Sắp xếp: cách tôi chuyển sang làm việc trên đám mây

Sau nhiều năm làm việc trong một hệ thống kết hợp, trong đó một số tệp là cục bộ và một số trong đám mây, gần đây tôi đã thực hiện chuyển đổi để làm việc hoàn toàn trực tuyến. Tôi đã chọn sử dụng Google Drive, nhưng nó có thể dễ dàng trở thành bất kỳ dịch vụ tương tự nào, chẳng hạn như Microsoft Office Online.

Đây là cách tôi di chuyển sang môi trường mới, một số ưu và nhược điểm của việc làm việc hoàn toàn trực tuyến và lời khuyên nếu bạn cũng nghĩ về việc chuyển đổi.

Tại sao tôi di chuyển sang Google Drive

Tôi đã sử dụng Google Drive từ lâu, bao gồm Google Docs, Sheets và Slides. Nhưng tôi không bao giờ sử dụng nó cho tất cả các công việc của tôi cho đến gần đây.

Thiết lập trước đó của tôi có một số tệp được lưu trữ cục bộ trên máy tính của tôi (tất nhiên được sao lưu) và chỉ một số tệp tồn tại dưới dạng Google Docs và các tệp trực tuyến khác. Hầu hết, tôi đã sử dụng Google Drive cho các tệp hợp tác, chẳng hạn như một tài liệu để lên kế hoạch cho một kỳ nghỉ với bạn bè.

Một lý do chính khiến tôi quyết định chuyển hoàn toàn sang đám mây là vì tôi đã sử dụng rất nhiều thiết bị khác nhau, nhiều hơn bao giờ hết. Vào bất kỳ ngày nào, tôi có thể muốn hoàn thành công việc từ bất kỳ một trong năm thiết bị khác nhau, tùy thuộc vào việc tôi có ở nhà, tại một cuộc họp, đi du lịch hoặc ở nơi nào khác không. Tôi có máy Mac để bàn, Chromebook Pixel có thể mang theo nhưng không tuyệt vời cho các cuộc họp, điện thoại thông minh và máy tính xách tay. Và đôi khi, tôi làm việc trên máy tính của người khác.

Bất cứ khi nào có thể, tôi thích ghi chú và chỉnh sửa trực tiếp trên các tệp của mình hơn là tạo một ghi chú riêng trong ứng dụng ghi chú về những gì tôi phải làm sau này với tệp. Hoạt động trong đám mây đáp ứng nhu cầu đó và Google Drive cũng đáp ứng hầu hết các nhu cầu khác của tôi, như khả năng tương thích với các định dạng tệp Microsoft Office, rất nhiều bộ nhớ và hỗ trợ cho tất cả các thiết bị tôi có.

Khi tất cả công việc của bạn ở trên đám mây, bạn có quyền truy cập trực tiếp vào các tệp. Miễn là bạn có kết nối Internet (và đôi khi ngay cả khi bạn không), bạn có thể chỉnh sửa các tệp. Phải mất vài năm để Google Drive đi đến điểm này, nhưng bây giờ khi nó ở đây, tôi đang sử dụng nó với kết quả tuyệt vời.

Mẹo để di chuyển lên đám mây

Khi quyết định giữ tất cả công việc của bạn trên đám mây và lưu trữ bất kỳ công việc nào tại địa phương, bạn sẽ phải đối mặt với một thách thức lớn: tìm ra những việc cần làm với tất cả các tệp cũ của bạn. Lời khuyên của tôi là đừng lo lắng về các tập tin cũ quá nhiều. Đừng lãng phí thời gian của bạn để cố gắng di chuyển hoàn hảo hoặc sắp xếp lại tất cả dữ liệu cũ của bạn, điều mà bạn có thể không bao giờ nhìn lại nữa.

Thay vào đó, hãy tập trung vào cách bạn sẽ tổ chức hoặc lưu trữ dữ liệu mới trong tương lai . Trong trường hợp của tôi, tôi bắt đầu sử dụng Google Drive cho tất cả các tài liệu mới của mình ngay lập tức. Tôi đã tạo các thư mục mới trong Google Drive trực tuyến nhân đôi hệ thống tổ chức tương tự tôi từng sử dụng trên máy tính để bàn của mình. Khi tôi bắt đầu một tệp mới, tôi đã biến nó thành Google Doc. Tôi chú ý đến hiện tại hơn quá khứ.

