Google đánh giá và đánh giá công việc

Google Drive for Work bắt đầu ở mức 5 đô la mỗi người dùng mỗi tháng cho gói Cơ bản của nó và thể hiện một lựa chọn chắc chắn cho các khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) đang tìm kiếm một giải pháp lưu trữ đám mây kinh doanh hoặc một công cụ quản lý tài liệu đặc trưng. Về phía dịch vụ lưu trữ, Google Drive for Work có một bộ tính năng tuyệt vời, nhưng sự mạnh mẽ, đôi khi không thể tránh khỏi, việc đẩy về phía Google G Suite sẽ tạo thêm gánh nặng không cần thiết cho một số tổ chức nhất định, dẫn đến việc nó bị xếp hạng thấp hơn so với người chiến thắng Sự lựa chọn của biên tập viên Dropbox Business và Kinh doanh Egnyte.

Bạn có thể dùng thử miễn phí qua bản dùng thử 30 ngày mà không cần thẻ tín dụng. Sau khi thời gian dùng thử kết thúc, có hai gói để chọn: G Suite Basic và G Suite Business. G Suite Basic cung cấp cho bạn 30 GB dung lượng lưu trữ, lịch tích hợp, địa chỉ email doanh nghiệp và các điều khiển quản trị và bảo mật cơ bản. G Suite Business ($ 10 mỗi người dùng mỗi tháng) cung cấp cho bạn mọi thứ mà gói Cơ bản thực hiện và thêm các điều khiển quản trị nâng cao, lưu trữ an toàn cho các tài liệu kinh doanh quan trọng và lưu trữ không giới hạn (hoặc 1 TB mỗi người dùng nếu bạn có ít hơn năm người dùng). Cả hai gói Cơ bản và Kinh doanh đều cung cấp cho bạn hỗ trợ qua email và điện thoại 24/7. Google Drive for Work là một công cụ tuyệt vời để cộng tác và chỉnh sửa tài liệu.

Về mặt quản lý tài liệu, sản phẩm cũng hoạt động tốt nhưng nếu bạn cần quản lý công việc và quy trình công việc, thì Tiêu chuẩn Zoho Docs Standard của Biên tập viên của chúng tôi là lựa chọn tốt hơn.

Bắt đầu với Google Drive

Để đăng ký, bạn phải cung cấp thông tin liên hệ, tên doanh nghiệp, số lượng nhân viên của bạn và chọn tên miền của bạn. Nếu bạn không có, thì bạn có thể mua một tên miền thông qua Google hoặc một dịch vụ lưu trữ web khác. Cuối cùng, bạn thiết lập mật khẩu và sau đó chứng minh bạn không phải là robot bằng cách xác định một loạt hình ảnh. Trước khi bạn tiến xa hơn, bạn phải xác minh tên miền của mình, bạn có thể thực hiện bằng nhiều cách khác nhau, bao gồm thêm một số mã HTML vào trang web của bạn và tải tệp văn bản lên dịch vụ lưu trữ của bạn. Chúng tôi đã thử một vài phương pháp khác nhau và chỉ thành công với tùy chọn HTML. Tin vui là, nếu bạn không thành công, thì bạn (là quản trị viên tài khoản) có thể liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Google qua điện thoại, email hoặc trò chuyện.

Giao diện người dùng (UI) Google Drive for Work rất đơn giản. Là quản trị viên, bạn có bảng điều khiển của riêng mình, nơi bạn có thể thiết lập hồ sơ công ty, xem báo cáo sử dụng, quản lý thiết bị, chọn ứng dụng Google mà công ty bạn sẽ sử dụng, thiết lập mạng và thêm và quản lý người dùng. Bạn cũng có thể di chuyển email, danh bạ và dữ liệu lịch vào tài khoản của mình.

Google Drive for Business trông giống như Google Drive. Một điểm khác biệt là, lần đầu tiên bạn đăng nhập, bạn được cảnh báo rằng bạn có dung lượng lưu trữ không giới hạn, không giống như sản phẩm tiêu dùng giới hạn ở mức 15 GB. Tuy nhiên, bạn có thể nâng cấp lên 100 GB ($ 1.99 mỗi tháng) hoặc 1 TB (9, 99 đô la mỗi tháng).

Chia sẻ và hợp tác tài liệu

Chia sẻ hoạt động theo cách tương tự như trên Google Drive đối mặt với người tiêu dùng. Bạn có thể chia sẻ từng tệp một hoặc toàn bộ thư mục cùng một lúc. Bạn có thể chỉnh sửa các tệp Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint và Microsoft Word mà không cần chuyển đổi chúng. Đây là một bản nâng cấp đẹp, mặc dù bạn chỉ có thể nhận xét về các tệp của Google. Đối với mỗi thư mục và tệp, bạn có thể sửa đổi cài đặt chia sẻ, làm cho nó công khai, hiển thị cho người dùng cụ thể hoặc cho bất kỳ ai có liên kết. Không có cách rõ ràng để chia sẻ các tập tin và thư mục mới. Do đó, cách tốt nhất của bạn là tạo một thư mục để chứa tất cả các tệp và thư mục con bạn muốn chia sẻ. Nếu bạn có một số lượng lớn nhân viên, thì bạn có thể tạo các nhóm để chia sẻ dễ dàng hơn. Trên thực tế, bạn nên tạo các nhóm nếu không bạn sẽ phải nhớ địa chỉ email của mọi người và có nguy cơ bỏ rơi ai đó.

