Sắp xếp: 3 cách để sử dụng bảng kanban mới của asana

Một số công cụ năng suất thực sự không có ý nghĩa nhiều cho đến khi bạn thấy chúng hoạt động. Vì vậy, nếu bạn chưa bao giờ sử dụng bảng Kanban, bạn có thể không hiểu tất cả những gì xôn xao xung quanh dịch vụ cộng tác và quản lý quy trình công việc hàng đầu Asana thêm bảng Kanban. Tuy nhiên, nếu bạn quan tâm đến việc làm việc hiệu quả hơn trong công việc, điều đó đáng để xem xét, như tôi sẽ giải thích.

Đối với người không quen biết, ứng dụng trực tuyến Asana đã đạt được rất nhiều lực kéo gần đây. Dịch vụ này về cơ bản là một danh sách việc cần làm trên steroid. Bạn có thể sử dụng Asana với một nhóm người, và nó khá phổ biến ở nơi làm việc. Những gì mới ở Asana vào tuần trước là một tính năng được gọi là bảng, dựa trên bảng Kanban. Kanban là một thuật ngữ chung mô tả cả loại ứng dụng và hệ thống để sử dụng ứng dụng đó. Một trong những ứng dụng bảng kanban nổi tiếng nhất là Trello.

Kanban cũng khá phổ biến trong các nhóm CNTT và nhóm phát triển phần mềm. Khi họ mô tả nó, họ đưa ra các thuật ngữ như Scrum và giao hàng đúng lúc, mong chúng ta thường xuyên hiểu ý nghĩa của chúng. Nó rất khó hiểu.

Một cách dễ dàng và rõ ràng hơn để hiểu kanban là xem các ví dụ về nó trong hành động. Dưới đây là một số ví dụ về bảng Kanban có thể ít phổ biến hơn ở nơi làm việc, nhưng được thiết kế để có ý nghĩa với gần như bất cứ ai.

1. Theo dõi nhiệm vụ cá nhân: Làm, làm, làm

Một cách để sử dụng bảng kanban là sắp xếp danh sách việc cần làm cá nhân và đảm bảo bạn không bao giờ nhận quá nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Chúng ta hãy gọi đây là bảng Việc cần làm, Làm, Hoàn thành.

Trong thiết lập này, bạn có ba cột được gắn nhãn Làm, Làm và Hoàn thành. Bạn cũng có một chồng các ghi chú dán, trong kanban được gọi là thẻ. Bạn viết các nhiệm vụ của mình lên các ghi chú dán, một nhiệm vụ cho mỗi ghi chú và dán chúng vào cột Công việc. Càng xa càng tốt.

Ngay bây giờ, chúng tôi có một danh sách các nhiệm vụ trong cột Công việc và không có gì trong các cột Thực hiện hoặc Hoàn thành. Tôi biết bạn có thể thấy nơi này sẽ diễn ra, nhưng đừng nhảy sang bước tiếp theo.

Những gì bạn cần hiểu về bảng Kanban là chúng trực quan hóa thông tin mà bạn có thể dễ dàng theo dõi theo một cách khác. Trong Asana, thay vào đó, bạn có thể xem các nhiệm vụ của mình trong chế độ xem danh sách, sử dụng các tiêu đề trong danh sách để phân biệt giữa các loại nhiệm vụ khác nhau, như trong hình ảnh bên dưới.

Nhưng khi bạn hình dung cùng một thông tin trong chế độ xem bảng, nó có thể có tác động tâm lý khác nhau. Với các bảng Làm, Làm, Hoàn thành, mọi người thường tự đặt ra giới hạn về số lượng nhiệm vụ có thể có trong cột Thực hiện của mình tại bất kỳ thời điểm nào. Mục đích là để tạo ra một hệ thống hướng dẫn bạn chỉ tập trung vào một vài nhiệm vụ đang hoạt động. Với chế độ xem danh sách, thật dễ dàng để cảm thấy như tất cả các nhiệm vụ đều có tầm quan trọng như nhau và tất cả chúng cần phải được hoàn thành ngay bây giờ!

