Hãy tổ chức: đừng để sự lộn xộn kỹ thuật số hủy hoại cuộc sống của bạn

Sự lộn xộn kỹ thuật số, sự lộn xộn về thể chất, sự lộn xộn trong tình cảm. Tất cả đều gây tổn hại cho cuộc sống của bạn. Tháng Sáu Saruwatari biết về sự lộn xộn. Cô là một chuyên gia về tổ chức và năng suất, đồng thời là tác giả của một cuốn sách mới có tên Phía sau sự lộn xộn: Sự thật. Tình yêu. Ý nghĩa. Mục đích .

Cô ấy là một người phụ nữ sau trái tim của tôi. Nhiều nguyên tắc hướng dẫn của cô ấy để được tổ chức tương tự như của tôi, bắt nguồn từ các thực tiễn thông thường, như tin tưởng vào hệ thống của bạn và loại bỏ phiền nhiễu.

Tôi đã sắp xếp để phỏng vấn Saruwatari bằng Skype, nhưng tôi đã làm hỏng ngày và thời gian của cuộc phỏng vấn không chỉ một lần, mà là hai lần. Khi bạn có một chuyên mục và một cuốn sách sắp được tổ chức, như tôi làm, và bạn làm hỏng một cái gì đó đơn giản như ngày và thời gian của một cuộc họp với một chuyên gia tổ chức khác, ôi, sự mỉa mai của nó để lại một vị đắng trong miệng bạn.

Lý do tôi làm hỏng việc và điều này hoàn toàn phù hợp với công việc của Saruwatari là tôi đã có quá nhiều chuyện xảy ra trong cuộc sống, quá nhiều điều cần nhớ trong đầu. Một cái gì đó đã phải đưa ra. Gần đây tôi đã chuyển đến một tiểu bang mới, bắt đầu một lối sống mới và hiện đang chuẩn bị chuyển đến một đất nước mới. Saruwatari có thể nói rằng tôi đang cần một sự vứt bỏ tinh thần, một thực hành hàng ngày nơi cô ấy viết ra mọi việc cần làm trong tâm trí của mình, bất kể nó đã có trong danh sách nhiệm vụ của cô ấy chưa. Sự thanh trừng đó, cô tin rằng, giải phóng chúng ta không chỉ làm việc hiệu quả hơn mà còn hòa bình với chính mình.

Cuối cùng khi chúng tôi kết nối bằng Skype, Saruwatari vẫn sôi nổi, bình tĩnh và cô ấy thường xuyên cười, ngay cả khi mô tả các thủ tục trần tục hơn của việc tổ chức. Cô ấy bắt đầu cuộc phỏng vấn của chúng tôi bằng cách trả lời câu hỏi đầu tiên của tôi trước khi tôi có cơ hội hỏi nó.

Tháng Sáu Saruwatari: Triết lý của tôi về sự lộn xộn, cho dù là kỹ thuật số hay vật lý, đó là vấn đề tương tự. Mọi người có xu hướng tích lũy sự lộn xộn kỹ thuật số bởi vì họ thực sự không thể nhìn thấy nó.

Bừa bộn là công việc dang dở. Sự bừa bộn ở trong sự đồng nhất, và bạn mang nó bên mình. Nếu bạn có công cụ kỹ thuật số và bạn đã không từ bỏ nó và nó không phục vụ mục đích và bạn đã xác định rằng nó không hữu ích, thì đó là sự lộn xộn.

Công việc còn dang dở, nói về bất kỳ điều gì trong tâm trí bạn mà bạn chưa từng quan tâm, hoặc sự không tha thứ trong lòng, hoặc bất cứ điều gì mà những lá thư cảm ơn mà bạn chưa viết, sự biết ơn trong bạn trái tim không được thể hiện cũng vậy, tất cả đều lộn xộn.

Vì vậy, có cảm xúc, có tinh thần, và sau đó có sự lộn xộn kỹ thuật số. Cũng có mối tương quan giữa chúng và sự lộn xộn vật lý.

Jill Duffy: Nói thêm một chút về chi phí lộn xộn, cho dù đó là kỹ thuật số hay vật lý.

