Tổ chức: làm thế nào để tránh quá tải email

Phần cuối cùng của câu đố tổ chức và một người có xu hướng sợ hãi nhất là quản lý email.

Như với quản lý thư mục và quy ước đặt tên tệp, quản lý email yêu cầu một giải pháp lối sống. Bạn cần phát triển các quy tắc và nguyên tắc mà bạn có thể sống với mỗi ngày. Hãy nhớ rằng giữ tổ chức tương tự như duy trì chế độ ăn kiêng và chế độ tập thể dục. Không làm như vậy và đối xử với tổ chức như đó là một dự án làm sạch mùa xuân một ngày tương tự như thực hiện chế độ ăn kiêng. Bất kỳ kết quả bạn nhìn thấy sẽ rất ngắn.

Trước khi bạn đi sâu vào dự án sắp xếp lại email của mình, hãy dành một chút thời gian để nhận ra rằng bạn không cần phải hoàn hảo. Mục tiêu là đưa ra các quy tắc sống mà bạn có thể tuân thủ một cách hợp lý và điều đó làm cho công việc hoặc cuộc sống cá nhân của bạn dễ dàng hơn, năng suất hơn và tốt hơn. Nếu cài đặt trình cắm Microsoft Outlook mới tiện lợi là thứ sẽ châm ngòi cho công cụ dọn dẹp hộp thư đến của bạn, hãy thử Xobni (miễn phí, phiên bản $ 29, 99 Plus, 4 sao), lập chỉ mục các tệp của bạn hoặc Evernote cho Windows Premium ($ 45 mỗi năm, 4, 5 sao), cho phép bạn gửi email đến Evernote của bạn, nơi bạn có lợi ích về khả năng tìm kiếm nổi bật của phần mềm đó.

Xem phần dưới của hộp

Khoảnh khắc tôi nhận ra mình cần một cách tiếp cận có hệ thống với email là lần đầu tiên tôi mở hộp thư đến và có hơn ba trang chỉ ngồi đó. Hầu hết các tệp đã được đánh dấu là "đã đọc", nhưng vì tôi đã không hành động trên chúng, tôi đã để chúng trong hộp thư đến. Tôi nhớ cảm giác choáng ngợp và nghĩ rằng nếu tôi không bắt đầu vứt bỏ email trong giây lát, vấn đề sẽ trở nên tồi tệ hơn trong vòng một giờ, và chắc chắn sẽ không thể chịu đựng được vào sáng hôm sau.

Kết quả là, tôi đặt ra một mục tiêu đơn giản cho bản thân: Luôn có thể nhìn thấy cả đáy hộp thư đến của mình. Nói cách khác, tôi muốn có thể xem các mục cho tin nhắn nhận được gần đây nhất và tin nhắn cũ nhất trong một màn hình.

Tôi không giữ bản thân mình theo tiêu chuẩn này mỗi ngày. Đó sẽ là bệnh thần kinh và phản tác dụng. Nhưng tôi thực sự muốn nhìn thấy phần dưới của hộp thư đến của mình trước khi tôi nghỉ làm mỗi ngày và nếu điều đó thất bại, ít nhất là vào thứ Sáu. Tôi cũng tỉnh táo về tình trạng quá tải email khi tôi bị ốm một ngày hoặc nghỉ làm. Sau khi tôi trở về sau kỳ nghỉ, tôi dành cho mình ít nhất một tuần để bắt kịp email và cố gắng không căng thẳng về điều đó trong một hoặc hai ngày đầu trở lại văn phòng.

Tháng này qua tháng khác

Cách tôi quản lý tài khoản email doanh nghiệp của mình giống hệt như cách tôi quản lý các tệp điện tử của mình vào các thư mục. Tất cả mọi thứ đi vào một thư mục.

Đầu tiên, tôi tạo một vài thư mục cơ bản theo dự án, chẳng hạn như Dự án A, B và C. Trong mỗi thư mục dự án, tôi tạo các thư mục con cho mỗi tháng, được gắn nhãn năm và hai chữ số, viết tắt chữ cái tháng. Ví dụ: thư mục cho tháng 6 năm 2011 có tên 1106_JUN.

Khi có email mới, họ thường ngồi trong hộp thư đến của tôi trong vài giờ, một ngày, thậm chí có thể một hoặc hai tuần. Nhưng họ không bao giờ áp đảo tôi vì tôi có một hệ thống giúp giữ mọi thứ ở mức có thể quản lý được. Dưới đây là các quy tắc cho hệ thống của tôi. Chúng có thể không phù hợp với bạn, nhưng chúng có thể cung cấp một ví dụ về một giải pháp. Điều chỉnh giải pháp của riêng bạn với các quy tắc phù hợp với lối sống của bạn.

Quy tắc 1. Nếu email không yêu cầu hành động (bao gồm đọc lại), tôi sẽ vứt nó ngay lập tức.

Quy tắc 2. Nếu một email rất quan trọng, có nghĩa là nó yêu cầu hành động sắp xảy ra hoặc đọc lại sâu và có thể là một thư trả lời, nó sẽ ở trong hộp thư đến cho đến khi tôi hành động. Nó có thể ở trong hộp thư đến một tháng. Sau một tháng, tôi phải hành động. Đó là hạn chót. Khi tôi đã thực hiện hành động, email sẽ được gửi đến thư mục tương ứng.

