Sắp xếp: 5 bước đơn giản để bắt đầu với biểu đồ Gantt

Trước khi bạn bắt đầu một dự án mới, cần có một lộ trình, một số loại tổng quan rõ ràng về tất cả các bước cần thiết và thứ tự mà các bước đó cần phải xảy ra. Đó thực chất là biểu đồ Gantt. Không có vấn đề gì nếu dự án là một cá nhân, như thêm một sàn vào phía sau nhà của bạn, hoặc một doanh nghiệp, như xây dựng một trang web mới. Bạn cần phải biết rằng

• khi nào và nơi bạn bắt đầu,
• tất cả các bước trên đường đi và họ sẽ mất bao lâu,
• ai chịu trách nhiệm cho từng bước
• thứ tự các bước cần phải xảy ra, và
• khi dự án sẽ hoàn thành.

Biểu đồ Gantt, được đặt theo tên của kỹ sư và nhà tư vấn Henry Gantt, người đã phát triển và sử dụng chúng vào những năm 1910, là một hình ảnh của một dự án từ đầu đến cuối. Chúng là một loại công cụ năng suất cực kỳ phổ biến và chúng là một phần quan trọng của nhiều dịch vụ quản lý dự án. Trên thực tế, dịch vụ TeamGantt tuyệt vời thậm chí còn lấy tên từ bảng xếp hạng., Tôi giải thích biểu đồ Gantt là gì, chúng làm gì và cách mọi người sử dụng chúng và cung cấp năm bước để bắt đầu với chúng.

Biểu đồ Gantt là gì?

"Biểu đồ Gantt là một hình ảnh trực quan về các bước cần thiết để dự án của bạn được hoàn thành", Kayvon Ghaffari, giám đốc chương trình tại LiquidPlanner giải thích, gần đây tôi đã yêu cầu anh ấy chia sẻ cái nhìn sâu sắc về việc bắt đầu với biểu đồ Gantt. LiquidPlanner là một ứng dụng cộng tác quản lý dự án và quản lý dự án giành được sự lựa chọn của biên tập viên, nhấn mạnh vào biểu đồ Gantt.

Ghaffari nhắc nhở tôi rằng một dự án khác với các loại công việc khác. "Một dự án là một tập hợp các công việc có một khởi đầu và kết thúc, và việc hoàn thành việc tạo ra dự án đó là một tập hợp các nhiệm vụ", ông nói. Biểu đồ Gantt hoạt động cho các dự án cụ thể, không phải cho công việc đang diễn ra. Họ đang giúp bạn đi từ đầu đến cuối, vì vậy điều quan trọng là phải có kết thúc.

Biểu đồ Gantt đọc từ trái sang phải, từ trên xuống dưới. (Xem hình trên từ TeamGantt.) Trục x là thời gian. Biểu đồ bắt đầu khi dự án khởi động và kết thúc khi dự án được giao. Chạy theo chiều dài của trục y là các nhiệm vụ, mặc dù chúng chỉ nằm trong một danh sách. Vị trí chính xác của chúng trên trục y là không liên quan, mặc dù chúng có xu hướng rơi theo thứ tự thời gian.

"Một nhiệm vụ có ba thành phần: nó là gì, sẽ mất bao lâu và ai sẽ thực hiện nó", Ghaffari nói. Trên biểu đồ Gantt, mỗi tác vụ được thể hiện bằng một thanh. Độ dài của thanh cho thấy nhiệm vụ sẽ mất bao nhiêu thời gian. Thông thường các thanh tác vụ được phối hợp màu, cho biết người hoặc bộ phận nào chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ. Đối với "cái gì", tên tác vụ thường xuất hiện trên thanh hoặc hiển thị khi bạn nhấp vào nó.

Ngoài việc hiển thị tất cả các nhiệm vụ cho một dự án và chúng sẽ mất bao lâu, biểu đồ Gantt hiển thị trình tự và phụ thuộc. Nói cách khác, chúng chỉ ra thứ tự các nhiệm vụ cần phải xảy ra, và liệu một điều phải xảy ra trước một điều khác. Tại sao điều đó lại quan trọng?

Biểu đồ Gantt làm gì?

"Biểu đồ Gantt cho thấy rõ ràng rằng bạn không thể làm mọi thứ cùng một lúc, " Chris Savoie, chiến lược sản phẩm trực tiếp của Workfront nói. Ông đã sử dụng ví dụ về việc xây dựng một ngôi nhà trên cây. Bạn có thể mua đinh và gỗ cùng một lúc, nhưng bạn phải cắt gỗ trước khi đóng đinh vào cây.

