Kinh doanh thông minh cho mọi người

Kinh doanh thông minh (BI) đang nóng ngay bây giờ. Dấu chấm. Đơn giản và đơn giản. Trong số những thứ khác, công ty của tôi cung cấp nguồn nhân lực cho các công ty lớn và, trong chín tháng qua, dễ dàng một nửa cơ hội chúng tôi được yêu cầu điền vào có liên quan đến BI.

Các công ty lớn có nguồn lực để thuê các chuyên gia BI, nhưng một phần trong những gì làm cho BI trở thành một chủ đề nóng hiện nay là các chuyên gia BI không còn là một yêu cầu tuyệt đối cho các doanh nghiệp để có được giá trị từ công nghệ này. Chúng ta đang làm việc trong thời đại hoàng kim của công nghệ tự phục vụ mang đến cho những người phi kỹ thuật khả năng tương tác trực tiếp với một số công nghệ trước đây đòi hỏi kiến ​​thức chuyên môn: CNTT, bảo mật và chắc chắn là BI.

Và nếu bạn là một chuyên gia BI, đừng hoảng hốt. Ý tưởng đằng sau BI tự phục vụ không làm mất đi công việc của bạn. Đó là tìm cách để có được giá trị mới từ dữ liệu hiện có. Bằng cách cung cấp cho người dùng doanh nghiệp tuyến đầu khả năng truy vấn trực tiếp các cửa hàng dữ liệu của tổ chức của họ, lý thuyết là họ sẽ đưa ra những cách nhìn mới về doanh nghiệp. Điều đó không có cách nào làm mất hiệu lực những gì các chuyên gia dữ liệu đang làm ngày hôm nay vì những truy vấn đó sẽ luôn luôn cần thiết. Nhưng với BI tự phục vụ, người dùng tuyến đầu có thể tự mình quản lý các truy vấn cấp cao có khả năng liên quan trực tiếp đến công việc của họ, khiến các chuyên gia dữ liệu có nhiều thời gian hơn để tìm hiểu sâu hơn về làn sóng dữ liệu mới và lượm lặt hơn nữa theo cách đó

Đối với những người làm việc từ ngân sách CNTT cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB), BI tự phục vụ cũng thể hiện một cách để có quyền truy cập vào các lợi ích công nghệ mà trước đây nằm ngoài tầm với chi phí. Đó là một sự phát triển tuyệt vời, đặc biệt là bây giờ ngay cả những doanh nghiệp nhỏ nhất đang tạo ra lượng dữ liệu lớn có thể khai thác thông qua những thứ như quản lý quan hệ khách hàng (CRM), tiếp thị qua email, theo dõi hành vi khách hàng trực tuyến, giám sát trang web và nhiều hơn nữa. Các công cụ như thế này đang tạo ra một lượng dữ liệu khổng lồ có thể cung cấp tất cả các loại hiểu biết về doanh nghiệp của bạn thông qua BI tự phục vụ. Tất cả những gì bạn cần để khai thác sức mạnh của BI tự phục vụ, là (1) dữ liệu, (2) công cụ phù hợp và (3) một số ý tưởng theo ngữ cảnh về cách xem dữ liệu của bạn.

Có nhiều dữ liệu hơn bạn nghĩ

Lấy dữ liệu là công việc của bạn và trong khi tôi không thể giúp bạn trực tiếp với điều đó, tôi có thể nói với bạn rằng hầu hết các SMB đang ngồi trên nhiều dữ liệu hơn họ nhận ra. Bạn chỉ cần phân tích các hệ thống phần mềm khác nhau mà công ty bạn sử dụng và bạn sẽ nhanh chóng bắt gặp vô số dữ liệu chính. Lấy tài chính làm ví dụ, nói chuyện với nhân viên tài chính và nhân viên CNTT của bạn để tìm hiểu xem công ty của bạn sử dụng Intuit QuickBooks, Microsoft Dynamics, Oracle hay Exact cho dữ liệu tài chính. Có lẽ Salesforce, Siebel hoặc có thể là Zoho CRM để liên hệ bán hàng và quản lý cơ hội. Adobe Analytics hoặc Google Analytics cho số liệu trang web. Danh sách đi và về.