JS: Mọi người cảm thấy thất vọng, không tràn đầy năng lượng, không lạc quan, giống như họ đang ở trong một vòng xoáy đi xuống trong cuộc sống của họ. Mọi người nói với tôi rằng họ thực sự cảm thấy ngột ngạt khi họ có quá nhiều lộn xộn. Và đó có thể không chỉ là sự lộn xộn vật lý, mà là sự lộn xộn trong đầu bạn. Thật là quá sức. Bạn không thể tiến lên! Mọi người cảm thấy tê liệt, bất động, mất năng lượng.

Cho dù đó là sự lộn xộn vật lý hay kỹ thuật số, nó được kết nối với sự lộn xộn về cảm xúc và tinh thần.

JD: Trong cuốn sách của bạn, bạn có đi vào chi phí thời gian của sự lộn xộn không?

JS: Vâng, tôi có! Tôi siêu đam mê về nó. Tôi đã dạy quản lý thời gian, tôi gọi đó là mở rộng thời gian, trong nhiều năm. Tất cả đều được kết nối.

Khi bạn có sự bừa bộn, bạn sẽ mất gấp đôi thời gian để làm một cái gì đó hoặc đến một nơi nào đó. Nếu bạn nghĩ về việc ở trong một ngôi nhà, nếu lối đi lộn xộn với đồ đạc, bạn sẽ phải mất gấp đôi thời gian để đi qua cửa. Bạn thậm chí không thể đến cửa nếu có nhiều lộn xộn!

Theo cùng một cách, con đường để thực hiện một hoạt động có thể bị lộn xộn. Ví dụ, tôi đang nói chuyện với bạn và tôi muốn có một cuộc trò chuyện hấp dẫn, nhưng nếu có sự lộn xộn, sẽ có sự lộn xộn trong đầu tôi. Nếu tôi đang nghĩ về điều gì khác, tôi không thực sự có mặt với bạn trong lúc này. Vì vậy, điều đó ngăn cản chúng tôi có một cuộc trò chuyện hấp dẫn. Hàng trăm email trong hộp thư đến của tôi khiến tôi nghĩ, "Ôi trời ơi, tôi chưa có cái gì trong đó?"

Có 86.400 giây trong một ngày. Nếu ai đó đã đưa ra con số tương tự bằng đô la, thì 86.400 đô la, vào một ngày và nói với bạn, "Bạn không thể lật lại, bạn không thể quyết định sẽ làm gì với nó vào một ngày khác", bạn sẽ làm gì? Bạn sẽ đầu tư nó một cách khôn ngoan. Bạn sẽ bắt đầu xây dựng một nền tảng.

Rất nhiều người có năng suất và đam mê công nghệ bị cuốn vào các ứng dụng mới và chương trình mới, và họ quên rằng trước tiên họ phải bắt đầu với một nền tảng. 86.400 giây mỗi ngày, hoặc 168 giờ mỗi tuần, hoặc 24 giờ mỗi ngày, bạn muốn làm gì với nó?

Tôi bắt đầu với vai trò. Tôi bắt đầu với nền tảng. Các vai trò trong cuộc sống của bạn là gì? Bây giờ nghĩ về nó như một biểu đồ tròn. Bạn muốn dành bao nhiêu thời gian để chơi mỗi vai trò? Sau đó, bạn nhìn thời gian của mình như một câu đố và di chuyển mọi thứ xung quanh.

Luôn luôn có một sự mất giá. Mọi người nghĩ rằng họ có 300 giờ trong một tuần, nhưng thực sự, đó là 168.

JD: Nói gì vậy? Bạn có nhiều giờ trong một tuần như Beyonce?

JS: Obama, Madonna, Ghandi, Phật, Jesus, mọi người đều có cùng thời gian trong một tuần! Khi mọi người phàn nàn rằng họ không có đủ thời gian, tôi nói, "Dừng lại đi, " bởi vì họ đang chiến đấu với sự thật của nó .

Sự thật, tình yêu, ý nghĩa, mục đích. Khi tôi làm việc với mọi người về thời gian của họ, tôi hỏi, "Thực sự, bạn đang làm gì với 168 giờ của bạn?" Đầu tiên họ cần tìm hiểu tại sao họ cảm thấy họ bị thâm hụt và tại sao họ cảm thấy quá tải. Sau đó tôi hỏi lý tưởng là gì? Bạn muốn ở đâu với 168 giờ?