Biểu đồ Gantt cho thấy sự phụ thuộc giữa các tác vụ, thường là với một cái gì đó giống như một đường nối chúng.

Trước khi tham gia Workfront (giống như LiquidPlanner, là một công cụ để hợp tác và quản lý dự án tại nơi làm việc), Savoie đã làm việc với một số dự án rất phức tạp với United Space Alliance kết hợp với Trung tâm vũ trụ Johnson của NASA. Ông nói rằng trong khi giải trình tự và phụ thuộc rất quan trọng đối với các dự án đơn giản, như xây dựng nhà trên cây, chúng rất quan trọng đối với các dự án lớn, kéo dài nhiều năm, như xây dựng Trạm vũ trụ quốc tế.

Một điều khác mà biểu đồ Gantt làm là giúp các tổ chức hoặc lãnh đạo dự án quản lý tài nguyên. "Chỉ vì một nhiệm vụ tồn tại không có nghĩa là có một người tự do thực hiện nó", Ghaffari nói.

Với biểu đồ Gantt, bạn có thể dễ dàng nhìn thấy khi mọi người hoặc bộ phận được lên lịch để thực hiện các nhiệm vụ so với khi họ rảnh. "Bạn cần có khả năng tính toán lịch trình của mọi người và có bao nhiêu giờ trong ngày", ông nói thêm. Biểu đồ Gantt tạo ra một cách hiệu quả để xem thời gian, nhiệm vụ và tài nguyên.

Bắt đầu với biểu đồ Gantt

Khi bạn đã hiểu rõ về biểu đồ Gantt là gì và tại sao chúng hữu ích, bạn có thể bắt đầu tạo chúng cho các dự án của riêng bạn. Năm bước này sẽ giúp bạn bắt đầu.

1. Chọn một mẫu hoặc xây dựng một từ đầu

Nói chung, khi bạn bắt đầu một biểu đồ Gantt mới, bạn có tùy chọn sử dụng một mẫu hoặc bắt đầu từ đầu. Các mẫu có thể đến từ nguồn bên ngoài, trong trường hợp các mẫu được cung cấp bởi phần mềm quản lý dự án hoặc chúng có thể đến từ một dự án trong quá khứ của chính bạn.

Một trong những lợi ích của việc sử dụng công việc trước đây của bạn để tạo mẫu là bạn thường có thể học được nhiều điều từ những gì đã xảy ra trong quá khứ. Mẫu sẽ cung cấp thông tin về không chỉ các nhiệm vụ và trình tự, mà còn cho dù có bất kỳ nhiệm vụ nào mất nhiều thời gian hơn dự kiến.

2. Đánh dấu các mốc quan trọng của bạn

Hầu hết các phần mềm để tạo biểu đồ Gantt bao gồm khả năng thêm các mốc. Một cột mốc là một điểm đánh dấu cho thấy một giai đoạn của một dự án đã hoàn thành. Ví dụ, trong việc xây dựng một trang web, việc khóa các khung lưới là một cột mốc điển hình.

Khi xây dựng biểu đồ Gantt từ đầu, thường rất hữu ích khi vẽ tất cả các mốc trước khi thêm bất kỳ nhiệm vụ nào. Liệt kê tất cả các mốc quan trọng giúp chia dự án thành các phần nhỏ hơn và những phần nhỏ đó dễ khái niệm hóa hơn toàn bộ dự án cùng một lúc.

3. Thêm nhiệm vụ, chuỗi sự kiện và tạo phụ thuộc

Bước tiếp theo là thêm các tác vụ, chuỗi sự kiện và tạo các phụ thuộc. Khi thêm các nhiệm vụ, hãy chắc chắn xem xét các báo cáo lịch sử hoặc nói chuyện với những người sẽ hoàn thành các nhiệm vụ để có được ước tính chính xác trong bao lâu.

Khi sắp xếp các sự kiện, hãy nhớ rằng có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc, nhưng không phải bởi cùng một người. Trong một bản dựng trang web, một người có thể làm việc trên khung lưới trong khi một người khác thu thập nội dung mẫu cho nguyên mẫu. Nhưng nhà thiết kế khung dây cũng không thể tạo bảng tâm trạng cùng một lúc.

