Bản đồ Excel, trình thiết kế powerpoint, thay đổi từ tô sáng trong văn phòng 365

Trước đây, khi một công ty bổ sung nhiều tính năng mới cho một chương trình, phần mềm đã được phát hành với một số mới và rất nhiều sự phô trương. Nhưng trong thời đại lập trình nhanh và phân phối phần mềm đám mây, các chương trình giờ đây nhận được các bản cập nhật nhỏ hơn mọi lúc. Chỉ khi bạn nhìn vào một loạt các thay đổi mà bạn thực sự có thể thấy sự khác biệt. Trường hợp tại điểm: Microsoft Office.

Tuần trước, tại hội nghị Ignite của công ty, Microsoft đã công bố một số bản cập nhật mới cho Office 365, với trọng tâm là bảo mật và trí thông minh. Mặc dù tôi sử dụng Office mọi lúc, khi tôi thực sự xem các bản cập nhật mới kết hợp với các bản cập nhật khác đã lặng lẽ hơn trong vài tháng qua, tôi đã ngạc nhiên khi thấy có bao nhiêu thay đổi. Các phác thảo cơ bản của Word, Excel, PowerPoint và Outlook đã được đặt trong nhiều năm; vì vậy chúng tôi không nói về những thay đổi cơ bản. Nhưng có nhiều tính năng mới làm cho các tác vụ cụ thể dễ dàng hơn nhiều.

Có lẽ yêu thích của tôi là khả năng tạo bản đồ trong Excel. Để làm điều này, tất cả những gì bạn cần là dữ liệu được chia thành các khu vực địa lý (chẳng hạn như bán hàng theo quốc gia hoặc theo tiểu bang); Khi bạn đi tạo biểu đồ, bạn sẽ thấy "bản đồ đầy" là một lựa chọn được đề xuất. Điều này mang đến một bản đồ trong các màu sắc khác nhau hiển thị dữ liệu. Các bản đồ có thể tương tác một chút và cho phép bạn lọc các phần bạn muốn tập trung và làm việc trên mọi thứ từ cấp quận đến cấp toàn cầu, sử dụng dữ liệu từ Bing Maps.

Tạo bản đồ từ dữ liệu luôn là một thách thức và điều này giúp người dùng thông thường dễ dàng hơn nhiều. Tất nhiên, khi bạn đã tạo một bản đồ như vậy, bạn có thể sao chép và dán nó vào Word hoặc PowerPoint. Điều này được cho là sẽ có sẵn vào cuối năm nay cho người dùng máy tính để bàn Excel, cũng như trên Windows Mobile và Android, mặc dù chỉ dành cho người đăng ký Office 365.

Một số thay đổi đơn giản nhất nhưng khá hữu ích, đã xảy ra, hoặc sắp xảy ra với PowerPoint. Một vài tháng trước, Microsoft đã thêm một tùy chọn có tên Designer cho phép chương trình đề xuất nhiều lựa chọn thiết kế cho bài thuyết trình của bạn phù hợp với nội dung của bạn. Tính năng đầu tiên như vậy cho phép bạn chèn bất kỳ hình ảnh nào vào slide đầu tiên, sau đó gợi ý nhiều mẫu khác nhau, tất cả đều bao gồm hình ảnh của bạn, nhưng dựa trên một số khoảng 12.000 tùy chọn khác nhau. Đó là một cách gọn gàng để cá nhân hóa bài thuyết trình của bạn trong khi giữ cho nó chuyên nghiệp. Một tùy chọn mới hơn bây giờ hoạt động với hai hình ảnh. Tại triển lãm, công ty đã công bố một tính năng cho phép bạn lấy một slide chỉ bằng văn bản, ví dụ như trong các gạch đầu dòng và tự động biến nó thành một hình ảnh. Đó là một ý tưởng thú vị và một ý tưởng nên cải thiện giao diện của nhiều slide. Các tính năng này hiện có sẵn cho người dùng Windows và sắp có trên Mac.

Một tính năng mới khác có tên Quick Start sẽ còn dễ dàng hơn nữa đối với những người không biết bắt đầu từ đâu. Nó cho phép bạn đưa vào một chủ đề và PowerPoint sau đó tạo một phác thảo cơ bản của bản trình bày cho bạn, sử dụng thông tin và hình ảnh từ web có sẵn theo giấy phép Creative Commons. Trong các bản demo tôi đã thấy, điều này không tạo ra một bản trình bày cuối cùng nhưng đã gợi ý một phác thảo đầy đủ, với một số điều cơ bản, khiến bạn điền vào phần còn lại của thông tin bạn muốn trong bản trình bày cuối cùng. Tôi có thể tưởng tượng điều này sẽ dẫn đến nhiều giáo viên trung học nhìn thấy các bài thuyết trình trông rất giống nhau, nhưng cũng có thể thấy các trường hợp có thể là một cách tốt để khiến ai đó bắt đầu vào một chủ đề. Một tính năng tương tự hiện có sẵn trong công cụ trình bày trực tuyến chỉ dành cho Sway của Microsoft (không phải tôi đã từng gặp một người dùng doanh nghiệp đã sử dụng Sway) nên có sẵn trong phiên bản PowerPoint cho máy tính để bàn của Windows vào cuối năm nay.

Một tính năng mới khác trong PowerPoint là Zoom, cho phép bạn thiết kế một bản trình bày trong các phần và sau đó tạo một slide chỉ mục tóm tắt tương tác. Điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng chuyển đến phần bạn muốn, rất hữu ích trong bản trình bày dạng tự do, khi trả lời câu hỏi hoặc khi bạn không có kế hoạch đi qua bản trình bày đầy đủ theo thứ tự. Thu phóng đã có trên phiên bản Windows.