Đây là triết lý: Khi bạn tạo ranh giới rõ ràng về thời gian của mình, bạn sẽ vô biên trong khoảng thời gian đó. Khi bạn tạo ranh giới rõ ràng trên công cụ, bạn có thể vô biên trong không gian đó.

Những gì chúng ta làm là đặt ra một ý định. Vì vậy, ví dụ: "Trong giờ này, tôi sẽ chuẩn bị danh sách việc cần làm để đến Ấn Độ." Và những gì xảy ra là nó không mất năm giờ. Phải mất một giờ vì bạn đặt ra ý định đó.

JD: Vì vậy, đó là về việc tạo cho mình một giới hạn thực tế, và sau đó làm việc trong giới hạn đó.

JS: Vâng. Giới hạn thực tế, hoặc bất cứ điều gì là ý tưởng của bạn về thực tế. Mọi người đều có ý tưởng riêng của mình về điều đó có nghĩa là gì. Khi bạn tạo ra thời gian đó và bạn dành riêng cho nó, bạn tập trung vào nó.

JD: Mọi người thấy gì khi họ muốn dành ít thời gian hơn, một khi họ thực sự nhìn vào cách họ dành thời gian?

JS: Một số ví dụ đang đi vào lỗ thỏ của phương tiện truyền thông xã hội. Ngoài ra, kiểm tra email trong suốt cả ngày. Tốt hơn là nên làm một lần vào buổi sáng, có thể một lần vào buổi chiều sau khi bạn trở về từ bữa trưa và một lần vào cuối ngày.

Một số khác là gián đoạn. Trong một văn phòng, rất nhiều người bị gián đoạn nếu bạn có chính sách mở cửa và tôi luôn nói rằng bạn phải dạy mọi người cách đối xử với bạn. Tôi đã nói đùa với một trong những khách hàng của mình rằng mọi người cần lấy một số trước khi họ đến văn phòng của cô ấy, thay vì chỉ xông vào.

Đó là tất cả về việc có hệ thống. Nếu bạn bị gián đoạn trong công việc và bạn là người quản lý, bạn cần dạy mọi người làm việc cho bạn tôn trọng thời gian của bạn, có thể bằng cách đóng cửa. Bạn có thể có giờ làm việc, như thể bạn là một giáo sư, có thể nói từ 10:00 đến 12:00, tôi mở cửa cho bất kỳ ai có câu hỏi, nhưng từ 2:00 đến 3:30, tôi sẽ làm đọc và nghiên cứu.

Dành thời gian riêng của bạn như thể đó là một cuộc họp với người khác.

JD: Đó là một mẹo tuyệt vời, để đối xử với thời gian của bạn như thể đó là một cuộc họp.

JS: Có, hoặc một cuộc hẹn với bác sĩ. Nó cũng quan trọng như vậy.

JD: Một số ứng dụng và dịch vụ trực tuyến yêu thích của tôi là những ứng dụng hoạt động vô hình và không cần tôi phải hành động, chẳng hạn như IFTTT, RescueTime và EasyDo. Bạn có bất kỳ ứng dụng yêu thích nào giúp bạn tối đa hóa thời gian của bạn hoặc giữ cho thời gian của bạn quý giá không?

JS: Nhắc nhở là tuyệt vời. Nó giống như có một trợ lý cá nhân ảo. Triển vọng cũng vậy. Đó là một hệ thống thử và đúng. Bạn có thể thiết lập một cảnh báo. Bạn có thể báo lại nó. Bạn có thể chuyển tiếp nó cho người khác để chăm sóc nó. Tôi thích nó.

Tôi cố gắng giữ nó đơn giản nhất có thể và không có quá nhiều chương trình. Như bạn có thể nói, tôi giống như một đứa trẻ theo một số cách, và nếu nó quá phức tạp, tôi cảm thấy buồn chán, và tâm trí của tôi đi đến một nơi khác.