Chỉ thêm phụ thuộc sau khi bạn liệt kê tất cả các nhiệm vụ và sắp xếp chúng theo đúng thứ tự và cẩn thận với chúng. Savoie nói: "Điều thực sự có thể khiến bạn bực mình là nếu bạn đi được nửa đường vào biểu đồ Gantt và thấy rằng, nhiệm vụ 12 không còn phụ thuộc vào nhiệm vụ 5 nữa. Ông nói thêm rằng những người mới bắt đầu nên cực kỳ cẩn thận để không loại bỏ các phụ thuộc trừ khi họ chắc chắn rằng điều đó đúng, bởi vì việc lấy lại chúng là rất khó nếu họ tạo ra một chuỗi sự kiện dài.

4. Xem tài nguyên của bạn

"Nhiệm vụ cần phải theo đúng thứ tự, và sau đó bạn cần kiểm soát xem ai sẵn sàng hoàn thành những nhiệm vụ đó", Ghaffari giải thích. Như đã đề cập ở trên, chỉ vì có một nhiệm vụ phải làm không có nghĩa là có ai đó tự do làm điều đó.

Ghaffari lưu ý rằng phần mềm biểu đồ Gantt của công ty anh ta không cho phép đặt trước vượt mức, có nghĩa là LiquidPlanner sẽ không cho phép bạn giao cho ai đó một nhiệm vụ nếu người đó đã được giao cho một nhiệm vụ khác cùng một lúc.

Biểu đồ Gantt giúp bạn nhìn thấy không chỉ nếu một tài nguyên được đặt quá nhiều, mà cả hậu quả của phần còn lại của lịch trình dự án khi nó được sửa chữa.

5. Hợp tác

"Điều thực sự quan trọng là mọi người hiểu rằng biểu đồ Gantt không phải là phép thuật", Ghaffari nói. "Chỉ vì bạn đã lên kế hoạch gì đó, không có nghĩa là nó có liên quan gì đến thực tế."

Cách để đảm bảo biểu đồ Gantt phù hợp với thực tế là thông qua sự hợp tác. Thông thường, phần mềm biểu đồ Gantt là một phần của gói cộng tác quản lý dự án hoặc nơi làm việc lớn hơn. Mọi người trong nhóm nên có khả năng ít nhất là nhìn thấy biểu đồ, nếu không cập nhật các nhiệm vụ và thông tin khác cung cấp cho nó. Theo cách đó, nếu một người được giao hoàn thành sớm một nhiệm vụ và cô ấy có quyền cập nhật tiến trình của mình để đánh dấu nhiệm vụ hoàn thành và sửa thời gian ước tính, và bằng cách đó, cô ấy cũng có thể giúp những người được giao khác hoàn thành sớm nhiệm vụ của mình. Hoặc cô ấy cũng có thể tự gắn cờ mình như một nguồn tài nguyên có sẵn để trợ giúp một số nhiệm vụ khác cho đến khi được phân công theo lịch trình tiếp theo.

Ghaffari đã tóm tắt sức mạnh của sự hợp tác theo cách này: "Nếu biểu đồ Gantt ở trong chân không, ai biết liệu nó có chính xác không? Nếu nó hợp tác, thì có những kiểm tra được xây dựng và có nhiều khả năng phản ánh thực tế. Đó là giá trị của Biểu đồ Gantt tỏa sáng. "

Đừng quá tin tưởng vào biểu đồ Gantt

Cả Ghaffari và Savoie đều nói với tôi rằng họ sử dụng biểu đồ Gantt để lập kế hoạch và kiểm tra dự án, nhưng họ không muốn quản lý công việc hàng ngày trong đó. "Đó là một kế hoạch, không phải là một lịch trình thực hiện, thường, " Savoie nói.

Savoie cũng lưu ý rằng một người mới bắt đầu có thể không nhận ra rằng mọi người hiếm khi, nếu có, nhìn vào toàn bộ biểu đồ Gantt cùng một lúc vì chúng thường rất lớn. "Bạn sẽ cần một bảng quảng cáo để in nó", ông nói.

Theo Ghaffari, "Xây dựng biểu đồ Gantt không phải là mục tiêu cuối cùng. Đó là một hình ảnh trực quan của kế hoạch nhiệm vụ và trình tự. Biểu đồ Gantt giúp mọi người hiểu kế hoạch sẽ hoạt động như thế nào."

Nếu bạn quan tâm đến biểu đồ Gantt, có lẽ bạn cũng quan tâm đến việc quản lý dự án nói chung. Để biết một số mẹo bổ sung tuyệt vời để theo dõi dự án của bạn, hãy xem 4 Mẹo để bắt đầu với Quản lý dự án và lời khuyên của tôi về Cách cải thiện giao tiếp để quản lý dự án tốt hơn.