Lựa chọn giữa phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ miễn phí và trả phí

Các lĩnh vực dịch vụ với rất nhiều sự cạnh tranh thường tạo ra những yêu tinh rẻ hơn bao giờ hết để lôi kéo khách hàng mới. Trong ngành công nghiệp phần mềm kế toán, xu hướng mới nhất là cung cấp phần mềm miễn phí trong khi tìm cách tận dụng lợi thế. Đôi khi những dịch vụ này có thể có ý nghĩa đối với một số doanh nghiệp nhất định, nhưng các công ty trải qua sự tăng trưởng nhanh chóng cần phải cẩn thận.

Với freemium, doanh nghiệp nhỏ và các công cụ doanh nghiệp có sẵn, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) có thể khó xác định giải pháp nào phù hợp với họ. Bạn có thể có tiền để mua các phần mềm đắt tiền như Cougar Mountain Denali Summit và Microsoft Dynamics GP, nhưng bạn có thực sự cần tất cả các chức năng và quy mô tùy chỉnh đó không? Ngược lại, bạn có thể thoát khỏi việc sử dụng các công cụ miễn phí của các công ty như Wave, nhưng công cụ này có đủ thông minh để xử lý các tác vụ phức tạp hơn không?

Để tìm hiểu những gì SMB nên tìm kiếm khi chọn phần mềm kế toán trả phí, tôi đã nói chuyện với Scott Davisson, đồng sáng lập của Acclivity, nhà cung cấp công cụ kế toán doanh nghiệp nhỏ dựa trên máy tính để bàn AccountEdge. Tôi hỏi anh ta về giá cả, tính linh hoạt, bảo mật và dịch vụ khách hàng.

Phần mềm trả phí của bạn có làm được nhiều hơn bốn lõi không?

Davisson cho biết hầu hết các công cụ kế toán miễn phí có thể xử lý việc quản lý tài khoản, theo dõi chi phí, lập hóa đơn và bán hàng. Đây là những nhiệm vụ tối thiểu mà bất kỳ công cụ nào cũng có thể giúp bạn hoàn thành, bất kể bạn sẵn sàng trả bao nhiêu.

"Đó là cốt lõi, " Davisson nói. "Nếu tất cả những gì bạn cần là làm điều đó, thì có lẽ bạn sẽ ổn với mô hình freemium. Khi những nhu cầu đó trở nên phức tạp hơn, đó là nơi bạn có thể bắt đầu đánh giá nhu cầu của mình về những gì trên thị trường và chi phí là bao nhiêu."

Nhu cầu bổ sung có thể phát sinh mà công cụ freemium của bạn không thể xử lý. Nếu bạn cần phần mềm có thể xử lý những việc như thanh toán theo thời gian, theo dõi hàng tồn kho và bảng lương, có lẽ bạn sẽ cần đầu tư vào một công cụ trả phí. Ngoài ra, mặc dù hầu hết các công cụ miễn phí có thể xử lý dữ liệu bán hàng, nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều bộ phận, bạn có thể muốn xem xét sử dụng một công cụ phức tạp hơn vì hầu hết các công cụ freemium sẽ không cho phép bạn nhập dữ liệu bán hàng theo bộ phận (thay vào đó, bạn sẽ cần nhập dữ liệu dưới dạng một đơn vị một lần).

Công cụ kế toán của bạn linh hoạt như thế nào?

Một trong những lý do chính khiến các doanh nghiệp chọn phần mềm kế toán cấp doanh nghiệp thay vì các ứng dụng chi phí thấp hoặc freemium là các công cụ doanh nghiệp thường cung cấp các tùy chỉnh vô hạn có thể uốn cong và lớp phần mềm cụ thể theo nhu cầu của từng khách hàng. Các công cụ kinh doanh nhỏ, như công cụ do Acclivity cung cấp, sẽ không cung cấp mức độ phức tạp đó.

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn bị mắc kẹt với những gì phát ra từ hộp. Hãy suy nghĩ về những gì tích hợp của bên thứ ba mà phần mềm SMB của bạn cung cấp. Nó có tích hợp với công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM) không? Nó có lấy dữ liệu từ phần mềm thương mại điện tử của bạn không? Nếu một công cụ kế toán doanh nghiệp nhỏ có thể cung cấp cho bạn nhiều tích hợp và tiện ích bổ sung, thì bạn có thể không cần phải chi nhiều tiền cho nền tảng cấp doanh nghiệp.

