Được tổ chức: 5 cách sử dụng sáng tạo cho dropbox trong kinh doanh

Các doanh nghiệp nhỏ thường bị hút về các dịch vụ lưu trữ dựa trên đám mây, chẳng hạn như Dropbox, vì chúng cung cấp rất nhiều giá trị, nhưng chỉ khi các doanh nghiệp tận dụng chúng ở mức tối đa.

Dưới đây là năm cách thông minh để sử dụng Dropbox trong doanh nghiệp của bạn.

1. Sử dụng Dropbox Giống như một Máy chủ; Thúc đẩy tính minh bạch

Có lẽ cách rõ ràng nhất để sử dụng Dropbox trong môi trường kinh doanh là thay thế cho một máy chủ dùng chung. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ, chi phí của tài khoản Dropbox Business có thể thấp hơn nhiều so với việc mua một máy chủ nội bộ và thuê nhân viên để duy trì nó.

Sử dụng Dropbox như một máy chủ, cho dù đó là máy chủ FTP hay mạng chia sẻ có lưu trữ đính kèm, cho phép mọi người có thể chạm tay vào cùng một tệp để họ có thể cộng tác và kiểm soát phiên bản tốt hơn. Nó có thể trở thành một nơi trung tâm để lưu trữ các hướng dẫn sử dụng quy tắc, thông tin lợi ích và hướng dẫn về phong cách, ngoài các tệp điển hình hơn liên quan đến công việc cần có sự hợp tác.

Nếu doanh nghiệp của bạn nhằm mục đích thúc đẩy văn hóa minh bạch, việc cung cấp các loại tài liệu kinh doanh khác cho tất cả nhân viên thông qua Dropbox, chẳng hạn như báo cáo tài chính và trình chiếu cho các nhà đầu tư hoặc thành viên hội đồng quản trị, có thể là một bước đi tuyệt vời đúng hướng.

2. Chia sẻ hành trình du lịch; Giữ chúng ngoại tuyến trên thiết bị di động

Chủ doanh nghiệp và nhân viên thường xuyên di chuyển có thể cần chia sẻ hành trình của họ với những người khác trong văn phòng. Họ có thể dựa vào một người khác để đặt chuyến đi cho họ. Bằng cách thiết lập một thư mục cho hành trình du lịch, mọi người cần biết nơi ở hoặc chi tiết về các thỏa thuận du lịch của đồng nghiệp đều có quyền truy cập.

Ngoài ra, bằng cách sử dụng ứng dụng di động Dropbox, khách du lịch có thể đánh dấu hành trình liên quan của mình là "mục ưa thích" để có thể truy cập ngoại tuyến, do đó chúng có sẵn ngay cả ở độ cao 30.000 feet. (Nếu bạn là người chịu trách nhiệm đặt chuyến đi cho người khác, hãy tưởng tượng giải pháp này có thể đơn giản hơn nhiều so với việc gửi email cho khách du lịch một bản sao của hành trình mỗi khi cô ấy không thể tìm thấy nó, điều gì đó chắc chắn xảy ra mọi lúc .)

3. Thu thập Fax

Đôi khi, để có được ý tưởng về cách các doanh nghiệp sử dụng các phần mềm và dịch vụ khác nhau, tôi ghé thăm các công ty và phỏng vấn họ về những gì họ làm. Năm ngoái, trong khi nói chuyện với Vert (một công ty tiếp thị và quảng cáo am hiểu thế giới di động), đồng sáng lập Kevin Planovsky đã giải thích cho tôi cách công ty của anh ta thu thập fax vào kho lưu trữ dựa trên đám mây mà Vert Vert thực sự sử dụng Box, thay vì Dropbox, nhưng thiết lập hỗ trợ hoặc sử dụng HelloFax.

Mỗi khi ai đó gửi fax, HelloFax sẽ đặt đầu ra kỹ thuật số vào một thư mục được chỉ định trên Dropbox hoặc Box. Rất tiến thêm một bước bằng cách kết nối công cụ quản lý nơi làm việc Podio với hệ thống. Mỗi bản fax đến sẽ tự động tạo ra một nhiệm vụ trong Podio nói với Planovsky và người đồng sáng lập của anh ta để xem xét việc truyền tải.

