Mục lục:
- 1. Kiểm tra tên của bạn
- 2. Lưu tệp vào đám mây
- 3. Mời cộng tác viên
- 4. Khi chỉnh sửa trong thời gian thực không xuất hiện, hãy làm mới để xem các thay đổi
- 5. Khóa nội dung để ngăn chặn thay đổi
Video: Become a Microsoft Office Expert With Complete MS Office Tutorial in Hindi (Tháng Chín 2024)
Tính năng mới lớn nhất trong Microsoft Office 2016 là nó cho phép chỉnh sửa cộng tác theo thời gian thực. Cho phép nhiều người cùng làm một tệp cùng một lúc và để tất cả các bên thấy được những thay đổi khi cộng tác viên làm cho họ từ lâu đã trở thành điểm bán hàng của các bộ ứng dụng văn phòng đối thủ, cụ thể là Google Drive với Docs, Sheets và trực tuyến khác ứng dụng năng suất. Đồng tác giả trực tiếp trong Office rất đáng hoan nghênh, nếu quá hạn, ngoài các ứng dụng Office. Sử dụng các tính năng chỉnh sửa cộng tác cần một chút thiết lập và một số bí quyết. Năm bước này sẽ giúp bạn bắt đầu.
1. Kiểm tra tên của bạn
Làm thế nào mọi người sẽ biết bạn là ai khi bạn đăng nhập vào tập tin của họ và bắt đầu chỉnh sửa? Mở một ứng dụng, chẳng hạn như Word hoặc Excel và đi đến Tệp> Tùy chọn, sau đó trên tab Chung, bạn sẽ thấy một tiêu đề có tên "Cá nhân hóa bản sao Microsoft Office của bạn". Người dùng Mac sẽ tìm thấy tùy chọn này trong Tùy chọn> Người dùng. Tại đây bạn có thể cập nhật tên, tên viết tắt và thông tin nhận dạng khác. Bạn có thể sẽ thấy một số chi tiết đã được điền dựa trên tài khoản Microsoft của bạn hoặc bất kỳ thông tin nào được cung cấp bởi quản trị viên của tài khoản công ty của bạn.
2. Lưu tệp vào đám mây
Không ai có thể làm việc trên một tệp với bạn nếu tệp không được lưu trong không gian chia sẻ. Bạn sẽ dễ dàng theo dõi các tệp của mình hơn nếu bạn lưu chúng vào không gian chia sẻ từ nơi di chuyển, thay vì chờ Office 2016 nhắc bạn tạo một bản sao vào không gian chung (điều này sẽ thực hiện bất cứ khi nào bạn cố gắng chia sẻ một tập tin được lưu cục bộ).
Chuyển đến Tệp> Lưu dưới dạng và chọn một vị trí trên OneDrive (người dùng gia đình sẽ chọn tùy chọn đầu tiên này), OneDrive for Business hoặc SharePoint.
3. Mời cộng tác viên
Để mời cộng tác viên, bạn sẽ cần menu Tùy chọn chia sẻ ở góc trên bên phải. Tìm biểu tượng "người có dấu cộng". Từ đây, bạn có thể chọn "Mời mọi người."
Mời mọi người mở một hộp ngay trong cùng một cửa sổ nơi bạn nhập địa chỉ email, thêm một tin nhắn tùy chọn và chia sẻ tệp qua email. Trên phiên bản Mac của Office 2016 cho Mac, nút Chia sẻ cũng cung cấp tùy chọn Sao chép liên kết và Gửi tệp đính kèm, mà người dùng Windows có thể tìm thấy trên ngăn Tệp> Chia sẻ. Ở dưới cùng của bảng Chia sẻ là lựa chọn "Nhận liên kết chia sẻ", sao chép liên kết tới tệp vào bảng tạm của bạn, bạn có thể dán vào bất kỳ nền tảng giao tiếp hoặc cộng tác nào bạn muốn.
4. Khi chỉnh sửa trong thời gian thực không xuất hiện, hãy làm mới để xem các thay đổi
Nếu bạn và tất cả các cộng tác viên của bạn sử dụng cùng một vị trí OneDrive for Business hoặc SharePoint để lưu tệp và tất cả bạn đều sử dụng cùng một phiên bản Office 2016, bạn sẽ có thể thấy các thay đổi đối với tệp của mình khi chúng xảy ra, với mỗi lần gõ được gắn cờ bởi một màu sắc và một bộ xác định tên viết tắt hoặc hình ảnh.
Nhưng, nếu cộng tác viên của bạn truy cập tệp bạn đã chia sẻ theo một cách khác, chẳng hạn như thông qua phiên bản Word trực tuyến, như cộng tác viên của tôi đã làm trong quá trình thử nghiệm, bạn có thể không thấy các thay đổi xuất hiện trong thời gian thực. Tôi đã phải tự làm mới hoặc cập nhật tập tin của mình.
Ở dưới cùng của cửa sổ, tìm kiếm một dòng có nội dung "cập nhật có sẵn."
Làm mới tài liệu bằng cách nhấp vào văn bản đó và các thay đổi của cộng tác viên của bạn sẽ xuất hiện.
5. Khóa nội dung để ngăn chặn thay đổi
Đôi khi bạn mời cộng tác viên để giúp chỉnh sửa tài liệu, nhưng có một số nội dung họ không nên thay đổi. Bạn có thể khóa nó bằng công cụ Chặn tác giả, cái tên không trực quan. Có vẻ như nó sẽ thu hồi các đặc quyền chỉnh sửa, trong khi thực tế, nó chỉ đơn giản là khóa nội dung mà bạn chọn khỏi bị chỉnh sửa.
Đánh dấu nội dung bạn muốn khóa. Chuyển đến Đánh giá> Chặn tác giả. Phần được tô sáng bây giờ sẽ có một biểu tượng bên cạnh cho biết rằng không ai ngoài bạn có thể thay đổi nó.