"Phần mềm cần phải đủ linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của bạn", Davisson nói. "Nhưng đó là một mục tiêu khó khăn. Phần mềm của chúng tôi không dành cho một loại ngành cụ thể. Chúng tôi cần có một giải pháp phù hợp với nhu cầu của bạn, nhưng chúng tôi không có khả năng tùy biến ngoài luồng đó. giống như một con dao của quân đội Thụy Sĩ. Các tiện ích bổ sung của chúng tôi cung cấp cho khách hàng các thành phần bổ sung bắt vít vào phần mềm để tiếp tục làm cho nó phù hợp với nhu cầu của họ. "

Phần mềm của bạn có an toàn không?

Một trong những điểm khác biệt chính mà bạn sẽ tìm thấy giữa phần mềm kế toán cấp doanh nghiệp, SMB và freemium là mức độ bảo mật mà nhà cung cấp của bạn dự định cung cấp. Nếu bạn không trả một xu cho phần mềm của mình, bạn có thực sự mong đợi bảo mật cấp Fort Knox không?

Đây là một trong những lý do Davisson cho biết khách hàng của ông thích phần mềm tại chỗ hơn các công cụ dựa trên đám mây. "Rất nhiều người bị kéo lên đám mây trái với ý muốn của họ", ông nói. "Nhưng họ không tin tưởng vào tài chính của mình trên đám mây. Đó là về bảo mật và kiểm soát."

AccountEdge là một công cụ dựa trên máy tính để bàn có thể được mở rộng vào đám mây với một ứng dụng đồng hành. Tuy nhiên, Acclivity không cung cấp phiên bản công cụ chỉ dành cho đám mây. "Một phần lý do tại sao chúng ta thấy nhiều hoạt động và sự quan tâm là bởi vì, khi chúng tôi cấp phép cho phần mềm máy tính để bàn, bạn có thể đặt nó trên mạng của mình, đằng sau tường lửa, đó là của bạn, " Davisson nói. "Về mặt bảo mật, điều đó mang lại cho bạn sự kiểm soát tối ưu."

Điều này không có nghĩa là các công cụ dựa trên đám mây vốn đã kém an toàn hơn các ứng dụng trên máy tính để bàn. Ví dụ: Intuit QuickBooks Online Plus lưu trữ dữ liệu trên các máy chủ được bảo vệ bằng tường lửa nơi dữ liệu được mã hóa. Khi dữ liệu của bạn rời khỏi trình duyệt web, nó sẽ được truyền qua công nghệ mã hóa Lớp cổng bảo mật (SSL). Intuit cũng cho phép quản trị viên giới hạn những người có thể truy cập các loại dữ liệu cụ thể bên trong công cụ nếu họ quyết định chỉ cung cấp một số thông tin nhất định cho nhân viên cấp điều hành.

Dịch vụ khách hàng

Điều này nên là không có trí tuệ. Thị trường càng cạnh tranh, dịch vụ khách hàng càng quan trọng. Bạn có thể liên hệ với nhà cung cấp phần mềm kế toán của mình nếu và khi một cái gì đó không hoạt động đúng? Bạn có thể tiếp cận họ trên phương tiện bạn chọn hay họ buộc bạn phải chọn một nền tảng giao tiếp cụ thể? Các đại diện dịch vụ nói ngôn ngữ của bạn hay nhà cung cấp đã thuê ngoài nhóm trợ giúp của họ?

Đây là những câu hỏi cực kỳ quan trọng bạn nên hỏi mỗi nhà cung cấp tiềm năng của bạn. Rất có khả năng phần mềm kế toán cấp doanh nghiệp sẽ cung cấp hỗ trợ 24/7, đặc biệt nếu bạn sẵn sàng thực hiện thanh toán hàng năm năm con số trở lên. Tuy nhiên, nếu bạn đang cố gắng chọn trong số danh sách các công cụ SMB tự do và trả phí, bạn sẽ muốn điều tra chặt chẽ các tùy chọn dịch vụ của mình.