Hãy tổ chức: 7 lời khuyên cần thiết cho người dùng chậm chạp

Rất nhiều đội đang chuyển thông tin liên lạc nội bộ của họ ra khỏi email và vào các ứng dụng nhắn tin, chẳng hạn như Slack. Slack đã trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất mà các nhóm sử dụng để giao tiếp và cộng tác, nhưng nó không nhất thiết phải hiệu quả hơn email.

Để tận dụng tối đa Slack, bạn cần đảm bảo rằng bạn đang sử dụng một số tính năng chính làm cho ứng dụng khác với email.

Rất nhiều mẹo năng suất mà tôi đã thấy cho Slack liên quan đến việc học các phím tắt, kết nối các ứng dụng của bên thứ ba và thiết lập các lệnh tự động bằng IFTTT. Những thứ đó thực sự hữu ích, nhưng tôi nghĩ bạn có thể nhận được nhiều tiền hơn về thời gian đầu tư bằng cách bắt đầu tập trung vào các tính năng thiết yếu, tùy chỉnh và thực tiễn tốt nhất. Cả hai đều đơn giản để tìm hiểu và có khả năng có tác động quá mức đến hiệu quả Slack của bạn.

1. Thêm thông báo cho từ khóa và cụm từ

Để có trải nghiệm hiệu quả trên Slack, một trong những cài đặt đầu tiên bạn nên điều chỉnh là thông báo của bạn. Bạn nên tập trung đặc biệt vào các thông báo cho các từ có ý nghĩa đặc biệt với bạn.

Nhấp vào tên của bạn ở trên cùng bên trái và chọn Tùy chọn. Chuyển đến Cài đặt thông báo. Cuộn xuống nơi bạn thấy các từ được tô sáng. Bất kỳ từ hoặc cụm từ bạn nhập vào đây sẽ kích hoạt cảnh báo mỗi khi ai đó sử dụng chúng.

Bạn không cần sử dụng dấu ngoặc kép cho các từ nhiều hơn một từ và các từ không phân biệt chữ hoa chữ thường.

2. Tùy chỉnh thông báo kênh

Không phải mọi kênh mà bạn tham gia đều nhất thiết phải quan trọng như các kênh khác và bạn có thể không muốn nghe thấy tiếng bing, ring, ding, buzz hoặc boop mỗi khi ai đó trong kênh đề cập đến việc @everyone hét lên. Tương tự như vậy, có thể có một số kênh sử dụng các từ khóa quan trọng đối với bạn, nhưng việc sử dụng chúng trong một kênh cụ thể thì không. Bạn có thể loại trừ thông báo cho các từ khóa và cụm từ từ các kênh được chọn.

Bắt đầu bằng cách đi đến kênh bạn muốn điều chỉnh. Ở đầu trang, nhấp vào tên của kênh, sau đó chọn Tùy chọn thông báo kênh. Thực hiện điều chỉnh của bạn trong hộp xuất hiện.

3. Sử dụng @Everyone và @Channel một cách tiết kiệm

Mẹo năng suất này thiên về nghi thức Slack hơn bất kỳ tính năng hoặc tùy chọn đặc biệt nào: Sử dụng @everyone và @channel một cách tiết kiệm.

Sử dụng một trong hai chú thích này tương đương với việc gửi một vụ nổ email đến mọi người, điều mà bạn và nhóm của bạn có thể đang cố gắng tránh bằng cách sử dụng Slack ở nơi đầu tiên.

4. Thêm bí danh email Slack vào danh bạ của bạn

Tôi yêu việc các đội có thể gửi tin nhắn vào Slack bằng cách chuyển tiếp email đến một địa chỉ đặc biệt. Nhưng tôi ghét rằng các địa chỉ email là gobbledygook.

Tự mình làm bằng cách thêm các bí danh email Slack vào sổ địa chỉ của bạn và đặt cho chúng một cái tên dễ nhớ hơn. Ví dụ: nếu bạn sử dụng chuyển tiếp email để thông báo cho nhóm bảo hiểm báo chí của mình, hãy đặt tên cho địa chỉ email Slack Slack Press Co hiểm. Nếu bạn sử dụng nó để chuyển tiếp tin tức, hãy gọi nó là Slack News. Theo cách đó, khi bộ não của bạn nghĩ đến việc gửi email đến Slack, ngón tay của bạn có thể bắt đầu gõ "Slack", điều này thật hợp lý.

Tìm bí danh email của bạn (hoặc thiết lập chúng) bằng cách đi tới cài đặt Ứng dụng và Tích hợp tùy chỉnh của nhóm. Một trang mới sẽ mở ra. Chọn Cấu hình ở trên cùng bên phải. Tìm email. Để nhận địa chỉ email đã được thiết lập, chọn Chỉnh sửa cấu hình. Bạn có thể sao chép và dán bí danh từ đó.

5. Nhập / cho các lệnh và phím tắt

Bạn có thể dành nhiều thời gian để học các lệnh và phím tắt, nhưng tôi nghĩ rằng việc sử dụng thời gian tốt hơn cho người dùng không có năng lượng của Slack là chỉ cần nhớ rằng bạn có thể gõ một dấu gạch chéo về phía trước của bất kỳ tin nhắn nào và xem danh sách tùy chọn cho các lệnh.

Chọn lệnh bạn muốn từ danh sách bằng cách nhập chữ cái tiếp theo của lệnh đó.

6. Thêm lời nhắc

Khi bạn mở ra thế giới của các lệnh nhanh trong Slack, một thứ đáng để học hỏi là Nhắc nhở. Nhập "/ nhắc nhở" và để Slack nhắc bạn điền vào phần còn lại.

Bạn có thể thêm lời nhắc cho chính mình, đồng đội hoặc toàn bộ kênh. Ví dụ, bạn có thể đặt lời nhắc để thông báo cho mọi người trong nhóm của mình dọn tủ lạnh vào Thứ Sáu lúc 4:40 chiều

7. Thêm màu vào thanh bên của bạn

Nếu bạn sử dụng Slack cho nhiều nhóm hoặc mục đích, việc chuyển từ tài khoản này sang tài khoản khác có thể gây nhầm lẫn, trừ khi bạn đặt các chủ đề khác nhau cho thanh bên của mình.

Tôi khuyên bạn nên chọn các chủ đề khác biệt nhất với nhau để giúp bạn nhanh chóng và dễ dàng nhận ra bạn thuộc nhóm nào tại bất kỳ thời điểm nào.