Tôi đã có một vài tệp mà tôi sẽ phân loại là không cũ cũng không mới, nhưng "đang diễn ra". Một tệp đang diễn ra là một tệp mà tôi đã tạo từ lâu nhưng vẫn còn liên quan và được sử dụng cho đến ngày hôm nay. Trong trường hợp của tôi, chúng có xu hướng là bảng tính nơi tôi đăng nhập công việc khi tôi hoàn thành nó. Ví dụ: tôi có một tệp đang diễn ra nơi tôi theo dõi các bài viết tôi viết, ngày họ xuất bản và siêu dữ liệu khác. Tôi liên tục thêm vào nó, và nó luôn hữu ích và phù hợp, mặc dù tôi đã tạo ra nó cách đây nhiều năm.

Để di chuyển các tệp đang diễn ra này, tôi chỉ cần tải chúng lên Google Drive, từng cái một và chuyển đổi chúng thành các tệp có định dạng Google. Các tệp Excel đã trở thành Google Sheets. Dễ dàng.

Lý do tôi làm từng cái một là để kiểm tra và chắc chắn rằng chúng sẽ mở và nội dung không bị cắt xén. May mắn, mọi thứ chuyển giao suôn sẻ. Tuy nhiên, tôi vẫn giữ các bản sao gốc có giá trị cao của các tệp trên máy tính của mình trong khoảng một tháng, chỉ trong trường hợp, điều này dẫn tôi đến một lời khuyên khác: Giữ các bản sao gốc của các tệp quan trọng của bạn trong một khoảng thời gian chồng chéo.

Nếu có vấn đề với việc di chuyển của bạn, bạn sẽ muốn bản gốc. Nó giống như khi bạn gửi séc giấy từ xa bằng ứng dụng di động và ngân hàng gửi cho bạn một thông báo: "Tại sao bạn không treo tờ séc đó cho đến khi nó xóa?"

Một lời khuyên khác là kiểm tra xem dịch vụ có hoạt động trên tất cả các thiết bị của bạn không . Mở các tập tin khác nhau. Bây giờ hãy tắt Wi-Fi và thử mở chúng. Có thể, tức là bạn đã có các bản sao ngoại tuyến của các tệp mà bạn mong muốn có (nhiều hơn về quyền truy cập ngoại tuyến trong giây lát)? Bạn có thể chỉnh sửa? Bạn có cần cài đặt bất kỳ ứng dụng hoặc plugin nào để thực hiện công việc bạn muốn làm không? Khó hơn bạn nghĩ để dành thời gian để thực hiện các thử nghiệm này, nhưng chắc chắn nhịp đập sẽ xuất hiện ở đâu đó và không thể làm bất cứ điều gì bạn đã lên kế hoạch.

Khi tôi bắt đầu sử dụng hệ thống mới hoạt động hoàn toàn trong Google Drive (nhưng vẫn trong khoảng thời gian chồng chéo đó trước khi xóa sạch tất cả dữ liệu được lưu trữ cục bộ của mình), tôi đã cài đặt thành phần đồng bộ hóa Google Drive trên máy tính của mình và sao lưu hai năm qua ' giá trị của dữ liệu lên đám mây. Tôi đã không kiểm tra mọi tệp để đảm bảo rằng chúng đã chuyển đổi hoàn toàn sang Google Drive, như cách tôi đã làm với các tệp đang diễn ra quan trọng của mình, nhưng tôi cảm thấy tốt hơn khi biết rằng tôi đã lấy được nhiều dữ liệu cũ của mình trong trường hợp tôi cần. Lời khuyên ở mặt trước đó: Sao lưu các tệp cũ, nhưng đừng dành quá nhiều thời gian cho nó.

Khi cân nhắc rủi ro và phần thưởng, sự tiện lợi và bất tiện, tôi cảm thấy rằng sao lưu dữ liệu cũ của mình, thứ mà tôi có lẽ sẽ không cần nữa, với Google Drive và gọi nó là một ngày là đủ với tôi.

