Sắp xếp: 10 chiến lược cho danh sách việc cần làm tốt hơn, hiệu quả hơn

Làm thế nào hiệu quả là danh sách việc cần làm của bạn? Nó có giúp bạn lên kế hoạch cho ngày của bạn không? Nó có giúp bạn ưu tiên không? Hay đây là một danh sách không bao giờ kết thúc về những điều bạn cảm thấy có lỗi vì chưa hoàn thành và bây giờ bạn không thể làm gì cả?

Một danh sách việc cần làm tốt có khả năng không chỉ định hình ngày của bạn mà còn tập trung sự chú ý của bạn vào bất cứ điều gì có ý nghĩa nhất đối với bạn. Bằng cách viết ra các nhiệm vụ của bạn, bạn thực sự chia nhỏ các mục tiêu lớn hơn của mình thành các phần dễ quản lý hơn. Một nhiệm vụ hàng tuần là dọn dẹp các giấy tờ tích lũy trên bàn của bạn có thể giúp bạn đạt được mục tiêu lớn hơn là giữ ngăn nắp và không cần giấy tờ. Ngay cả một danh sách mua sắm thực phẩm cũng có thể là một mục tiêu lớn hơn để ăn ngon hoặc nấu ăn ở nhà nhiều hơn.

Khi bạn học cách lập một danh sách việc cần làm hiệu quả, bạn có thể giữ cho tâm trí của bạn hòa hợp tốt hơn với các mục tiêu thực sự của bạn. Một danh sách việc cần làm tốt sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn, không khiến bạn sợ hãi. Dưới đây là một số mẹo để tạo danh sách việc cần làm tốt hơn.

1. Chọn ứng dụng phải làm cho bạn

Bước đầu tiên để tạo ra một danh sách việc cần làm tốt hơn là quyết định nơi giữ nó. Không có gì sai khi có một danh sách việc cần làm bằng giấy. Nếu nó làm việc cho bạn, tuyệt vời. Điều đó nói rằng, có nhiều lý do một ứng dụng danh sách việc cần làm thực sự tốt là vượt trội:

• Các ứng dụng cần làm có lời nhắc tích hợp.
• Danh sách kỹ thuật số dễ chỉnh sửa hơn so với giấy, vì vậy bạn có thể điều chỉnh mức độ ưu tiên của mình và làm rõ các nhiệm vụ của mình khi cần.
• Bạn không thể mất một danh sách kỹ thuật số được lưu vào đám mây. Nếu bạn không phải là người có tổ chức tự nhiên, đây có thể là một lợi ích chính.
• Các chế độ xem khác nhau trong ứng dụng công việc cho phép bạn chỉ xem các tác vụ có liên quan tại thời điểm này.
• Các ứng dụng danh sách việc cần làm có thể hợp tác; bạn có thể giao nhiệm vụ cho người khác và được thông báo khi họ hoàn thành chúng.
• Bạn có thể chọn một ứng dụng danh sách việc cần làm với các tính năng thúc đẩy bạn, cho dù đó là một thiết kế đẹp hay trải nghiệm được chơi game.

Có một số lượng lớn các ứng dụng danh sách việc cần làm. Bạn có thể mất năng suất cả ngày để khám phá tất cả các ứng dụng quản lý tác vụ hiển thị trong tìm kiếm trên bất kỳ cửa hàng ứng dụng nào. Đã thử nghiệm nhiều trong số chúng, những cái tôi khuyên dùng nhiều nhất là:

• Người theo chủ nghĩa
• Bat ki lam
• Asana
• Nhiều thứ

Một vài ứng dụng tuyệt vời khác trong một số trường hợp là Google Nhiệm vụ (để tích hợp với ứng dụng G Suite), Việc cần làm của Microsoft (nếu bạn sử dụng Microsoft Office hoặc Windows 10), Habitica (nếu bạn thích chơi game) và Omnif Focus (cho những người đó người thêm rất nhiều chi tiết vào nhiệm vụ của họ). Có rất nhiều người khác, tuy nhiên. Nếu không ai trong số này thích bạn, hãy hỏi bạn bè (đặc biệt là những người có tổ chức của bạn) họ sử dụng cái gì. Hãy thử một vài và chọn một thứ bạn thích và sao lưu thông tin của bạn lên đám mây để bạn không bao giờ mất bất cứ thứ gì.

Nếu bạn cần trợ giúp theo dõi các nhiệm vụ vì chúng dường như luôn được tiến hành hoặc đang bị trì hoãn, một ứng dụng bảng kanban, như Trello, có thể phục vụ bạn tốt hơn danh sách việc cần làm truyền thống hơn.

2. Tạo nhiều hơn một danh sách

Rất ít người chỉ có một danh sách việc cần làm. Tạo một danh sách việc cần làm cho công việc và một danh sách riêng cho các nhiệm vụ cá nhân. Bạn có thể có một danh sách chia sẻ các nhiệm vụ gia đình, danh sách Một ngày nào đó nơi bạn viết ra những việc bạn muốn làm nhưng không khẩn cấp, và hơn thế nữa.

