Video: Luáºt Äặc khu tiếp tục Äược lùi thá»i gian trình Quá»c há»i xem xét (Tháng Chín 2024)
Một trong những câu nói yêu thích của tôi luôn là: "Nếu bạn muốn một cái gì đó được thực hiện, hãy đưa nó cho một người bận rộn." Không có gì bí mật lớn khi những người luôn bận rộn có chiến lược ưu tiên và quản lý tất cả những việc họ cần làm. Những chiến lược đó, trong khi hiếm khi được đưa ra rõ ràng, thường xoay quanh một khái niệm chính: thời hạn.
Thời hạn cung cấp cấu trúc. Họ tạo ra trách nhiệm và giúp ngăn ngừa hậu quả tiêu cực. Một số người yêu họ, một số người ghét họ, nhưng những người ôm họ thường thành công.
Dưới đây là 5 lời khuyên về cách mọi người có tổ chức quản lý thời hạn và luôn đứng đầu trong trò chơi của họ.
1. Luôn luôn thời hạn của bạn!
Có thể bạn nghĩ rằng quy tắc số một của thời hạn là đưa ra cho mình thời hạn hợp lý. Đó là lời khuyên đúng đắn, nhưng thực sự, quan trọng hơn là: Luôn luôn đúng thời hạn!
Luôn có hai thời hạn: thời hạn đệm mà bạn chỉ định và "thời hạn cuối cùng". Hạn chót, còn được gọi là ngày "hoặc ngày khác", là ngày và thời gian tuyệt đối cuối cùng mà tại đó điều gì đó có thể xảy ra. Gần như luôn luôn là hạn chót mà người khác đưa cho bạn. Một ví dụ về thời hạn cuối cùng là thời hạn nộp thuế mà chính phủ của bạn đặt ra. Một thời hạn khác là thời hạn nộp đơn vào đại học.
Thời hạn đệm, mặt khác, là thời hạn tự áp đặt của bạn. Việc đệm một thời hạn có nghĩa là bạn đặt thời hạn sớm hơn một chút so với thời hạn cuối cùng để rời khỏi một căn phòng nhỏ để có những điều không ổn. Luôn đệm thời hạn của riêng bạn và luôn luôn đệm thời hạn bạn chỉ định cho người khác. Không bao giờ có kế hoạch để có được một cái gì đó ngay dưới dây (đó không thực sự là một "kế hoạch", phải không?). Thay vào đó, hãy lên kế hoạch cho các tình huống bất ngờ, như những ngày đau ốm, bị mắc kẹt trên một chuyến tàu điện ngầm bị đình trệ, mất email, một cuộc tấn công bưu chính hoặc các bên khác chỉ đơn giản là thay đổi suy nghĩ về những gì họ muốn và khi nào họ muốn.
2. Hiển thị thời hạn của bạn.
Thời hạn cần phải là nơi bạn có thể nhìn thấy chúng. Cũng như các danh sách và mục tiêu việc cần làm, bạn càng thấy thời hạn của mình, bạn càng ít có khả năng quên chúng. Lịch in tường làm việc rực rỡ. Nếu bạn sử dụng sổ ghi chép bằng giấy, hãy viết thời hạn của bạn trên lịch một trang (bạn có thể in một từ Internet), gấp lại một nửa và sử dụng nó làm dấu trang của bạn. Nếu bạn là loại người không có giấy tờ, hãy đặt thời hạn của bạn trong một ứng dụng mà bạn sử dụng hàng ngày, cho dù đó là Outlook, Lịch Google, Excel hay thứ gì khác. Bạn thậm chí có thể sử dụng lịch widget trên máy tính để bàn, tùy thuộc vào số lượng thời hạn sắp tới mà bạn cần quản lý.
Một trong những lợi ích của việc đưa thời hạn của bạn vào một ứng dụng là nó giúp họ dễ dàng chia sẻ. Với một vài lần nhấp chuột hoặc chạm trên màn hình, bạn có thể nhắc nhở đồng nghiệp hoặc đối tác của mình về thời hạn sắp tới.
