Hãy tổ chức: 11 thủ thuật để tăng năng suất của bạn

Muốn tận dụng tối đa thời gian của bạn là bình thường. Chúng ta sống trong một nền văn hóa bị ám ảnh bởi năng suất và thật khó để bắt lỗi bất cứ ai vì mơ ước một cuộc sống hiệu quả hơn. Một số người muốn hoàn thành công việc của họ một cách nhanh chóng để họ có thể bỏ lại tất cả khi họ về nhà. Những người khác muốn thành thạo nghệ thuật quản lý dự án để họ có thể kiếm đủ tiền để trả các hóa đơn trong khi tiết kiệm thời gian và năng lượng để theo đuổi đam mê của mình, cho dù đó là viết sáng tạo, thiết kế trò chơi video hoặc làm vườn.

Làm việc hiệu quả hơn là tận dụng tối đa thời gian bạn có.

"Có 168 giờ trong một tuần. Nếu bạn làm việc 50 và ngủ 8 mỗi đêm (tổng cộng 56 giờ mỗi tuần), sẽ để lại 62 giờ cho những việc khác", chuyên gia quản lý thời gian và tác giả Laura Vanderkam viết trong cuốn sách mới nhất của mình. Thời gian là ở đó. Đó là tất cả trong cách bạn sử dụng nó.

11 lời khuyên này sẽ giúp bạn tăng năng suất cả trong ngắn hạn và dài hạn.

1	Theo dõi thời gian của bạn

Bạn có biết làm thế nào bạn dành thời gian của bạn? Nếu không, làm thế nào bạn mong đợi để có được nhiều hơn từ nó?

Theo dõi thời gian của bạn trong một tuần. Nó không phải chính xác đến từng phút, nhưng hãy xem khi bạn đến và rời khỏi công việc, giờ nghỉ, giờ ăn, thời gian gia đình, hoạt động, thời gian giải trí, v.v. Cài đặt ứng dụng RescueTime nếu bạn muốn biết thêm chi tiết về cách bạn sử dụng thời gian trên máy tính. Nó theo dõi những chương trình bạn sử dụng và những trang web bạn truy cập, cũng như bạn dành bao nhiêu thời gian cho máy tính.

(Hiển thị: Tóm tắt năng suất hàng tháng.)

Khi bạn xem lại nhật ký của mình, hãy tìm hàng giờ bạn đang sử dụng "kém" (tuy nhiên bạn xác định nó). Một khi bạn nhận ra cách bạn dành hàng giờ, bạn có thể tăng số tiền bạn thoát ra khỏi chúng.

2	Xem lại lịch của bạn và điều đầu tiên

Đó là một cơn ác mộng năng suất khi cả ngày của bạn bị tấn công bởi một cuộc họp mà bạn hoàn toàn quên mất trên lịch. Đừng để điều đó xảy ra. Nhìn qua lịch và danh sách việc cần làm đầu tiên mỗi sáng. Chỉ mất chưa đầy một phút và bạn sẽ không bị loại khỏi khóa học sau đó. Ứng dụng quản lý tác vụ Any.do có cài đặt nhắc nhở bạn mỗi sáng để xem lại kế hoạch trong ngày.

3	Bảo vệ giờ làm việc hiệu quả nhất của bạn

Hỏi bất kỳ người sáng tạo thành công nào về cách họ tìm thời gian để viết kịch bản phim, vẽ chân dung, chơi nhạc hoặc bất kỳ nỗ lực nào họ thực hiện và rất có thể họ sẽ cho bạn biết quy tắc hỗ trợ: Bắt đầu bằng cách đưa mông của bạn vào cái ghế.

