Hãy tổ chức: 20 lời khuyên để làm việc tại nhà

Bạn rời khỏi thế giới của các văn phòng có kế hoạch mở phía sau, tìm được công việc tại nhà trong mơ của mình, bắt đầu cuộc phỏng vấn và nhận được hợp đồng biểu diễn. Bây giờ bạn phải giao hàng. Làm việc từ xa có nhiều lợi ích, nhưng cần có sự cống hiến và chiến lược thông minh để thực hiện thành công.

Tôi đã làm việc từ xa được vài năm và tôi cũng có nhiều bạn bè và đồng nghiệp đã làm việc đó. Tất cả chúng ta đều phải đối mặt với những thách thức khác nhau, không chỉ bởi vì chúng ta có những tính cách khác nhau, mà còn do lối sống khác nhau và loại công việc chúng ta làm. Tuy nhiên, bất kể nhân viên từ xa đối phó với hoàn cảnh độc đáo của họ, tuy nhiên, nhiều vấn đề tiềm ẩn mà họ gặp phải là như nhau.

Mọi người làm việc từ xa phải tìm ra khi nào nên làm việc, làm việc ở đâu và làm thế nào để tạo ra ranh giới giữa cuộc sống công việc và cuộc sống cá nhân. Còn thiết bị văn phòng, phát triển nghề nghiệp và cơ hội đào tạo, và xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp thì sao? Làm việc từ xa, đặc biệt là khi làm việc ở nhà hầu hết thời gian, có nghĩa là vật lộn với những vấn đề này và những vấn đề khác. Dưới đây là 20 lời khuyên dựa trên kinh nghiệm của tôi và những gì tôi đã quan sát và học hỏi từ những người làm việc từ xa khác.

1. Duy trì giờ thường xuyên

Đặt lịch và bám sát … hầu hết thời gian. Có hướng dẫn rõ ràng khi nào nên làm việc và khi nào gọi nó là một ngày giúp nhiều nhân viên ở xa duy trì cân bằng cuộc sống công việc. Làm việc theo ca cũng rất tệ cho bạn và điều đó cũng đúng với những người làm việc từ xa. Điều đó nói rằng, làm việc từ xa đôi khi có nghĩa là kéo dài ngày của bạn hoặc bắt đầu sớm để phù hợp với múi giờ của người khác. Khi bạn làm, hãy chắc chắn để kết thúc sớm hơn bình thường hoặc ngủ một chút vào sáng hôm sau. Cài đặt ứng dụng theo dõi thời gian tự động, chẳng hạn như RescueTime, cho phép bạn kiểm tra xem bạn có tuân thủ lịch trình của mình không.

2. Tạo thói quen buổi sáng

Quyết định bạn sẽ ngồi xuống bàn làm việc và bắt đầu làm việc vào một thời điểm nhất định là một điều. Tạo một thói quen hướng dẫn bạn vào ghế là một việc khác. Điều gì trong thói quen buổi sáng của bạn mô tả bắt đầu công việc? Nó có thể là làm một tách cà phê. Nó có thể trở về nhà sau khi chạy bộ. Nó có thể được mặc quần áo (mặc quần pyjama đi làm là một lợi ích cho một số người, nhưng là một chiến lược tồi cho những người khác). Tạo một thói quen buổi sáng kết thúc với việc bạn bắt đầu công việc.

3. Đặt quy tắc nền tảng với mọi người trong không gian của bạn

Đặt quy tắc nền tảng với những người khác trong nhà của bạn hoặc những người chia sẻ không gian của bạn khi bạn làm việc. Nếu bạn có con đi học về trong khi bạn vẫn đang làm việc, chúng cần những quy tắc rõ ràng về những gì chúng có thể và không thể làm trong thời gian đó. Ngoài ra, chỉ vì bạn ở nhà và có thể cho phép người phục vụ vào nhà hoặc chăm sóc thú cưng không có nghĩa là các thành viên khác trong gia đình cho rằng bạn sẽ luôn làm điều đó. Nếu đó là cách bạn chọn để phân chia lao động trong nước, thì tốt thôi, nhưng nếu bạn đơn giản mặc tất cả theo mặc định, bạn có thể cảm thấy bị lợi dụng và năng suất của bạn có thể bị ảnh hưởng.

