Tổ chức: làm thế nào để cải thiện giao tiếp để quản lý dự án tốt hơn

Trong bất kỳ dự án nào, biết cách giao tiếp, cũng như khi nào nên sử dụng dịch vụ quản lý dự án để liên lạc, là rất quan trọng. Giao tiếp với tất cả các bên liên quan của bạn là yếu tố quan trọng nhất để thành công trong quản lý dự án, theo báo cáo từ Viện Quản lý Dự án. Truyền thông kém thường là nguyên nhân của các vấn đề khác dẫn đến một dự án không theo dự án hoặc hoàn toàn nhấn chìm nó.

Truyền thông rõ ràng, cởi mở và hiệu quả có ý nghĩa gì trong việc quản lý dự án và làm thế nào để bạn thực hiện nó? Cột Get Organized tuần trước đã xem xét cách bắt đầu quản lý dự án. Các vấn đề quan trọng là về việc xác định dự án (và đảm bảo rằng đó là một dự án thay vì chỉ là công việc đang diễn ra) và các yêu cầu, phạm vi, sản phẩm, cột mốc và người chơi của nó, bao gồm cả các bên liên quan. Nếu bạn chưa đọc nó, tôi khuyên bạn nên làm như vậy trước khi giải quyết bài viết này.

Truyền thông kém ảnh hưởng đến quản lý dự án như thế nào

Theo một khảo sát của PricewaterhouseCooper, ba vấn đề hàng đầu khiến dự án không thành công là thay đổi phạm vi, ước lượng kém trong giai đoạn lập kế hoạch và các mục tiêu và mục tiêu được xác định kém. Nhưng Jason Westland, Giám đốc điều hành của ProjectManager.com, coi tất cả những vấn đề đó xuất phát từ một gốc rễ khác: giao tiếp tồi.

"Nếu người quản lý dự án không có phạm vi hoặc nếu người chơi không biết về dòng thời gian, mọi thứ sẽ sụp đổ hoặc những gì được giao không đáp ứng yêu cầu", Westland nói khi tôi nói với anh ta về các thực tiễn tốt nhất về quản lý dự án .

Westland, người cũng đã viết Vòng đời quản lý dự án, nói thêm: "Điều thường xảy ra là người quản lý dự án không có cách xử lý đúng về phạm vi của dự án. Nhóm không thực sự biết họ đang giao gì. thực sự biết ngày kết thúc của các cột mốc hoặc các sản phẩm chính là gì. Và trong suốt quá trình của dự án, không ai thông báo cho họ về tầm nhìn tổng thể, lý do tại sao họ làm việc đó. Và mọi thứ chỉ trôi qua. "

Westland lớn lên ở New Zealand. Anh ấy đã chia sẻ với tôi một sự tương đồng giữa việc chăn cừu trên địa hình quê hương và quản lý một dự án.

Hãy tưởng tượng một cậu bé phải di chuyển 300 con cừu từ bãi này sang bãi khác không sử dụng nhiều hơn một vài con chó. "Bạn đang liên lạc với những con chó của bạn thông qua một tiếng huýt sáo", ông nói. "Những con chó đang di chuyển liên tục để chia nhóm hoặc hợp nhất các nhóm." Công việc có vẻ khó sử dụng đối với một cậu bé và một vài con chó săn, nhưng nếu không bao giờ bị gián đoạn trong giao tiếp, và cậu bé tiếp tục nhắc nhở bản thân về mục tiêu của mình, nó có thể được thực hiện.

Hãy nhìn vào bức tranh lớn

Trong cuộc họp khởi động của một dự án, tất cả những người chơi sẽ làm việc trong dự án phải rời khỏi cuộc họp với một mô tả rõ ràng về những gì dự án cuối cùng sẽ bao gồm. Nói cách khác, mọi người không chỉ nên có một tầm nhìn, mà cả các chi tiết bằng văn bản.

