Đừng để những câu chuyện kinh dị công nghệ hr xảy ra với bạn

Pierre Tremblay không thể hoàn tác vào ngày 29 tháng 4 năm 2015, ngày một người trong nhóm nhân sự (HR) của anh vô tình gửi email "Bạn không nhận được công việc" cho khoảng 110 người xin việc, kể cả những người mà công ty muốn thuê. Anh ta có thể chắc chắn rằng nó không bao giờ xảy ra nữa.

Giống như email bị đánh giá sai, hạnh phúc mà bạn muốn từ công nghệ quản lý nhân sự của mình có thể nhanh chóng biến thành cơn ác mộng. Một số cơn ác mộng không thể tránh được. Những người khác có thể tránh được nếu bạn thực hiện các bước để giảm nguy cơ gây rối. Chủ sở hữu công ty và người quản lý nhân sự như Tremblay, người đã trải qua những cơn ác mộng công nghệ nhân sự của riêng họ cũng đề nghị xác định chính xác những gì bạn cần trước khi xem xét các nhà cung cấp và chọn phần mềm. Hỏi câu hỏi. Chạy thử nghiệm. Nhìn qua các đại diện bán hàng nói chuyện suôn sẻ để nướng những người sẽ quản lý tài khoản của bạn. Nói cách khác, làm bài tập về nhà của bạn.

"Điều này sẽ không xảy ra nếu chúng tôi sử dụng phần mềm phù hợp", ông Shimblay, Giám đốc nhân sự của Dupray, một nhà sản xuất chất tẩy rửa hơi nước thân thiện với môi trường ở Montreal nói. "Chúng tôi có thể tránh điều này bằng cách chuyên nghiệp hơn về nó."

Một sai lầm theo dõi người nộp đơn của chính họ

Dupray có khoảng 30 nhân viên tại trụ sở tại Montreal và tổng cộng khoảng 100 người trên toàn thế giới. Trong một mùa xuân 2015 tuyển dụng blitz gắn liền với việc mở rộng kinh doanh của công ty, Tremblay đã tìm cách lấp đầy bảy vị trí quản lý và không quản lý. Anh ấy đã đăng các cơ hội việc làm trên Thật, LinkedIn và Monster và sử dụng kết hợp phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) của Gmail và quản lý các ứng dụng, lên lịch phỏng vấn và xử lý theo dõi. Tremblay và đội ngũ nhân sự của mình đã sử dụng một địa chỉ email được chia sẻ để nhận đơn đăng ký và trả lời các ứng cử viên. Họ đã tạo một thư mục chính trong Gmail để tuyển dụng và trong đó, các thư mục duy nhất cho mỗi ứng viên.

Vào ngày định mệnh, một trong những đồng nghiệp nhân sự của Tremblay có ý định gửi thư từ chối cho người nộp đơn tên Tricia. Thay vào đó, anh nhấn "Trả lời tất cả" và gửi nó đến mọi tên trong thư mục tuyển dụng chính. Các nhân viên ngay lập tức biết rằng anh ta đã phạm sai lầm nhưng đã quá muộn. "Những gì đã được thực hiện. Chúng tôi cần phải tìm ra cách khắc phục nó", ông Shimblay nói.

Anh báo cho đồng thau hàng đầu của công ty và cùng với đội ngũ nhân sự, tối hôm đó họ gọi điện hoặc gửi email cho tất cả những ai nhận được thư "Kính gửi Tricia". Các nhân viên nhân sự đã loại 90 trong số 110 ứng viên là khách hàng tiềm năng, nhưng Tremblay cảm thấy công ty nợ tất cả họ một lời giải thích cá nhân về những gì đã xảy ra, cùng với lý do tại sao họ không được xem xét cho một công việc.

Đối phó với 20 ứng cử viên khác khó hơn. Hầu hết đều hiểu những gì mà Shimblay mô tả là "lỗi văn thư". Nhưng nửa tá đã buồn bã. Một người phụ nữ đã phỏng vấn cho cùng một công việc như Tricia cho rằng bức thư từ chối có nghĩa là cô ấy đã nhận được lời đề nghị thay thế. Cuối cùng, sáu trong số bảy người Dupray đưa ra lời đề nghị công việc và người thứ bảy từ chối để có cơ hội tốt hơn.

