Hãy tổ chức: 5 cách bạn đang phá hoại năng suất của bạn

Tôi dành nhiều thời gian để đọc nghiên cứu về tổ chức và năng suất, và tôi dành nhiều thời gian đi chơi với những người đam mê công nghệ. Khi tôi tìm thấy các lý thuyết và thực tiễn tốt nhất về tối đa hóa năng suất và giữ ngăn nắp, tôi cũng nhận thấy những thói quen phổ biến ở những người yêu thích công nghệ trực tiếp phá hoại khả năng hoạt động tốt nhất của họ.

Mọi người nói rất nhiều về năng suất, nhưng hiếm khi dành nhiều thời gian để thảo luận về nó là gì. Đối với tôi, năng suất mang tính cá nhân cao, nhưng cuối cùng, đó là về việc đạt được mục tiêu.

Một mục tiêu có thể là bất cứ điều gì từ tối đa hóa lợi nhuận trong một doanh nghiệp, đến việc hoàn thành công việc chín đến năm để bạn có một số nguồn lực tinh thần và thể chất còn lại để theo đuổi lợi ích cá nhân. Một số người muốn ra khỏi văn phòng nhanh hơn mỗi ngày để dành nhiều thời gian hơn cho gia đình. Một số người muốn dành hai giờ làm việc mỗi đêm để viết kịch bản phim.

Bất kể bạn muốn làm gì, là bản thân năng suất nhất của bạn có nghĩa là:

1. suy nghĩ về những gì bạn mong muốn được thực hiện,

2. tìm ra những gì bạn có thể hoàn thành nếu bạn tạo một môi trường tối ưu và

3. làm theo thông qua việc tạo ra một môi trường tối ưu và hoàn thành nhiệm vụ của bạn hoặc đạt được mục tiêu của bạn.

Tất nhiên, theo dõi thường là vấn đề. Hãy để tôi chỉ ra một số cách phổ biến nhất mà tôi thấy những người đam mê công nghệ đặc biệt phá hoại năng suất của họ.

1. Nhảy ứng dụng

Nếu bạn yêu thích công nghệ, có lẽ bạn cũng yêu thích các ứng dụng. Bạn luôn tải xuống ứng dụng mới nhất. Bạn tự hào là người tiếp nhận sớm. Tuy nhiên, bạn đang tự phá hoại chính mình nếu bạn ứng dụng với các ứng dụng năng suất. Ứng dụng năng suất là bất kỳ ứng dụng và dịch vụ nào giúp bạn hoàn thành công việc, bao gồm danh sách việc cần làm, ứng dụng quản lý tác vụ, dịch vụ đồng bộ hóa tệp, ứng dụng ghi chú, lịch và bộ ứng dụng văn phòng.

Với bất kỳ ứng dụng mới nào, sẽ có một khoản đầu tư thời gian để di chuyển và học cách sử dụng hệ thống. Thêm vào tùy chỉnh và bạn đang lãng phí rất nhiều thời gian mà bạn có thể đã dành để làm việc hiệu quả. Thêm vào đó, bạn sẽ mất một thời gian để phát triển thói quen mới khi sử dụng các ứng dụng này mà bạn có thể sử dụng hàng ngày. Đó là mất nhiều thời gian hơn và thường là "công việc về công việc".

Điều đó nói rằng, bạn nên loại bỏ bất kỳ ứng dụng hoặc dịch vụ nào không đáp ứng nhu cầu của bạn. Nhưng quyết định đó cần phải dựa trên việc các công cụ hiện có của bạn có làm những gì bạn cần chứ không phải liệu bạn có nghĩ rằng cỏ có thể xanh hơn với ứng dụng khác hay không.

Lời khuyên: Chọn một ứng dụng cho từng nhu cầu năng suất của bạn và gắn bó với nó.

2. Rơi vào lỗ đen Email

Hầu hết những người đam mê công nghệ biết rằng họ không nên lãng phí quá nhiều thời gian vào email, và họ bị hút vào đó hàng giờ mỗi ngày. Vấn đề email của bạn tệ đến mức nào? Bạn thậm chí có biết bạn đang lãng phí bao nhiêu thời gian không?

