa khóa không chỉ để triển khai công cụ phù hợp cho công việc phù hợp, mà thường để khám phá các cơ hội mới để tiết kiệm hoặc doanh thu.

Về mặt trần tục hơn, hãy xem xét cách văn phòng của bạn trông và hoạt động ở mức độ vật lý. Chú ý đến:

Nội thất văn phòng,

Phá vỡ nguồn cung cấp phòng và thiết bị nhà bếp,

Bảng trắng phòng hội thảo, màn hình, điện thoại, và

Thiết bị dùng chung văn phòng Máy hủy tài liệu, máy in, máy fax.

Hãy chắc chắn rằng những thứ này là cần thiết, theo thứ tự hoạt động tốt và dự trữ với các vật tư cần thiết cho hoạt động (ví dụ: mực, giấy, v.v.).

6. Phân tích kế hoạch kinh doanh và tiếp thị của bạn

Bạn đã đi xuống trên các con số. Bây giờ là lúc để ngẩng cao đầu và nhìn vào bức tranh lớn của tổ chức của bạn và điều đó luôn bắt đầu với kế hoạch kinh doanh của bạn. Ngồi xuống với nhân viên lãnh đạo của bạn và đi vào kế hoạch của bạn một cách chi tiết. Bạn có phải là nơi bạn nên đến (nghĩa là kế hoạch của bạn nói bạn sẽ ở đâu)? Cách bạn đang làm kinh doanh vẫn hiệu quả nhất? Đặt câu hỏi này bất kể doanh nghiệp có hoạt động tối ưu hay không; luôn luôn có thể là một cách tốt hơn. Liệt kê các quy trình kinh doanh của bạn, tham khảo ý kiến ​​của các nhân viên chủ chốt về các quy trình đó, vạch ra từng bước một và sau đó xem xét chúng một cách chi tiết. Có công cụ, phần mềm hoặc dịch vụ hiệu quả hơn mà bạn có thể đang sử dụng để cạnh tranh hơn không? Là những người phù hợp làm những công việc này? Là quá trình hiệu quả hoặc dư thừa? Mục tiêu ở đây không phải là sa thải người dân hay quản lý vi mô; đó là để hiểu đầy đủ về cách kinh doanh của bạn, kinh doanh các loại hạt.

Vượt qua kế hoạch tiếp thị năm ngoái với một con mắt tương tự. Kiểm tra kết quả và hỏi xem bạn có thực sự là nơi bạn nên đến khi kết quả được so sánh với chi phí. Bạn yếu ở đâu và làm thế nào bạn có thể cải thiện? Đặc biệt chú ý đến:

Nghiên cứu thị trường,

Quảng cáo và quảng cáo,

Sự kiện, và

Quan hệ báo chí.

Là một phần của bài tập này, đừng quên phân tích trang web và hồ sơ mạng xã hội trực tuyến của bạn. Họ có tiếp cận đúng khách hàng không? Họ có cập nhật không? Có mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ, giá cả, và thậm chí tên điều hành đã được cập nhật? Kiểm tra các chi tiết này một cách mạnh mẽ vì không có gì tắt khách hàng trực tuyến nhanh hơn việc truy cập một trang web mà họ cho rằng không được duy trì.

Chắc chắn, viết sáu bước này dễ hơn là thực hiện chúng. Chúng tôi đang nói về một số lượng đáng kể công việc, không có câu hỏi. Nhưng, nếu bạn khóa xuống và nhờ đúng người giúp đỡ, tất cả có thể được hoàn thành trong một vài tuần. Và hai tuần đó có thể trả quá trình đáng kể, chi phí và thậm chí cổ tức lợi nhuận cho doanh nghiệp của bạn trong phần còn lại của năm.