Tất nhiên nó không đơn giản như ngồi xuống. Các vấn đề thời gian, quá. Đối với hầu hết mọi người, phần năng suất nhất trong ngày là vào buổi sáng, không phải ngay sau khi bạn thức dậy, mà thường là trước giờ ăn trưa. Sử dụng những giờ đó cho công việc quan trọng nhất. Đừng lên lịch họp sau đó. Đừng kiểm tra email. Đừng bắt kịp trên phương tiện truyền thông xã hội. Nếu bạn là một con cú đêm, hãy bảo vệ giờ muộn của bạn theo cùng một cách. Sau đó nhận mông của bạn trên ghế …

4	Giữ một danh sách việc cần làm

Viết danh sách việc cần làm. Làm cho mỗi mục cụ thể và hành động. Chỉ viết ra những điều sẽ được thực hiện vào một ngày cụ thể, không phải các nhiệm vụ mất vài ngày để hoàn thành. Khi danh sách của bạn có vẻ quá tham vọng cho ngày hiện tại, hãy giữ những nhiệm vụ quan trọng nhất và đẩy sang những ngày khác những việc có thể chờ đợi. Đừng cố gắng đảm nhận quá nhiều cùng một lúc.

Các ứng dụng danh sách việc cần làm là rất nhiều, vì vậy hãy chọn một ứng dụng mà bạn thích. Và đừng ngại từ chối một ứng dụng nếu bạn không thích giao diện của nó! Vấn đề thiết kế. Nếu bạn ghét vẻ ngoài của nó, bạn sẽ bực bội nhìn vào danh sách việc cần làm của mình và điều đó không tốt.

5	Nhận phòng vào giờ

Đặt tùy chọn ngày và giờ của máy tính của bạn để thông báo thời gian trên giờ. Mỗi khi nó xảy ra, hãy kiểm tra với chính mình. Bạn vẫn đang làm nhiệm vụ? Bạn có nên nghỉ ngơi?

6	Suy nghĩ trong điều khoản của cà chua

Bạn có nhớ Kỹ thuật Pomodoro không? Đó là một thói quen năng suất giúp bạn làm việc siêng năng và không bị gián đoạn trong khoảng 25 phút, sau đó nghỉ ngơi ngắn. Tên đến từ việc sử dụng một bộ đếm thời gian nhà bếp, trong hình dạng của một quả cà chua. Với kỹ thuật này, bạn ước tính có bao nhiêu phiên 25 phút hoặc "cà chua", bạn cần hoàn thành một nhiệm vụ và sau đó bạn đặt mục tiêu hoàn thành công việc với thời gian nghỉ ngắn ở giữa.

Trong Chrome, Strict Workflow là tiện ích mở rộng hẹn giờ cà chua tốt nhất tôi từng thấy.

Bạn có thể điều chỉnh độ dài của các phiên làm việc và nghỉ. Biểu tượng cà chua ở góc trình duyệt của bạn chuyển sang màu đỏ hoặc xanh lục, tùy thuộc vào việc bạn đang ở chế độ làm việc hay nghỉ, và nó hiển thị các phút còn lại cho chặng hiện tại. Quy trình làm việc nghiêm ngặt cũng có thể khóa bạn khỏi các trang web gây mất tập trung nhất định trong các giai đoạn làm việc của bạn.

7	Khóa mình khỏi các trang web gây mất tập trung

Một tiện ích mở rộng khác của Chrome có tên là StayF Focusd ngăn bạn truy cập các trang web gây mất tập trung khi bạn nên làm việc. Không giống như Quy trình làm việc nghiêm ngặt, StayF Focusd sẽ khóa bạn trong bất kỳ thời gian nào bạn đặt, chẳng hạn như 9:00 đến 5:00 mỗi ngày trong tuần. Nó có thể giúp bạn không bị troll Facebook hoặc bị cuốn hút vào BuzzFeed khi bạn cần làm việc hoặc học tập, hoặc nó có thể giới hạn việc sử dụng Twitter của bạn chỉ trong 30 phút mỗi ngày, bất cứ điều gì bạn muốn. Chỉ cần nói với nó các miền hấp dẫn bạn nhất và đặt lịch trình của bạn.