Có những ưu và nhược điểm khác. Lưu ý rằng tôi không liệt kê mọi pro và con, mà chỉ một số có liên quan đến việc sử dụng Google Drive dành riêng cho các tệp công việc.

Làm việc trong đám mây: Ưu điểm

Tự động sao lưu. Tôi biết hầu hết những người không sao lưu dữ liệu của họ bây giờ sẽ không bắt đầu sớm. Khi bạn làm việc trong Google Drive, bạn không phải suy nghĩ về việc sao lưu. Nó xảy ra tự động và thường xuyên.

Quá nhiều không gian! Google Drive đi kèm với một không gian rộng rãi. Mọi người có tài khoản Google đều nhận được ít nhất 15 GB, nhưng mua nhiều hơn thì rẻ. Thêm vào đó, có những sơ hở khác giúp bạn có nhiều không gian hơn. Ví dụ: các tệp bạn tạo trong Google Drive, như Google Docs, không được tính vào giới hạn lưu trữ của bạn! Nó thật khổng lồ.

Tương thích với Office. Trong khi tôi tạo và chỉnh sửa các tệp độc quyền trong Google Drive, không phải ai tôi cộng tác cũng làm. Nhiều người vẫn sử dụng Microsoft Office. Với Google Drive, bạn có thể xuất bất kỳ loại tệp Google nào sang định dạng của Microsoft. Chỉ với vài cú nhấp chuột, tôi có thể biến Google Doc thành tệp .docx của Word.

Hợp tác. Để cộng tác trong thời gian thực, không có gì vượt qua Google Drive. Bạn có thể chia sẻ tệp với những người dùng khác, quản lý những người có thể xem và chỉnh sửa chúng và thậm chí có một cuộc trò chuyện với các cộng tác viên của bạn khi bạn làm việc trên một tệp cùng nhau.

Đồng bộ cục bộ. Như tôi đã đề cập, tôi có thể nhanh chóng sao lưu các tệp cũ của mình vào Google Drive vì nó có thành phần đồng bộ hóa cục bộ. Tính năng này cho phép Google Drive thực hiện nhiệm vụ kép như một bộ văn phòng cộng tác trực tuyến và chương trình đồng bộ hóa và sao lưu tệp.

Giá bán. Google Drive miễn phí. Microsoft Office có giá khoảng 100 đô la một năm. Tôi cần nói nhiều hơn?

Làm việc trong đám mây: Nhược điểm

Quyền riêng tư và bảo mật. Những người không muốn sử dụng dịch vụ đám mây hầu như luôn quan tâm đến quyền riêng tư và bảo mật. Một người khác đang lưu trữ dữ liệu của bạn ở một vị trí mà bạn có thể không thể xác định chính xác. Google mã hóa các tệp của bạn được lưu trong Drive theo mặc định, nhưng công ty cũng quản lý các khóa cho bạn, đó là cờ đỏ cho một số người. Nếu bạn không tin tưởng công ty lưu trữ tệp của mình hoặc nếu tệp của bạn chứa thông tin rất nhạy cảm, việc di chuyển lên đám mây có thể không dành cho bạn.

Truy cập ngoại tuyến. Làm việc trong đám mây có nghĩa là bạn cần kết nối Internet. Điều hướng các quy tắc và cấu hình trực tuyến so với ngoại tuyến có thể là một nỗi đau thực sự. Đôi khi mọi thứ đi sai hoặc không như bạn mong đợi.

Với Google Drive, bạn có thể làm việc ngoại tuyến, điều này thật tuyệt vời, ngoại trừ có rất nhiều cảnh báo và thật lòng mà nói, tôi không ghi nhớ chúng. Tôi biết tôi cần sử dụng trình duyệt Chrome để nó hoạt động, nhưng tôi thường xuyên quên các chi tiết. Tôi đã thấy rằng tải các tệp tôi muốn làm việc trước khi tôi rời khỏi một khu vực có Wi-Fi là một giải pháp tốt, nhưng một lần nữa, chỉ khi tôi đang chạy Chrome. Sau đó, tôi có thể làm việc trên các tệp này một cách dễ dàng (miễn là tôi không vô tình đóng tab).

Nhưng nó có thể trở nên lộn xộn.