4. Chia sẻ phương tiện truyền thông với khách hàng, khách hàng và đối tác

Một trong những lợi ích to lớn của việc sử dụng Dropbox là bạn có thể quyết định, rất linh hoạt, cho dù bạn muốn chia sẻ tệp với nhóm nội bộ của mình hay với khách hàng và cộng tác viên. Nơi tôi thấy chia sẻ bên ngoài các tệp Dropbox hầu hết là trên các trang web của nhà hàng, nơi thường làm cho các menu của họ có sẵn thông qua liên kết Dropbox công khai.

Hãy xem xét kinh doanh của một nhà hàng nhỏ. Thực đơn có thể thay đổi hàng ngày. Đó là một môi trường căng thẳng cao không chạy trên nhiều thiết bị văn phòng. Và không phải tất cả các nhân viên phải am hiểu về công nghệ. Nếu nhà hàng giữ cho thực đơn hàng ngày của khách hàng có thể truy cập thông qua Dropbox (chứ không phải là trang Web), một nhân viên có thể dễ dàng thả một tệp PDF của menu trong ngày vào thư mục phù hợp để khách hàng nhìn thấy, không cần mã HTML. Liên kết từ trang web của nhà hàng đến vị trí menu trên Dropbox sẽ luôn giống nhau, vì vậy không có sự ồn ào, không ồn ào.

Một cách phổ biến khác mà các doanh nghiệp sử dụng Dropbox là hợp tác với các đối tác trong các dự án có tính chất trực quan đặc biệt, chẳng hạn như thiết kế lại trang web. Bằng cách lưu trữ khái niệm nghệ thuật và mockup trong Dropbox, tất cả các bên liên quan có thể xem chúng mà không phải gửi email các tệp lớn.

Một lưu ý: Liên kết cho tài khoản Dropbox Business có giới hạn băng thông 200GB mỗi ngày. Nếu tài khoản của bạn đạt đến giới hạn, các liên kết của bạn sẽ tự động (nhưng chỉ tạm thời) bị treo. Dropbox cho biết họ sẽ thông báo cho quản trị viên Dropbox qua email khi xảy ra sự cố, nhưng trong thời gian đó, bất kỳ ai cố gắng truy cập các liên kết sẽ thấy trang lỗi thay vì tệp của bạn.

5. Kiểm tra kỹ năng của ứng viên

Ứng viên công việc trong các lĩnh vực nhất định, chẳng hạn như lập trình và viết, thường làm một bài kiểm tra trong quá trình ứng dụng. Tại sao không mở rộng ý tưởng này bằng cách kiểm tra kỹ năng máy tính của ứng viên và khả năng làm theo hướng dẫn bằng cách yêu cầu họ tải một số tài liệu nhất định lên một trong các thư mục của bạn trong Dropbox?

Khi một ứng viên vượt qua sàng lọc ban đầu và đang trong giai đoạn phỏng vấn, bạn có thể mời anh ấy hoặc cô ấy đến một thư mục dùng chung và cung cấp hướng dẫn về những gì cần tải lên, chẳng hạn như sơ yếu lý lịch, viết mẫu, đoạn mã lập trình, tác phẩm nghệ thuật, video Có được ý tưởng. Cung cấp cho ứng viên của bạn các hướng dẫn chính xác về cách đặt tên tệp, kích thước tối đa và vv để xem họ có thể hoàn thành hoạt động dễ dàng và nhanh chóng như thế nào. Và, nếu bài kiểm tra này phản ánh các hoạt động thường xuyên của doanh nghiệp bạn, ứng viên sẽ sớm cảm nhận được cách thức hoạt động của công ty. (Tôi đã có ý tưởng này từ một tổ chức có tên Nyaya Health. Nhóm tuyển dụng sử dụng một thử nghiệm tương tự cho các nhân viên tiềm năng, chỉ với công cụ cộng tác và quản lý tác vụ Asana, thay vì Dropbox.)