Video: Vì người không xứng đáng - Tuấn Hưng (Tháng Chín 2024)
Email gây ra vấn đề nghiêm trọng cho năng suất của chúng tôi và cho tâm lý của chúng tôi. Một hộp thư tràn đầy đè nặng lên tâm trí. Trở lại với nó nhiều lần tạo ra nhiều "công việc về công việc", như người ta vẫn nói, nó rất kém hiệu quả và hiếm khi thực sự là trung tâm của công việc thực sự chúng ta cần làm. Nếu điều này nghe giống như cuộc sống của bạn, đã đến lúc dọn sạch hộp thư đến đó.
Phương pháp của tôi để duy trì mối quan hệ lành mạnh với email dựa trên những hành động rất nhỏ và cụ thể mà tôi thực hiện mỗi ngày. Hãy kiểm tra 11 mẹo của tôi để quản lý email. Nói cách khác, duy trì hộp thư đến của tôi không phải là công việc dọn dẹp một lần. Nhưng bạn có thể làm gì nếu hộp thư đến của bạn khủng khiếp đến mức bạn không thể nhìn thấy vượt qua rào cản lớn và ngay lập tức đó để xử lý nó trước? Trong trường hợp đó, đã đến lúc ngồi xuống và đại tu hộp thư đến.
Đây là cách để làm điều đó.
Hãy quên việc xử lý mọi tin nhắn trong hộp thư đến của bạn. Điều đó sẽ không xảy ra, và sẽ không có bất kỳ khoản tiền lớn nào. Làm một quét là tốt hơn.
"Quét" có nghĩa là di chuyển cả đống bừa bộn sang nơi khác. Thiết lập một vài thư mục mới trong chương trình email của bạn và đặt tên cho chúng theo năm, quý hoặc tháng (không bao gồm năm hiện tại, quý hoặc tháng; tức là chưa tạo thư mục "2013"), tùy thuộc vào trạng thái của bạn hộp thư đến và cách bạn có xu hướng suy nghĩ về thời gian. Ví dụ: bạn có thể tạo các thư mục này:
- 2010
- 2011
- 2012
Hoặc bạn có thể có:
- 2012_Q4
- 2013_Q1
- 2013_Q2
Lý do bạn sẽ không tạo thư mục cho năm, quý hoặc tháng hiện tại là vì hộp thư đến của bạn sẽ là thư mục "hiện tại".
Tiếp theo, sắp xếp hoặc thực hiện tìm kiếm, tùy thuộc vào chương trình email bạn sử dụng, để tách tất cả các thư khỏi một khoảng thời gian cụ thể và di chuyển chúng vào thư mục tương ứng.
Bất cứ thứ gì còn lại trong hộp thư đến của bạn, đó là những thông điệp bạn thực sự có thể lo lắng về việc xử lý, có thể hôm nay, có thể là ngày mai, nhưng nhiều khả năng, nó sẽ từng chút một trong vài ngày tới. Bạn không muốn nhận quá nhiều cùng một lúc.
Tất cả các tin nhắn cũ của bạn vẫn còn hiện diện trên mạng. Có thể một ngày nào đó bạn sẽ đối phó với họ, nhưng tôi cá là bạn sẽ không. Đó là một trong những vấn đề tồi tệ nhất của email. Chúng tôi nghĩ rằng chúng tôi sẽ đi xung quanh để đọc, trả lời hoặc phản ứng với rất nhiều tin nhắn, nhưng chúng tôi không bao giờ làm. Quét cho phép bạn đưa chúng ra khỏi đường mà không thực sự thoát khỏi chúng. Vì vậy, bạn có thể tiếp tục tin rằng một ngày nào đó bạn có thể xử lý tất cả các email năm 2012 (mặc dù bạn có thể sẽ không).
Xem video để biết cách quét trong Gmail.
Bước 2. Ngăn cách
"Quét" chăm sóc tin nhắn bạn đã có, nhưng nó không làm gì cho các tin nhắn sẽ được chuyển trong bất kỳ giây nào bây giờ. Vì vậy, một khi bạn có một hộp thư đến mà không cảm thấy ngột ngạt, bạn cần tạo một số bộ lọc hoặc các cách khác để tự động sắp xếp lại.