Khi tôi chỉnh sửa xong, tôi vẫn cần kết nối thiết bị với Internet để có được các thay đổi trên đám mây. Đôi khi nó gây ra vấn đề. Giả sử tôi làm việc ngoại tuyến trên máy tính xách tay trong khi tôi đang trên máy bay. Máy bay hạ cánh, tôi lên taxi, và rồi tôi nhớ một thay đổi khác mà tôi muốn thực hiện. Nếu tôi mở điện thoại và tải tệp bằng kết nối dữ liệu, tôi sẽ thấy bản sao cũ trước tất cả các thay đổi tôi đã thực hiện trên máy bay vì tôi chưa đồng bộ hóa chúng. Hãy nói rằng tôi quên điểm đó và tôi thực hiện một vài thay đổi qua điện thoại. Cuối cùng khi tôi kết nối máy tính xách tay của mình với Internet, Google sẽ nói với tôi rằng có gì đó không ổn. Có giải pháp, nhưng không ai trong số chúng là sạch sẽ hoặc đơn giản. Hãy sẵn sàng để sao chép và dán.

Tìm kiếm hoạt động, ngoại trừ khi nó không. Khi bạn lưu trữ các tệp của mình với Google, tên đầu tiên trong tìm kiếm trên Internet, bạn có nhiều kỳ vọng cho công cụ tìm kiếm. Tìm tệp trong Google Drive đã bị ảnh hưởng hoặc bỏ lỡ đối với tôi. Khi tôi tìm kiếm theo tên tệp, tôi có thể tìm thấy những gì tôi cần, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Dấu gạch dưới trong tên tệp nói riêng dường như ném Google cho một vòng lặp. Tôi có một tệp có tên 160530_SIN_RR_Collaboration-chart, nhưng khi tôi tìm kiếm "Cộng tác", hình ảnh bên dưới hiển thị những gì bật lên.

Google sẽ tìm kiếm nội dung của các tệp của bạn, điều này có ích, nhưng vẫn có thể mất một số thử nghiệm và lỗi để tìm thấy những gì bạn cần. Khi các cộng tác viên khác chia sẻ tệp với bạn, đó là những người tôi thường gặp khó khăn nhất trong việc tìm kiếm, có hoặc không có tìm kiếm. Cuối cùng, tôi dựa vào các tệp được đánh dấu bằng một ngôi sao (mục yêu thích) cũng như danh sách các tệp gần đây mà Google Drive cung cấp khá nhiều.

Phiền nhiễu trực tuyến. Để làm việc trong Google Docs, bạn phải mở cửa sổ trình duyệt và đối với một số người, trực tuyến là một con dốc trơn trượt. Đối với tôi, đó không phải là vấn đề lớn. Tôi sử dụng một số công cụ và thủ thuật để tăng năng suất và giảm thiểu phiền nhiễu. Nhưng đối với những người khác, chỉ đơn giản là trực tuyến là một lời mời để lướt web và không hoàn thành công việc thực sự. Nếu bạn hoàn thành công việc tốt hơn khi rút phích cắm từ Internet, thì làm việc trên đám mây có lẽ không dành cho bạn.

Bạn có nên di chuyển lên đám mây?

Làm việc độc quyền trong đám mây có lợi ích của nó, nhưng nó cũng đi kèm với một số thất vọng. Như tôi đã nói, làm việc trực tuyến không nhất thiết phải sử dụng Google Drive, nhưng nhiều ưu và nhược điểm sẽ giống nhau trên các giải pháp tương tự. Một số câu hỏi bạn nên tự hỏi mình trước khi chuyển sang đám mây là:

• Tôi có quyền truy cập Internet đáng tin cậy hầu hết thời gian không?
• Tôi có sẵn sàng tìm hiểu các quy tắc làm việc ngoại tuyến so với trực tuyến không?
• Làm việc trên đám mây có cho tôi quyền truy cập vào các tệp theo cách mà tôi không có bây giờ và tôi thực sự sẽ sử dụng không?
• Tôi có sẵn sàng tổ chức nơi lưu trữ công việc của mình để tôi có thể tìm thấy nó dễ dàng không?
• Tôi có thể cưỡng lại những cám dỗ của việc lướt web nếu tôi luôn kết nối không?

Để được tư vấn thêm, hãy xem 30 mẹo Google Drive.