Tổ chức: làm thế nào để tránh mất thời gian email

Email tàn phá năng suất và hầu như không ai nhận ra mình tệ đến mức nào. Lượng thời gian mọi người dành cho các chương trình email là đáng kinh ngạc, lơ lửng gần 30% mỗi ngày. Có một cách để có một xử lý về nó, mặc dù. Và bạn thực sự có thể đánh bại vấn đề email mà không nhất thiết phải giảm tổng thời gian bạn dành cho email. Giải pháp, mà tôi chia sẻ dưới đây, bản lề trước tiên hiểu vấn đề tốt hơn.

Email tệ hơn Facebook

Theo nghiên cứu, email tệ hơn năng suất của bạn so với Facebook, và vấn đề là mọi người không nhận ra họ dành bao nhiêu thời gian trong email.

Robby Macdonell, phó chủ tịch phát triển sản phẩm tại RescueTime, đồng ý, dựa trên những gì anh nhìn thấy và nghe thấy từ người dùng. RescueTime là một công cụ quản lý thời gian theo dõi các ứng dụng và trang web bạn sử dụng trong khi trên máy tính và thiết bị di động. Sau đó, nó tạo ra các báo cáo cho thấy cách bạn dành thời gian.

Tôi đã hỏi Macdonell những xu hướng năng suất mà anh ấy và các đồng nghiệp của anh ấy tại RescueTime thấy khi họ xem xét dữ liệu được thu thập từ người dùng của họ. "Xu hướng lớn nhất mà chúng ta thấy là thời gian của mọi người có xu hướng bị chi phối bởi các ứng dụng giao tiếp. Email cụ thể là email mà trong dữ liệu của chúng tôi luôn ở gần đầu."

"Một điều chúng tôi nghe được từ những người đăng ký RescueTime là, 'Tôi sợ phải xem dữ liệu nói gì vì tôi không muốn xem tôi dành bao nhiêu thời gian cho Facebook hoặc Reddit.' Thông thường, một tuần sau, họ nói, 'Nó không tệ như tôi nghĩ, nhưng trời ơi, tôi dành rất nhiều thời gian trong email, "Macdonell nói thêm.

Tại sao Email 'Xấu?'

Vậy tại sao email xấu, chính xác? Một số chuyên gia năng suất nói rằng đó là vì email là "công việc về công việc" chứ không phải bản thân công việc thực tế. Một lập luận khác, có lẽ chính xác hơn, đó là email liên tục làm gián đoạn chúng tôi. Lượng thời gian chúng tôi dành cho email không phải là vấn đề. Đó là thời gian được lan truyền trong suốt cả ngày.

Công nhân tri thức đặc biệt cần thời gian tập trung không bị gián đoạn để hoàn thành công việc thực sự quan trọng. "Hầu hết mọi người đều nhấn mạnh đến thực tế rằng email là hoạt động sẽ kéo bạn ra khỏi suy nghĩ sáng tạo đó liên tục trong suốt cả ngày, " Macdonell nói.

Đọc email nhiều hơn một lần sẽ khiến bạn quá tải và mệt mỏi, theo Mikael Berner, CEO của EasDo, một ứng dụng tự động hóa các khía cạnh nhỏ trong cuộc sống của bạn để giúp bạn giải phóng thời gian. Khi chúng tôi kiểm tra email trong suốt cả ngày, chúng tôi thực sự không xử lý email hoặc chăm sóc nó, và những giây đó làm tăng thêm thời gian lãng phí. "Nếu bạn định mở một email, hãy làm gì đó với nó, chẳng hạn như trả lời nó, hoặc xóa nó, hoặc gửi nó đi. Thậm chí đừng mở email trừ khi bạn có thể xử lý nó ngay lúc đó."

Hơn nữa, các hệ thống liên lạc được thiết kế để thông báo cho bạn khi có tin nhắn mới. "Họ đang làm phiền bạn với các thông báo mọi lúc", Macdonell nói. "Ngày càng hiếm khi bạn có được hơn một vài phút trước khi bạn bị cuốn vào một số hoạt động khác." Ngay cả khi bạn không đọc đầy đủ mọi email đến trong hộp thư đến của mình, sự chú ý của bạn sẽ được chia khi bạn nhận được thông báo rằng một email mới đã đến. Và ngay cả khi bạn không bật thông báo, bạn vẫn phá vỡ sự tập trung của chính mình mỗi khi bạn kiểm tra hộp thư đến để xem có ai đang cố gắng gửi email cho bạn về một vấn đề cấp bách hay không.

