Tổ chức: dịch vụ đồng bộ hóa tệp để giải cứu

Nội dung

• Nhận tổ chức: Dịch vụ đồng bộ hóa tệp để giải cứu
• Mẹo để đồng bộ hóa tập tin

Những người lộn xộn và vô tổ chức sẽ mãi mãi bỏ lại những điều quan trọng phía sau. Bài thuyết trình đó bạn cần cho hội nghị? Đó là tại văn phòng trên máy tính để bàn của bạn. Những hình ảnh trong bữa tiệc sinh nhật đầu tiên của Mickey mà bạn dự định cho bà xem khi đến thăm? Họ vẫn còn trên máy tính xách tay của bạn, mà đang ngồi 300 dặm ở nhà trên chiếc ghế dài.

Các nhà công nghệ, thay vì tuyệt vời, đã giải quyết vấn đề này cho những người bị thất vọng. Câu trả lời là đồng bộ hóa tệp và có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ này miễn phí.

Mặc dù các dịch vụ đồng bộ hóa tệp sẽ không thay đổi tính cách của bạn và biến bạn thành một cá nhân gọn gàng và tỉnh táo, chúng có thể hoạt động như một mạng lưới an toàn, giúp bạn tránh hậu quả tai hại cho sự vô tổ chức của mình.

Đồng bộ hóa tệp là gì?

Mục đích của dịch vụ đồng bộ hóa tệp là cung cấp cho bạn quyền truy cập vào tất cả các tệp hiện tại, quan trọng nhất của bạn từ bất kỳ máy tính hoặc thiết bị kết nối Internet nào, như điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của bạn mọi lúc, mọi nơi. "Hiện tại" trong trường hợp này có nghĩa là các tệp bạn có thể cần truy cập một cách hợp lý trong tương lai gần, thay vì các tài liệu ở trạng thái hoàn thành mà bạn thực sự phải lưu trữ (Tôi sẽ viết thêm về cách lưu trữ trong một bài viết trong tương lai) . Và các tập tin có thể là bất cứ điều gì từ tài liệu, hình ảnh đến âm nhạc.

Đây là cách nó hoạt động: Bạn đăng ký tài khoản với dịch vụ đồng bộ hóa tệp (miễn phí hoặc có phí đăng ký; tôi sẽ đặt tên cho các dịch vụ cụ thể sau đó một chút), cài đặt phần mềm đồng bộ hóa tệp trên máy tính của bạn và quyết định tệp nào hoặc các thư mục bạn muốn đồng bộ hóa. Khi các tệp được đánh dấu để đồng bộ hóa, dịch vụ sẽ tạo một bản sao của chúng và lưu trữ chúng trực tuyến, và đây là phần quan trọng từ đây trở đi, nó cập nhật bản sao bất cứ khi nào bạn thay đổi tệp cục bộ. Bây giờ, bất cứ khi nào bạn đăng nhập vào dịch vụ, cho dù từ điện thoại thông minh hoặc máy tính của người khác thông qua trang web của dịch vụ đồng bộ hóa tệp, bạn sẽ có quyền truy cập vào tài liệu của mình.

Chi tiết về cách thức hoạt động của các dịch vụ có thể thay đổi một chút, nhưng tiền đề cơ bản là bất cứ khi nào bạn thay đổi tệp, bản sao đã thay đổi sẽ được lưu trực tuyến và bất cứ khi nào bạn đăng nhập vào dịch vụ - cho dù thông qua trang web hoặc chỉ bằng cách tự đăng nhập thông qua phần mềm đã cài đặt trên máy tính hoặc thiết bị di động của bạn - dịch vụ sẽ đảm bảo bạn đang xem bản sao gần đây nhất. Dịch vụ "đồng bộ hóa" bản sao gần đây nhất của mọi tệp cho tất cả các thiết bị bạn sử dụng để truy cập chúng. Một số dịch vụ cũng lưu các phiên bản lưu giữ lịch sử thay đổi của bạn, lên đến một số nhất định. Bằng cách này, bạn không phải lo lắng về việc lưu các bản sao tài liệu "phiên bản 1" và "phiên bản 2". Dịch vụ đồng bộ hóa tệp sẽ tự động làm điều đó.

