Đánh giá và đánh giá của Expensebot

Nhân viên muốn quy trình phần mềm theo dõi chi phí đơn giản đến mức họ không cần phải đọc hướng dẫn. Tuy nhiên, quản trị viên và kế toán muốn kiểm soát tốt các chính sách kinh doanh và quy trình phê duyệt. Đối với hầu hết các công nghệ trong tình huống đó, bạn có thể nói "Không bao giờ cả hai sẽ gặp nhau", nhưng với ExpenseBot (bắt đầu ở mức 9 đô la mỗi tháng) có thể không giữ được. Ứng dụng kế toán chi phí không áp đảo nhân viên với các lựa chọn, nhưng nó cung cấp cho nhân viên kế toán các tùy chọn tùy chỉnh độc đáo. Chỉ có một quy trình xuất khẩu hơi khó hiểu và thiếu quy trình mua hàng tự phục vụ giữ cho nó đứng sau người chiến thắng Sự lựa chọn của ban biên tập của chúng tôi Chứng nhận ngay bây giờ và mở rộng.

Giá cả và tính năng

Thuê bao ExpenseBot có giá $ 9 mỗi tháng cho mỗi người dùng hoạt động, với tối thiểu $ 99 mỗi tháng. Có giảm giá không được tiết lộ cho một hợp đồng hàng năm hoặc các công ty có hơn 1.000 người dùng. Tuy nhiên, bạn không thể thử nghiệm xem ExpenseBot có phải là phần mềm phù hợp với bạn hay không, vì nó không có phiên bản miễn phí hoặc dùng thử miễn phí. Bắt đầu yêu cầu một cuộc trò chuyện email với công ty; nó không tự phục vụ.

Nhân viên sẽ không tìm thấy bất kỳ tính năng ưa thích nào, và hầu hết trong số họ sẽ biết ơn. Bạn nhập dữ liệu chi phí vào ExpenseBot thông qua trình duyệt web, thông qua ứng dụng di động, bằng cách chuyển tiếp biên nhận đến ID email chuyên dụng hoặc trực tiếp qua giao dịch thẻ tín dụng (sử dụng công ty đã đăng ký hoặc thẻ tín dụng cá nhân). Mỗi người nắm bắt dữ liệu kế toán có liên quan, chẳng hạn như tên nhà cung cấp, danh mục chi phí và ngày giao dịch, trước khi bạn chỉ định chi phí cho báo cáo. Các chi phí có thể được đánh dấu là có thể xuất hóa đơn, vì vậy bạn có thể chuyển chi phí cho khách hàng.

Như với tất cả các ứng dụng này, hầu hết mọi người lần đầu tiên chuyển sang ứng dụng di động để thu các biên lai. Nếu không phải tại điểm bán, vào cuối mỗi ngày, trong khi bạn vẫn có thể tìm thấy tờ giấy nhàu nát trong túi của bạn và nhớ nó để làm gì. Ứng dụng di động khá đơn giản, với các danh mục cho báo cáo, chi phí, biên lai và cài đặt. Trong khi những người khác (chẳng hạn như Expensify) cố gắng cung cấp cho bạn tất cả các công cụ trong tầm tay, ExpenseBot không nhét mọi thứ vào ứng dụng.

Không có lý do để phàn nàn về khả năng quét biên lai của nó, mặc dù. ExpenseBot đã phân tích chính xác một số biên lai, bao gồm các mẹo viết nguệch ngoạc và ghi nhớ các danh mục và tên nhà cung cấp được sử dụng trước đó. Quá trình này là hoàn hảo và giảm thiểu việc ra quyết định. Nếu bạn liên kết thẻ tín dụng cá nhân hoặc doanh nghiệp, sau khi ExpenseBot quét và sao chép biên lai, nó sẽ cố gắng khớp với biên lai với các giao dịch thẻ tín dụng.

Bạn có thể gửi chi phí số dặm bằng tay. Hoặc, nếu bạn nhập địa chỉ bắt đầu và kết thúc, ExpenseBot sẽ gọi Google Maps để tìm ra khoảng cách thực tế (một tính năng được chia sẻ bởi ExpensePoint). Điều đó chắc chắn rất hữu ích cho chuyến đi một chiều, mặc dù nó sẽ đẹp hơn nếu bạn có thể nói, "Bây giờ hãy nhân đôi số tính toán đó, kể từ khi tôi gặp ai đó ở trung tâm thành phố và sau đó quay lại văn phòng." Một câu trả lời tốt hơn có thể đang trên đường: Vào cuối năm nay, công ty cho biết, ExpenseBot sẽ có tích hợp GPS và lịch. Vì vậy, nếu bạn có một cuộc họp dự kiến, nó sẽ nói, "Bạn sẽ Client-Một 53 dặm; bạn có muốn thêm nó vào báo cáo của bạn?"

Một đặc điểm khác thường: Bất kỳ nhân viên nào cũng có thể chỉ định một đại biểu, cho cá nhân đó khả năng tạo ra các chi phí và báo cáo. Nếu bạn đủ may mắn để có nhân viên hỗ trợ văn phòng quản lý chi tiêu của mình, đó là một lợi ích lớn.