Bảng kanban để làm, làm, hoàn thành thực sự tốt cho các nhiệm vụ phức tạp có nhiều bước. Trong các hình ảnh trên và dưới đây, bạn có thể thấy rằng nhiều nhiệm vụ rất lớn và không thể hoàn thành trong một ngày. Giới hạn danh sách Làm chỉ còn hai hoặc ba nhiệm vụ khuyến khích bạn tập trung vào chúng cho đến khi hoàn thành.

Thật đơn giản để áp dụng cùng một khái niệm giới hạn công việc đang tiến hành (Làm) cho các cài đặt nhóm.

2. Phân phối công việc thông qua thùng công việc chung

Đây là một ví dụ khác khá đơn giản. Bạn có thể sử dụng bảng Kanban để cung cấp công việc cho các cá nhân trong nhóm để nhận và phân công cho chính họ.

Để dễ hiểu, hãy giả vờ rằng đây là danh sách các công việc gia đình. Hộ gia đình này có ba đứa trẻ: Andy, Berta và Claudio. Cột kanban đầu tiên là Công việc. Các cột tiếp theo là Andy, Berta và Claudio. Cột cuối cùng là Xong.

Quy tắc gia đình là mỗi đứa trẻ phải chọn một việc vặt để làm vào mỗi thứ bảy. Công việc bổ sung đôi khi cũng có thể đi lên. Những đứa trẻ có quyền tự chủ để chọn việc vặt dựa trên những gì có sẵn. Họ lựa chọn, kéo thẻ đó vào cột của họ và do đó nhận trách nhiệm về nó. Khi họ hoàn thành công việc, họ di chuyển thẻ đến cột Xong.

Thật dễ dàng để tưởng tượng sự sắp xếp này trong một môi trường làm việc. Chúng tôi có thể có một nhóm công nhân với một đống công việc mà tất cả họ phải hoàn thành chung. Thay vì chờ người quản lý giao việc cho họ, họ có thể yêu cầu một nhiệm vụ từ thùng Công việc có sẵn.

3. Quản lý danh bạ

Một cách khác thường hơn để sử dụng bảng Kanban là giữ danh sách các liên hệ dựa trên khu vực hoặc thành phố. Một lần nữa, nó có thể dễ dàng ở định dạng danh sách, nhưng đối với nhiều người, việc xem các cột và thẻ có tác dụng tâm lý (tích cực) khác nhau.

Lần này, đủ đơn giản, bảng có các cột cho các vùng và thành phố khác nhau. Mỗi thẻ là một liên hệ có trụ sở tại khu vực đó. Khi du lịch đưa bạn đến một địa điểm cụ thể, bạn có thể dễ dàng xem danh sách các địa chỉ liên lạc mà bạn có thể liên hệ khi đến đó. Ngoài ra, bạn sẽ nhận thấy rất nhanh nếu số lượng liên hệ quan trọng ngày càng tăng ở cùng một vị trí, điều đó có thể có nghĩa là bạn cần tăng tần suất bạn truy cập.

Để tự động hóa quá trình này một chút, bạn có thể chuyển tiếp email từ danh bạ vào dự án Asana. Thay đổi dòng tiêu đề thành tên và vị trí của liên hệ để giúp bạn dễ dàng sắp xếp và thẻ chính xác hơn. Nhìn thấy nhiều người bao gồm thông tin liên lạc đầy đủ của họ ở cuối email, bạn cũng sẽ có tất cả những gì được lưu trong thẻ.

Làm nhiều hơn với bảng Kanban

Hy vọng rằng những ví dụ này đã làm cho các bảng kanban dễ tiếp cận hơn với những người không quen biết. Việc sử dụng chúng có thể phức tạp hơn nhiều, từ theo dõi phát triển phần mềm mà tôi đã gợi ý trước đó đến kiểm soát hàng tồn kho. Các ví dụ cơ bản hơn tôi đã đưa ra được thiết kế để giúp bạn hiểu lý do tại sao bạn có thể sử dụng bảng trong Asana thay vì danh sách. Hãy sáng tạo và sử dụng bảng để quản lý bất cứ điều gì có ý nghĩa nhất đối với bạn.

Tìm kiếm thêm thông tin về Asana? Bạn có thể đọc Sử dụng Asana trong kinh doanh, 7 thủ thuật Asana để trở thành một với quy trình công việc kinh doanh và Slack vs Asana.