Video: Lần thứ hai Bá» VÄn hóa bác Äá» xuất bán vé há»i chá»i trâu Äá» SÆ¡n (Tháng Chín 2024)
Tôi thích hỏi mọi người về cách họ sử dụng email văn phòng, nếu chỉ để hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa cách email được thiết kế để sử dụng, cách sử dụng hiệu quả nhất và cách mọi người thực sự sử dụng nó.
Khi được hỏi, nhiều người tự hào tổng hợp các kỹ thuật quản lý email của họ theo cách này: "Hộp thư đến email của tôi là danh sách việc cần làm của tôi!"
Họ thường nghĩ rằng đây là một hệ thống khéo léo, nhưng nó khiến tôi nhăn nhó. Tôi giật mình kinh hãi khi nghe câu nói đầy thiện chí nhưng cuối cùng này. (Phản ứng vật lý của tôi, tôi đã học được, không lý tưởng nếu tôi có ý định tiếp tục cuộc trò chuyện.)
Hy vọng, bài viết này sẽ thuyết phục bạn thay đổi cách của bạn. Trong cột tuần tới (kiểm tra lại vào thứ Hai hàng tuần để biết thông tin mới nhất trong loạt bài Nhận tổ chức này), tôi sẽ thảo luận về khía cạnh khác của phương trình: cách tạo danh sách việc cần làm thông minh hơn. Hãy chắc chắn cũng đọc cột tuần trước với 11 mẹo để quản lý email.
Email để làm gì?
"Email" không còn là tên mô tả chính xác cho các ứng dụng và dịch vụ phần mềm chúng tôi sử dụng để gửi thư điện tử. Họ làm nhiều hơn thế. Với tất cả các khả năng và chức năng của email, khả năng gửi tệp đính kèm (thay đổi cuộc sống!), Sổ địa chỉ tích hợp, chức năng lập lịch và nhắc nhở, lịch công khai và riêng tư là một điều kỳ diệu mà chúng ta vẫn gọi là "email".
Đối với giao tiếp liên tổ chức, email hoạt động rực rỡ. Bạn có một vệt giấy của các cuộc hội thoại, được đóng dấu thời gian và ngày tháng, được phân phối gần như ngay lập tức và an toàn. Email cho phép bạn giải quyết công việc theo tốc độ của riêng bạn, ưu tiên trả lời khi bạn thấy phù hợp.
Tuy nhiên, đối với các liên lạc nội bộ (có nghĩa là trong tổ chức của bạn), email có thể bị lỗi thời và thậm chí trên đường đến nhà xác (xem "Email có chết không?"). Bây giờ chúng tôi có một loại công cụ rộng hơn giúp chúng tôi đáp ứng các mục tiêu cuối cùng, nhưng theo những cách hiệu quả và hữu ích hơn. Các ứng dụng nhắn tin tức thời, mạng xã hội kinh doanh và cổng quản lý dự án (như Basecamp) là một vài ví dụ. Một số người quên rằng điện thoại và các cuộc gặp mặt trực tiếp thường là phương tiện liên lạc tốt nhất cho một số nhiệm vụ nhất định.
Email chắc chắn có vị trí của nó, nhưng nhiều người sử dụng nó để hoàn thành các nhiệm vụ sẽ được hưởng lợi từ một giải pháp khác. Email nên được sử dụng để liên lạc đòi hỏi một dấu vết giấy, đặc biệt là các tin nhắn liên tổ chức. Các ứng dụng và tính năng trong email, như lịch và lập lịch, nên được sử dụng như dự định. Nếu bạn muốn giữ danh sách việc cần làm trong chương trình email của mình, có thể có một công cụ cho việc đó (ví dụ: trong Outlook, nó được gọi là Nhiệm vụ). Nhưng hộp thư đến không được thiết kế để cho bạn biết những nhiệm vụ bạn cần thực hiện hàng ngày. Dưới đây là một vài lý do:
Lý do Hộp thư đến của bạn không nên là danh sách việc cần làm của bạn
1. Không kiểm soát các mặt hàng đến.
Danh sách việc cần làm chỉ chứa các mục bạn đặt trên đó. Hộp thư đến của bạn, mặt khác, giống như một vòi không có spigot. Bạn không có quyền kiểm soát đối với các mục đến, ngoại trừ xem xét từng mục một và xóa chúng một cách không hiệu quả để xây dựng danh sách việc cần làm. Tin nhắn bật lên vào tất cả các giờ trong ngày. Họ có thể đến từ bất kỳ ai mà không liên quan đến hệ thống phân cấp có thể xác định danh sách việc cần làm thực tế của bạn. Và nhiều khả năng hơn là không, chỉ một phần trong số chúng sẽ phản ánh những gì bạn cần hoàn thành.