Bạn có thể mời người dùng thiết lập tài khoản hoặc thêm người dùng, trong trường hợp đó, bạn sẽ gán cho họ mật khẩu tạm thời. Bạn cũng có thể thêm hàng loạt người dùng bằng cách tải lên tệp CSV. Từ bảng điều khiển quản trị, bạn có thể đặt lại mật khẩu người dùng và đổi tên, xóa hoặc tạm ngưng người dùng. Khi bạn mời người dùng mới, họ sẽ nhận được địa chỉ email với tên miền của bạn. Tất cả người dùng có thể truy cập vào ổ đĩa của họ, nơi chứa các tệp của họ và một thư mục có tên "Được chia sẻ với tôi", tự giải thích. Bạn cũng có thể xem các tệp đã mở gần đây và các tệp được gắn dấu sao (đó là những tệp bạn đã đánh dấu là mục ưa thích).

Nếu bạn là người dùng thường xuyên của Google Drive, thì có lẽ bạn đã nhận thấy rằng bạn không luôn có quyền kiểm soát hoàn toàn đối với các tài liệu và thư mục đã được chia sẻ với bạn. Google đã làm mờ nếp nhăn này và bây giờ người dùng có thể di chuyển các tệp được chia sẻ vào các thư mục khác nhau và thêm tệp vào các thư mục được chia sẻ. Trước đây, chúng tôi thường gặp khó khăn khi tìm các tệp được chia sẻ vì chúng không được tổ chức theo cách chúng tôi thích.

Ngoài Google Drive, Google App for Work bao gồm email, lịch và phần mềm Google khác. Tuy nhiên, Google hiện không có công cụ quản lý dự án hoặc cách quản lý các nhiệm vụ theo nhóm. Vì thế, tốt hơn hết bạn nên xem Zoho Docs Standard, Biên tập viên của chúng tôi trong việc quản lý tài liệu và các dự án Zoho đối tác của nó, cũng đã giành được sự lựa chọn của ban biên tập.

Google Drive for Work có các ứng dụng cho Android và iOS, trong đó bạn có thể xem, chỉnh sửa và chia sẻ các tệp như bạn có thể trên máy tính của mình. Chủ tài khoản cũng có thể tải xuống ứng dụng Quản trị viên Google cho Android và iOS. Giờ đây, người dùng Android có thể tận dụng các tiện ích bổ sung cho Docs và Sheets, chẳng hạn như DocuSign cho chữ ký điện tử và Scanbot để quét di động. Ngoài ra, đối với chủ sở hữu Google Pixel, có một tùy chọn sao lưu đáng để xem xét kỹ.

Tuy nhiên, Google Drive for Work cũng có chức năng quét tài liệu được tích hợp trong phiên bản di động của nó. Sử dụng điện thoại của bạn, bạn có thể quét ảnh và sau đó giải thích văn bản bằng cách sử dụng nhận dạng ký tự quang học (OCR). Khả năng này cũng hoạt động trên mọi tệp PDF bạn có thể đã lưu trữ trên Google Drive. Nhìn chung, chức năng quét này cũng có giao diện người dùng thoải mái, không suy nghĩ. Quét một hình ảnh dễ dàng như chọn "sử dụng máy ảnh" trong hộp thoại "thêm tài liệu mới".

Tuy nhiên, trong khi Google khuyến khích OCR được tích hợp với khả năng quét này, thử nghiệm của chúng tôi không mang lại kết quả rất chính xác. Các tìm kiếm văn bản được chuyển xuống các tệp PDF và, nếu bạn mở một tệp PDF sau OCR, thì nó có thể hiển thị một số văn bản khá thô. Ví dụ: chúng tôi sẽ không muốn thử nấu ăn từ nỗ lực đoán tốt nhất này:

Bạn không thể yêu cầu ứng dụng Google Drive trên thiết bị di động lưu công thức này dưới dạng tệp PDF hoặc thậm chí chuyển đổi nó thành một ứng dụng sau này bằng giao diện người dùng web. Bạn có thể có thể tìm thấy một tiện ích bổ sung của bên thứ ba sẽ làm điều đó trong Chrome, nhưng chúng tôi chỉ kiểm tra khả năng của ứng dụng di động cho bài đánh giá này. Trên thực tế, hãy nghĩ đến tính năng quét di động trong Google Drive như một cách để nhập hình ảnh thay vì thực hiện các hoạt động OCR, đặc biệt là trên một chồng tài liệu lớn. Nếu đó là nhiệm vụ của bạn, thì tốt hơn hết bạn nên sử dụng một trong những ứng dụng quét di động của chúng tôi Người chiến thắng Sự lựa chọn của biên tập viên Abbyy FineScanner hoặc Evernote Scannable.