Nhưng, cũng quan trọng như việc xác định phần mềm nào đang tạo dữ liệu đang học (1) cách đồng nghiệp của bạn đang sử dụng các công cụ đó để tạo dữ liệu và (2) dữ liệu đó ở đâu. Để hiểu về vấn đề trước đây, bạn nên ngồi lại với họ và hướng dẫn bạn cách họ sử dụng phần mềm để hoàn thành công việc. Đó là cách tốt nhất để có được sự hiểu biết cấp cao về dữ liệu nào đang được lưu trữ. Khi bạn đã vượt qua điều đó, hãy làm việc với CNTT để đảm bảo công cụ BI tự phục vụ của bạn có quyền truy cập vào kho lưu trữ dữ liệu phù hợp với các quyền thích hợp.

Vô số công cụ và hơn thế nữa mỗi ngày

Nếu bạn đang bế tắc về việc sử dụng công cụ nào, PCMag gần đây đã xuất bản một bản đánh giá các công cụ BI tự phục vụ, vì vậy hãy kiểm tra nó. Tuy nhiên, tôi đã có một vài mục yêu thích của riêng tôi đáng được đề cập. Đầu tiên là Microsoft Power BI vì nó tuyệt vời cho những người có ngân sách nhỏ (bạn có thể nhận hầu hết các chức năng của nó miễn phí) nhưng vẫn rất mạnh mẽ và chắc chắn là dễ học nhất trong tất cả các công cụ tôi đã sử dụng cho đến nay. Tuy nhiên, tôi cũng thích Báo cáo của Zoho và tôi đã thấy rằng nhiều khách hàng của tôi làm việc trong lĩnh vực tài chính của những thứ như Tableau. Như thường lệ, bạn càng sẵn sàng chi tiêu, danh sách bạn sẽ có thể xem xét càng lớn. Nhưng nếu bạn chỉ mới bắt đầu, tôi thực sự khuyên bạn nên Báo cáo Microsoft Power BI hoặc Zoho vì cả hai công cụ đều làm tốt công việc giúp người dùng mới tham gia vào các nguyên tắc cơ bản của BI.

Những điều cần xem xét

Đây là nơi tôi đến. BI là tất cả về việc nhìn vào con số của bạn, nhìn vào các mối quan hệ, nhìn vào mọi thứ khi chúng xảy ra, và nhiều hơn nữa. Xem xét các tổng quan và mồi của các công cụ BI tự phục vụ sau đây và các thực tiễn tốt nhất.

Đại diện trực quan:

Thật khó để hiểu được một loạt các con số trên màn hình, nhưng nhìn thấy các biểu đồ ngay lập tức chiếu sáng các xu hướng và những hiểu biết có giá trị khác. Các công cụ BI tốt đi kèm với các biểu đồ và báo cáo được cấu hình sẵn để làm nổi bật các xu hướng kinh doanh quan trọng. Lượt truy cập trang web, bán hàng theo ngày / tuần / tháng, tỷ lệ mở email tiếp thị và trên và trên. Bạn không cần phải biết những gì cần xem là một công cụ BI tốt sẽ giúp bạn vẽ theo số theo nghĩa đen.

Tôi kiếm sống bằng nghề tư vấn nên tôi ghét phải nói điều đó, nhưng các công cụ BI tốt có thể thay thế một số điều mà các chuyên gia tư vấn làm. Trước đây, một trong những đóng góp mà một nhà tư vấn giỏi sẽ mang đến là các khuyến nghị về những mối quan hệ dữ liệu cần xem xét để đạt được những hiểu biết về kinh doanh. Các công cụ BI tốt tự động hóa việc tạo các báo cáo hiển thị các mối quan hệ đó. Giống như có một nhà tư vấn miễn phí trên màn hình trước mặt bạn. Tốt hơn nữa, các công ty tạo ra các công cụ BI có thể thuê các chuyên gia tư vấn hàng đầu để hướng dẫn họ trong các báo cáo họ tạo cho bạn. (Được cấp, một nhà tư vấn giỏi vẫn có thể bổ sung những hiểu biết quý giá từ kinh nghiệm. Có khả năng của tôi cho giá trị liên tục của nghề nghiệp của tôi, nhưng các công cụ BI có thể chứng minh là một trợ lý đắc lực giúp bạn hiểu về doanh nghiệp của mình.)

