Sắp xếp: làm thế nào để theo kịp các báo cáo chi phí của bạn trước khi kết thúc năm

Sắp đến cuối năm rồi. Bạn đang làm việc lặng lẽ tại bàn làm việc khi có email mới từ bộ phận kế toán. Bạn thở hổn hển ở dòng tiêu đề, và tất cả đồng nghiệp của bạn quay lại để xem có gì sai. Má bạn đỏ ửng khi bạn thừa nhận rằng cho đến tận lúc này, bạn đã hoàn toàn quên nộp báo cáo chi phí. Email cho biết thời hạn là ngày hôm nay. Hơi nóng từ má bạn biến thành cảm giác sợ hãi chảy xuống ngực và xuống hố dạ dày của bạn. Công ty của bạn nợ bạn vài trăm đô la, và tại thời điểm này trong năm, bạn thực sự có thể sử dụng nó. Đừng hoảng sợ! Những bước đơn giản này có thể giúp bạn kiểm soát chi phí của mình.

Một số tổ chức giúp việc gửi báo cáo chi phí thực sự dễ dàng, ngay cả khi họ đến trễ. Chẳng hạn, việc có thẻ tín dụng của công ty gắn liền với hệ thống báo cáo chi phí sẽ giúp ích rất nhiều, chẳng hạn, nhưng không phải ai cũng có được sự xa xỉ đó. Vì vậy, hãy hít thở sâu và làm theo các bước sau để nhận được báo cáo chi phí quá hạn của bạn được gửi càng sớm càng tốt.

Lưu ý rằng phần lớn bài viết này cũng áp dụng cho các loại hình tự làm chủ, những người phải tìm kiếm các khoản thu vào cuối năm để yêu cầu khấu trừ thuế chi phí kinh doanh.

1. Hỏi khi nào thời hạn thực sự và liệu bạn có thể nộp muộn không

Tùy thuộc vào thời điểm tổ chức của bạn thiết lập năm tài chính và cách thức tổ chức xử lý các khoản tích lũy, thời hạn nộp báo cáo chi phí có thể đã trôi qua. Nhưng điều đó không nhất thiết có nghĩa là quá muộn để gửi biên lai của bạn. Người thông minh thời hạn pad. Nếu ai đó nói với bạn thời hạn là cuối ngày thứ Sáu, rất có thể thời hạn thực sự là vào sáng thứ Hai hoặc muộn hơn.

Hỏi ai đó về kế toán hoặc sếp của bạn để biết chi tiết rõ ràng về thời hạn thực sự cho các báo cáo chi phí và liệu bạn có thể làm gì nếu bạn bỏ lỡ nó. Thường có. Nếu bạn có thể nộp muộn, hãy tử tế và ân cần với những người giúp bạn làm điều đó, và cúi xuống để cung cấp chính xác những gì họ yêu cầu. Hãy chi tiết. Hãy nhớ rằng họ đang làm cho bạn một việc. Làm hết sức mình để trả lại nó bằng cách làm cho công việc của họ dễ dàng hơn.

2. Kiểm tra Quy tắc về Biên lai

Nếu bạn đã nộp báo cáo chi phí trước đây, bạn có thể biết các quy tắc cơ bản để gửi biên lai. Nhưng bạn có biết các chi tiết tốt? Khi nộp báo cáo chi phí rất lâu sau khi chi phí phát sinh, bạn có thể đã mất một số biên lai. Tìm hiểu xem có chính sách nào không, chẳng hạn như chỉ yêu cầu biên lai cho các chi phí lớn hơn $ 10. Đồng thời hỏi xem bạn có thể hiển thị bằng chứng thanh toán hay không bằng cách cung cấp bảng sao kê thẻ tín dụng với mục hàng được tô sáng. Những chi tiết này có thể tạo ra một thế giới khác biệt trong thời gian bạn cần để chuẩn bị báo cáo chi phí.

3. Lập đại cương về vật phẩm và ngày

Khi đã đến lúc thực sự bắt đầu tạo báo cáo chi phí quá hạn, hãy lập danh sách sơ bộ các chi phí chính bạn cần yêu cầu, chẳng hạn như các mặt hàng bạn đã mua, đi du lịch và sự hiếu khách của khách hàng. Nếu bạn chỉ nộp đơn cho một mặt hàng hoặc một chuyến đi, hãy bỏ qua bước này.

Nếu một mục trong danh sách của bạn là một sự kiện, chẳng hạn như chuyến thăm của khách hàng hoặc hội nghị, hãy ghi lại ngày tháng. Sau đó bên dưới sự kiện, tạo một mục cho mỗi ngày, như thế này:

Hội nghị X: 1-3 tháng 6

ngày 1 tháng 6

Ngày 2 tháng 6

3 tháng 6

4. Hình dung chi phí của bạn

Khi kết hợp các chi phí liên quan đến du lịch hoặc sự kiện, tôi thấy việc liệt kê các chi phí lớn nhất (ví dụ như chuyến bay, khách sạn và phí tham dự) và sau đó cố gắng thu hồi hoặc tính lại mỗi ngày để trang trải các chi phí nhỏ hơn. Làm điều này dưới đây mỗi ngày nhập cảnh.