4. Lịch nghỉ

Biết chính sách của công ty bạn về thời gian nghỉ và lấy chúng. Nếu bạn tự làm chủ, hãy dành cho mình thời gian thích hợp trong ngày để rời khỏi màn hình máy tính và điện thoại. Một giờ ăn trưa và hai giờ nghỉ 15 phút dường như là tiêu chuẩn cho nhân viên toàn thời gian ở Mỹ.

5. Nghỉ ngơi trong sự hoàn hảo của họ

Đừng thay đổi bản thân trong giờ nghỉ, đặc biệt là giờ ăn trưa của bạn. Bạn có thể sử dụng một ứng dụng, chẳng hạn như TimeOut cho Mac và Smart Break cho Windows, để tự khóa máy tính của bạn trong 60 phút. Hoặc bạn chỉ có thể khởi chạy một đồng hồ đơn giản hoặc hẹn giờ trên màn hình khi bạn nghỉ ngơi. Nếu bạn trở lại bàn làm việc chỉ sau 40 phút, hãy đi bộ thêm 20 phút nữa.

6. Rời khỏi nhà

Bạn không cần phải ra ngoài ăn mỗi ngày, nhưng bạn nên cố gắng rời khỏi nhà thường xuyên. Lời khuyên tương tự cũng áp dụng cho những người làm việc trong các thiết lập văn phòng truyền thống: Hãy rời khỏi tòa nhà ít nhất một lần một ngày. Cơ thể bạn cần phải di chuyển. Thêm vào đó, không khí trong lành và ánh sáng tự nhiên sẽ làm bạn tốt. Nói chuyện đi bộ. Đi đến bưu điện. Loại bỏ các vườn. Bạn nhận được hình ảnh.

7. Đừng ngần ngại hỏi những gì bạn cần

Nếu bạn được thuê bởi một công ty hoặc tổ chức hỗ trợ thiết lập công việc tại nhà của bạn, hãy yêu cầu thiết bị bạn cần ngay khi bạn bắt đầu làm việc ở nhà, hoặc trong vòng một hoặc hai ngày khi bạn nhận ra mình cần một cái gì đó mới. Điều cực kỳ quan trọng là thiết lập các tiền lệ sớm rằng bạn sẽ yêu cầu những gì bạn cần để hoàn thành công việc một cách thoải mái, bao gồm màn hình phù hợp, bàn phím, chuột, ghế, máy in, phần mềm, v.v. Các tổ chức đã quen với nhân viên ở xa thường có ngân sách cho thiết bị văn phòng tại nhà. Hỏi nó là gì và tần suất đổi mới. Sẽ không đau khi hỏi liệu có một thỏa thuận cho vay hay ai sẽ trả tiền cho việc vận chuyển trở lại hoặc xử lý các thiết bị lỗi thời.

8. Giữ một không gian văn phòng chuyên dụng

Trong một thế giới lý tưởng, nhân viên ở xa sẽ không chỉ có một văn phòng chuyên dụng mà còn có hai máy tính, một cho công việc và một cho sử dụng cá nhân. Nó an toàn hơn cho nhà tuyển dụng và cho phép bạn thực hiện tất cả các hoạt động NSFW của mình ở chế độ riêng tư. Nhưng không phải ai cũng có một văn phòng riêng trong nhà và việc giữ hai máy không phải lúc nào cũng thực tế. Thay vào đó, dành một bàn và một số thiết bị ngoại vi chỉ để sử dụng cho công việc. Ví dụ: khi máy tính xách tay của bạn được nối với màn hình và bàn phím ngoài, đó là thời gian làm việc. Khi nó nằm trong lòng bạn, đó là thời gian cá nhân. Bạn có thể muốn đi xa như phân vùng ổ cứng của mình và tạo một tài khoản người dùng riêng cho công việc.

9. Duy trì một số điện thoại làm việc riêng

Thiết lập số điện thoại mà bạn chỉ sử dụng cho các cuộc gọi với đồng nghiệp và khách hàng. Nó không phải là điện thoại cố định, điện thoại di động thứ hai hoặc thậm chí là thẻ SIM. Nó có thể là một dịch vụ VoIP miễn phí, chẳng hạn như Google Voice. Tương tự như một số mẹo khác, có một số điện thoại riêng giúp bạn quản lý cân bằng cuộc sống công việc.