Lý do một dịch vụ đồng bộ hóa tệp giúp bạn cảm thấy ngăn nắp hơn là vì nó khiến việc để lại một tệp phía sau rất khó khăn. Bạn không cần phải liên tục gửi email cho mình tài liệu mà bạn đang làm việc. Miễn là bạn có kết nối Internet, bạn có thể truy xuất công việc của mình. Hầu hết các dịch vụ cũng có một số mức chia sẻ, cho phép bạn dễ dàng gửi tệp cho người khác xem và một số có tính năng cộng tác để nhiều người có thể tải tệp lên một nơi được chia sẻ.

Các trường hợp sử dụng để đồng bộ hóa tệp

Đôi khi thật khó để tưởng tượng tại sao bạn lại cần một dịch vụ cụ thể cho đến khi bạn nghe về cách người khác đang sử dụng. Dưới đây là một số ví dụ:

Kinh doanh bận rộn chuyên nghiệp. Bất cứ ai thậm chí làm một chút công việc chuyên môn của họ từ nhà của mình hoặc một ngày nào đó có thể cần phải có thể tưởng tượng ra sự hữu ích của dịch vụ đồng bộ hóa tệp. Hãy tưởng tượng thời tiết xấu ngăn cản bạn đi làm, nhưng bạn cần hoàn thành một dự án để đáp ứng thời hạn. Và bản sao mới nhất của dự án sống tại địa phương trên máy tính văn phòng của bạn. Với dịch vụ đồng bộ hóa tệp tại chỗ, bạn có thể lấy dự án đó trong vài giây.

Du khách. Khách du lịch thường xuyên không muốn mang theo máy tính xách tay cồng kềnh có thể đảm bảo tất cả các tệp của họ có sẵn cho họ bất kể họ đăng nhập ở đâu. Khách du lịch cũng có thể đồng bộ hóa ảnh họ chụp và xuất hiện trên máy tính ở nhà của họ gần như ngay lập tức.

Người nộp đơn. Tôi đã sử dụng một dịch vụ đồng bộ hóa tệp gần đây trong khi trải qua quá trình ứng dụng dài có sự tham gia của nhiều bên. Bất cứ khi nào tôi nhận được một tài liệu, tôi quét nó và lưu nó vào một dịch vụ đồng bộ hóa. Sau đó, khi một trong các bên liên lạc với tôi để yêu cầu một bản sao của một cái gì đó, tôi gần như không bao giờ phải fax hoặc sao chụp và gửi thư bất cứ điều gì. Thay vào đó, tôi có thể nhấn nút và gửi tài liệu cho bất cứ ai cần chúng, bất kể tôi ở nhà, tại nơi làm việc hay ở nơi khác.

Sinh viên. Sinh viên làm việc trên luận văn, bài tiểu luận hoặc bất kỳ loại dự án nào cũng có thể lưu tài sản của họ vào đám mây đồng bộ hóa tệp và có thể nhận được bất cứ khi nào ý tưởng xuất hiện. Những người giữ một máy tính ở nhà, có thể chia sẻ nó với bạn cùng phòng và sử dụng máy tính công cộng tại thư viện hoặc phòng thí nghiệm máy tính chắc chắn sẽ được phục vụ tốt để đồng bộ hóa công việc của họ.

Người gửi email. Nếu bạn có thói quen gửi email cho chính mình để chúng sẽ được lưu trực tuyến để dễ truy cập, hãy để tôi đảm bảo với bạn rằng bạn là ứng cử viên chính cho dịch vụ đồng bộ hóa tệp. Chúng là bằng chứng ngu ngốc hơn nhiều so với phương pháp email ad-hoc. Và các tệp đính kèm email có thể làm tắc nghẽn các hộp thư giới hạn lưu trữ.