Tôi muốn lập một phác thảo sơ bộ cho các chi phí có thể, sau đó điền vào đó khi tôi nhớ chúng (các bước 5-7 bao gồm một vài thủ thuật để điền vào các khoảng trống khi bộ nhớ làm bạn thất vọng). Các phác thảo nên bao gồm nhiều điểm như có liên quan đến ngày của bạn:

• Vị trí xuất phát. Bạn đã ngủ ở đâu? Bạn đã có bất kỳ chi phí tại nơi này, chẳng hạn như phí Wi-Fi?
• Du lịch địa phương . Bạn đã đi bất cứ nơi nào, và nếu vậy, làm thế nào bạn đến đó (xe hơi, taxi, dịch vụ xe hơi, phương tiện công cộng)? Làm thế nào bạn trở về? Nếu yêu cầu một khoản phí mỗi dặm cho lái xe, khoảng cách là gì?
• Các bữa ăn. Bạn đã ăn sáng, ăn trưa và ăn tối ở đâu? Bạn đã mua bất kỳ đồ uống, bao gồm nước đóng chai và cà phê, hoặc đồ ăn nhẹ?
• Vật tư. Bạn có cần phải mua bất cứ điều gì mong đợi hoặc bất ngờ trong ngày của bạn?
• Vị trí kết thúc. Bạn đã kết thúc một ngày của bạn ở đâu? Bạn đã trả tiền cho cái gì?

Thường chỉ tự hỏi bản thân những câu hỏi này giúp bạn nhớ lại các chi phí mà bạn có thể đã quên.

5. Lật qua biên lai của bạn

Nếu bạn có một đống biên lai, hãy lật chúng ngay bây giờ và khớp chúng với phác thảo bạn đã tạo. Có một lý do tôi không làm bước này trước. Đôi khi các biên lai định hình lại bộ nhớ của chúng ta theo cách bỏ đi những phần trong ngày. Ví dụ: giả sử bạn nhìn vào hóa đơn của mình và thấy bạn đã có một bữa ăn sáng nhanh chóng tại một quán cà phê và sau đó ăn trưa tại một địa điểm hội nghị. Bây giờ bạn có một hồi ức sống động về hai sự kiện đó và bạn đã sẵn sàng để chuyển sang nhận tiếp theo. Nhưng bộ nhớ của bạn có thể đã bỏ qua chuyến đi Uber $ 15 giữa hai địa điểm chỉ vì bạn không có biên nhận vật lý để kích hoạt bộ nhớ. Thật dễ dàng để quên chi tiết khi chúng ta không có kích hoạt.

6. Quét lịch của bạn

Lịch có thể chứa nhiều lời nhắc giúp bạn tạo báo cáo chi phí chính xác. Khi bạn điền vào ngày của bạn, mở lịch của bạn và quét nó để xác minh ngày đi du lịch và các sự kiện quan trọng. Một số mục nhất định có thể kích hoạt bộ nhớ của bạn về chi phí, cũng như thiếu chi phí. Ví dụ: nếu một đối tác kinh doanh gửi cho bạn lời mời lịch cho bữa tối vào một ngày bạn đi du lịch và cô ấy đã trả tiền, thì bạn không phải lo lắng về việc tìm kiếm biên lai cho bữa ăn tối hôm đó.

7. Bạc hà Peruse

Một nơi tuyệt vời khác để tìm kiếm các chi phí còn thiếu là Mint. Mint là một ứng dụng tài chính cá nhân hợp nhất tất cả các giao dịch tài chính của bạn vào một trang web và ứng dụng có thể tìm kiếm. Với Mint, bạn có thể lọc tất cả các chi phí thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ theo ngày, điều này có thể giúp bạn khám phá các chi phí bạn đã quên. Trong ví dụ đó tôi đã đưa ra trước đây về biên lai Uber, bạn có thể tìm thấy thông tin bằng cách tìm kiếm ngày trong Mint, điều này sẽ giúp bạn dễ dàng tìm thấy biên nhận thực trong email của mình.

Bạn cũng có thể thêm thẻ trong Mint vào giao dịch chi tiết đơn hàng và nếu bạn đã thực hiện điều đó cả năm cho chi phí kinh doanh, bạn có thể dễ dàng tìm thấy tất cả các chi phí bạn cần để yêu cầu.

Tôi đã đề cập trước đó rằng nếu bạn không thể tìm thấy biên lai, bạn có thể hỏi liệu bạn có thể gửi bản sao bảng sao kê thẻ tín dụng làm nổi bật chi tiết đơn hàng để trả chi phí hay không. Một lần nữa, Mint sẽ giúp bạn ở đây, bởi vì nó sẽ cho bạn biết bạn đã sử dụng thẻ tín dụng nào.

8. Đừng quên Mẹo và Đỗ xe

Hai loại chi phí dễ bỏ qua là tiền boa và đỗ xe. Các mẹo nhỏ được trả bằng tiền mặt, như cho nhân viên vệ sinh khách sạn và chuông, không bao giờ đi kèm với biên lai. Thanh toán bãi đậu xe cũng có thể bằng tiền mặt mà không cần biên lai. Nhưng họ cộng lại và đáng để yêu cầu nếu bạn thực hiện chúng.