Video: Lesson 6: Email with Hover (Tháng Chín 2024)
Có rất nhiều triết lý và phương pháp luận để sử dụng email hiệu quả hơn. Họ là nền tảng để hạn chế sự phân tâm và có năng suất cao hơn. Nhưng bạn cũng cần phải biết những công cụ nào theo ý bạn để đến nơi có năng suất cao hơn.
Các nhà cung cấp dịch vụ email và nhà phát triển ứng dụng bên thứ ba đã phát minh ra một số công cụ đặc biệt giúp email hiệu quả hơn nhiều. Có năm cái mà tôi nghĩ có tác dụng lớn nhất và được áp dụng rộng rãi nhất. Cùng nhau, họ sẽ giúp bạn
- viết email tốt hơn,
- biến email thành nhiệm vụ,
- hoàn tác gửi email,
- lên lịch gửi email và
- báo lại email.
Viết email dài không cần thiết hoặc không rõ ràng là một sự lãng phí thời gian. Người nhận có thể không có thời gian để đọc chúng ở nơi đầu tiên, hoặc có thể lãng phí thời gian đọc lại chúng để cố gắng hiểu ý nghĩa của chúng, hoặc có thể phải trả lời người gửi để làm rõ. Thêm vào đó, có tất cả thời gian lãng phí dành cho việc viết chúng ở nơi đầu tiên.
Có hai ứng dụng làm việc chăm chỉ để giúp bạn viết email tốt hơn vì chúng tập trung vào chính việc viết: Grammarly và Crystal.
Grammarly là một trình cắm thêm hoạt động giống như trình kiểm tra chính tả để phân tích ngữ pháp và thực sự đưa ra các đề xuất thông minh về cách thắt chặt ngôn ngữ của bạn, viết rõ ràng và sửa các lỗi phổ biến. Nó có một khả năng đáng chú ý để phát hiện ra các lỗi tiếng Anh nói riêng.
Crystal cũng là một trình cắm thêm và nó thúc đẩy bạn điều chỉnh ngôn ngữ của email để thu hút người nhận. Nó hoạt động như thế này: Trước tiên, Crystal tìm thấy người nhận của bạn trực tuyến trên các tài khoản Twitter, trang Facebook của họ, v.v. và xem cách họ sử dụng và phản hồi với ngôn ngữ. Họ súc tích và trực tiếp? Hay họ có xu hướng bị cuốn vào các cuộc thảo luận dài? Dựa trên kết quả, Crystal hướng dẫn bài viết của bạn.
Nếu bạn không phải là một nhà văn mạnh mẽ, những lời nhắc rất rõ ràng của Crystal có thể thực sự giúp bạn tìm ra những từ để viết những gì bạn muốn nói. Đó là một đề xuất có giá trị, nhưng có một điều gì đó về nó khiến tôi hiểu lầm. Có một tiền đề không có căn cứ rằng bạn đang điều chỉnh ngôn ngữ của mình để lấy thứ gì đó từ người khác và tôi thấy điều đó bị thao túng. Nó có thể không làm phiền bạn, tuy nhiên, hoặc thậm chí có thể chính xác những gì bạn đang tìm kiếm. Không thể phủ nhận rằng nó tốt ở những gì nó làm, ở mức độ nào.
Biến email thành nhiệm vụ
Hộp thư đến của bạn không phải là danh sách việc cần làm của bạn, nhưng bạn có thể vẫn nhận được các nhiệm vụ được giao cho bạn qua email. Cách khắc phục là thiết lập một ứng dụng được kết nối để di chuyển hiệu quả các tác vụ đó đến một nơi thích hợp hơn.
Thay vì tự nhập một tác vụ mới cho chính bạn trong bất kỳ ứng dụng cần làm hoặc nhắc nhở nào bạn sử dụng, hãy kết nối ứng dụng trực tiếp với tài khoản email của bạn hoặc thiết lập chuyển tiếp email và bằng một hoặc hai lần nhấp, hãy chuyển email đó vào đúng vị trí của nó.
Một vài ứng dụng hỗ trợ khả năng di chuyển email sang ứng dụng khác, thông qua kết nối trực tiếp hoặc chuyển tiếp email, là Wunderlist, Evernote Plus và Premium, Todoist Premium, Boxer và Newton Mail.
Hoàn tác gửi
Tất cả chúng ta đều nhấn Gửi sớm, cho dù đó là vì chúng ta đã bỏ qua một lỗi đánh máy, bỏ qua một số thông tin hoặc không dừng lại để xem xét lại một email được viết trong thời điểm nóng. Tuy nhiên, bạn không phải sống với sự hối tiếc hoặc không hiệu quả khi phải viết email thứ hai. Bạn chỉ cần có thể hoàn tác gửi.
Hoàn tác gửi khác với việc gọi lại một tin nhắn. Với hoàn tác gửi, tin nhắn không bao giờ được gửi. Về cơ bản, email của bạn giữ thông điệp trong khoảng 10 đến 30 giây, trong thời gian đó bạn có thể thay đổi quyết định.
Gmail có nút Hoàn tác gửi (xem video bên dưới để biết cách thiết lập) mà mọi người dùng Gmail nên kích hoạt. Newton Mail (có đầy đủ các tính năng phong phú cho email trên thiết bị di động) cũng có một tính năng hoạt động trên mọi tài khoản email mà nó hỗ trợ và bao gồm các tài khoản Microsoft Exchange và iMap. Các nhà cung cấp email khác cũng cung cấp nó.
Lịch trình gửi
"Ngay bây giờ" không phải lúc nào cũng là thời điểm thích hợp để gửi email. Đó là khi lịch gửi gửi có ích. Tính năng email này cho phép bạn chọn một thời gian trong tương lai khi tin nhắn của bạn sẽ được gửi. Outlook, Boomerang cho Gmail và Newton Mail đều có nó.
Với lịch gửi, miễn là tin nhắn chưa bị xóa, bạn vẫn có thể chỉnh sửa tin nhắn. Vì vậy, nó bao gồm một số mặt bằng giống như tính năng hoàn tác gửi.
Giấc ngũ ngắn
Tôi không phải là người hâm mộ triết lý Inbox Zero về việc cố gắng giữ cho số lượng tin nhắn chưa đọc của bạn không có gì. Mất quá nhiều thời gian để quản lý và không giải quyết nhu cầu email thực sự của mọi người, về mặt tâm lý hoặc kỹ thuật. Tuy nhiên, tôi là một fan hâm mộ của việc báo lại, điều này có cùng ý tưởng giữ cho số lượng tin nhắn trong hộp thư đến của bạn được giảm thiểu bất cứ lúc nào.
Báo lại không làm gì khác hơn là ẩn một tin nhắn khỏi hộp thư đến của bạn trong một thời gian. Bao lâu? Bạn quyết định. Hiệu quả là bạn có thể tập trung vào các tin nhắn quan trọng mà không bị phân tâm bởi những tin nhắn ít quan trọng hơn. Những thông điệp ít quan trọng hơn sẽ xuất hiện trở lại vào thời điểm tốt hơn để bạn giải quyết chúng. Outlook (nơi được gọi là "lịch trình"), Airmail, Sparkmail và Newton Mail đều có nút báo lại.
Nếu bạn quan tâm đến việc làm việc hiệu quả hơn (và ai không?), Bạn nên xem qua các ứng dụng năng suất tốt nhất của tôi. Bất kể vấn đề hiệu quả công việc của bạn là gì, nên có một số ứng dụng hoặc dịch vụ ở đó sẽ giúp bạn sử dụng thời gian tốt hơn.