Quan điểm hợp nhất:

Các công cụ BI thường hiển thị các báo cáo của họ trong bảng điều khiển. Một màn hình có thể bao gồm nhiều chế độ xem dữ liệu liên quan đến bán hàng. Một cái khác có thể cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về tài nguyên nội bộ mà nhân viên của bạn truy cập vào các thời điểm khác nhau trong ngày (và từ các loại thiết bị khác nhau). Có nhiều biểu đồ và báo cáo liên quan trên cùng một màn hình không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà việc nhìn thấy các số liệu liên quan cạnh nhau có thể giúp bạn phát hiện các xu hướng và mối quan hệ mà bạn có thể bỏ lỡ.

Thông tin chi tiết thời gian thực:

Một trong những điều tuyệt vời về bảng điều khiển BI là các biểu diễn và báo cáo là động. Khi dữ liệu mới chảy vào, biểu đồ và báo cáo của bạn được cập nhật tự động. Một số bảng điều khiển hiển thị đồng hồ đo dao động theo nghĩa đen khi bạn xem chúng khi nhận được dữ liệu mới. Những người khác làm mới trên một khoảng thời gian đã đặt hoặc khi bạn nhấn nút để làm mới chế độ xem. Nó thực sự phụ thuộc vào doanh nghiệp của bạn, bạn cần phân tích bao nhiêu dữ liệu, dữ liệu mới xuất hiện nhanh như thế nào và loại hiểu biết nào bạn cần đạt được.

Thời gian thực

Bạn muốn trở thành thời gian thực? (Kiểu như khi một trong những đứa trẻ của tôi hỏi người khác: "Bạn thích anh ấy hay thích anh ấy?" Bằng cách nào đó, việc thích thêm đó tạo ra sự khác biệt.) Vì vậy, để trở thành thời gian thực, bạn không chỉ cần thời gian thực truy cập vào các nguồn dữ liệu của bạn, bạn cần một công cụ BI cho phép bạn truy cập các báo cáo của mình tất cả thời gian thực, và điều đó có nghĩa là bạn cần một công cụ BI có ứng dụng di động.

Tốt hơn hết, hãy chọn một công cụ cho phép bạn thiết lập cảnh báo để bạn được chủ động thông báo khi dữ liệu chính thay đổi. Bằng cách đó, bạn có thể có mặt cả về thể chất và tinh thần trong trò chơi bóng rổ của con gái thay vì nhìn vào bảng điều khiển BI trên iPhone của bạn mọi lúc. Nhưng bạn vẫn có thể yên tâm rằng, nếu có sự cố nghiêm trọng xảy ra, bạn sẽ được thông báo và bạn có thể nhanh chóng kiểm tra bảng điều khiển của mình trên thiết bị.

Xuất báo cáo:

Nhìn vào một báo cáo BI có giá trị về bản thân nó, nhưng điều tốt hơn là có thể chia sẻ các biểu đồ thú vị với đồng nghiệp của bạn. Đối với đồng nghiệp ít thông tin của bạn, có vẻ như bạn phải mất hàng giờ để bẻ khóa số và tạo biểu đồ. Nhưng với công cụ BI phù hợp, bạn sẽ bắt đầu nhận được trực quan hóa mạnh mẽ gần như ngay lập tức. Một số công cụ cũng giúp bạn dễ dàng công bố kết quả của mình lên web để chia sẻ với mọi người.

Khả năng khoan sâu:

Một tính năng mạnh mẽ khác của bảng điều khiển BI là khả năng khoan sâu hơn vào dữ liệu. Có lẽ bạn thấy rằng giá vốn hàng bán (giá vốn hàng bán) tăng theo phần trăm doanh thu tuần trước. Tại sao? Một biểu đồ tĩnh sẽ không giúp đỡ. Nhưng một bảng điều khiển BI tốt cung cấp cho bạn khả năng truy sâu vào dữ liệu để hiểu lý do tại sao.