Đối với Word và Outlook, có lẽ tính năng được chú ý nhiều nhất tại Ignite được gọi là Tap, cung cấp quyền truy cập nhanh vào nội dung có liên quan từ những người dùng khác trong tổ chức của bạn. Nhấn cho phép bạn xem các tài liệu, bản trình bày và bảng tính được tạo gần đây nhất về một chủ đề cụ thể và cho phép bạn lấy các trang trình bày, hình ảnh, bảng, đồ họa hoặc biểu đồ trực tiếp từ các bản trình bày khác và sao chép chúng vào tài liệu bạn đang tạo, thậm chí điều chỉnh nội dung để định dạng. Điều này đang bắt đầu triển khai cho khách hàng doanh nghiệp, đối với những người có giấy phép E3 hoặc E5.

Tương tự, Microsoft đã công bố MyAnalytics, một phần của công cụ Delve trực tuyến trong Office 365 sử dụng "biểu đồ tri thức" để phân tích lịch và email của bạn. Điều này có thể cho bạn biết bao nhiêu thời gian trong ngày của bạn dành cho các cuộc họp và trong các cuộc họp, mức độ tập trung của bạn, dựa trên việc bạn có đang xem thư của bạn trong việc xử lý email và làm việc sau nhiều giờ hay không. Một lần nữa, điều này sẽ chỉ có sẵn cho khách hàng doanh nghiệp và chỉ dành cho những người có giấy phép E5 cao cấp.

Một số tính năng khác xuất hiện gần đây đáng được đề cập và có sẵn cho tất cả người dùng Windows. Một là Công cụ nghiên cứu trong Word, một bổ sung mới cho tab Tham chiếu. Bạn chỉ cần chọn nó và nhập vào một chủ đề và Word hiển thị cho bạn một danh sách các nguồn bạn có thể sử dụng trong tài liệu của mình và sau đó giúp bạn dễ dàng dán chúng vào, cùng với trích dẫn thích hợp. Nó sẽ có ích khi tôi là một sinh viên.

Đối với Outlook, thay đổi lớn nhất có thể là thứ được gọi là hộp thư đến tập trung, phân tách hộp thư đến của bạn thành các mục mà Outlook nghĩ bạn quan tâm nhất và "những thứ khác" (tương tự như những gì Gmail cung cấp). Phiên bản di động của Outlook đã có tính năng này một thời gian; nó cũng có sẵn trên phiên bản máy tính để bàn, mặc dù bạn cần thiết lập nó trên phiên bản web.

Các thay đổi khác sắp tới bao gồm các tính năng mới có sẵn để đổ mực tài liệu (trên các thiết bị có màn hình cảm ứng và bút), chẳng hạn như chuyển mực thành toán học trong OneNote và để chương trình đó thực hiện đại số tuyến tính cơ bản. Tôi có thể thấy nơi đó cũng có thể hữu ích, mặc dù nhiều hơn cho sinh viên hơn là cho hầu hết mọi người trong kinh doanh.

Microsoft cũng đã công bố một số cải tiến bảo mật, bao gồm các cải tiến đối với Bảo vệ Đe dọa Nâng cao của Office 365, biểu đồ Threat Intelligence mới và các tính năng quản trị dữ liệu mới. Chúng sẽ đến vào cuối năm nay cho ATP và trong quý đầu tiên cho những người khác, nhưng sẽ chỉ dành cho khách hàng E5 doanh nghiệp cao cấp. Nó có vẻ tốt, nhưng tôi ước có nhiều hơn cho các doanh nghiệp nhỏ hơn.

Nhìn chung, đây là một tập hợp thay đổi khá lớn. Nhưng có một vài cảnh báo. Hiện tại, hầu hết các bản cập nhật chỉ khả dụng cho người dùng có đăng ký Office 365, điều đó có nghĩa là những người sử dụng phần mềm đóng gói không cập nhật. Một số cập nhật chỉ dành cho khách hàng doanh nghiệp, mặc dù tôi có thể thấy các doanh nghiệp và cá nhân nhỏ cũng có thể muốn theo dõi cách họ dành thời gian.

Tất nhiên, không có vấn đề nào trong số này nếu người dùng không biết các tính năng mới tồn tại. Ngay bây giờ, Microsoft công bố các tính năng mới hàng tháng và người dùng Office 365 sẽ có thể nâng cấp phần mềm của họ. Có một trang web thông báo các bản cập nhật hàng tháng cho người dùng Office 365. Giám đốc điều hành của Microsoft đã nói về việc có thông báo trong ứng dụng về các tính năng mới và đó sẽ là một cải tiến lớn.

Office vẫn là bộ phần mềm văn phòng thống trị, mặc dù Google dường như đang chơi lớn hơn với G Suite được đổi tên. Vẫn còn chỗ để cải tiến. Tôi muốn thấy một vài tính năng hơn trong các phiên bản Web, nhiều tùy chọn bảo mật hơn cho các doanh nghiệp nhỏ hơn và cộng tác được cải thiện. Nhưng khi bạn thêm tất cả, Office vẫn là người dẫn đầu vì lý do chính đáng và có rất nhiều điều mới để thích, đặc biệt đối với những người sử dụng phiên bản máy tính để bàn Windows truyền thống theo giấy phép Office 365.