Đây là một ví dụ: quét ứng dụng. Tất cả các chương trình quét tuyệt vời này được phát hành mỗi ngày. Tôi đã có bốn cái mà tôi đang điều tra và tôi chỉ muốn tìm thứ gì đó để tôi có thể thoát khỏi một trong những thiết bị của mình. Tôi đã tìm thấy một cái ngay lập tức, vì vậy với những cái khác, tôi đã không mất quá nhiều thời gian để thử chúng. Khi tôi thử những cái khác, ngay khi tôi nhận ra nó không phải dành cho tôi, hãy xóa đi!

Nếu bạn đang điều tra các ứng dụng khác nhau và các hệ thống khác nhau và bạn thấy một cái gì đó không phù hợp với mình, bạn cần xóa nó, ngay cả khi bạn đã trả tiền cho nó. Tập trung vào thứ mà bạn cảm thấy đang cộng hưởng với bạn, và đưa nó đi suốt. Điều xảy ra với nhiều người là hai tuần sau, họ thử thứ khác, và sau đó một lần nữa họ có sự lộn xộn kỹ thuật số.

JD: Tôi đã nhận thấy mô hình tương tự. Những người yêu thích công nghệ muốn thử mọi thứ mới hơn là chọn một ứng dụng và tận tâm sử dụng nó. Họ không xem đó là một khoản đầu tư trong thời gian của họ.

JS: Họ không để nó đi! Tôi sẽ nhìn vào điện thoại lộn xộn của ai đó và họ sẽ có những ứng dụng mà họ đã tải xuống một năm trước và chưa từng sử dụng. Tôi nói với họ, "Xóa, xóa, xóa!"

Mọi người sợ xóa các chương trình họ đã mua. Nhưng nó sẽ quay trở lại nếu họ cần.

Một chương trình khác mà tôi yêu thích là PaperKarma. Nếu bạn nhận được thư rác thực tế, bạn chỉ cần chụp ảnh nhãn thư bằng mã vạch và họ đưa bạn ra khỏi danh sách. Sau đó, nó trở lại với bạn và nói, "Thành công!" khi nó hoạt động

JD: Tôi muốn quay lại Outlook một chút. Bạn nói bạn sử dụng nhắc nhở rất nhiều. Bạn có thể đưa ra một ví dụ về một ngày và những loại điều bạn đưa vào như lời nhắc nhở, những khối thời gian dành cho, v.v.

JS: Vâng, hãy bắt đầu với cách những lời nhắc đó vào trong đó. Vào đầu mỗi ngày, bạn muốn thực hiện một cú vứt bỏ tinh thần tất cả những điều trong đầu mà bạn phải làm. Đừng phân loại vừa. Vào cuối hai hoặc ba phút, bạn có thể có 25 thứ ở đó. Sau đó, dựa trên trực giác của bạn và bạn đang ở đâu hôm nay, hãy chỉ định ngày cần làm cho từng người, vì vậy bạn đang cam kết với nó. Sau đó, bạn phải thiết lập một số danh mục cho danh sách nhiệm vụ của mình và bạn sẽ chỉ định một danh mục cho từng danh mục. Đó là một phần của nó.

Sau đó, phần khác là khi bạn thiết lập lịch trình của mình, bạn phải có ranh giới rõ ràng cho thời gian của mình. Vào đầu và cuối mỗi ngày, bạn muốn xem danh sách việc cần làm của mình và ưu tiên những việc bạn muốn hoàn thành. Hãy nói với bạn là một nhà văn, bạn có "Viết hoặc nghiên cứu" như là một thể loại. Bạn có thể không làm nhiệm vụ đó mỗi ngày. Bạn chỉ có thể làm điều đó vào thứ ba và thứ năm.

JD: Có vẻ như việc bán phá giá tinh thần có nghĩa là giải phóng sự lộn xộn của não bộ, để loại bỏ những thứ đó ra khỏi tâm trí bạn, rời khỏi ngực bạn, đưa chúng xuống, và sau đó xử lý chúng từng cái một cách có tổ chức và có hệ thống.