Có nhiều hơn một danh sách giúp bạn tập trung. Khi bạn đang ở nơi làm việc và sẵn sàng đảm nhận một số nhiệm vụ liên quan đến công việc, bạn sẽ không muốn bị phân tâm bởi thực tế là bạn phải nướng bánh sinh nhật vào ngày nghỉ.

Tất cả các ứng dụng tuyệt vời cho phép bạn tạo nhiều danh sách. Bắt đầu với một số dễ dàng và rõ ràng, chẳng hạn như:

• Công việc
• Cá nhân
• Hộ gia đình

Có thể đối với bạn, có ý nghĩa hơn khi có Dự án A và Dự án B hơn là danh sách Công việc chung. Bạn cần gì nữa? Bạn luôn có thể thay đổi danh sách danh sách của bạn sau này.

3. Thêm nhiệm vụ mới càng nhanh càng tốt

Khi một nhiệm vụ mới xuất hiện trong đầu bạn, hãy viết nó vào danh sách việc cần làm của bạn càng nhanh càng tốt. Nếu ứng dụng việc cần làm của bạn có một số loại phím tắt để thêm tác vụ mới, hãy tìm hiểu nó. Nếu ứng dụng của bạn có lối tắt điện thoại di động, hãy thiết lập nó.

Khi bạn thêm các nhiệm vụ vào danh sách việc cần làm ngay khi bạn nghĩ về chúng, bạn có thể ngăn mình khỏi chúng. Khi nó được viết ra, bạn không cần phải nhớ nó nữa.

4. Chỉ định ngày đến hạn

Khi một nhiệm vụ có ngày đáo hạn, hãy thêm nó vào danh sách việc cần làm của bạn. Ngày đến hạn giúp bạn ưu tiên.

Không phải mọi nhiệm vụ đều cần một ngày đáo hạn và nhanh chóng trong cuộc sống thực để nhận được một trong danh sách việc cần làm của bạn. Chỉ định một ngày cho các nhiệm vụ bất cứ khi nào bạn biết đại khái khi bạn nghĩ rằng bạn có thể hoàn thành nó.

Điều này hiệu quả vì hai lý do: Thứ nhất, hầu hết các ứng dụng cần làm cho bạn thấy những gì đến hạn "hôm nay", "ngày mai" và "tuần này", bất kể chúng nằm trong danh sách nào. Vì vậy, bạn có thể thấy mọi thứ do " hôm nay "trên danh sách Công việc, Danh sách cá nhân, v.v. Thứ hai, bằng cách đưa ra các nhiệm vụ đúng hạn, bạn có kế hoạch hiệu quả trong tuần của mình, đây là một chiến lược quản lý thời gian tuyệt vời.

5. Sửa đổi hàng ngày

Bắt đầu mỗi ngày bằng cách xem qua danh sách việc cần làm của bạn trong ngày và đánh giá xem nó có hợp lý không. Sau đó sửa lại nó. Nếu bạn có quá nhiều nhiệm vụ ngày hôm nay và bạn biết rằng bạn sẽ không hoàn thành tất cả, bạn sẽ tự mình thất bại.

6. Giới hạn bản thân trong khoảng từ ba đến năm nhiệm vụ hàng ngày

Vào một ngày trung bình, tôi kiểm tra từ ba đến năm nhiệm vụ. Nếu tôi vô tình lên lịch 12 nhiệm vụ trong ngày, tôi biết tôi sẽ không hoàn thành tất cả, điều đó có nghĩa là tôi phải ưu tiên lại chúng và thay đổi ngày đáo hạn của chúng. Nếu tôi phát hiện ra vấn đề tiềm ẩn này trước khi ngày của tôi bắt đầu, tôi có thể điều chỉnh thay vì cảm thấy căng thẳng bởi tất cả những nhiệm vụ mà tôi dự định làm và không làm.

Giới hạn nhiệm vụ hàng ngày của bạn là gì? Nó phụ thuộc vào loại nhiệm vụ bạn viết ra và mức độ khó để hoàn thành. Theo thời gian, nếu bạn theo dõi số lượng nhiệm vụ bạn kiểm tra mỗi ngày, thì các ứng dụng công việc tốt nhất sẽ thực hiện cho bạn. Bạn sẽ học tối đa. Khi bạn biết mức tối đa của mình, bạn có thể giới hạn các bài tập hàng ngày của mình ở một con số hợp lý.

7. Viết các nhiệm vụ, không phải mục tiêu hay mục tiêu

Những gì bạn viết trên danh sách việc cần làm của bạn có vấn đề. Đưa danh sách của bạn vào các nhiệm vụ, thay vì mục tiêu và mục tiêu. Để làm điều đó, bạn phải biết sự khác biệt giữa hai.