"Nó không giống như 30 phần trăm thời gian của ai đó được dành cho email vào đầu ngày và sau đó phần còn lại của ngày được dành để làm những việc khác", ông nói. "Nó rất dàn trải, điều đó cho thấy bạn liên tục bị gián đoạn."

Cách chống email

Bạn có thể thoát khỏi email và trở lại với công việc thực tế, chăm chỉ. Nó có thể được thực hiện chỉ trong một vài tuần và trong năm bước đơn giản.

1. Cài đặt chương trình theo dõi thời gian, chẳng hạn như RescueTime hoặc Toggl và để chương trình theo dõi lượng thời gian bạn dành cho email mỗi ngày và khi nào. Đảm bảo tất cả các ứng dụng email và trò chuyện của bạn được phân loại chính xác là liên lạc.

2. Đợi khoảng hai tuần để bạn có đủ dữ liệu. Sau đó, chọn một ngày ngẫu nhiên và xem báo cáo hàng giờ của bạn. Bạn đang trong tình trạng tốt nếu việc sử dụng liên lạc của bạn tập trung vào một hoặc hai lần trong ngày. Bạn đang ở trong tình trạng xấu và cần phải thay đổi nếu các ứng dụng giao tiếp của bạn sử dụng được trải ra trong các lát nhỏ trong suốt cả ngày, như trong hình dưới đây.

Mục tiêu không nhất thiết là giảm số giờ bạn dành cho email. Mục tiêu là làm cho việc sử dụng email ít lan rộng hơn và tập trung hơn để các báo cáo của bạn trông giống như thế này:

3. Dựa trên các mẫu của bạn, xác định một hoặc hai lần trong ngày khi bạn sẽ không kiểm tra email. Đối với nhiều người, buổi sáng, cho đến khoảng một giờ trước khi nghỉ giữa ngày của bạn và buổi chiều, bắt đầu khoảng một giờ sau khi nghỉ giữa ngày của bạn, là thời gian lý tưởng. Trong những khoảng thời gian đó, hãy đóng các ứng dụng email và chặn webmail bằng cách cài đặt một công cụ không bị phân tâm như StayF Focusd. Nếu bạn có tài khoản RescueTime Premium, bạn có thể sử dụng các công cụ của nó để tự chặn truy cập webmail.

4. Tương tự như vậy, chọn thời điểm bạn sẽ kiểm tra email. Giả sử thời gian tập trung không phải email của bạn sẽ từ 9:00 sáng đến 11:30 sáng và phiên email của bạn sẽ từ 11:30 đến giờ ăn trưa. Nếu đó là 11:10 và bạn cảm thấy muốn kiểm tra email, việc ngăn chặn email sẽ dễ dàng hơn nếu bạn có thời gian định trước khi bạn sẽ mở hộp thư đến đó.

5. Nếu bạn hoang tưởng rằng một tin nhắn khẩn cấp và quan trọng sẽ đến trong khi bạn đang cố gắng làm việc, hãy thiết lập hệ thống cảnh báo VIP. Người dùng iOS đã tích hợp sẵn ứng dụng Mail của họ. Nếu bạn không sử dụng iOS hoặc bạn muốn có một hệ thống cảnh báo VIP có nhiều tùy chọn và tùy chỉnh hơn, hãy thử AwayFind. Trong cả hai trường hợp, bạn có thể nhận được một cảnh báo, chẳng hạn như thông báo đẩy trên điện thoại hoặc thậm chí là tin nhắn văn bản, khi một người rất quan trọng gửi email cho bạn. Điều đó có nghĩa là bạn chỉ có thể kiểm tra email nếu bạn nhận được thông báo, điều này hy vọng sẽ hiếm khi xảy ra. Tất cả các email khác có thể chờ đợi.

Một mẹo khác mà cá nhân tôi sử dụng là trì hoãn mở các ứng dụng email của mình sau khi tôi bắt đầu làm việc. Tôi thích lướt qua email công việc đầu tiên vào buổi sáng trên điện thoại của tôi, chỉ để kiểm tra bất cứ điều gì thực sự khẩn cấp. Lý do tôi sử dụng điện thoại là vì tôi thấy nó dễ tắt hơn so với máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn của tôi nếu không có bất cứ điều gì đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức của tôi. Nếu tôi thấy một email quan trọng nhưng không khẩn cấp, tôi có thể thêm một ngôi sao. Nếu nó thực sự khẩn cấp, tôi trả lời ngay từ điện thoại. Nhưng vì tôi không thích đọc hoặc viết trên điện thoại, tôi không muốn bị cuốn vào những email khác không thực sự cấp bách.

Đó là những loại thủ thuật nhỏ cộng với lợi nhuận lớn để tránh bạn ra khỏi email và đưa bạn trở lại với công việc quan trọng.