Quy tắc 3. Nếu email chứa thông tin tôi cần, nhưng không yêu cầu hành động ngay lập tức, nó sẽ được chuyển đến thư mục tương ứng vào cuối ngày hoặc cuối tuần nếu tôi bận. Nếu tôi sợ tôi sẽ quên hành động vì nó không hiển thị ngay trong hộp thư đến, tôi có thể tạo một mục lịch như một lời nhắc. Các email phải được nộp trong một thư mục. Không có ngoại lệ.

Quy tắc 4. Chiều thứ sáu, tôi dành cho mình 10 đến 20 phút để sắp xếp mọi thứ trong hộp thư đến và có thể hành động theo các mục không yêu cầu phản hồi dài. Khi tôi rời khỏi văn phòng, tôi sẽ có thể nhìn thấy một hoặc hai inch khoảng trắng ở phía dưới (phòng để lấp đầy lại vào cuối tuần).

Quy tắc 5. Sau một năm, lưu trữ nó hoặc tặc lưỡi. Tôi có xu hướng giữ dữ liệu email trong khoảng một năm và lưu trữ mọi thứ khác, điều này cực kỳ dễ thực hiện khi thông tin của bạn được sắp xếp vào các thư mục theo tháng và năm.

Một phương pháp tổ chức khác đã được phổ biến trở lại vào ngày làm giấy tờ vật lý là tạo 31 thư mục, được gắn nhãn bằng số, với mỗi số tương ứng với một ngày trong tháng. Thay vì tạo danh sách việc cần làm hàng ngày, bạn phải nộp giấy tờ và lời nhắc (và thẻ sinh nhật và hóa đơn để thanh toán, v.v.) trong các thư mục tương ứng với ngày hành động thích hợp. Khi ngày đến, bạn mở thư mục và bây giờ được giao nhiệm vụ chăm sóc bất cứ thứ gì bên trong.

Một phương pháp khác là ngăn xếp. Nếu bạn sử dụng một công cụ quản lý dự án như Basecamp (miễn phí, 4 sao và Biên tập viên), bạn không bao giờ cần lưu email liên quan đến các dự án được quản lý trong hệ thống đó. Basecamp làm điều đó cho bạn. Rất nhiều người sử dụng tính năng ngăn xếp trong cuộc sống email cá nhân của họ bằng cách dành một tài khoản dựa trên web cho danh sách và danh sách gửi thư trong khi bảo lưu tài khoản khác để liên lạc với bạn bè và gia đình. Tại sao không sử dụng khái niệm tương tự trong kinh doanh?

Thoát khỏi lo lắng về email

Tôi không có nghĩa là ủng hộ rằng hệ thống của tôi hoặc hệ thống thư mục 31 ngày phù hợp với tất cả mọi người. Hệ thống của tôi hoạt động với tôi vì tôi có xu hướng nhớ mọi thứ dựa trên thời điểm chúng xảy ra. Ngoài ra, tôi thực sự mong đợi vài phút vào cuối mỗi tuần khi tôi thực hiện một lần trên hộp thư đến. Cuối cùng, mục tiêu cơ bản là luôn có thể nhìn thấy đáy hộp thư đến của tôi mang lại cho tôi sự thoải mái. Nhìn thấy thông tin chảy ra ngoài một màn hình trực quan đánh vào một số điểm bùng phát trong tôi. Cảm giác không thể chịu đựng được, như tôi không thể tìm thấy bất cứ thứ gì và tôi sẽ không bao giờ tìm đường ra.

Tuy nhiên, những người khác có thể cảm thấy lo lắng khi phải quản lý hơn một tá thư mục hoặc đáp ứng thời hạn tự gây ra. Nó có thể hiệu quả hơn cho bạn để có thể xem thư của bạn trong một ô duy nhất, cuộn. Có nguy cơ trở nên quá nhạy cảm, không nên viết ra những điều khiến bạn cảm thấy quá tải vì nếu bạn có thể xác định những gì bạn không muốn trong email của mình, bạn có thể tạo các quy tắc và hướng dẫn để ngăn chặn nó

Bất cứ hệ thống tổ chức nào bạn tạo ra cho bản thân hoặc doanh nghiệp của mình, hãy tập trung vào thói quen giống như lối sống và các quy tắc chung. Bạn không cần phải hoàn hảo mỗi ngày. Bạn chỉ cần đưa ra một hệ thống sẽ giúp bạn đi đúng hướng.

Đi đường

Những ý tưởng quan trọng cần lấy từ bài viết này là:

1. Có một lượng email có thể quản lý sẽ giúp cuộc sống công việc của bạn trở nên dễ dàng và tốt hơn.

2. Trong việc phát triển các nguyên tắc xử lý email, hãy tập trung vào thói quen lối sống hơn là các quy tắc khó và nhanh.

3. Xác định cách bạn sẽ xử lý email hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng cũng như tần suất bạn sẽ lưu trữ dữ liệu email.

4. Tìm hiểu những gì bạn không muốn từ email của mình và sau đó tạo thói quen ngăn chặn nó xảy ra.