Đánh giá và đánh giá tự do

FreeAgent bắt đầu cuộc sống vào năm 2007 tại thành phố Edinburgh, Scotland, được tạo ra bởi các nhà thiết kế, những người cảm thấy rằng quản lý tài chính của công ty là quá khó đối với hầu hết các doanh nghiệp nhỏ và dịch giả tự do. FreeAgent (24 đô la mỗi tháng), một dịch vụ kế toán dựa trên đám mây, không cố gắng trở thành QuickBooks Online hoặc Xero. Nó gần gũi hơn với FreshBooks, ở chỗ nó chỉ đơn giản là cố gắng làm cho quá trình thanh toán và được trả tiền trở nên dễ hiểu hơn đối với những người không phải là kế toán viên. Nó thành công, đối với hầu hết các phần. Có một bảng điều khiển tuyệt vời cung cấp một cái nhìn tổng quan kỹ lưỡng về tài chính của công ty bạn và một cơ sở nhà hữu ích, được thiết kế tốt cho các liên hệ. Bạn thậm chí có thể gửi hóa đơn và ước tính và thanh toán hóa đơn, và thực hiện một số theo dõi dự án và thời gian cơ bản.

FreeAgent cũng cung cấp các công cụ đơn giản để quản lý chi phí và số dặm, và nó cho phép bạn kết nối với tài khoản ngân hàng trực tuyến của mình và / hoặc nhập các giao dịch theo cách thủ công. Khi bạn phân loại thu nhập và chi phí, trang web sẽ chuyển những con số đó vào các chi tiết đơn hàng phù hợp trên Biểu IRS C, mặc dù điều đó không giúp tính thuế ước tính. Bạn có thể thiết lập và áp dụng nhiều mức thuế bán hàng và bạn có thể đặt một số cài đặt dành riêng cho công ty, bao gồm tiền tệ.

Kế toán kép của FreeAgent là hiển nhiên khi bạn thấy một liên kết điều hướng cho các mục tạp chí, cũng như các báo cáo tài chính cơ bản cần thiết. Thật không may, có một vài báo cáo ngoài những báo cáo đó và các tùy chọn tùy chỉnh của chúng là tối thiểu. Bạn có thể nhận thông tin về mức tồn kho của mình, nhưng thật khó khăn và quá phức tạp đối với một ứng dụng có thể được thiết kế cho người mới. Nếu bạn thấy FreeAgent muốn ở một khu vực cụ thể, bạn có rất ít tùy chọn để tăng cường tính hữu dụng của nó với các tiện ích bổ sung.

Công cụ có khả năng

Nếu bạn đã có cơ sở dữ liệu về danh bạ ở định dạng .CSV, bạn có thể nhập chúng vào FreeAgent với một chút điều chỉnh. Trang web cũng nhập các dự án và liên hệ từ Basecamp, và nó cho phép nhập thủ công của người và công ty. Hồ sơ liên lạc hoàn thành được thiết kế tốt. Cấu trúc của chúng giúp giảm thiểu nhấp chuột và tiết kiệm thời gian.

Địa chỉ của người liên hệ đang hoạt động và các chi tiết khác xuất hiện trong một ô dọc bên phải, trong khi phần lớn màn hình này hiển thị một số loại thông tin tài chính có thể truy cập bằng cách nhấp vào tab. Chúng bao gồm tóm tắt 12 tháng về hóa đơn và hóa đơn cho liên hệ đó, danh sách các dự án và hóa đơn liên quan, bảng sao kê tài khoản với phạm vi ngày có thể tùy chỉnh, lịch sử tài khoản và tệp ghi chú.

FreeAgent chứa các màn hình được thiết kế để nhập ước tính, phiếu thời gian và bảng chấm công (có bộ đếm thời gian), hóa đơn, hóa đơn, chi phí và số dặm. Đây là những giao dịch cơ bản mà một chủ sở hữu duy nhất hoặc doanh nghiệp rất nhỏ có thể cần, và mức độ chi tiết cho phép có vẻ phù hợp với tôi. Một khung xương cho các dự án giúp bạn giữ các giao dịch và ghi chú liên quan với nhau. Sau khi được tạo, mỗi dự án có màn hình riêng với quyền truy cập vào tất cả các hoạt động đó.