Khi bạn cần trợ giúp, bạn có thể truy cập các diễn đàn cộng đồng và kiến ​​thức toàn diện của Google. Vì Google cung cấp cả phần mềm tiêu dùng và kinh doanh có cùng tên, đôi khi có thể khó tìm thấy những gì bạn cần. Quản trị viên cũng có thể nhận được hỗ trợ 24/7 qua điện thoại, email hoặc trò chuyện.

Bảo mật và tích hợp

Google Drive tuân theo các nguyên tắc của ngành về bảo mật, có nghĩa là nó tuân thủ ISO 27001, SOC2 và SOC3. Ngoài ra, Google sẽ ký thỏa thuận tuân thủ Đạo luật về trách nhiệm giải trình và trách nhiệm bảo hiểm y tế (HIPAA), đây là yêu cầu tối thiểu để sử dụng bất kỳ sản phẩm lưu trữ đám mây nào trong ngành chăm sóc sức khỏe. Dữ liệu được mã hóa ở phần còn lại với Tiêu chuẩn mã hóa nâng cao 256-bit (AES) cấp độ quân sự và thông tin được chuyển đến và từ Google luôn được bảo vệ bằng Lớp cổng bảo mật (SSL). Nhược điểm duy nhất là không có cơ chế hiện tại cho các khóa mã hóa do khách hàng quản lý. Google Drive cũng cung cấp hỗ trợ đầy đủ cho xác thực đa yếu tố (MFA) để ngăn chặn những kẻ tấn công. Kết hợp với một giải pháp kiểm tra tệp tuyệt vời, thật dễ dàng để cảm thấy an toàn với sản phẩm này.

Tất cả công nghệ của Google được xây dựng dựa trên bộ giao diện lập trình ứng dụng (API) được đánh bóng của riêng nó. Google Drive cũng không ngoại lệ. Đồng bộ hóa mật khẩu Active Directory (AD) có sẵn cho người dùng doanh nghiệp thông qua G Suite Password Sync (GSPS) để giúp quản lý tài khoản G Suite dễ dàng hơn một chút. Nó không tích hợp trực tiếp với quản lý tài khoản đầy đủ nhưng nó hoạt động đủ tốt. Ngoài ra còn có rất nhiều trình kết nối ứng dụng của bên thứ ba có sẵn cho những người cần nó. Đối với các tổ chức cần nhiều hơn, bạn có thể truy cập API công khai sau một quá trình đăng ký ngắn và sau đó các nhà phát triển của bạn sử dụng điều đó để tích hợp và tùy chỉnh thêm trải nghiệm Google Drive for Work của bạn.

Chia sẻ tài liệu mẫu và truy cập ngoại tuyến

Nhìn chung, Google Drive for Work cung cấp giải pháp lưu trữ dữ liệu và cộng tác toàn diện trên nền tảng ứng dụng G Suite đã bảo mật và hiệu suất cao. Các phần tốt nhất của Google Drive for Work là các công cụ chỉnh sửa và chia sẻ cũng như truy cập ngoại tuyến không bị chặn, rất phù hợp cho những người cần làm việc trên đường khi kết nối internet không đáng tin cậy. Thật tuyệt vời, không giống như hầu hết các sản phẩm khác của Google, quản trị viên có thể truy cập hỗ trợ trực tiếp qua điện thoại, email và trò chuyện thay vì dựa vào các bài viết và diễn đàn trợ giúp. Tất cả các thành phần G Suite đều có chất lượng cao và có thể truy cập, do đó, đây là một lựa chọn hấp dẫn cho khách hàng trên thị trường cho một nền tảng năng suất mới bên cạnh quản lý tài liệu hoặc lưu trữ đám mây. Và đối với những người đã sử dụng các ứng dụng G Suite của Google, đó là điều hoàn toàn không có trí tuệ.

Tuy nhiên, sử dụng nó cho toàn bộ lợi thế của nó đòi hỏi phải mua ít nhất hầu hết các sản phẩm của Google, điều này không phù hợp với mọi doanh nghiệp vì nhiều người đã chuẩn hóa các giải pháp khác cho các vấn đề đó và không cần phải di chuyển. Vì vậy, nếu bạn chỉ tìm kiếm một giải pháp quản lý tài liệu chuyên dụng hoặc nền tảng lưu trữ đám mây dành cho doanh nghiệp đơn giản, thì Google Drive for Work có thể gặp khó khăn khi cạnh tranh với các lựa chọn của Biên tập viên Zoho Docs Standard hoặc Dropbox Business và Egnyte Business, ngay cả với sự hấp dẫn của nó giá cả và tính năng thiết lập.