10. Sử dụng VPN

Sử dụng VPN bất cứ khi nào bạn kết nối với mạng mà bạn không kiểm soát. Điều đó bao gồm Wi-Fi tại các không gian làm việc chung, quán cà phê, thư viện và sân bay. Một số tổ chức có VPN riêng mà nhân viên ngoài trang web cần để truy cập vào một số máy chủ hoặc trang web lưu trữ thông tin chỉ dành cho sử dụng nội bộ. Trong những trường hợp đó, bạn cũng sẽ cần sử dụng VPN tại nhà. Trong mọi trường hợp, bạn nên tập thói quen để VPN của mình được kết nối thường xuyên nhất có thể bởi vì nó luôn an toàn hơn khi bật nó hơn là không.

11. Giao lưu với đồng nghiệp

Cô đơn, mất kết nối và cô lập là những vấn đề phổ biến trong cuộc sống làm việc từ xa, đặc biệt là đối với người hướng ngoại. Các công ty có văn hóa làm việc từ xa thường đưa ra các cách để xã hội hóa. Ví dụ: họ có thể có các kênh trò chuyện nơi nhân viên ở xa có thể nói về những sở thích chung, gặp gỡ cho những người trong cùng khu vực và rút lui trực tiếp. Điều quan trọng là tìm hiểu mức độ tương tác bạn cần để cảm thấy được kết nối và bao gồm. Ngay cả khi bạn là người sống rất nội tâm và không thích giao tiếp xã hội, hãy thử một vài trải nghiệm tương tác để bạn quen thuộc với họ nếu bạn quyết định muốn có họ. Nếu bạn không ở một công ty có văn hóa từ xa mạnh mẽ, bạn có thể cần phải chủ động hơn trong việc nuôi dưỡng các mối quan hệ.

12. "Hiển thị" các cuộc họp và được lắng nghe

Chắc chắn, bạn sẽ tham gia vào các cuộc hội thảo video và các cuộc gọi hội nghị, nhưng đôi khi cũng nên tham dự các cuộc họp tùy chọn. Hãy chắc chắn lên tiếng trong cuộc họp để mọi người biết bạn đang thực hiện cuộc gọi. Một cách đơn giản, "Cảm ơn, mọi người. Tạm biệt!" khi kết thúc một cuộc họp sẽ đi một chặng đường dài để làm cho sự hiện diện của bạn được biết đến.

13. Nhận thời gian

Nếu chủ lao động của bạn lỏng lẻo về việc đưa bạn vào phòng với các nhân viên khác, hãy yêu cầu có một chuyến đi hàng năm hoặc nửa năm trong hợp đồng của bạn. Nó có thể được lập kế hoạch hàng năm, đào tạo hoặc xây dựng đội ngũ. Hoặc, giải quyết nó vào một số sự kiện kinh doanh khác, chẳng hạn như một cuộc họp tài chính hàng năm, hội nghị gần đó hoặc bữa tiệc văn phòng. Đừng chờ đợi ai đó mời bạn đến văn phòng hoặc một sự kiện. Được chủ động.

14. Nghỉ ốm

Khi bạn ốm, hãy dành thời gian ốm bạn cần. Nếu bạn có những ngày ốm đau như một lợi ích, chúng là một phần của gói bồi thường của bạn. Không lấy chúng khi bạn cần cũng giống như vứt tiền. Nếu bạn là một người làm việc tự do không có ngày ốm, có thể rất dễ rơi vào cái bẫy ngược thời gian và cố gắng vượt qua bệnh tật. Tuy nhiên, bất cứ lúc nào tiền cho phép, bạn có thể thấy rằng bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn trong thời gian dài nếu bạn để cơ thể nghỉ ngơi khi nó không khỏe

15. Tìm kiếm cơ hội đào tạo

Khi bạn không ở trong văn phòng với các nhân viên của mình, bạn có thể bỏ lỡ các khóa đào tạo và phát triển kỹ năng được dạy trực tiếp. Công ty của bạn thậm chí có thể quên thêm bạn vào các khóa đào tạo trực tuyến. Mặc dù có thể coi đây là một viên đạn né tránh, bạn có thể đang bỏ lỡ cơ hội học hỏi điều gì đó hữu ích. Bạn nên cắn viên đạn đó và chắc chắn rằng bạn đã bao gồm. Ngoài các khóa đào tạo từ trên xuống, nếu có một khóa học bạn cần để phát triển sự nghiệp, hãy hỏi xem bạn có thể học nó không. Ngoài ra, nếu bạn nhận được đủ thông báo trước về khóa đào tạo sắp tới trên trang web, đây có thể là thời điểm tốt để yêu cầu một chuyến đi đến trụ sở.