Bạn có thể nhận thanh toán từ khách hàng bằng cách thiết lập tài khoản người bán bằng PayPal, Stripe hoặc Dwolla, nhưng đối thủ cạnh tranh cung cấp nhiều loại hơn ở đây. Sổ sách kế toán GoDaddy đi xa hơn, cho phép người dùng quản lý doanh số bán hàng của họ trên các trang web thương mại điện tử như Etsy và eBay.

Chi phí được xử lý có khả năng. Bạn có thể phân loại chúng và chỉ định một loại tiền tệ, liên kết chúng với các dự án và làm cho chúng định kỳ và tải lên tệp đính kèm (rất có thể là biên lai). Đối với hóa đơn, FreeAgent khuyên bạn không nên nhập những thứ sẽ xuất hiện trong nguồn cấp dữ liệu ngân hàng của mình, như lưu trữ web hoặc hóa đơn điện thoại, mà chỉ ghi lại những tài khoản mà bạn sẽ thanh toán sau khi nhận hóa đơn, hoặc được thanh toán bằng thẻ tín dụng mà bạn không theo dõi trên trang web. Điều này sẽ đảm bảo rằng có một hồ sơ về những chi phí đó.

Phương pháp tiếp cận khác nhau

Giống như mọi trang web khác được đánh giá ở đây, FreeAgent cho phép bạn kết nối với tài khoản tài chính của mình bằng cách nhập tên người dùng và mật khẩu bạn thường sử dụng để truy cập chúng. Bạn cũng có thể tải lên báo cáo ngân hàng trực tiếp vào trang web.

FreeAgent xử lý hai quy trình quan trọng theo cách có thể xa lạ với người dùng. Đầu tiên, nó không cung cấp đối chiếu tài khoản truyền thống nơi bạn khớp bảng sao kê ngân hàng với số dư trực tuyến của mình. Thay vào đó, nó cho phép bạn "giải thích" các giao dịch trong nguồn cấp dữ liệu ngân hàng của bạn không tự động khớp bằng cách chỉ định một danh mục và nhập mô tả. Các dịch vụ khác cho các doanh nghiệp rất nhỏ mà tôi đã xem xét đồng thời hoạt động tương tự.

Thứ hai, theo dõi hàng tồn kho của nó là không điển hình cho các ứng dụng kế toán doanh nghiệp nhỏ có trụ sở tại Hoa Kỳ. Mặc dù bạn có thể nhập số lượng có sẵn khi bạn tạo bản ghi mục và số lượng đó thay đổi khi bạn mua hoặc bán mặt hàng đó, việc ghi sổ thực tế được thực hiện trong các báo cáo và mục nhật ký. Bạn không biết khi nào bạn tạo hóa đơn cho dù bạn có đủ sản phẩm để bán.

Các vấn đề phức tạp

Khi đến lúc chuẩn bị thuế, bạn sẽ có bản nháp của Biểu C để tham khảo (dựa trên dữ liệu FreeAgent), vì các danh mục FreeAgent dựa trên cùng loại mà IRS sử dụng trong Biểu C. Nhưng trang này không Sẽ giúp bạn tính toán các khoản thuế ước tính, giống như Sổ sách kế toán của GoDaddy và bạn không thể nhập dữ liệu đó vào chương trình thuế. Bạn có thể sao chép tổng số theo cách thủ công trong quá trình chuẩn bị thuế hoặc cấp cho kế toán viên của bạn quyền truy cập nếu họ làm thuế của bạn.

Thật hợp lý khi mời kế toán viên của bạn vào tệp FreeAgent, vì hầu hết một số báo cáo có sẵn là các báo cáo tiêu chuẩn được yêu cầu trong sổ sách kế toán kép (Bảng cân đối kế toán, Số dư dùng thử, v.v.). Chúng phức tạp hơn các báo cáo Nợ và Chủ nợ tuổi cơ bản mà FreeAgent tạo ra. Một freelancer hoặc doanh nhân nhỏ sẽ có thể hiểu những người đó. Ngoài ra, có một liên kết trên menu Kế toán đến Nhật ký. Nhập các khoản ghi nợ và tín dụng trực tiếp là điều được thực hiện tốt nhất bởi các chuyên gia kế toán.

Một số thâm hụt

Bảng điều khiển của FreeAgent được gọi là Tổng quan là màn hình mở. Đây là một công cụ tốt, cung cấp dữ liệu chính mà bạn cần để hiểu về vị trí tài chính của bạn chỉ trong một hoặc hai phút. Biểu đồ dòng tiền chạy theo chiều ngang trên đỉnh; bạn có thể đặt nó để hiển thị ba, sáu hoặc 12 tháng. Bên dưới đó là một cửa sổ được gắn thẻ cho phép bạn nằm giữa các danh sách hóa đơn, ước tính, dự án và thời gian trượt.