Hãy tưởng tượng một dự án phải mất một năm để hoàn thành. Một vài tháng tham gia dự án, hoàn toàn có thể tầm nhìn trong mắt của ai đó đã biến đổi một chút kể từ ngày đầu tiên. Người quản lý dự án cần nhắc nhở mọi người về mô tả của dự án cuối cùng và cần phải làm điều đó thường xuyên. Kiểu giao tiếp tầm nhìn này có thể xảy ra trong một cuộc họp được lên lịch thường xuyên (nhiều hơn trong một khoảnh khắc) hoặc bằng cách thỉnh thoảng đưa khách hàng của dự án đến để nhắc nhở nhóm đang làm việc.

Ngoài ra, mọi người trong nhóm dự án có trách nhiệm liên lạc khi một nhiệm vụ hoặc chuỗi nhiệm vụ khác với phân phối tiếp theo hoặc mô tả cuối cùng của dự án. Khi một nhiệm vụ phát sinh không nằm trong phạm vi, công nhân cần phải lên tiếng và các nhà quản lý dự án cần lắng nghe. Truyền thông là một con đường hai chiều. Tương tự, nếu một nhóm tin rằng nó sẽ không đến hạn chót, họ cần nói với người quản lý dự án khi họ gặp nguy hiểm, không phải sau khi quá muộn. Một người quản lý dự án nghe giao tiếp loại này có thể đưa ra quyết định phù hợp. Và, như bạn có thể đoán, người quản lý dự án cần thông báo cho nhóm về bất kỳ thay đổi nào được thực hiện và thu hút phản hồi.

Chú ý đến chi tiết tốt

Ngoài việc trở lại tầm nhìn thường xuyên và giữ phạm vi kiểm tra, các nhà quản lý dự án phải biết về mọi chi tiết tốt. "Trong dự án, điều thực sự quan trọng là người quản lý dự án phải nhận thức đầy đủ về mọi nhiệm vụ và tình trạng của nhiệm vụ đó là gì", Westland nói.

Các dự án có thể dễ dàng có hàng ngàn nhiệm vụ, đó là rất nhiều thông tin cho bất kỳ một người quản lý dự án nào cần nhớ. Vì lý do đó mà một dịch vụ quản lý dự án rất có giá trị. Hai ví dụ là Dự án Zoho và Dự án làm việc theo nhóm, mặc dù có hàng tá trên thị trường cho các đội có quy mô và độ phức tạp khác nhau.

Khi các nhóm sử dụng nền tảng quản lý dự án, tất cả các tác vụ được ghi lại trong hệ thống và hiển thị cho mọi người cần xem chúng (hoặc đôi khi chúng hiển thị cho mọi người, tùy thuộc vào công cụ). Mỗi nhiệm vụ có một người được giao và ngày đáo hạn. Ngoài ra còn có thông tin bổ sung mô tả liệu nhiệm vụ hiện chưa có trên đĩa của bất kỳ ai, hiện đang hoạt động hay đã hoàn thành. Một số nền tảng giám sát chi tiết hơn nữa mức độ hoàn thành phần trăm của mỗi nhiệm vụ. Vì vậy, người quản lý dự án có thể kiểm tra một nhiệm vụ bất cứ lúc nào để xem trạng thái của nó mà không cần phải đi đến bàn của ai đó, chạm vào vai người đó và hỏi. Nó thay đổi hoàn toàn bản chất của giao tiếp.

Các công cụ quản lý dự án tập trung thông tin và cung cấp cho mọi người quyền truy cập vào nó. Cuối cùng, tài liệu chỉ là một hình thức giao tiếp khác.

Peter Clarkson, giám đốc của Maestro Development, người tạo ra nền tảng quản lý dự án Maestro Project Office, là một cựu quản lý dự án, người đã quản lý hàng ngàn dự án. "Tôi đã thực hiện rất nhiều cuộc kiểm toán các dự án tồi. Tôi được biết đến như một nghệ sĩ giải cứu, " anh nói với tôi. "Lúc nào cũng vậy, bị trói buộc vì thiếu phương pháp và thiếu hiểu biết về những gì đã diễn ra trong dự án: không ghi chép lại các cuộc họp, các vấn đề, các hành động."