số 8	Buộc bản thân phải nghỉ

Đừng bao giờ đánh giá thấp tầm quan trọng của giờ nghỉ. Tất cả những người thực sự có năng suất đều biết nghỉ là cần thiết để duy trì hiệu quả (và bác sĩ nhãn khoa chắc chắn cũng khuyên bạn nên nghỉ màn hình). Hết giờ miễn phí là một ứng dụng Mac mà chúng tôi tại PCMag yêu thích. Nó khóa bạn ra khỏi toàn bộ máy tính của bạn theo các khoảng thời gian bạn đặt. Người dùng Windows và Linux có thể dùng thử Work Rave miễn phí. Một ứng dụng phá vỡ đa nền tảng (dựa trên Web) nhấn mạnh đến việc phá vỡ mắt, được gọi là PYV để "bảo vệ tầm nhìn của bạn" cũng miễn phí.

9	Di chuyển!

Một số thời gian nghỉ nên ngắn để bạn có thể quay lại vào rãnh làm việc nhanh chóng. Nhưng ít nhất một giờ nghỉ mỗi ngày nên liên quan đến việc ra khỏi ghế và đi bộ một lúc. Các nhà nghiên cứu tại Đại học Stanford đã chỉ ra rằng đi bộ thúc đẩy sự sáng tạo. Nó tốt cho sức khỏe và bộ não của bạn, và do đó năng suất của bạn. Tập thói quen nói chuyện đi bộ dài vào bữa trưa, hoặc bất cứ khi nào nó phù hợp nhất với ngày của bạn. Một số trình theo dõi hoạt động có lời nhắc di chuyển khiến ban nhạc rung nếu bạn không sử dụng quá lâu. Garmin Vivoactive và Apple Watch có tính năng này, cũng như nhiều trình theo dõi khác.

10	Tự thưởng cho mình khi hoàn thành nhiệm vụ

Giả sử bạn hoàn thành nhiệm vụ sớm hơn nửa giờ so với dự kiến. Điều hiệu quả nhất để làm là chuyển nhanh sang công việc tiếp theo, phải không? Sai lầm.

Khi bạn hoàn thành đúng hạn hoặc sớm, hãy tự thưởng cho mình. Mua cà phê. Tweet thành công của bạn. Doodle. Gọi cho bạn của bạn. Hoặc chỉ thưởng thức khoảnh khắc. Bạn có một cơ hội để tạo ra một thói quen ở đây để thưởng cho hành vi tốt. Đó là sự củng cố tích cực. Bạn sẽ thấy kết quả tốt hơn trong dài hạn nếu bạn tự thưởng cho mình một công việc được hoàn thành tốt hơn là tự trừng phạt bản thân bằng công việc mới (và không được lên lịch).

11	Tiết kiệm thời gian cho giấc ngủ và chùng

Ngủ. Ngủ ngon. Ngủ đủ giấc. Không ai có năng suất hoặc hiệu quả nhất khi thiếu ngủ.

Ngoài ra, không đặt lên mọi khoảnh khắc mỗi ngày. Nghiên cứu (phần lớn được giải thích trong cuốn sách Scarcity ) cho thấy rằng khi tài nguyên cạn kiệt, băng thông tinh thần của bạn sẽ bị ảnh hưởng. Điều đó đúng khi những tài nguyên đó là thời gian, tiền bạc hoặc những thứ khác hoàn toàn. Khi chúng tôi gặp phải tình trạng khan hiếm, chúng tôi ngừng hoạt động một cách tốt nhất và các quyết định và hành động của chúng tôi phải chịu đựng. Vì vậy, xây dựng trong một số chùng. Cung cấp cho lịch trình của bạn nhiều phòng ngọ nguậy, và để lại cho mình một thời gian không hẹn trước để được.

Những bài viết liên quan

• Các ứng dụng năng suất tốt nhất của năm
• 15 lời khuyên về năng suất từ ​​các chuyên gia
• 55 ứng dụng có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn
• 5 lời khuyên cho các cuộc họp hiệu quả hơn