Các cửa sổ bổ sung trên bảng điều khiển hiển thị số dư tài khoản của bạn, chi phí và hóa đơn, lãi và lỗ của bạn và thời gian của thời hạn thuế sắp tới. Và nút QuickLinks ở phía trên bên phải sẽ mở danh sách các liên kết đến các hoạt động riêng lẻ, như Chi phí mới. Trên thực tế, mọi thứ trên trang Tổng quan bao gồm các liên kết tương tác, do đó bạn có thể nhanh chóng chuyển đến các màn hình liên quan trên trang web.

Một thanh công cụ điều hướng trên đầu màn hình chia trang web thành các nhóm nội dung hợp lý, tương tự như cách mà nhiều đối thủ cạnh tranh thực hiện. Tab Danh bạ mở ra một bảng gồm tất cả các liên hệ của bạn và có nhiều tùy chọn để xem (Khách hàng đang hoạt động, Nhà cung cấp hoạt động, Khách hàng có hóa đơn mở, v.v.). Bạn sẽ nhấp vào tab Công việc để truy cập tất cả các loại giao dịch ngoại trừ Hóa đơn và Chi phí; họ có các tab riêng. Ba tab còn lại là Ngân hàng, 1040 Biểu C và Kế toán (Báo cáo và mục nhật ký).

Các màn hình làm việc trong FreeAgent sử dụng các quy ước Windows tiêu chuẩn như danh sách thả xuống, các nút và các trường trống để nhập dữ liệu. Nhấp vào menu Work, ví dụ như Ước tính, và bạn sẽ thấy danh sách các ước tính bạn đã tạo. Danh sách thả xuống cho phép bạn chia nhỏ điều này thành Tất cả các ước tính hoặc Ước tính gần đây và hơn nữa, theo trạng thái (ví dụ: Dự thảo, Đã gửi và Từ chối). Bảng hiển thị nhóm mục tiêu của bạn có các cột cho Ngày, Tham chiếu, Liên hệ và Dự án, Tổng giá trị và Trạng thái. Bạn có thể mở và sửa đổi bất kỳ trong số chúng bằng cách nhấp vào nút Chỉnh sửa và tạo một cái mới bằng cách nhấp vào thanh Thêm Ước tính Mới ở phía trên bên phải.

Các hình thức giao dịch được xử lý hơi khác so với trên nhiều trang web cạnh tranh. Thông thường, các biểu mẫu giống với các đối tác giấy của họ và tất cả thông tin được nhập trên một màn hình. FreeAgent trình bày một loạt các trường trong danh sách đại diện cho nội dung thường xuất hiện ở đầu biểu mẫu. Bạn phải nhấp vào Tùy chọn khác và Tạo Ước tính mới để chỉ định tùy chọn của bạn và thêm các mục thực tế.

Nhìn chung, màn hình của FreeAgent không dễ hiểu và cũng không hấp dẫn bằng đồ họa như các đối thủ cạnh tranh như FreshBooks và GoDaddy Bookkeep.

Đối thủ cạnh tranh khó khăn

Tôi đã không đánh giá trực tiếp FreeAgent với các trang web như QuickBooks Online và Xero; nó được đánh giá so với các trang web như Sổ sách kế toán GoDaddy và FreshBooks, các giải pháp kế toán trực tuyến được xây dựng cụ thể hoặc dịch giả tự do và các doanh nghiệp rất nhỏ. FreeAgent hỗ trợ các loại nhiệm vụ kế toán cần thiết của nhiều chủ sở hữu và người làm việc tự do, nhưng nó lại thiếu người chiến thắng Sự lựa chọn của Biên tập viên của chúng tôi trong nhiều cách. Giao diện người dùng và sơ đồ điều hướng của FreshBooks hấp dẫn và trực quan hơn. Nó cung cấp nhiều tiện ích và báo cáo hơn, và các công cụ riêng lẻ kết hợp sâu hơn và linh hoạt hơn. Phiên bản FreshBooks mà chúng tôi đã đánh giá rẻ hơn nhiều so với FreeAgent và FreshBooks không tính phí cho ứng dụng di động của nó như FreeAgent. FreeAgent thực hiện một số điều tốt, nhưng gần như không đủ để thách thức FreshBooks trong năm nay.