Câu hỏi thực tế, câu trả lời thực sự:

Trong những ngày đầu tìm kiếm trên web, bạn phải nhập các chuỗi văn bản khó hiểu để tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm. Nếu bạn có thể thêm một số toán tử Boolean, bạn có thể là người dùng AltaVista khá hiệu quả. (Điểm thưởng nếu bạn có bất kỳ ý tưởng nào về AltaVista là gì; nhân đôi số điểm nếu bạn từng sử dụng nó.) Ngày nay, chỉ cần hỏi một công cụ tìm kiếm một câu hỏi và Bing, Cortana, Google hoặc Siri sẽ cung cấp cho bạn dữ liệu liên quan. Một số công cụ BI đang trở nên đủ thông minh để cho phép bạn làm điều tương tự với dữ liệu của riêng bạn. Chỉ cần hỏi, "Lợi nhuận của tôi theo dòng sản phẩm tháng trước là gì?" và để công cụ mang dữ liệu (và thông tin chi tiết) đến cho bạn.

10 mối quan hệ dữ liệu để bạn bắt đầu

Trước đó tôi đã đề cập rằng các công cụ BI tốt sẽ được tải sẵn các báo cáo tuyệt vời. Những báo cáo đó là các chuyên gia tư vấn tự động sẽ giúp bạn hiểu doanh nghiệp của bạn. Vì vậy, hãy xem xét danh sách 10 báo cáo hoặc trực quan hóa này để xem xét chỉ đơn giản là một mồi để giúp bạn bắt đầu (giả sử hệ thống của bạn có thể cung cấp cho bạn dữ liệu này và công cụ BI bạn chọn có thể giúp bạn trực quan hóa nó):

1. Bao nhiêu phần trăm khách hàng của bạn hủy dịch vụ của bạn trong vòng x ngày / tuần / tháng và tỷ lệ đó sẽ tăng hay giảm theo thời gian?

2. Những sản phẩm (hoặc dòng sản phẩm) mang lại tỷ suất lợi nhuận gộp cao nhất?

3. Những ngày nào trong tuần (hoặc tháng trong năm) mang lại kết quả bán hàng tốt nhất của bạn và, để bán hàng vào những ngày / tháng đó, bạn đã có xu hướng tăng hay giảm theo thời gian?

4. Dựa trên trang nào trên trang web của bạn mà khách hàng truy cập đầu tiên, họ ở lại trang web của bạn trong bao lâu? Điều gì là tốt về các trang khiến người dùng ở lại lâu hơn, hoặc điều gì là xấu về các trang khiến khách truy cập đi nhanh hơn?

5. Nhân viên bán hàng nào của bạn có tỷ lệ đóng cao nhất trong các giao dịch mà họ tham gia?

6. Bộ phận nào có số lượng cuộc gọi đến bàn trợ giúp CNTT nhiều nhất?

7. Khi so sánh doanh số của khách hàng với số lượng cuộc gọi bàn trợ giúp, khách hàng nào sẽ khiến bạn tốn nhiều tiền nhất trong các chi phí liên quan đến bàn trợ giúp?

8. Khách hàng nào nói nhiều nhất về bạn trên phương tiện truyền thông xã hội và nhận xét của họ nói chung là tích cực hay tiêu cực?

9. Những trang web nào nhân viên của bạn thường truy cập nhất trong ngày và trong bao lâu?

10. Có bao nhiêu dự án hoàn thành đúng hạn và đối với những dự án chưa hoàn thành, chúng đã quá hạn bao nhiêu ngày / tuần / tháng.

Với quyền truy cập vào dữ liệu phù hợp, một công cụ có thể giúp bạn hiểu được tất cả (và ít thời gian hơn trong ngày của bạn so với bạn nghĩ), bạn có thể trở thành anh chàng hoặc cô gái dữ liệu cho nhóm của bạn, bộ phận của bạn hoặc của bạn Công ty. Và, ai biết được, lần tới khi công ty của tôi tìm kiếm một vai trò cho một chuyên gia BI, chúng tôi có thể sẽ gõ cửa nhà bạn.