JS: Vâng. Và đây là điều quan trọng nhất: Tôi không muốn bạn đi và kiểm tra xem bạn đã có nhiệm vụ đó trong danh sách chưa. Toàn bộ quan điểm là bán phá giá tinh thần. Nếu bạn viết ra một cái gì đó và thấy nó đã có trong danh sách nhiệm vụ của bạn 10 lần, và điều đó thật điên rồ! Tiết lộ cho thấy bạn đã nghĩ về nó bao nhiêu lần. Bây giờ là về việc phát triển một hệ thống để ghi nhớ nhiệm vụ và hoàn thành nó, và tin tưởng rằng hệ thống sẽ hoạt động cho bạn, rằng bạn có thể dựa vào hệ thống đó, mà bạn có thể tin tưởng vào nó.

Điều số một là tìm ra hệ thống phù hợp với bạn. Hãy quên những gì mọi người đang làm.

Tôi ước rằng mọi người có thể thực hiện cai nghiện kỹ thuật số trong một tuần để tìm ra điều gì thực sự quan trọng. Điều gì xảy ra khi bạn ngập trong công cụ là mọi thứ trở nên "quan trọng".

Di sản của bạn là gì? Tại sao bạn ở đây trên trái đất? Nếu bạn là người quản lý tại một công ty hoặc một doanh nhân, mục tiêu hay sứ mệnh của bạn là gì? Bạn bị cuốn vào việc làm việc hiệu quả vì mục đích làm việc hiệu quả đến nỗi bạn đánh mất ý định, lý do tại sao bạn làm việc gì đó.

Nó rất đơn giản! Bạn có thích thời gian mà bạn đang dành không? Sự thật của vai trò mà bạn đang chơi là gì? Sự thật về thời gian mà bạn đang chi tiêu là gì? Nó có ý nghĩa với bạn không? Đôi khi chúng ta dành thời gian cho những thứ có ý nghĩa đối với người khác và chúng ta phải biết mục đích của nó là gì. Sự thật, tình yêu, ý nghĩa, mục đích. Nó rất đơn giản.

JD: Tại sao bạn nghĩ rằng có rất nhiều người gặp khó khăn khi quay trở lại tuyên bố sứ mệnh hoặc mục đích của họ?

JS: Bởi vì chúng bị ngập trong sự lộn xộn.

Tôi nói với mọi người dừng lại, và kiểm tra với sự thật, tình yêu, ý nghĩa và mục đích của họ, và có sự cảnh giác liên tục. Không lộn xộn, mọi thứ trở nên rất rõ ràng.

JD: Nếu bạn có thể khuyến khích các chuyên gia bận rộn từ bỏ một loại lộn xộn hoặc một thứ làm xáo trộn cuộc sống của họ, bạn sẽ khuyên họ điều gì?

JS: Có hộp thư đến của bạn bằng không.

JD: Bạn sẽ khuyên họ không có tin nhắn nào, hoặc bạn sẽ khuyên họ từ bỏ mục tiêu đó?

JS: Tôi đã nói với một khách hàng, "Nếu bạn có thể xóa hộp thư đến của mình và nhận được nó ở các tin nhắn số 0 vào cuối ngày, bạn sẽ cảm thấy như một triệu đô la." Ý tôi là, đó là có một hệ thống để bạn có thể xem tin nhắn, chạm vào nó và quyết định xem đó có phải là thứ bạn sẽ phản hồi hay không, hoặc quyết định rằng bạn sẽ đọc nó sau và đưa nó vào Đọc thư mục hoặc quyết định rằng bạn sẽ hủy đăng ký khỏi danh sách. Tôi nghĩ đó là điều duy nhất cho sự lộn xộn kỹ thuật số. Nếu các chuyên gia có thể đưa hộp thư đến của họ về 0, tôi nghĩ đó là một mục tiêu tuyệt vời. Và tôi không có nghĩa là bạn sẽ hành động trên mọi thứ. Tôi chỉ nghĩ rằng nó sẽ giúp bạn giải tỏa tinh thần để bạn chuẩn bị cho bất cứ điều gì trong ngày dành cho bạn, hoặc về nhà và có mặt đầy đủ và tham gia vào gia đình bạn, hoặc nếu bạn đang hẹn hò, tham gia đầy đủ với đối tác của bạn. Đó là một thực hành tinh thần, tinh thần, cảm xúc.