Mục tiêu là những thành tựu lớn hoặc kết quả mong muốn. Chúng thường khó định lượng. Một ví dụ là "trở nên thông thạo tiếng Hindi." Đưa nó vào danh sách việc cần làm của bạn sẽ không hiệu quả.

Mục tiêu là những điểm đánh dấu trên con đường đạt được mục tiêu. Việc nhầm lẫn chúng với các nhiệm vụ sẽ dễ dàng hơn nhiều vì các mục tiêu cụ thể hơn và có thể định lượng được. Một ví dụ về một mục tiêu có thể là "có một cuộc trò chuyện bằng tiếng Hindi về những bộ phim yêu thích của tôi."

Vậy nhiệm vụ là gì? Nhiệm vụ là những hành động bạn thực hiện để đạt được mục tiêu. Phá vỡ một mục tiêu xuống và bạn có nhiệm vụ của bạn. Rất thường chúng là các sự kiện đơn lẻ, mặc dù chúng có thể lặp lại. Một nhiệm vụ có thể là "học ba động từ tiếng Hindi mới" hoặc "học trong 30 phút".

Nhiệm vụ không phải là mục tiêu hay mục tiêu. Đây là những gì thuộc về danh sách việc cần làm.

8. Giữ mục tiêu và mục tiêu của bạn riêng biệt

Xác định mục tiêu và mục tiêu của bạn là một phần quan trọng để tạo danh sách việc cần làm tốt hơn và hiệu quả hơn. Trong một thế giới hoàn hảo, các nhiệm vụ bạn thực hiện chủ yếu là theo đuổi mục tiêu của bạn. Nếu không, tại sao bạn lãng phí thời gian của bạn để làm chúng? Bạn cần biết mục tiêu của mình là gì, nhưng bạn không cần chúng trong danh sách việc cần làm.

Viết ra mục tiêu và mục tiêu của bạn ở một nơi khác. Nếu danh sách việc cần làm của bạn có phần ghi chú, hãy đặt chúng ở đó. Nếu bạn giữ một tạp chí, bạn có thể viết ra các mục tiêu của mình và sửa đổi chúng hàng quý hoặc hàng năm. Thỉnh thoảng hãy tham khảo mục tiêu của bạn, nhưng đừng để chúng làm bạn mất tập trung khỏi những điều cụ thể bạn cần làm hôm nay.

9. Nhìn vào danh sách việc cần làm của bạn thường xuyên

Một danh sách việc cần làm hiệu quả sẽ hướng dẫn bạn suốt cả ngày. Nhìn vào đầu tuần để lên kế hoạch cho thời gian của bạn. Nhìn vào nó vào đầu ngày để xem lại kế hoạch của bạn trong ngày. Nhìn vào nó sau bữa ăn trưa để bạn biết những gì bạn cần tập trung vào phần còn lại của ngày. Khi bạn cảm thấy bị mất trong một nhiệm vụ hoặc cần nghỉ ngơi, hãy nhìn vào danh sách việc cần làm của bạn để biết một điều gì đó nhỏ bé và dễ dàng mà bạn có thể giải quyết trong lúc này.

Bạn càng nhìn vào danh sách của mình, bạn sẽ càng tin tưởng nó. Bạn càng tin tưởng nó, bạn càng ít phải nhớ những nhiệm vụ bạn phải làm. Bạn càng ít phải nhớ, bạn càng có nhiều tâm trí để tập trung vào nhiệm vụ trong tay.

10. Lập danh sách những việc cần làm của bạn

Nếu bạn thường xuyên nhìn vào danh sách việc cần làm của mình và tôi nghĩ bạn nên nhanh chóng nhận ra rằng sẽ hữu ích như thế nào khi nhìn thấy những gì bạn cần trong nháy mắt thay vì đọc sâu.

Sử dụng ngôn ngữ chặt chẽ hoặc tốc ký để viết các nhiệm vụ của bạn. Nhiều ứng dụng có xếp hạng ưu tiên hoặc sao bạn có thể thêm cho phép bạn làm nổi bật các tác vụ quan trọng. Mã màu nhiệm vụ của bạn nếu điều đó giúp. Áp dụng các biểu tượng cung cấp cho bạn thêm thông tin về tác vụ, chẳng hạn như liệu nó có yêu cầu một cuộc gọi điện thoại hoặc có liên quan đến chăm sóc sức khỏe hay không. Cho dù bạn có nhìn nhanh vào danh sách việc cần làm của mình như thế nào, bạn sẽ có thể gặt hái được nhiều thông tin về những gì cần hoàn thành.

Trái tim của năng suất

Một danh sách việc cần làm tuyệt vời là trung tâm của năng suất cá nhân. Thật là một niềm vui khi tìm thấy một ứng dụng quản lý tác vụ và quy trình phù hợp với bạn. Kiểm tra các mục trong danh sách của bạn cho bạn cảm giác hoàn thành và là một yếu tố quan trọng của việc tổ chức. Một hệ thống việc cần làm đáng tin cậy làm cho cuộc sống vừa dễ dàng vừa bớt căng thẳng.