Một cách để làm điều đó là sử dụng các tài khoản email khác nhau cho các mục đích khác nhau, thay vì một tài khoản cho tất cả mọi thứ. Tôi thực sự có bốn tài khoản email khác nhau mà tôi sử dụng thường xuyên: một cho doanh nghiệp, một cho giao tiếp cá nhân, một cho mua sắm trực tuyến (nơi tôi giữ biên lai, theo dõi các gói, nhận thông báo nộp thuế ngân hàng và điện tử) và một cho những gì tôi gọi " rác rưởi. " Tài khoản rác của tôi không thực sự cho rác theo nghĩa nghiêm ngặt nhất. Đó là một địa chỉ mà tôi sử dụng để đăng ký nhận bản tin hoặc dịch vụ trực tuyến mới mà tôi muốn thử nhưng cuối cùng không quan trọng. Một tên khác cho loại nội dung này là Graymail. Nó không hoàn toàn là thư rác, bởi vì bạn đã yêu cầu nó và loại muốn nó. Không có gì quan trọng trong nhiệm vụ bao giờ đi vào tài khoản rác này, vì vậy nếu tôi không kiểm tra nó trong vài ngày, thì đó không phải là vấn đề lớn. Tôi cũng hiếm khi mở tài khoản rác hoặc tài khoản mua sắm khi tôi đang làm việc, vì vậy nó thậm chí không bao giờ trong tầm mắt để cám dỗ tôi.
Cách thứ hai để có được hiệu ứng tương tự là thông qua các thư mục và sắp xếp tự động. Đây là một cách đặc biệt hữu ích để quản lý các bản tin và giao dịch hàng ngày. Outlook.com khá phức tạp về vấn đề này và Gmail cũng khá giỏi về nó.
Cho dù bạn thiết lập bộ lọc và thư mục hoặc bắt đầu đẩy các bản tin và biên lai mua sắm đến một địa chỉ email khác, bước này sẽ mất một chút thời gian. Có lẽ bạn sẽ cần 30 phút đến một giờ để thiết lập một phương pháp ngăn xếp cơ bản.
Bước 3. Xóa
Hy vọng rằng, những gì còn lại trong hộp thư đến của bạn chỉ là một phần nhỏ của những gì đã có trước đó. Điều tiếp theo tôi sẽ làm là cố gắng xóa bất cứ thứ gì đơn giản là không quan trọng. Bước này có thể mất một lúc, nhưng tôi sẽ không lãng phí quá nhiều thời gian cho nó.
Quét các tin nhắn trong hộp thư đến của bạn và khi bạn đến một địa chỉ mà bạn sẽ xóa, hãy thử sắp xếp hộp thư đến theo người gửi và xem liệu có những tin nhắn khác từ cùng một người đáng để xóa không. Thông thường, tôi nhận được nhiều email theo dõi từ một người nói giống nhau và tất cả chúng đều nằm trong khối cắt.
Xóa càng nhiều càng tốt mà không bị cuốn vào nội dung của bất kỳ một tin nhắn. Nếu bạn không chắc chắn về một tin nhắn, hãy để nó một mình bây giờ.
Xóa là quan trọng đối với tôi bởi vì nó đại diện cho buông tay. Nếu một tin nhắn không quan trọng và không chứa thông tin quan trọng, thì việc xóa nó là một dấu hiệu mà tôi không bao giờ phải suy nghĩ lại. Nó giải phóng tôi khỏi nghĩa vụ mà email đại diện.
Bạn cũng có thể muốn tạo một thư mục có tên "Sau này" nơi bạn gửi các tin nhắn không thực sự quan trọng nhưng bạn vẫn có một số tâm lý gắn bó. Đây là những tin nhắn bạn định xử lý "sau này". Theo kinh nghiệm của tôi, tin nhắn "sau này" thường là rác rưởi mà tôi chưa sẵn sàng để từ bỏ.
Một dịch vụ tuyệt vời có tên SaneBox ($ 6 mỗi tháng) sẽ thực sự quét hộp thư đến của bạn và đẩy các email không quan trọng vào một thư mục mới có tên "@SaneLater" tự động cho bạn. Khi thử nghiệm SaneBox, tôi thấy nó đã làm một công việc đáng kinh ngạc là xác định những gì quan trọng so với không quan trọng.
Bước 4. Phát triển hệ thống, biến nó thành thói quen
Với hộp thư có thể quản lý và cấu trúc cơ bản sẵn có để gửi email, giờ đây bạn cần một hệ thống về cách bạn sẽ gửi email của bạn vượt ra ngoài quy tắc cơ bản của "email liên quan đến các bài viết tháng 6 năm 2013 vào thư mục 1306_JUN", nhưng khi nào bạn sẽ đặt họ ở đó? Bạn có thường xuyên nhìn qua chúng không? Bạn sẽ làm gì với các tin nhắn trước khi nộp chúng?