Một cách để đo lường nó là sử dụng RescueTime, một công cụ freemium hoạt động vô hình trong nền để ghi lại thời gian bạn sử dụng trong mỗi ứng dụng và trang web bạn sử dụng, bao gồm cả email.

RescueTime có thể mở mắt cho mức độ nghiêm trọng của vấn đề email của bạn, nhưng nó không thể ngăn bạn sử dụng nó. Plugin Stayf Focusd có thể nếu bạn sử dụng email dựa trên Web. Thêm trang web email của bạn vào danh sách các tên miền bạn sẽ bị ngăn truy cập, sau đó đặt thời gian khi các giới hạn sẽ được thi hành. StayF Focusd sẽ chặn bạn khỏi trang web.

Nói về thời gian, một cách khác để hạn chế vấn đề email là tạo thói quen mới khi bạn kiểm tra email. Các chuyên gia thường đồng ý rằng một trong những cách tồi tệ nhất mà mọi người phá hoại năng suất của họ là bằng cách mở email ngay khi họ đến bàn làm việc. Tốt hơn là bắt đầu một ngày với một nhiệm vụ năng suất cao và lưu email cho sau này.

"Nhưng, " bạn phản đối, "nếu có một email quan trọng mà tôi cần phải hành động khẩn cấp thì sao?" Nếu email là vòng cổ chó quanh cổ bạn, thì hãy kiểm tra email công việc trên điện thoại thông minh của bạn và chỉ thực hiện hành động đối với các vấn đề khẩn cấp. Tạo thói quen chỉ kiểm tra nó trên điện thoại, điều này sẽ giúp việc đóng ứng dụng email dễ dàng hơn và đi vào công việc thực sự. Thực hiện ít nhất 45 phút làm việc thực tế trước khi bạn khởi chạy email trên máy tính của mình. Bạn có thể thấy mình bị cuốn hút vào nhiệm vụ quan trọng đó và bỏ qua email cho đến sau này, và đó là một thói quen tuyệt vời để phát triển.

Khi thất bại, tôi muốn lặp lại câu thần chú này: Tôi không được trả tiền để trả lời email.

Lưu ý: Bạn có thể cần thay đổi câu thần chú nếu thực tế bạn được trả tiền để trả lời email.

Lời khuyên: Sử dụng RescueTime để định lượng sự cố email của bạn. Không bao giờ mở ứng dụng email của bạn điều đầu tiên tại máy trạm của bạn. Nhằm hoàn thành ít nhất 45 phút làm việc thực sự trước khi vào email.

3. Tin rằng đa nhiệm là không hiệu quả

Những người đọc về công nghệ, văn hóa công nghệ và năng suất đều biết rằng đa nhiệm là không hiệu quả.

Vâng, xin lỗi, nhưng điều đó không đúng.

Nghiên cứu về đa nhiệm cho thấy nó rất hiệu quả, nhưng chỉ đến một điểm (xem công việc của Diwas KC và Narayan chẳng hạn). Khi được vẽ biểu đồ, giá trị của đa nhiệm có hình chữ U ngược. Một chút là tốt, nhưng quá nhiều cũng tệ như không có gì cả.

Nghiên cứu cũng cho thấy giá trị của đa nhiệm thay đổi dựa trên từng cá nhân và loại công việc đang được thực hiện. Thẳng thắn mà nói, tôi tin rằng hầu hết mọi người đều biết ai trong số họ

nhiệm vụ phù hợp và không phù hợp cho đa nhiệm. Bị mắc kẹt trong một cuộc họp không thực sự phù hợp với bạn? Đi trước và bắt kịp email! Soạn thảo đề xuất triệu đô? Bạn nên tập trung vào nhiệm vụ đó một mình.

Lời khuyên: Ngừng nói với bản thân rằng đa nhiệm là xấu và nắm lấy nó cho các nhiệm vụ phù hợp. Đừng đẩy nó, mặc dù.