Vụ việc đã khiến cho Shimblay thực hiện một số thay đổi trong quy trình tuyển dụng của mình trước khi tuyển thêm năm nhân viên vào đầu năm nay. Anh ta vẫn sử dụng phần mềm CRM của công ty, nhưng nhờ các lập trình viên nội bộ của Dupray tùy chỉnh nó để email đến các ứng dụng công việc được tự động hóa. Hôm nay, nhân viên nhân sự phải nhấp qua một loạt các lời nhắc không an toàn trước khi bất kỳ email nào gửi đến ứng viên. "Đó là tất cả về việc công nghệ xác minh quyết định của bạn, " ông nói. "Bạn cần đưa ra quyết định có ý thức rằng, vâng, đây là điều tôi muốn làm."

Phần mềm không phù hợp với bản demo

Vài năm trước, Peter Johnson nghĩ rằng mình thông minh bằng cách đánh giá một số ít các nhà cung cấp tiền lương dựa trên đám mây trước khi chọn những gì anh ta nghĩ là phù hợp nhất với chủ nhân hiện tại của mình, một doanh nghiệp nhỏ đang phát triển nhanh chóng đã thuê anh ta để giúp đỡ họ tăng nhân viên.

Sau khi đánh giá hơn bảy nhà cung cấp, Johnson đã chọn một bộ xử lý biên chế quốc gia nổi tiếng, đang trong quá trình cập nhật phần mềm. Nhà cung cấp đã quảng bá dịch vụ này dưới dạng không biết nền tảng, hoạt động tốt như nhau trên các hệ điều hành Mac và PC (HĐH). Tuy nhiên, trong vòng hai tuần kể từ khi ra mắt, Johnson cho biết anh và các nhân viên Mac khác trong đội ngũ nhân viên đã thấy các ký tự lạ xuất hiện trong giao diện người dùng (UI). Cũng có những vấn đề khác, bao gồm cả việc dịch vụ không thực sự dựa trên đám mây.

"Có một kết nối từ xa phải được tạo thông qua một máy tính ảo", Johnson giải thích. "Những gì chúng tôi dự kiến ​​sẽ xảy ra đã không xảy ra. Đã có khởi đầu và kết thúc. Một số chuyên gia nhân sự sẽ sống trong hệ thống ngày này qua ngày khác không muốn tiến lên với phần mềm và tôi cũng không . "

Anh rút phích cắm và đi với nhà cung cấp bảng lương vốn là lựa chọn thứ hai của anh. Nhà cung cấp là lựa chọn đầu tiên của anh ta đã không lập hóa đơn cho công ty cho bất cứ điều gì, vì vậy chi phí lớn nhất mà nhân viên nhân sự phải chịu là thời gian họ dành để tạo báo cáo và chuẩn bị sẵn sàng sử dụng dữ liệu trong hệ thống mà cuối cùng họ đã từ bỏ.

Nhìn lại, Johnson cho biết ông có thể đã phát hiện ra các vấn đề tiềm ẩn bằng cách liên quan đến bộ phận công nghệ thông tin (CNTT) của công ty trong quy trình đánh giá nhà cung cấp để họ có thể hỏi những câu hỏi liên quan đến công nghệ sâu hơn. "Nhưng một số thứ bạn không nhìn thấy cho đến khi cao su chạm đường", ông nói. "Ít nhất chúng tôi không có hai hoặc ba tháng vào nó."

Johnson đã sử dụng những gì anh ta học được khi gia nhập công ty hiện tại của mình, RizePoint, một nhà sản xuất phần mềm quản lý tuân thủ có trụ sở tại Salt Lake City. Sau khi Johnson gia nhập RizePoint với tư cách là Phó chủ tịch nhân sự vào năm 2015, anh được yêu cầu chọn phần mềm quản lý nhân sự và biên chế mới cho lực lượng lao động của công ty, với số lượng dưới 100. Điều này diễn ra, anh đánh giá các nhà cung cấp nhỏ và lớn. Đối với hệ thống quản lý nhân sự của công ty, anh ấy đã chọn một nhà cung cấp nhỏ hơn, nó tương đối mới, phát triển nhanh chóng và có giao diện "hiện tại" mà Johnson kết nối. Trớ trêu thay, đối với bảng lương, anh ta đã chọn cùng một nhà cung cấp quốc gia mà trước đó anh ta đã bỏ đi. Tạm thời, nhà cung cấp xây dựng lại toàn bộ hệ thống của mình. "Chức năng quản trị tiền lương hoạt động tốt và mô-đun báo cáo là tuyệt vời", ông nói.