Bước này là khó nhất vì nó yêu cầu bạn tạo quy tắc và phát triển thói quen tuân theo chúng trong dài hạn. Các quy tắc bạn tạo nên rõ ràng. Bạn sẽ có thể nói rõ chúng. Nhưng họ không cần phải hoàn hảo hay tuyệt đối. Thỉnh thoảng nếu bạn đi lạc khỏi họ. Bạn muốn có một hệ thống tha thứ cho một ngày tồi tệ ở đây và đó, một hệ thống cho phép bạn bật lại dễ dàng nếu bạn trượt lên.
Để cung cấp cho bạn ý tưởng về cách các quy tắc diễn ra, đây là một số quy tắc của tôi để xử lý email.
Xóa nhanh chóng. Nếu một email không yêu cầu hành động, bao gồm đọc lại hoặc lưu trữ để tham khảo, tôi sẽ vứt nó ngay lập tức. Tôi trau dồi việc xóa tin nhắn nhanh chóng thành thói quen bằng cách xóa tin nhắn hàng loạt trước tiên mỗi sáng. Khi tôi đến bàn làm việc, tôi xóa bao nhiêu tin nhắn mà tôi thấy phù hợp trong một cú trượt ngã. Nó thường là khoảng 60 phần trăm của các tin nhắn chưa đọc mới của tôi.
Trả lời các tin nhắn quan trọng ngay lập tức hoặc giữ chúng trong hộp thư đến. Nếu một email rất quan trọng, nghĩa là nó yêu cầu hành động sắp xảy ra hoặc đọc lại sâu và có thể là một thư trả lời, tôi hành động ngay lập tức hoặc để nó ở trong hộp thư đến cho đến khi tôi hành động, thường là trong vòng một hoặc hai ngày. Nó có thể ở trong hộp thư đến một tháng hoặc lâu hơn. Sau một tháng, tôi phải hành động. Đó là hạn chót.
Tập tin vào cuối ngày. Nếu một tin nhắn chứa thông tin tôi cần, nhưng không yêu cầu hành động ngay lập tức, nó sẽ được chuyển đến một thư mục tương ứng (hoặc được lưu cục bộ vào máy tính để bàn của tôi) vào cuối ngày, hoặc cuối tuần nếu tôi thực sự bận rộn .
Dọn dẹp hộp thư đến chiều thứ sáu. Chiều thứ sáu, tôi dành cho mình 10 đến 20 phút để sắp xếp mọi thứ trong hộp thư đến và có lẽ hành động theo những mục không yêu cầu phản hồi dài. Khi tôi rời khỏi văn phòng, tôi sẽ có thể nhìn thấy một hoặc hai inch khoảng trắng ở phía dưới (phòng để lấp đầy lại vào cuối tuần).
Xem dưới cùng của hộp thư đến. Ngày qua ngày, quy tắc này là quy tắc tôi sống ở cấp độ cơ bản nhất: luôn nhìn thấy đáy hộp thư đến. Không giống như Inbox Zero, tôi đặt mục tiêu không có nhiều tin nhắn hộp thư đến hơn những gì tôi có thể thấy trên màn hình. Thật đơn giản. Đó là sự tha thứ. Nó linh hoạt. Đó là một mục tiêu hợp lý và có thể đạt được. Và nó không mất nhiều để tuân theo quy tắc này một cách nhất quán. Nó diễn ra như một thói quen khi tôi bắt đầu nhắm đến việc nhìn thấy đáy hộp thư đến của mình, nó trở thành mục tiêu trong tiềm thức.
Giải pháp lâu dài để quản lý email
Tất cả các tổ chức thực sự nắm bắt được các quy tắc, và lynchpin giữ các quy tắc với nhau là thói quen. Thói quen là cách bạn làm các quy tắc. Nếu quy tắc làm trống thùng rác email vào cuối ngày, thói quen luôn nhấp chuột phải để đổ rác trước khi bạn thoát khỏi chương trình email (hoặc thiết lập chương trình email của bạn để tự động xóa thùng rác khi thoát). Nếu quy tắc là luôn trả lời email từ sếp vào cuối ngày, thì thói quen có thể là tự động sắp xếp thư từ sếp của bạn vào một thư mục đặc biệt và kiểm tra thư mục đó mỗi ngày vào lúc 4:00 chiều
Quản lý email tốt và hiệu quả là về hệ thống bạn sử dụng, không phải phần mềm bạn sử dụng. Ứng dụng, tính năng và trình cắm có thể giúp giải quyết các vấn đề cụ thể mà bạn gặp phải với email, nhưng nếu chúng không được bao gồm bởi một hệ thống quy tắc hoặc phương pháp toàn diện hơn để ăn sâu vào thói quen, chúng sẽ không được trả tiền dài hạn.