3. Biết chu kỳ làm việc của bạn.
Làm thế nào bạn làm cho thời hạn của bạn hiển thị phần lớn phụ thuộc vào chu kỳ công việc của bạn, có nghĩa là bạn có xu hướng có thời hạn hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Ví dụ, tôi đã từng làm việc trên một tạp chí hàng quý, vì vậy tôi luôn ghim vào bảng tin của mình ba lịch hiển thị trong ba tháng tới. Khi đó là tháng 9, tôi có thể thấy thời hạn sắp tới quan trọng nhất, mặc dù chúng sẽ không đến tháng 11. Tôi cũng đã có một lịch năm cho thấy thời hạn quan trọng thậm chí còn xa hơn, nhưng tôi vẫn giữ lịch đó kỹ thuật số vì tôi không cần phải xem nó mỗi ngày. Những người có năng suất cao cân bằng các thời hạn họ cần để có thể truy cập với các thời hạn họ cần xem. Nhìn thấy quá nhiều thời hạn trở nên áp đảo. Xem các thời hạn cần thiết cho các dự án quan trọng nhất sắp tới giúp bạn tiếp tục công việc.
4. Sử dụng Nhắc nhở kép.
Khi thời hạn còn rất xa nhưng rất quan trọng, hãy sử dụng lời nhắc nhở kép. Nói cách khác, đặt hai báo thức hoặc thông báo để nhắc bạn trước một vài ngày rằng thời hạn đã gần đến. Thủ thuật này đặc biệt quan trọng đối với các thời hạn nằm ngoài phạm vi công việc điển hình của bạn - những điều bạn có thể sẽ quên. Nếu tôi phải trình bày một cuộc nói chuyện (điều mà tôi hiếm khi làm) sáu tuần kể từ thứ Năm, tôi sẽ đặt một lời nhắc trong lịch của mình trong sáu tuần kể từ thứ Hai để vào đầu tuần được chỉ định, tôi nhớ rằng sự kiện đang đến và mà tôi cần chuẩn bị.
5. Đáp ứng thời hạn của bạn một cách nhất quán.
"Đáp ứng thời hạn của bạn một cách nhất quán" là một trong những điều nói dễ hơn làm. Nhưng nếu bạn hiểu rằng nó ảnh hưởng đến giá trị của bạn tại nơi làm việc, thì, điều đó một mình có thể khá thúc đẩy.
Việc liên tục đáp ứng thời hạn có thể làm tăng giá trị của bạn với tư cách là nhân viên, thành viên nhóm hoặc đối tác. Hãy suy nghĩ về cách bạn xem những người luôn đáp ứng thời hạn. Họ đáng tin cậy, có đạo đức làm việc mạnh mẽ và được coi là những người làm việc theo nhóm. Thời hạn đáp ứng hiếm khi về việc hoàn thành công việc chỉ dành cho chính bạn. Hầu như luôn luôn là về việc hoàn thành một liên kết trong một chuỗi và trong đó có một chuỗi, có những người khác không thể đáp ứng thời hạn của chính họ cho đến khi bạn gặp bạn. Nếu bạn không đúng giờ, họ cũng không thể đúng giờ.
Vì vậy, nhiều người không đáp ứng thời hạn một cách nhất quán mà những người thường nổi bật. Nếu bạn đáp ứng thời hạn trong vài tháng liên tiếp, mọi người sẽ chú ý và điều đó sẽ thay đổi cách họ nhìn thấy bạn và mức độ tin cậy mà họ sẵn sàng dành cho bạn.
Và giống như câu nói? "Nếu bạn muốn một cái gì đó được thực hiện, hãy đưa nó cho một người bận rộn"? Bạn càng đáp ứng được thời hạn của mình, bạn càng có nhiều khả năng tiếp tục đáp ứng thời hạn. Đó là hành vi theo chu kỳ.
Làm hay không … Không có 'Thử' với Thời hạn
Trong khi tất cả những lời khuyên về thời hạn này có hiệu quả với hầu hết mọi người, hãy luôn làm bất cứ điều gì có ý nghĩa nhất đối với bạn, công việc và thói quen của bạn. Ví dụ, một số người chỉ đơn giản là không tuân thủ thời hạn đệm. Họ cần ngày ghi trên lịch là thời hạn cuối cùng và thay vào đó, bất cứ điều gì cần phải xảy ra trong đầu họ. Và điều đó tốt.
Nhưng khi thói quen của bạn đang cản trở năng suất và thành công của chính bạn, hãy cố gắng nhận ra nó và tạo ra sự thay đổi. Hệ thống nhắc nhở hoặc thông báo rất đơn giản trong các ứng dụng bạn đã sử dụng? Từ Outlook đến Gmail đến Basecamp - có thể giúp bạn tạo thói quen tốt hơn. Vì vậy, hãy phát triển lịch, sử dụng các tính năng ứng dụng đã ở trong tầm tay bạn và đặt một số thời hạn (với phòng ngọ nguậy được tích hợp sẵn). Bạn sẽ vui vì bạn đã làm.
