Trang Chủ Kinh doanh Từ lộn xộn đến không giấy tờ trong 5 bước

Từ lộn xộn đến không giấy tờ trong 5 bước

2024

Video: Cách hách tá lả Phỏm zingplay (Tháng Chín 2024)

Nếu bạn mơ ước một ngày nào đó bạn sẽ vứt sổ ghi chép, danh thiếp và các mẩu giấy vụn khác và thực sự trở thành một người không giấy tờ, tại sao không bắt đầu ngay hôm nay? Với một vài mẹo và công cụ phù hợp, bạn có thể bắt đầu không cần giấy tờ ngay bây giờ. Nhưng trước tiên, hãy lưu ý rằng việc không cần giấy cũng giống như giảm cân: Nó khó hơn âm thanh. Nó cần sự cống hiến. Đó là một lựa chọn lối sống hơn là một dự án. Và không ai mong bạn trở nên hoàn hảo.

Không cần giấy tờ cũng đòi hỏi bạn phải có mục đích và mục tiêu. Cũng giống như giảm cân, nếu mục tiêu của bạn là "không giấy tờ" thì điều đó cũng mơ hồ như "giảm cân". Bạn đang cố gắng giảm bao nhiêu cân? Nơi nào trong cuộc sống của bạn đang cố gắng để không có giấy tờ? Và quan trọng hơn, mục tiêu cuối cùng là gì?

Một số mục tiêu phổ biến là:

Ít lộn xộn
Trở nên hiệu quả hơn hoặc có tổ chức
Làm cho tài liệu và ghi chú của bạn có thể tìm kiếm
Giữ hồ sơ tốt hơn về cuộc sống và công việc của bạn

Một số câu hỏi này nghe có vẻ tầm thường, nhưng về lâu dài, chúng là động lực. Họ giúp bạn tạo ra các mục tiêu thực sự mà bạn có thể xem lại bất cứ khi nào bạn bắt đầu xoay sở.

Bước 1: Tiến lên, Không lùi bước

Khi bạn đã sẵn sàng để không cần giấy tờ, hãy bắt đầu bằng cách tiến lên, không lùi lại.

Điều tôi muốn nói là nghĩ về việc không có giấy tờ trong mọi thứ bạn làm bắt đầu ngay bây giờ , điều đó cũng có nghĩa là bỏ qua tất cả những tờ giấy cũ, chẳng hạn như đống hóa đơn mà bạn hy vọng một ngày nào đó sẽ bị hủy và những cuốn sổ cũ có ghi chú của ngày hôm qua. Tôi biết thật hấp dẫn khi muốn số hóa tất cả các tệp đó, nhưng đó không phải là bước đầu tiên đúng đắn.

Giấy cũ của bạn không đi đâu cả. Tất cả những bài báo cũ đó sẽ là một nỗi đau ở cổ để số hóa, ngay cả với những công cụ tốt nhất, vì vậy đừng để bị cuốn vào chúng ngay khi bạn bắt đầu.

Thay vào đó, hãy nghĩ về việc không có giấy tờ từ đây trở đi. Điều đó có nghĩa là thực hiện các bước như:

Sử dụng lịch kỹ thuật số cho các cuộc hẹn mới và sắp tới
Ghi chú trong một ứng dụng ghi chú (một vài gợi ý xuất hiện bên dưới)
Đưa danh sách công việc của bạn vào ứng dụng việc cần làm hoặc ứng dụng ghi chú.

Ngay cả việc làm ba điều đơn giản đó cũng có thể mất nhiều thời gian hơn bạn nghĩ.

Bước 2: Chọn một vài ứng dụng và phần mềm và gắn bó với chúng

Có rất nhiều ứng dụng tuyệt vời hiện có để ghi chú và quản lý tác vụ. Một số thứ tôi khuyên dùng là: Evernote, Awesome Note, Asana, Microsoft OneNote, Todoist, Any.do, Nhớ sữa và Wunderlist. Có rất nhiều lựa chọn!