2. Nhiệm vụ không tên.
Đối với lát vật liệu hộp thư đến nhỏ thực sự phản ánh những thứ nên có trong danh sách việc cần làm của bạn, hãy tự hỏi mình điều này: Dòng tiêu đề có mô tả chính xác những gì bạn cần làm không? Trong nhiều trường hợp, những người khác sáng tác dòng chủ đề, có thể không phản ánh chính thông điệp, ít hơn một phần của thông điệp liên quan đến bạn. Với danh sách việc cần làm phù hợp, bạn sử dụng ngôn ngữ của riêng mình để có được thông tin quan trọng nhanh chóng. Một danh sách những việc cần làm được viết tốt là một danh sách bạn có thể quét trong một hoặc hai giây và biết chính xác những gì cần phải làm. Chỉ có bạn mới có thể viết theo cách truyền đạt thông tin đến bản thân một cách nhanh chóng.
3. Quá dài.
Tôi biết tôi vừa nêu quan điểm này, nhưng nó lặp đi lặp lại: Một danh sách những việc cần làm được viết tốt là một danh sách bạn có thể quét trong một hoặc hai giây và biết chính xác những gì cần phải làm. Tôi sẽ đặt cược $ 50 rằng tôi không thể tìm thấy một người nào tại PCMag với hộp thư đến email có thể truyền tải thông tin trong nháy mắt.
Đừng tự đùa. Tất cả chúng ta đều giữ các tin nhắn trong hộp thư đến nhắc nhở chúng ta về các nhiệm vụ chúng ta muốn hoàn thành, nhưng sẽ không. Và thế là ổn. Nhưng những mục đó không thuộc danh sách việc cần làm.
4. Thiếu các công cụ để ưu tiên và thiết lập thời hạn.
Dấu chấm than màu đỏ, cờ, ngôi sao, bong bóng màu Các chương trình email thường cung cấp cho bạn một số công cụ để đánh dấu các thư quan trọng. Trong một số ứng dụng, bạn thậm chí có thể liên kết một ngày "trả lời", chẳng hạn như hôm nay, ngày mai hoặc "tuần này" một cách lỏng lẻo. Sử dụng các tính năng này để nhắc nhở bản thân giao tiếp với mọi người, nhưng không phải là dấu hiệu ưu tiên hoặc ngày đáo hạn vững chắc cho các nhiệm vụ cụ thể. Như đã đề cập, dòng chủ đề không bao giờ nhất quán cho bạn biết những gì bạn cần làm và việc thêm cờ không cung cấp cùng thông tin có giá trị được tìm thấy trong danh sách việc cần làm. Một danh sách việc cần làm tốt sắp xếp các nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên và sử dụng thời hạn.
5. Ngăn chặn email của bạn là email.
Tôi hy vọng tôi đã thuyết phục được bạn rằng việc cố gắng điều chỉnh hộp thư đến của bạn hoạt động giống như một danh sách việc cần làm dẫn đến một danh sách việc cần làm rất kém. Đoán xem cái gì? Nó cũng tạo ra một hộp thư rất kém, vì vậy bây giờ hai bạn không hiệu quả! Nếu bạn cố gắng thao tác hộp thư đến của mình để nhân đôi danh sách việc cần làm, nó sẽ khiến bạn bị lật giữa các thao tác. Đây là cách nó có thể xảy ra: Sắp xếp hộp thư đến một cách để tìm các mục cần làm ưu tiên cao; phát hiện một đoạn mới của dòng thư trong; bị gián đoạn; nghỉ dưỡng hộp thư đến; kiểm tra thư mới; quyết định nó không áp dụng cho bạn; nghỉ dưỡng một lần nữa bằng cờ hoặc sao; cố gắng nhớ bạn đã ở đâu với danh sách việc cần làm
Hãy nhớ rằng, nếu chương trình email của bạn có ứng dụng hoặc tính năng tích hợp sẵn cho danh sách việc cần làm, bạn có thể sử dụng điều đó!
Email là Email
Giữ hộp thư đến email của bạn dưới dạng hộp thư đến email chứ không phải danh sách việc cần làm và bạn sẽ hiệu quả hơn nhiều. Rất có thể, cuộc sống công việc của bạn cũng sẽ trở nên hạnh phúc hơn một chút. Trong cột Nhận tổ chức vào tuần tới, tôi sẽ giải thích chi tiết hơn về những gì tạo ra một danh sách việc cần làm tốt, cách sử dụng và một số công cụ giúp quá trình quản lý danh sách việc cần làm được tự động hóa cao.