16. Truyền thông

Làm việc từ xa đòi hỏi bạn phải giao tiếp. Nói cho tất cả những người cần biết về lịch trình và sự sẵn có của bạn thường xuyên. Khi bạn hoàn thành một dự án hoặc nhiệm vụ quan trọng, hãy nói như vậy. Giao tiếp quá mức không nhất thiết có nghĩa là bạn phải viết một bài luận gồm năm đoạn để giải thích mọi động thái của bạn, nhưng điều đó có nghĩa là lặp lại chính mình. Nói đùa về cách bạn phải đề cập đến kỳ nghỉ sắp tới của bạn sáu lần rồi, sau đó đề cập lại.

17. Hãy tích cực

Tôi thích những thông điệp ngắn gọn và rõ ràng, nhưng tôi biết rằng tôi càng ít đối mặt với mọi người, họ càng ít biết cách diễn giải giọng điệu của tôi. Khi bạn làm việc toàn thời gian từ xa, bạn phải tích cực, đến mức có thể cảm thấy như bạn đang quá tích cực. Nếu không, bạn có nguy cơ nghe như một kẻ ngốc. Thật đáng tiếc, nhưng sự thật. Vì vậy, hãy nắm lấy dấu chấm than! Tìm biểu tượng cảm xúc yêu thích của bạn: D. Bạn sẽ cần chúng.

18. Tận dụng lợi thế của bạn

Mỗi tuần, tôi nướng một ổ bánh mì. Tại sao? Bởi vì tôi có thể, và tôi thích nó. Khi tôi làm việc trong một văn phòng toàn thời gian, đó là một cuộc đấu tranh để tìm thời gian để bật một cái gì đó vào lò thường xuyên. Làm việc từ xa đi kèm với đặc quyền độc đáo. Hãy tận dụng chúng. Bạn xứng đáng với nó.

19. Đừng quá khó khăn với chính mình

Những nhân viên từ xa thành công nhất có tiếng là cực kỳ kỷ luật. Rốt cuộc, cần tập trung nghiêm túc để có được một công việc văn phòng toàn thời gian được thực hiện từ một không gian độc đáo. Điều đó nói rằng, mọi người đôi khi để sự chú ý của họ trôi đi. Nếu bạn thấy mình làm việc một phút và đặt chuyến bay cho kỳ nghỉ sắp tới, đừng khiển trách bản thân một cách gay gắt. Thay vào đó, hãy tự hỏi liệu mọi người trong môi trường văn phòng có làm điều tương tự không. Nếu câu trả lời là có, hãy tự cắt giảm một chút, sau đó quay lại làm việc.

20. Kết thúc một ngày của bạn với một thói quen

Giống như bạn nên bắt đầu một ngày với một thói quen, tạo thói quen báo hiệu sự kết thúc của ngày làm việc. Nó có thể là một dấu hiệu trên một ứng dụng nhắn tin kinh doanh, một con chó đi dạo buổi tối hoặc một lớp yoga 6 giờ chiều. Bạn có thể có một thói quen đơn giản như tắt máy tính và bật một podcast yêu thích. Dù bạn chọn gì, hãy làm điều đó một cách nhất quán để đánh dấu kết thúc giờ làm việc.

Làm cho nó cá nhân

Trên hết, hãy tìm ra những gì tốt nhất cho bạn. Đôi khi câu trả lời là rõ ràng, nhưng những lần khác bạn có thể cần một chút cảm hứng từ những người khác ở trên cùng một chiếc thuyền. Một cộng đồng hỗ trợ nhân viên từ xa tồn tại, cho dù bạn tìm thấy họ trong kênh Slack của tổ chức hoặc trực tuyến thông qua blog hoặc Twitter.