Bạn cũng nên chọn một chương trình đồng bộ hóa tệp, nếu bạn chưa có chương trình này. Bạn có thể không bắt đầu sử dụng nó ngay lập tức, nhưng cài đặt nó và trở nên thoải mái với cách nó hoạt động, nói chung. Một vài mục yêu thích của tôi là Google Drive, Dropbox, Box và SugarSync.

Bước 3: Cam kết!

Đừng lãng phí quá nhiều thời gian để cố gắng quyết định ứng dụng hoặc ứng dụng nào hoàn toàn tuyệt vời nhất. Tìm một hoặc hai người làm những gì bạn cần họ làm và làm việc với các nền tảng bạn có và bắt đầu sử dụng chúng. Bất cứ công cụ nào bạn chọn, hãy cống hiến hết mình để gắn bó với chúng trong vài tuần.

Những gì bạn không muốn là dùng thử hàng tá ứng dụng vì các tệp và ghi chú của bạn cuối cùng sẽ được trải rộng khắp mọi nơi. Bạn cần một hoặc hai địa điểm tập trung nơi bạn biết bạn có thể tìm thấy tất cả nội dung của mình mà không cần suy nghĩ về nó. Biết nơi để tìm tương đương kỹ thuật số của giấy tờ của bạn

Bước 4: Phát triển quy trình công việc

Bước tiếp theo là phát triển một số quy trình công việc. Đây là khía cạnh nhận thức nhiều hơn của việc không giấy tờ. Hãy nghĩ về nó tương tự như việc phát triển thói quen và thói quen giảm cân: lên kế hoạch cho bữa ăn trong tuần, quyết định trước khi bạn sẽ đến phòng tập thể dục hoặc tập thể dục, bắt đầu ghi lại cân nặng, v.v. Trong trường hợp không có giấy tờ, quy trình làm việc của bạn có thể bắt đầu bằng những hành động nhỏ, như khởi chạy ứng dụng ghi chú của bạn trước khi cuộc họp bắt đầu. Một cách khác là xem xét các nhiệm vụ của bạn trong ứng dụng việc cần làm đầu tiên vào buổi sáng.

Những bước nhỏ bắt đầu quy trình công việc của bạn nên trở thành thói quen. Tôi thích một bài về việc xem lại danh sách việc cần làm hoặc lịch hẹn của bạn vào buổi sáng vì nhiều người đã có thói quen buổi sáng (một tách cà phê, đọc sách khi đi làm) và bạn có thể từ bỏ thói quen mới của mình. Nói cách khác, khi bạn nhâm nhi ly cà phê đó, bạn sẽ nhớ đó là thời gian để xem lịch của bạn trong ngày.

Quy trình công việc của bạn rất nhiều phụ thuộc vào mục tiêu của bạn để không cần giấy tờ là gì. Quy trình làm việc của bạn thậm chí có thể chỉ là một quy tắc đơn giản, như "Khi tôi nhận được danh thiếp mới, tôi sẽ chụp ngay lập tức bằng điện thoại thông minh của mình và tải nó lên ứng dụng ghi chú của tôi."

Bước 5: Giải quyết vấn đề tồn đọng

Sau một vài tuần hoặc vài tháng, khi bạn cảm thấy thoải mái với thói quen và quy trình làm việc mới của mình và bạn đã cam kết với các ứng dụng mới của mình, cuối cùng bạn cũng có thể nghĩ đến việc thực hiện một dự án quét tất cả giấy cũ trong cuộc sống của bạn.

Mặc dù vậy, đừng cố gắng thực hiện bước này cho đến khi bạn trở nên thực sự vững chắc với thói quen không giấy tờ hàng ngày.

Một cuộc sống không giấy tờ

Hãy nhớ rằng, đi không giấy tờ là một thay đổi lối sống. Cũng giống như ăn kiêng, bạn cần thực hiện nó mỗi ngày một lần, và tha thứ cho bản thân khi bạn trượt lên, nhưng hãy nhanh chóng trở lại theo dõi.

Tài nguyên bổ sung