Đơn giản không có nghĩa là đơn giản

ExpenseBot có thể áp dụng nguyên tắc "giữ cho nó đơn giản ngu ngốc" (KISS) cho nhân viên, nhưng nó mang lại cho quản trị viên và kế toán nhiều sức mạnh tùy biến. Người phê duyệt có thể từ chối một chi phí duy nhất và phê duyệt phần còn lại của báo cáo, để mục 5 đô la mà bạn ngụy biện không cần phải hoàn trả cho phần còn lại của 2.500 đô la bạn đã chi tiêu cho chuyến đi đến San Francisco. Các chi phí có thể được phê duyệt qua email, vì vậy người quản lý bộ phận không phải dành nhiều thời gian cho khách hàng web. ExpenseBot kiểm tra các chi phí trùng lặp có thể và cũng đề nghị hợp nhất chúng. ("Hai lần ghé thăm Starbucks vào cùng một ngày với cùng một số tiền? Bạn đã uống nhiều cà phê hay gửi hai lần này chưa?")

ExpenseBot đi kèm với các danh mục kế toán cơ bản được cấu hình sẵn và tự nhiên bạn có thể thêm nhiều hơn nữa. Mỗi loại chi phí có thể được gắn với một sổ cái chung hoặc mã tài khoản, yêu cầu phạm vi ngày hoặc danh sách người tham dự và hỗ trợ các trường tùy chỉnh (chẳng hạn như "Số cửa hàng"). Bạn cũng có thể sắp xếp mọi thứ một cách hợp lý, sao cho phí hành lý vé máy bay và vé máy bay được theo dõi liên quan - nhưng riêng biệt, với các quy tắc và chính sách riêng của họ.

Quản lý chính sách cho phép bạn kiểm soát số tiền người dùng chi tiêu trong một danh mục nhất định, chẳng hạn như giới hạn hàng tháng là $ 40 cho chi phí Internet tại nhà. Bạn kiểm soát xem người dùng có thể gửi chi phí vượt quá chính sách hay không (và hiển thị cảnh báo cho người phê duyệt) hoặc ngăn báo cáo được nộp với một sự vi phạm tại chỗ. Các tùy chỉnh mở rộng cho các báo cáo, không chỉ chi phí; ví dụ: chuỗi thức ăn nhanh có thể yêu cầu số cửa hàng trên mỗi báo cáo.

Đó chỉ là một mẫu. ExpenseBot hỗ trợ nhiều người phê duyệt, hồ sơ bộ phận và người dùng (ông chủ được đối xử khác nhau), lão hóa chi phí ("Bạn phải gửi báo cáo trong 30 ngày", điều đó chỉ có nghĩa là đơn giản) và rất nhiều loại tiền tệ.

Thật không may, với tất cả sức mạnh tùy biến của nó, ExpenseBot rất yếu khi tích hợp với các hệ thống kế toán của bên thứ ba. Quản lý báo cáo chi phí là một quá trình riêng biệt, nhưng kết quả của nó cần được ghi lại trong các hệ thống khác, thường là ít nhất là một hệ thống kế toán và đôi khi nhiều hơn. Tuy nhiên, với ExpenseBot, bạn chỉ có thể tích hợp với Intuit QuickBooks khi đến lúc phải thực sự bồi hoàn cho nhân viên. Đáng tiếc hơn, khi so sánh với một số sản phẩm khác mà tôi đã đánh giá, công ty thừa nhận rằng tích hợp QuickBooks của nó "yêu cầu sử dụng trình kết nối web Intuit và một chút tinh tế để thiết lập." Tùy chọn duy nhất khác là xuất dữ liệu sang định dạng CSV và sau đó mở nó bằng một ứng dụng khác, như Microsoft Excel.

Trái ngược với các đối thủ của ExpenseBot, chẳng hạn như tích hợp của Expensify với không chỉ QuickBooks mà còn Xero, NetSuite và Intacct trong số những người khác. Với tất cả những khả năng này, bạn sẽ nhận được rất nhiều sự nắm giữ từ công ty. Thực tế, bạn không thể tránh nó; ExpenseBot làm việc với mọi khách hàng cá nhân để thiết lập mọi thứ.

Tại thời điểm viết bài này, ExpenseBot là sự kết hợp của "Ôi thật tuyệt" và "Tại sao nó không làm điều đó?" Đó là một lựa chọn tốt cho bất cứ ai muốn chỉ đơn giản là những thứ cho người dùng, mà không giảm thiểu kiểm soát hành chính. Nhưng nó không có giao diện tự phục vụ, chỉ hỗ trợ tích hợp QuickBooks và giá cả có vẻ không thân thiện như vậy, tất cả kết hợp để giữ cho nó chỉ là một phần dưới các công cụ giành giải Lựa chọn của Biên tập viên của chúng tôi Chứng nhận ngay bây giờ và Mở rộng . Tuy nhiên, nếu những tiêu cực không ngay lập tức đuổi bạn đi, tôi khuyên bạn nên xem xét ExpenseBot cho doanh nghiệp của bạn. Sự cân bằng của sự đơn giản và sức mạnh của nó thực sự tốt đẹp.