4. Vô tình tạo tài khoản trùng lặp

Đã bao nhiêu lần bạn đăng ký một tài khoản trực tuyến, chỉ để nhận ra sau đó bạn đã có một tài khoản được gắn với một địa chỉ email khác? Đó là một vấn đề phổ biến trong số những người chấp nhận sớm, những người tự hào đăng ký các trang web và dịch vụ trực tuyến mới ngay khi chúng có sẵn.

Có nhiều tài khoản có thể là một vấn đề nếu bạn mất thời gian để thiết lập tài khoản ban đầu. Đó cũng là một vấn đề nếu bạn lưu trữ bất kỳ dữ liệu nào trong tài khoản đầu tiên mà bạn có thể cần phải có lại.

Cách dễ nhất để tránh tạo tài khoản trùng lặp là sử dụng trình quản lý mật khẩu. Người quản lý mật khẩu quản lý tên người dùng và mật khẩu của bạn và như một lợi ích tất yếu, họ cũng theo dõi xem bạn đã có tài khoản với bất kỳ ứng dụng, trang web hoặc dịch vụ nào chưa.

Cá nhân tôi kiểm tra phần mềm và dịch vụ trực tuyến như một phần công việc của mình và kết quả là tôi có hơn 450 tài khoản trực tuyến. Tôi sẽ không bao giờ có thể theo dõi các đăng ký trực tuyến của mình mà không có người quản lý mật khẩu. Tôi sử dụng Dashlane, đây là sự lựa chọn của biên tập viên PCMag. Có hai lựa chọn khác của biên tập viên: LastPass Premium và Dính Password Premium.

Lời khuyên: Sử dụng trình quản lý mật khẩu để ngăn bạn vô tình tạo các tài khoản trùng lặp.

5. Lên lịch các cuộc họp khi bạn sắc nét nhất

Bạn thích được sắc nét trong các cuộc họp, phải không? Thật không may, trừ khi các cuộc họp là cốt lõi của công việc của bạn, việc lên lịch các cuộc họp khi bạn giỏi nhất là rất không hiệu quả.

Giống như email, các cuộc họp được coi là "công việc về công việc." Công việc thực sự là những gì bạn làm sau cuộc họp. Vì vậy, tốt nhất là lên lịch các cuộc họp vào thời gian trong ngày khi bạn thường suy sụp, thường là buổi chiều và bảo vệ những giờ quan trọng của bạn khi bạn có thể giải quyết những việc khó khăn.

Điều này có liên quan gì đến việc là một người đam mê công nghệ? Chà, đồng nghiệp của tôi, nếu bạn siêu kết nối và sử dụng tất cả các giải pháp lập lịch và công cụ lập lịch được kết nối mới nhất, như Doodle, thì có lẽ các đồng nghiệp và đối tác của bạn có thể thấy khi nào bạn rảnh và khi bạn bận. Mọi người đều dễ dàng đề nghị gặp mặt vào buổi sáng nếu đó là lần đầu tiên trong ngày, nói theo trình tự thời gian, khi mọi người đều rảnh rỗi.

Vì vậy, hãy chặn trong lịch của bạn bất kể thời gian nào trong ngày bạn đang ở đỉnh cao. Đối với hầu hết mọi người, đó là vài giờ đầu tiên của ngày làm việc. Dán nhãn lần này là "tập trung vào công việc" hoặc đánh dấu nó ở chế độ riêng tư để mọi người có thể thấy bạn đang bận rộn nhưng không biết bạn đang làm gì. Chặn giờ làm việc hiệu quả cũng sẽ khiến bạn tránh xa việc lên lịch cho những việc không hiệu quả khác vào lúc này, như các cuộc hẹn với bác sĩ. Lưu những thứ đó cho thời gian trong ngày khi bạn bị kiệt sức.

Lời khuyên: Đừng lên lịch các cuộc họp hoặc cuộc hẹn trong giờ làm việc cao nhất của bạn. Chặn thời gian đó trong lịch làm việc của bạn.