Khi Clarkson mô tả ngày của mình là một người quản lý dự án, tầm quan trọng của giao tiếp và người quản lý dự án được kết nối với mọi bit giao tiếp, trở nên rõ ràng. "Là một người quản lý dự án, tôi luôn khẳng định mình lười biếng vì tôi chưa bao giờ giao bất cứ điều gì cho bản thân mình, " anh nói. "Tất cả những gì tôi đã làm là đi bộ xung quanh và nói chuyện với mọi người, đọc báo cáo hoặc kiểm tra cơ sở dữ liệu về các vấn đề đang được giải quyết và ghi lại, nhưng không ai làm gì cả. Tôi đã đọc những phút gặp gỡ từ nhiều cuộc họp mà tôi đã không làm ' t thực sự đi đến. " Ông nói rằng ông dễ dàng dành một phần ba ngày làm việc của mình trong bất kỳ công cụ quản lý dự án và cơ sở dữ liệu nào mà các nhóm đang sử dụng.

Tiếp tục họp

Hầu hết các dự án và nhóm dự án dựa vào các cuộc họp ở một mức độ nào đó. Như Westland giải thích: "Trước các công cụ trực tuyến, các nhà quản lý dự án thường tổ chức một cuộc họp độc lập hàng tuần, trong đó mọi người chỉ cần nói rõ những nhiệm vụ họ đang làm, nhiệm vụ nào họ đã hoàn thành và tình trạng của các công việc hoặc nhiệm vụ khác." Nhưng với một nền tảng quản lý dự án, nơi tất cả các thông tin này được ghi lại và hiển thị, liệu vẫn còn một điểm để có các cuộc họp?

Trên thực tế, có. Trong khi giao tiếp được cải thiện rất nhiều bởi các công cụ trực tuyến, các cuộc họp vẫn có lợi. "Không phải là bạn vẫn không đứng lên, chỉ là mục đích thay đổi. Thay vì đứng lên dựa trên nhiệm vụ hàng tuần, nó có thể trở thành một cuộc họp hai tuần một lần trong đó người quản lý dự án khôi phục tầm nhìn và đảm bảo mọi người biết nơi họ cần đến, hoặc đưa khách hàng đến để nói về lý do dự án được giao. Nó trở thành một phiên chiến lược hơn là một phiên thực hiện ", Westland nói.

Kế hoạch cho Postmortems

Truyền thông là chìa khóa cho sự thành công của mọi dự án, không chỉ trong giai đoạn lập kế hoạch và cuộc họp khởi động, mà còn trong suốt quá trình của dự án, và thậm chí sau khi nó đã kết thúc. Các cuộc họp sau khi kết thúc cung cấp cho các thành viên trong nhóm một cơ hội cuối cùng để truyền đạt những gì đúng và sai trong một dự án.

Các thành viên trong nhóm nên trung thực và cởi mở với phản hồi của họ, nhưng cũng quan trọng, người quản lý dự án phải lắng nghe phản hồi, ghi lại và tham khảo nó vào lần tiếp theo khi một dự án tương tự xuất hiện.

Nền tảng quản lý dự án cũng có thể là một nguồn tài liệu tham khảo tuyệt vời sau khi dự án kết thúc. Hầu hết các đội được hưởng lợi từ việc xem xét các báo cáo và lịch sử dự án của họ để hiểu rõ hơn về những gì đã xảy ra khi có gì đó không ổn.

Để biết thêm mẹo về cách tận dụng tối đa các dịch vụ quản lý dự án hai Biên tập viên của PCMag, bạn có thể đọc 7 cách để đơn giản hóa quản lý dự án trong các dự án làm việc nhóm và 5 tính năng của dự án Zoho để tổ chức doanh nghiệp của bạn.